【正文】 、緊急程度等多種要素進(jìn)行組合搜索。人員注冊(cè)的內(nèi)容，大致包括用戶名、中文名、所屬部門(mén)、所屬群組。由系統(tǒng)管理員對(duì)參與電子傳輸?shù)母鲉挝贿M(jìn)行編碼、并對(duì)各單位的名稱等信息進(jìn)行管理。用戶權(quán)限管理 “最高管理員”，所有功能。 “高級(jí)發(fā)文者”，發(fā)布和管理自己所發(fā)的文件，會(huì)議。 “閱讀者”，只能查看、簽收文件和會(huì)議。 文件類型管理 管理員進(jìn)行文件類型維護(hù)，添加、修改、刪除文件類型，分配和管理有權(quán)限發(fā)布某一類型文件的用戶。可以查看文件簽收情況或修改文件信息重新發(fā)布?？梢圆榭赐ㄖ灥角闆r和反饋情況?？砂l(fā)布會(huì)議資料會(huì)議、修改、刪除會(huì)議資料。可修改、刪除公告材料。 數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和壓縮 數(shù)據(jù)庫(kù)要以定期壓縮，以提高速度。 公文模板庫(kù) 平臺(tái) 預(yù)先設(shè)置公文模板庫(kù)，起草公文的時(shí)候可以直接從公文模板庫(kù)中選擇相關(guān)的模板，公文模板庫(kù)分為法定公文和事務(wù)性公文兩大類，公文模板庫(kù)除了有既定可選的模板外，還提供對(duì)該公文模板的添加、更新功能，可以根據(jù)政策的變化調(diào)整公文模板庫(kù)中的公文模板，方便地進(jìn)行擴(kuò)充，使其能夠適應(yīng)靈活的變化。 第五篇：書(shū)生系統(tǒng)操作手冊(cè) 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 第一章哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng)概述 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng)是北京書(shū)生電子技術(shù)有限公司 (以下簡(jiǎn)稱書(shū)生公司 )依照哈爾濱市政府公文傳輸需求而定制開(kāi)發(fā)的實(shí)現(xiàn)紅頭文件和相關(guān)信息在網(wǎng)絡(luò)中安全傳輸?shù)墓奶幚硐到y(tǒng) .該系統(tǒng)利用數(shù)字文檔技術(shù)、信息安全技術(shù)、中間件技術(shù)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了紅頭文件的制作、蓋章、分發(fā)、接收、閱讀、打印、歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的郵路傳遞模式。它既與現(xiàn)行有紙辦公方式兼容，又是通向未來(lái)無(wú)紙辦公的橋梁。鑒于此，此系統(tǒng)不同于一般能完成電子郵件功能的軟件，對(duì)安全性、穩(wěn)定性、可靠性要求極高。 (2)與現(xiàn)有公文收發(fā)工作流程保持一致。 (4)覆蓋面要求：要求電子公文的傳遞范圍應(yīng)達(dá)到商務(wù)部及以下各分支機(jī)構(gòu)。 (6)操作簡(jiǎn)便，簡(jiǎn)單易學(xué)，最少地影響使用人員人群，使系統(tǒng)易于普及。 系統(tǒng)構(gòu)成 由以上總體目標(biāo)的設(shè)計(jì)，公文傳輸系統(tǒng)由排版軟件、電子公章紅頭制作軟件、電子蓋章（含加密）軟件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、發(fā)排系統(tǒng)、專用瀏覽器、脫密軟件、收發(fā)文管理系統(tǒng)等構(gòu) 成，并視用戶的要求嵌套用戶認(rèn)為滿意的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)平臺(tái)。 技術(shù)特點(diǎn) “公文傳輸系統(tǒng)”將公文傳輸方式從傳統(tǒng)的“先打印后傳輸”更改為“先傳輸后打印”，從而達(dá)到既能用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸紅頭文件，又基本不改變現(xiàn)有工作流程的目的，并解決了相應(yīng)帶來(lái)的遠(yuǎn)程傳版、電子公章管理、系統(tǒng)安全性等問(wèn)題。 (2)國(guó)際先進(jìn)的遠(yuǎn)程傳版技術(shù) :發(fā)文方發(fā)送的是數(shù)字化的紅頭文件，接收方對(duì)收到的電子公文直接發(fā)排就可得到內(nèi)容和版面效果與發(fā)送方發(fā)送的公文完全一致的文件。 (4)由于將其加密算法嵌入到本系統(tǒng)中，使本系 統(tǒng)的加密強(qiáng)度符合國(guó)家最高密級(jí)要求。 (6)極強(qiáng)的通用性和可擴(kuò)充性：系統(tǒng)通用性好，對(duì)網(wǎng)絡(luò)無(wú)特殊要求，可嵌套在用戶自己滿意的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)用戶各種專用要求。 (8)代碼重用：構(gòu)造了一個(gè)非常通用的內(nèi)核 ,通過(guò)條件編譯 ,能產(chǎn)生出多種平臺(tái)多種應(yīng)用方式的代碼，不僅減少大量重復(fù)工作 ,更重要的是保證了核心的一致性，也大大方便了產(chǎn)品的維護(hù)和版本控制。 (11)國(guó)際先進(jìn)的高效壓縮算法 :本系統(tǒng)采用壓縮算法使公章的壓縮比在沒(méi)有失真的情況下與有損的矢量化算法相當(dāng)，紅頭、紅線能無(wú)損壓縮到千分之一，從而大大增加了系統(tǒng)數(shù)據(jù)量的處理能力。 (13)校色：專門(mén)做了校色處理，利用自行開(kāi)發(fā)的彩色掛網(wǎng)算法實(shí)現(xiàn)指定效果，并經(jīng)過(guò)測(cè)試人員和用戶的交互溝通挑選出效果最好的一組參數(shù)，并把該參數(shù)固定到程序中。 發(fā)文處理 發(fā)文處理是發(fā)送文件最重要的流程，操作流程是根據(jù)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行改編的，分別有草稿、蓋章、發(fā)送、查詢等功能，下面我們將對(duì)每一個(gè)具體的操作流程進(jìn)行詳細(xì)地介紹。選擇“發(fā)文處理”中的“草稿”按鈕，系統(tǒng)顯示如圖 22： 圖 22 單擊“新建公文”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入新建公文的草稿文件，如圖 23： 圖 23 下面將各個(gè)要素進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明： 公文標(biāo)題：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)正確的公文標(biāo)題； 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 公文文號(hào)：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)正確的公文文號(hào)；發(fā)文備注：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的備注內(nèi)容；文件緩急：此項(xiàng)中應(yīng)選擇正確的公文緩急程度；文件密級(jí)：此項(xiàng)中應(yīng)選擇正確的公文密 級(jí)程度；主題詞：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)正確的公文主題詞；文件頁(yè)數(shù)：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)正確的公文頁(yè)數(shù)；簽發(fā)人：此項(xiàng)中應(yīng)選擇填寫(xiě)正確的公文簽發(fā)人； 打印份數(shù)：此項(xiàng)中應(yīng)填寫(xiě)正確的公文打印份數(shù)，暨接收方可打印份數(shù)；登記人：系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)；登記時(shí)間：系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)； 發(fā)送人：發(fā)送文件時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)；發(fā)送時(shí)間：發(fā)送文件時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)填寫(xiě)； 收文單位：通過(guò)點(diǎn)擊“選擇”按鈕，會(huì)彈出所有收文單位的列表，如圖 24： 圖 24 可以按類選擇，也可以逐個(gè)單位選擇，點(diǎn)擊收文單位后邊的小方格，里邊出現(xiàn)小對(duì)號(hào)，則表示選種此單位， 選好后單擊“提交”，則完成選擇。.sp2。 確認(rèn)公文要素填寫(xiě)無(wú)誤后，單擊“登記完畢”，系統(tǒng)自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)至“待蓋章”。系統(tǒng)自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)至“待發(fā)送”流程。 