【正文】 公司 第八章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 26 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 行文管理制度 第 0 次修改 快件底單上簽字確認(rèn)。 相關(guān)工作流程 《發(fā)文管理流程》 《收文管理流程》 《文件、貨物收發(fā)管理流程》 相關(guān)記錄表格 《 收 發(fā)文登記表》 《信件 /快遞發(fā)件登記表》 《 相關(guān)函件格式》 北京奧力泰格科技有限公司 第 九 章共 二十 章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 27 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 檔案管理制度 第 0 次修改 一、 目的： 為規(guī)范本公司 檔案資料的管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，為公司各項(xiàng)制度的完善提供補(bǔ)充，特制訂本制度。 三、內(nèi)容 歸檔范圍：?jiǎn)T工入職登記表、身份學(xué)歷等證書(shū)復(fù)印件、轉(zhuǎn)正報(bào)告、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)考核表、 實(shí)驗(yàn)記錄本 、 項(xiàng)目相關(guān)文獻(xiàn)、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、 調(diào)動(dòng)調(diào)職情況表、在職期間考核登記表等記錄員工情況的有價(jià)值的檔案材料。 檔案材料的歸檔 對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求； 按照材料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置； 在目錄上登記材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容； 將檔案里面的具體內(nèi)容輸入 檔案管理系統(tǒng) ，并將材料放入檔案。 檔案材料的保衛(wèi) 由 行政 部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，并齊備必要的存檔設(shè)備； 備有必要的防火、防潮器材； 檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品； 任何人不得擅自將檔案材料帶到公共場(chǎng)合； 嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙； 檔案柜及時(shí)鎖好，并在離開(kāi)檔案室時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門(mén)。 檔案利用規(guī)定 檔案的利用主要包括兩部分：查閱、外借。 檔案的外借 檔案的外借須滿(mǎn)足一定的條件，比如：本公司高層領(lǐng)導(dǎo)需要查閱檔案，但不便于親自來(lái)檔案室； 檔案借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，無(wú)特殊情況不能超過(guò) 8 小時(shí)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還； 檔案外借需履行如下手續(xù)： A、借檔部門(mén)寫(xiě)出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似； B、借檔部門(mén)蓋章； C、借檔部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字； D、檔案管理部門(mén)對(duì)借檔報(bào)告進(jìn)行審核， 若理由充分、手續(xù)齊全，則予以批準(zhǔn)； E、進(jìn)行借檔登記，把借檔的時(shí)間、材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填寫(xiě)清楚，并由借檔人員簽字； F、歸還時(shí)，由檔案管理人員對(duì)外借的檔案材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。 檔案的銷(xiāo)毀規(guī)定 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料； 檔案銷(xiāo)毀期為自員工離職之日起兩年； 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 29 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 檔案管理制度 第 0 次修改 北京奧力泰格科技有限公司 第九章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 30 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 檔案管理制度 第 0 次修改 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理人員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理 助理 、審核并經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行； 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理人員必須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做 好登記并歸檔； 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由董長(zhǎng)、總經(jīng)理、總經(jīng)理 助理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。 