【正文】 工作效率，而且也改變企業(yè)的經(jīng)營方式和方法， 甚至影響企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，因此信息系統(tǒng)的控制 十分重要 。第一類是一般性控制—— 適用多數(shù)應(yīng)用系統(tǒng)并協(xié)助確保其持續(xù)、正確地運(yùn)行 , 包括對數(shù)據(jù)中心操作、系統(tǒng)軟件的購買和維護(hù)、數(shù)據(jù)的安全、以及應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的控制。例如，公司的銷售政策規(guī)定給予金額在 20 萬以上訂單以 8 折優(yōu)惠；系統(tǒng)根據(jù)事先的設(shè)定，對于 20萬以上的訂單自動給予 20%的折扣優(yōu)惠，而對于 20 萬以下訂單僅允許全價銷售。一般性控制用于保證建立在計(jì)算機(jī)程序基礎(chǔ)上的應(yīng)用性控制得以實(shí)施。這里所說的信息是指來源于企業(yè)內(nèi)部及外部，與企業(yè)經(jīng)營相關(guān)的財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)的信息。溝通則是指信息在企業(yè)內(nèi)部各層次、各部門，在企業(yè)與顧客、供應(yīng)商、監(jiān)管者和股東等外部環(huán)境之間的流動。所有人員都要從高級管理層獲得明確的信息：必須認(rèn)真對待控制責(zé)任。他們必須有自下而上傳遞重要信息的渠道和方法。 信息 企業(yè)的管理活動依賴于各種信息，既包括內(nèi)部生成的信息，也包括從外部獲取的行業(yè)、經(jīng)濟(jì)、監(jiān)管等方面的信息。有效的信息系統(tǒng)不僅能夠識別和 獲得所需要的財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)的信息，還能夠在一定時限內(nèi)根據(jù)需要加 24 工和報(bào)告這些信息。 1） 信息的識別和獲取 信息的識別和獲取的方式是多種多樣的：信息系統(tǒng)可以采取監(jiān)控方式，定期獲取特定的數(shù)據(jù)；或者，可以采取某些特定的方式獲取所需信息，如通過問卷、采訪、廣泛的市場需求調(diào)研或針對特定群體的調(diào)查獲得顧客對產(chǎn)品和服務(wù)的需求信息；通過與顧客、供應(yīng)商、監(jiān)管者以及員工的談 話獲得識別風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所必需的重要信息；參加專業(yè)或行業(yè)的研討會也可以獲得有價值的信息。為了提高信息的質(zhì)量，需要考慮： 信息是否及時 —— 當(dāng)我們需要時就能獲得嗎？ 信息是否準(zhǔn)確 —— 數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確嗎？ 25 如果不考慮，系統(tǒng)很可能無法提供管理層和其它人員需要的有用信息。多數(shù)新的生產(chǎn)系統(tǒng)與企業(yè)其它的系統(tǒng)，可能還包括企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，高度地整合為一體。 溝通 溝通是信息系統(tǒng)固有的，是將信息提供給相關(guān)人員，以便與其履行職責(zé)，溝通必須貫穿于信息處理的整個過程，有效的溝通不僅在整個企業(yè)內(nèi)進(jìn)行，也包括與外部進(jìn)行的溝通。 ? 每個人需要理解所負(fù)責(zé)內(nèi)部控制部分如何運(yùn)行及個人在系統(tǒng)中的職責(zé)。這樣，就可以了解到系統(tǒng)潛在的缺陷，并采取預(yù)防的措施。 ? 人們需要知道自己的行為怎樣與他人的工作相聯(lián)系。 ? 員工也需要知道在企業(yè)中自下而上傳遞重要信息的方法和渠道。 ? 在多數(shù)情況下，正常的報(bào)告渠道就是適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?。例如為員工提供直接接觸財(cái)務(wù)總監(jiān)或企業(yè)法律顧問這樣的高層領(lǐng)導(dǎo)的渠道；總裁可以定期抽出時間接待員工來訪，并且讓員工知道為任何事情的來訪都是受歡 27 迎的；總裁也可以定期去車間拜訪他的員工，形成一種人們能夠交流難題和關(guān)心的問題的氛圍。管理層必須使董事會了解最新的業(yè)績、發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)、主要的革新以及其它任何相關(guān)的事件或事故。