畢業(yè)論文——淺談會計電算化檔案管理-閱讀頁
2024-09-29 14:00本頁面
【正文】 數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采 用軟盤存儲會計檔案。 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序， 也 應視同會計檔案保管。會計數(shù)據(jù)輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和 銀行 存款日記賬等賬本。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。 與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管。每年年終決算后 ,將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄 “備注 ”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。 各單位應建立健全的 會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格遵循查閱、復制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務 (檔案 )室 ， 財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案 名稱及查閱理由。必須在確保 單位會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。 建立會計電算化各管理崗位責任制度。保證管理的各項工作責任落實到個人。 針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意：對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施加以保護；要有用戶設別控制管理；要有加密的機內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng)；要有數(shù)據(jù)存取權限限制，防止越權使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。 對保管期滿的會計電算化檔案 ，由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷 情況報告 本單位負責人 。 建立會計電算化檔案的立卷制度。 會 計年度 終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。 四、結束語 隨著會計電算化 的不斷深入， 企業(yè) 應充分重視會計電算化檔案的管理，不斷解決存在的問題。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為決策服務的保證
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