二、 適用 范圍 本制度適用于本公司 所有部門(mén)和全體員工 。 文件列冊(cè)歸檔范圍： 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)，典型發(fā)言，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議記錄等。 對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。 反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告，總結(jié)。 公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào) 、照片、錄音、錄像等。 北京奧力泰格科技有限公司 第十章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 32 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 列冊(cè)與圖書(shū)管理制度 第 0 次修改 收文列冊(cè)：收到的其他職能 部門(mén) 文件， 可統(tǒng)一列冊(cè)，分不同 部門(mén) 管理。 公司往來(lái)列冊(cè)：與分 其他公司 的各種文件往來(lái)需分 種類(lèi) 單獨(dú)列冊(cè)管理。 保存期限。 10 年保存：預(yù)、決算書(shū)類(lèi)，會(huì)計(jì)憑證、公司計(jì)劃資料等其他核定須保存 10 年的文書(shū)。 1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。 圖書(shū)管理 北京奧力泰格科技有限公司 第十章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 33 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 列冊(cè)與圖書(shū)管理制度 第 0 次修改 公司閱讀時(shí)間：早上 9： 00 前；中午： 11： 3012： 30；下午 17： 00 后。一個(gè)月內(nèi)允許續(xù)借一次。 借閱書(shū)籍、雜志要保持整潔、完整、按時(shí)歸還，不得損壞、涂改、和遺失如有此類(lèi)情 況公司將追究借閱人責(zé)任，按原價(jià)予以賠償。 上述違章賠款，由辦公室統(tǒng)計(jì)后，由財(cái)務(wù)扣款。 二、 適用 范圍 本制度適用于本公司 所有部門(mén)和全體員工 。 固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施、家私等的購(gòu)置，實(shí)行預(yù)算管理 使用部門(mén)購(gòu)置時(shí)，需由申請(qǐng)人填寫(xiě)申購(gòu)簽呈（須列明資產(chǎn)明細(xì)及申購(gòu)詳細(xì)內(nèi)容），由申請(qǐng)人直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，呈公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，交采購(gòu)部 統(tǒng)一采購(gòu)（任何人不得先購(gòu)買(mǎi)，后請(qǐng)款）。 采購(gòu)人員必須憑合法、真實(shí)、有效的發(fā)票、由采購(gòu)人員在發(fā)票右上角簽字認(rèn)可并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單 》，經(jīng)逐級(jí)審批后報(bào)銷(xiāo)。 公司設(shè)備、設(shè)施統(tǒng)一進(jìn)行資產(chǎn)編號(hào)，如造成人為損壞、遺失等原因 北京奧力泰格科技有限公司 第十一章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 35 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 辦公資產(chǎn)管理 第 0 次修改 視情節(jié)輕重處理。 公司各職能中心辦公用品實(shí)行預(yù)算管理，根據(jù)各中心的工作性質(zhì)、人員編制及對(duì)辦公用品需要量，制定辦公用品定額，實(shí)行超額停發(fā)，計(jì)劃領(lǐng)用（特殊情況或?qū)０感枨髸r(shí)另行呈報(bào)）。 辦公用品實(shí)行低值品和易耗品分類(lèi)管理： A、 低值品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)，由其直屬部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后憑《辦公用 品 采購(gòu)審批表 》領(lǐng)用 ，同時(shí)登錄部門(mén)考核表； B、 易耗品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)，辦公室核準(zhǔn)后登錄部門(mén)考核表。 公司物資借用 凡借用公司辦公器材，需填寫(xiě)物資借用單，并由 行政主管 簽字認(rèn)可 。 行政部 有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。 