文件發(fā)送后自動(dòng)到”已發(fā)送”文件視圖中，可進(jìn)行查看回執(zhí)、刪除、重發(fā)等操作，可選擇“發(fā)文處理”中的“已發(fā)送”，在所有完成發(fā)送的文件，單擊某個(gè)要查看的文件標(biāo)題或文號(hào)，進(jìn)入該文件的表單，單擊“操作”按鈕，可以對(duì)文件進(jìn)行重發(fā)、查看回執(zhí)、激光打印、噴墨打印、瀏覽正文、脫密，如圖 213： 圖 213 重發(fā)給指定單位：?jiǎn)螕暨@個(gè)按扭，系統(tǒng)會(huì)把這個(gè)文件重新發(fā)送給收文單位中所列出的所有單位。 11 哈爾濱市政府公文 傳輸系統(tǒng) 查看回執(zhí)：?jiǎn)螕簟安榭椿貓?zhí)”，可查看公文回執(zhí)情況，所有收文單位回執(zhí)過(guò)后，該文件就自動(dòng)轉(zhuǎn)到“已完成”狀態(tài)。 瀏覽正文：?jiǎn)螕簟盀g覽正文”，可以瀏覽蓋章后的公文文件。 文件發(fā)送后，單擊“查看回執(zhí)”按鈕，可查看文件的回執(zhí)情況，如圖 214： 圖 214若接收方全部簽收，則文件會(huì)自動(dòng)移到“已完成”中。 查看回執(zhí)：?jiǎn)螕粜枰榭椿貓?zhí)的文件，進(jìn)入到編輯狀態(tài)，選擇“查看回執(zhí)”按鈕，系統(tǒng)彈出回執(zhí)信息，如圖 214 所示。激光打印：?jiǎn)螕簟凹す獯蛴　卑粹o，系統(tǒng)彈出對(duì)話框，如圖 216： 圖 216說(shuō)明：頁(yè)碼范圍： 13 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) “全部頁(yè)”表示打印全部?jī)?nèi)容； “紅頭印章頁(yè)”表示只打印含有紅頭的那一頁(yè)和含有印章的那一頁(yè)； “黑白文字頁(yè)”表示只打印黑白文字頁(yè)； “頁(yè)碼范圍”，可以輸入指定頁(yè)、連續(xù)頁(yè)進(jìn)行打印。 “不含紅頭紅章”表示打印出來(lái)的文件沒(méi)有紅頭，沒(méi)有紅章，只有黑白文字。 “逐份打印”只有打印多份時(shí)才用到，選中此項(xiàng)后，文件打印完一份再打印下一份，打印速度相對(duì)要慢一些。一般我們用 A3的紙雙面打 印 A4 幅面時(shí)會(huì)用到。 “頁(yè)面排布”輸出頁(yè)面在紙張中的位置，橫向、縱向均有居左、居右、居中三種，按照默認(rèn)設(shè)置即可。 “拼版時(shí)頁(yè)間距”定義拼版時(shí)頁(yè)和頁(yè)之間的間距，包括橫向、縱向。 “拆頁(yè)時(shí)打印序號(hào)”表示在每一張紙的左下角打印出序號(hào)，格式為： (x/w,y/h)其中 n 表示這是總第幾張紙， w,h 表示橫向和縱向總共拆幾頁(yè)， x,y 表示這張紙的橫向和縱向位置，有了這些標(biāo)記，不管拆了多少頁(yè)，拼接時(shí)都不會(huì)弄亂。 “鏡像”就是將正常版面左右顛倒，就象在鏡子中的映像一 樣，亦稱反字。正常版面是正字。正常版面是陽(yáng)圖。 “局部窗口大小”選中“只輸出局部”，左邊、上邊確定位置，寬度、高度確定大小，就可以輸出局部的內(nèi)容。一般情況下選擇源文件，直接打印即可。 打印完畢后可以進(jìn)行脫密處理，單擊“脫密”按鈕，輸入公文密碼后，系統(tǒng)彈出完成信息對(duì)話框，同時(shí)在所有附件位置生成后綴為 GD的脫密文件。 17 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 收文處理 作為接收文件最重要的流程，我們?cè)O(shè)置了收文處理工作，包括簽收、打印、脫密、查詢等功能，下面我們將對(duì)每一個(gè)具體的操作進(jìn)行詳細(xì)介紹。 拒簽：當(dāng)瀏覽文件后，發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，單擊“拒簽”按扭，系統(tǒng)彈出對(duì)話框，提示輸入拒簽理由，如圖 226： 圖 22620 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 輸入拒簽理由，點(diǎn)確定，系統(tǒng)轉(zhuǎn)回到“已拒簽”狀態(tài)中，同時(shí)，發(fā)送拒簽回執(zhí)到發(fā)送方處。 進(jìn)入到收文處理，單擊“已簽收”，如圖 230： 圖 230 在這里列出了所有已簽收完畢的文件，單擊文件的標(biāo)題或文號(hào)或類型，打開(kāi)該文件的詳細(xì)表單 ，可以進(jìn)行打印、脫密、瀏覽正文等處理。 公文處理完畢后，單擊“處理完畢”，文件自動(dòng)到“已完成”。 單擊被拒簽的文件，進(jìn)入到該文件的詳細(xì)表單中，如圖 234： 圖 234 在這里可以查看拒簽理由，也可以瀏覽正文、打印、脫密等操作。