物業(yè)管理檔案的建立與管理物業(yè)管理經(jīng)典培訓(xùn)教程(40頁)-物業(yè)管理-閱讀頁
2024-09-05 08:10本頁面
【正文】 Page 34 歸檔 歸檔 —— 指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)地分類與保存，可按 每一建筑分類 ，也可按 系統(tǒng)項目分類 形式 —— 在物業(yè)管理中可采用 原始資料 與 計算機(jī)檔案管理 雙軌制，以確保儲存方式的多元化 盡可能將資料轉(zhuǎn)化為 計算機(jī)磁盤儲存 以便于查找 錄象帶、錄音帶、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化 Page 35 歸檔管理 對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存 檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的 檔案分類說明書及檔案總目錄 ，并按部門內(nèi)容、部門、年度、保存期及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存 為保證檔案的安全與完善， 檔案室 應(yīng)隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮 Page 36 歸檔作用 —— “ 十清 ” 物業(yè)來源清 物業(yè)數(shù)量清 物業(yè)質(zhì)量清 物業(yè)價值清 結(jié)構(gòu)類型清 設(shè)備設(shè)施清 綠化苗木清 租金費(fèi)用清 使用情況清 維修更新清 Page 37 使用 檢索 —— 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 審批 —— 按檔案的不同密級由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱 手續(xù) —— 借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時間規(guī)定等） Page 38 銷毀 根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對 過期或作廢的文檔 進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆 經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可銷毀 建立 已銷毀文檔清單 備查 Page 39 計算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用 編輯、處理、打印、保管各種文書和資料 制作資料與相關(guān)制度 存儲各項基礎(chǔ)資料 存儲其他相關(guān)資料（質(zhì)量記錄） 存儲發(fā)生過的各類事故經(jīng)過及處理結(jié)果 為咨詢決策提供服務(wù) 建立網(wǎng)絡(luò)，溝通信息，實(shí)現(xiàn)信息、設(shè)備共享 Page 40 謝謝大家 !
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