二、 適用 范 圍 固定 資產(chǎn)范圍：指單位價(jià)值在人民幣 2,000 元以上，且使用期限超 過(guò)一年的車(chē)輛、設(shè)備、房屋及建筑物等。 三、內(nèi)容 公司所有的固定資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、保管、報(bào)廢等工作。 財(cái)產(chǎn)綜合核算管理的分工負(fù)責(zé)制 財(cái)產(chǎn)主管部門(mén)：行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理公司所有固定資產(chǎn)。 各使用部 門(mén)應(yīng)該建立相應(yīng)的使用明細(xì)帳，定期記錄使用、保養(yǎng)、修理等情況 財(cái)產(chǎn)預(yù)算、核算管理部門(mén)：為本公司財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的預(yù)算管理，核算，綜合價(jià)值管理，全面掌握固定資產(chǎn)的增減變化情況，每年組織清查盤(pán)點(diǎn)一次。在每年末由各部門(mén)負(fù)責(zé)將下一年需要增加的 北京奧力泰格科技有限公司 第十二章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 38 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 固定資產(chǎn)管理 規(guī)定 第 0 次修改 固定資產(chǎn)報(bào)財(cái)務(wù)部。超出預(yù)算的資本性支出需要由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 固定 資產(chǎn)的購(gòu)置與建 立 程序 申 請(qǐng)購(gòu)建：請(qǐng)購(gòu)部門(mén)于申請(qǐng)?jiān)鎏砉潭ㄙY產(chǎn)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核，并注明請(qǐng)購(gòu)日期、請(qǐng)購(gòu)單位、用途說(shuō)明、品名、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、建議廠(chǎng)商等資料。 審批：先由財(cái)務(wù)部根據(jù)本年度資本性支出預(yù)算進(jìn)行審批，再交由總經(jīng)理審批。 將相關(guān)內(nèi)容填列《請(qǐng)購(gòu)單》上，經(jīng)過(guò)招標(biāo)的應(yīng)該附帶標(biāo)書(shū)主要部分。單臺(tái) 10,000 元以上或 單批 10,000 元以上的采 購(gòu)，應(yīng)與廠(chǎng)商簽訂購(gòu)買(mǎi)合同。 建 設(shè)安裝：由行政部和采購(gòu)、使用部門(mén)共同負(fù)責(zé)監(jiān)督施工單位施工，按合同或工程進(jìn)度付款； 驗(yàn)收入庫(kù)：固定資產(chǎn)送達(dá)時(shí)，在行政部監(jiān)督下，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、采購(gòu)人員和相關(guān)技術(shù)人員會(huì)同點(diǎn)收數(shù)量、檢查品質(zhì)及規(guī)格是否與，《請(qǐng)購(gòu)單》相符，填寫(xiě)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單。 領(lǐng)出使用：使用部門(mén)辦理出庫(kù)手續(xù)，領(lǐng)出固定資產(chǎn)進(jìn)行使用；并登記相關(guān)檔案。 結(jié)算付款：根據(jù)審批后的固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單（購(gòu)建報(bào)告），采購(gòu)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)（工程）合同、完工交接單、竣工決算、發(fā)票收據(jù)等憑證單據(jù)，到財(cái)務(wù)部辦理付款結(jié)算手續(xù)。填寫(xiě)《調(diào)撥申請(qǐng)單》； 交由公司行政、財(cái)務(wù)部審核； 由公司行政負(fù)責(zé)監(jiān)督調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)進(jìn)行交接； 報(bào)財(cái)務(wù)部備案。填寫(xiě)《報(bào)廢申請(qǐng)單》； 交由公司行政部、財(cái)務(wù)部審核； 由負(fù)責(zé)處理部門(mén)列出處理方案及可能的處理價(jià)格； 依據(jù)權(quán)限審批表，報(bào)相應(yīng)審批人審批； 北京奧力泰格科技有限公司 第十二章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 40 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 第 0 次修改 報(bào)財(cái)務(wù)部審核后做帳務(wù)處理。 t U1 W 為提高辦公室效率，使各項(xiàng)工作有條理、有步驟地開(kāi)展，特制定本制度。 X* h7 v8 三、內(nèi)容 會(huì)務(wù)管理要求 ： 行政部 按照領(lǐng)導(dǎo)的要求安排每周會(huì)議日程表。 由 行政部 負(fù)責(zé)公司各類(lèi)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，包括做好會(huì)議通知的發(fā)放，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議資料準(zhǔn)備，工作就餐、住宿等工作。