同樣，董事會也應(yīng)該向管理層傳達(dá)其所需要的信息，并提供指導(dǎo)和反饋。 ? 在與外部的交往中強(qiáng)調(diào)企業(yè)的道德標(biāo)準(zhǔn)，使外部人員知道認(rèn)識到不適當(dāng)?shù)男袨椤? ? 與外部審計(jì)師的溝通，管理層和董事會可以了解重要的 控制信息。 ? 管理層同外界（無論是公開的、即將進(jìn)行的、嚴(yán)格跟蹤的還是其它的）的交流也可以向整個公司內(nèi)部傳遞信息。另一種有影響力的溝通手段是管理層在領(lǐng)導(dǎo)下屬工作時的言行。監(jiān)督是評估內(nèi)控系統(tǒng)在一定時期內(nèi)運(yùn)行質(zhì)量的過程，目的是 保證內(nèi)部控制持續(xù)有效，監(jiān)督可通過兩種方式進(jìn)行：持續(xù)性的監(jiān)督活動和獨(dú)立的評估。與獨(dú)立評估相比，由于持續(xù)性監(jiān)督程序在實(shí)時基礎(chǔ)上實(shí)施、動態(tài)地應(yīng)對環(huán)境的變化，并在企業(yè)中根深蒂固而顯得更加有效。一個感到有必要進(jìn)行經(jīng)常性的獨(dú)立評估的企業(yè)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注改進(jìn)持續(xù)性監(jiān)督的途徑，并強(qiáng)調(diào)“嵌入”而非“外加”的控制。持續(xù)性監(jiān)督行為有下面一些例子： ? 在執(zhí)行常規(guī)管理行為時，經(jīng)營管理層取得內(nèi)部控制持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)的證據(jù)。例如：顧客支付賬單，表明其確認(rèn)了帳單數(shù)據(jù)；相反地，顧客對帳單的投訴可能表明銷售交易過程存在系統(tǒng)缺陷。 ? 適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)和監(jiān)督行為不但監(jiān)督內(nèi)控職能的執(zhí)行并且能夠發(fā)現(xiàn)內(nèi) 控的缺陷。另外，管理層對員工的職責(zé)分配定期進(jìn)行審核，以確保合理分工以便相互制衡，有利于防止員工舞弊，并可以限制個人掩蓋其可疑行為的能力。例如，產(chǎn)成品存貨應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，將盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)與相應(yīng)的 30 會計(jì)數(shù)據(jù)核對并記錄存在的差異。審計(jì)師通過評價內(nèi)控的設(shè)計(jì)并測試其有效性，發(fā)現(xiàn)一些潛在的問題并向管理層提供解決問題的建議。這種方式不但能指出控制中存在的個別問題，還能增強(qiáng)參與者的控制意識。如向經(jīng)營及財(cái)務(wù)人員詢問相關(guān)的控制程序是否正常運(yùn)行。盡管持續(xù)性監(jiān)督程序可以提供關(guān)于其他控制要素有效性的重要反饋信息，但經(jīng)常地對系統(tǒng)的有效性直接進(jìn)行評估也是十分必要的。 1） 范圍和頻率 獨(dú)立評估的范圍和頻率主要依賴于風(fēng)險(xiǎn)評估和持續(xù)性監(jiān)督程序的有效 性。例如，那些致力于重大風(fēng)險(xiǎn)或?qū)p小風(fēng)險(xiǎn)具有重要作用的控制就應(yīng)經(jīng)常地進(jìn)行評價。一般來說，評價主體包括： 一是自我評價，即負(fù)責(zé)某一單位或職責(zé)的人員對其控制自身活動的有效性進(jìn)行評價。他或她可能親自評價內(nèi)控環(huán)境因素，然后請部門內(nèi)負(fù)責(zé)各種經(jīng)營活動的人員評價其他要素的有效性。同樣，在評價內(nèi)控時，管理層也可利用外部審計(jì)人員的工作。 評估方法有許多可供選擇，包括檢查清單、調(diào)查問卷和流程圖等方法。 4） 行動計(jì)劃 第一次指導(dǎo)評估內(nèi)控系統(tǒng)的管理人員可以考慮下列建 32 議，決定對何處著手和如何 去做： ? 決定評估的范圍，包括目標(biāo)的分類、內(nèi)部控制要素和需采取的行動。 ? 分析內(nèi)部審計(jì)的控制評估工作，考慮外部審計(jì)師與控制相關(guān)的發(fā)現(xiàn)。 ? 匯集所有進(jìn)行評估的各方，共同考慮下列問題：不僅要考慮評估范圍和時間表，而且要考慮所使用的方法體系，應(yīng)用的工具，來自內(nèi)外部審計(jì)師和監(jiān)管者的建議，報(bào)告所發(fā)現(xiàn)問題的方式以及設(shè)定最終的文本化程度。 ? 保證采取必 要的追蹤措施，必要時修改后續(xù)的評估部分。缺陷可能代表一個假想的、潛在的或?qū)嶋H的缺點(diǎn)，或一個強(qiáng)化內(nèi)控系統(tǒng)的機(jī)會。內(nèi)部控制的缺陷應(yīng)自下而上進(jìn)行報(bào)告，重要事項(xiàng)應(yīng)報(bào)知高層管理人員和董事會。這一過程使得責(zé)任人能及時采取措施，也便于其上級提供所需的支持或進(jìn)行監(jiān)督，并與企業(yè) 中受影響的他人進(jìn)行溝通。 6） 文本化 企業(yè)內(nèi)部控制的文本化有利于評估，有利于增進(jìn)員工對內(nèi)控系統(tǒng)如何運(yùn)行及各自職責(zé)的理解，更易于必要時對其修改。大一些的公司通常有書面的政策手冊、正式的組織圖、書面的工作描述、經(jīng)營指導(dǎo)、信息系統(tǒng)流程等?？刂茮]有文本化并不意味著內(nèi)控系統(tǒng)是無效的或無法評估，不過當(dāng)需要向更多人提供有關(guān)內(nèi)部控制的闡述或評估時，內(nèi)部控制文本化的性質(zhì)和程度將會提高 。如果該聲明今后被質(zhì)詢，這些文件將很有用。具體表現(xiàn)在： ? 判斷失誤 —— 判斷是人在事情發(fā)生時依據(jù)現(xiàn)有信息的所做出的，個人的判斷不能保證絕對正確，并且難以避免主觀性，從而影響內(nèi)部控制的有效性。 ? 執(zhí)行偏差 —— 任何 “完美的”內(nèi)部控制系統(tǒng)，都會因設(shè)計(jì)人經(jīng)驗(yàn)和知識水平的限制而帶有缺陷。 例如：代替缺席或生病雇員的臨時職員，可能不能正確地執(zhí)行控制的職責(zé)。單位或部門的經(jīng)理，或者高級管理層成員會出于各種目的而愈越內(nèi)控制度，例如：虛增報(bào)告中的收入來掩蓋市場份額始料不及的下跌；虛增報(bào)告中的贏利以符合無法實(shí)現(xiàn)的預(yù)算。 ? 成本收益原則 —— 控制環(huán)節(jié)越多，控制措施越復(fù)雜，相應(yīng)的控制效果可能會越好，但控制成本也會越高。 當(dāng)然，合理的保證并不意味著內(nèi)部控制系統(tǒng)會經(jīng)常失效。 五、 員工在內(nèi)部控制中的作用與責(zé)任 組織中的每一個人都對內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任?？偛没蚩偨?jīng)理的態(tài)度對內(nèi)控環(huán)境的影響很大。依次的，高級管理人員負(fù)責(zé)建立更為具體的內(nèi)部控制政策和程序，并向企業(yè)員工分配。其中 財(cái)務(wù)總監(jiān)和他的員工的內(nèi)控活動貫穿于企業(yè)各部門，是內(nèi)部控制的關(guān)鍵。 一個強(qiáng)大的、活躍的董事會通常能夠結(jié)合有效的匯報(bào)渠道和有力的財(cái)務(wù)、法律和內(nèi)部審計(jì)職能來發(fā)現(xiàn)和糾 36 正管理層存在的問題。 ? 內(nèi)部審計(jì)師 – 內(nèi)部審計(jì)師在評價和維護(hù)內(nèi)部控制有效性方面起著重要的作用。 ? 其他人員 – 內(nèi)部控制從某種程度上是組織中每個人的責(zé)任，每個員工都產(chǎn)生內(nèi)部控制系統(tǒng)中所使用的信息，或者用行動來影響著內(nèi)部控制，因此所有的人都有責(zé) 任向上匯報(bào)溝通組織中的問題，匯報(bào)違反行為準(zhǔn)則的情況，以及違反政策或法律的行為。外部審計(jì)師，通過對財(cái)務(wù)報(bào)表的審計(jì)，提供關(guān)于財(cái)務(wù)報(bào)表及其相關(guān)內(nèi)控的獨(dú)立客觀的意見，并間接向管理層和董事會提供履行職責(zé)的信息。但是外部單位不會對公司內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任，也不是公司內(nèi)部控制體系中的一部分。內(nèi)部控制的實(shí)施促進(jìn)企業(yè)朝著盈 利目標(biāo)和成就其使命的方向持續(xù)發(fā)展，并將這個過程中的干擾因素最小化。內(nèi)部控制促進(jìn)效率性，降低資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)，并有助于確保財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性和對于法律法規(guī)的遵循性。內(nèi)部控制系統(tǒng)越來越多地被視為各種潛在問題的解決方案。按照COSO 框架標(biāo)準(zhǔn)建立股份公司內(nèi)部控制體系是我們本階段的