單擊“脫密”按鈕，系統(tǒng)提示輸入公文密碼，輸入密碼后，系統(tǒng)彈出完成信息對(duì)話框，同時(shí)在所有附件位置生成后綴為 GD 的脫密文件，如圖 235： 圖 查詢 收文處理中可以進(jìn)行各種收文的查詢，選擇“收文處理”中的“查詢”，如圖 236： 25 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 圖 236 在此界面中可按各種關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，輸入關(guān)鍵字后，單擊“查詢”按鈕，查詢結(jié)果如圖 237： 圖 237 此視圖中列出所有符合條件的 文件記錄，根據(jù)需求進(jìn)行各項(xiàng)操作。 通訊錄 選擇左側(cè)導(dǎo)航器中的“通訊錄”欄，會(huì)列出所有的通訊錄信息項(xiàng)，在進(jìn)行公文傳輸前就應(yīng)該先設(shè)置通訊錄，才能夠正常使用公文傳輸系統(tǒng)，下面將“通訊錄”欄中的各項(xiàng)內(nèi)容作詳細(xì)介紹： 27 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 選擇“通訊錄”中的“地址”，如圖 239： 圖 239 單擊“添加地址”按鈕，系統(tǒng)彈出新建地址配置信息的對(duì)話框，如圖 240： 圖 240下面將各項(xiàng)內(nèi)容作詳細(xì)說(shuō)明： 28 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 名稱：此項(xiàng)中填寫(xiě)單位地址的名稱，如： XX 廳； 郵件地址：此項(xiàng)中填寫(xiě)單位郵件地址，單擊后邊的“選擇”按扭，在彈出的對(duì)話框中選擇即可。 單擊“保存”，地址就設(shè)置完成了。 分類：此項(xiàng)通過(guò)單擊下拉項(xiàng)進(jìn)行選擇單位屬于那個(gè)分類，單擊下拉項(xiàng)進(jìn) 30 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 行選擇就可以啦。 選擇“通訊錄”中的“分類”欄，如圖 244： 圖 244 單擊“添加分類”按鈕，系統(tǒng)彈出新建分類的對(duì)話 框，如圖 245： 圖 245 31 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 此項(xiàng)中填寫(xiě)分類的名稱，如： **市。 文件要素 在公文格式中有不同的緩急、密級(jí)程度、簽發(fā)人等，我們可以在公文傳輸系統(tǒng)中設(shè)定這些信息。 設(shè)置方法同緩急設(shè)置。設(shè)置完成如圖 249： 圖 249 配置信息 本地配置 選擇“配置信息”中的“本地配置”欄，如圖 250： 34 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 圖 250 若是第一次配置，可單擊“新建”，若是已經(jīng)配置過(guò)則單擊文檔，進(jìn)入到編輯狀態(tài)，進(jìn)入系統(tǒng)配置信息的對(duì)話框，如圖 251： 圖 251下面將各項(xiàng)內(nèi)容作詳細(xì)說(shuō)明： 本地名稱：此項(xiàng)中填寫(xiě)本單位的名稱，如： XXX 辦公室； 郵件地址：此項(xiàng)中填寫(xiě)本單位的郵件地址（一定要填寫(xiě)正確，否則收不到對(duì)方的回執(zhí)），也可以單擊“選擇”按扭，從彈出的對(duì)話框中選擇； 35 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 用戶類型：此項(xiàng)是在下拉項(xiàng)中進(jìn)行選擇，除市政府 以外，都是其它單位； 公文收件箱：此項(xiàng)填寫(xiě)的是本單位收到的公文在服務(wù)器上存放的地址； 是否處理拒簽：選擇“是”，則本單位在待簽收中具有拒簽的功能，選擇“否”，則不具有拒簽的功能； OA 郵箱路徑、郵箱地址：除市政府以外，其它單位都空白顯示，不需要填寫(xiě)。 聲音提示文件：此處直接輸入后綴為 *.wav 的聲音文件所在的路徑，在有文件到達(dá)時(shí)會(huì)有聲音提示。提示： （ 1）、本系統(tǒng)可以直接控制系統(tǒng)支持的打印機(jī)，使用本系統(tǒng)打印公文文 36 哈爾濱市政府公文傳輸系統(tǒng) 件時(shí)不需要另外安裝打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序。（ 3）、打印機(jī)是通過(guò)數(shù)據(jù)線直接連到計(jì)算機(jī)并口上。“打印機(jī)附加設(shè)置”設(shè)置當(dāng)前打印機(jī)所特有的一些較為固定的參數(shù)，如打印口、打印模式等。 首先在“激光打印機(jī)”中選擇“ LexmarkOptraC750 彩