會(huì)議由總經(jīng)理根據(jù)公司不同階段的經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，臨時(shí)決定開(kāi)會(huì)時(shí)間。 （ 2）機(jī)構(gòu)的調(diào)整。 （ 4）財(cái)務(wù)預(yù)決算、工資福利待遇調(diào)整等。 要求 （ 1）總經(jīng)理辦公會(huì)議議題，由總經(jīng)理及各部門(mén)提出 ，由行政部收集，會(huì)前散發(fā)給參會(huì)者。 （ 4）會(huì)議記錄由行政部負(fù)責(zé)整理歸檔。 會(huì)議范圍： （ 1）總結(jié)上周工作，匯報(bào)各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)展及完成情況。 （ 3）布置本周各部門(mén)的重點(diǎn)工作。 要求 （ 1）會(huì)議由行政部召集，總經(jīng)理主持。 項(xiàng)目 會(huì)： 會(huì)議時(shí)間： 每 周五下午 13： 00 召開(kāi) ， 匯報(bào)人員次序依次順延排序。 （ 2） 講解在一周實(shí)驗(yàn)過(guò)程和結(jié)果，在工作中遇到的問(wèn) 題 。 （ 4） 指出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在實(shí)驗(yàn)工作中存在的問(wèn)題及在 下步實(shí)驗(yàn)中的設(shè)想 。 （ 2）參加會(huì)議的各 實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 要有書(shū)面材料，包括： 匯報(bào)上 周 工作進(jìn)展情況、所遇問(wèn)題、采取或擬采取的解決方案，以及下 周 工作計(jì)劃。 項(xiàng)目組 例會(huì)： 每周三下午 13： 30 各 項(xiàng)目組 例會(huì)由各 項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人主持，會(huì)議時(shí)間根據(jù)工作的實(shí)際需要，臨時(shí)決定。 參加會(huì)議的人員必須準(zhǔn)時(shí)參加，不得遲到、缺席，遇特殊情況應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)向直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。 會(huì)議期間應(yīng)保持安靜，不得隨意走動(dòng)，并關(guān)閉手機(jī)。 舉辦任何會(huì)議必須遵循以規(guī)則： 有明確的會(huì)議目的。 嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)篩選參會(huì)人員。 會(huì)議應(yīng)該有完備的會(huì)議記錄，必要時(shí)需要有音像記錄。 無(wú)論何種會(huì)議，都必須盡量簡(jiǎn)短，提高會(huì)議效率。 相關(guān)工作流程 《會(huì)議管 理流程》 相關(guān)記錄表格 《會(huì)議簽到登記表》 《會(huì)議紀(jì)要》 北京奧力泰格科技有限公司 第 十四 章共 二十 章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 45 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 公司大記事管理規(guī)定 第 0 次修改 一、目的 為及時(shí)地記錄企業(yè)的發(fā)展歷程和其中的重大事件以及主要行政領(lǐng)導(dǎo)的履職過(guò)程，保留企業(yè)的珍貴歷史軌跡，為企業(yè)全面和可持續(xù)性發(fā)展提供歷史依據(jù)，特制定本規(guī)定。 大事記可分為 ：企業(yè)大事記和領(lǐng)導(dǎo)大事記。 企業(yè)的榮譽(yù)獲得事項(xiàng) 企業(yè)重大安全事故及處理 企業(yè)重要財(cái)產(chǎn)的購(gòu)置報(bào)廢丟失等事項(xiàng)。 企業(yè)產(chǎn)品的榮譽(yù)獲得情況 企業(yè)重大的經(jīng)濟(jì)糾紛 其他重要事項(xiàng) 領(lǐng)導(dǎo)大事記內(nèi)容 個(gè)人的簡(jiǎn)歷 北京奧力泰格科技 有限公司 第十四章共二十章 編號(hào)： LAXZSK20200701 第 46 頁(yè)共 60 頁(yè) 版本號(hào) A 公司大記事管理規(guī)定 第 0 次修改 個(gè)人的工作成績(jī) 個(gè)人的工作、生活、學(xué)習(xí)過(guò)程中的重要事件 個(gè)人重要的外事及社會(huì)活動(dòng) 個(gè)人的重大榮譽(yù)和過(guò)失 個(gè)人職務(wù)的變動(dòng) 個(gè)人的其他重要事件 大事記的編寫(xiě) 大事記的編寫(xiě)由公司行政部 負(fù)責(zé)， 行政主管 領(lǐng)導(dǎo)，由行政 助理 主編，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人必須積極配合，及時(shí)提供素材。 大事記為公司機(jī)密文件應(yīng)按公司保密制度有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。 規(guī)定 由總經(jīng)理辦公室制定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由總經(jīng)理辦公室