【正文】 持，公司確保員工能認識到所從事活動的相關(guān)性和重要性，以及如何為實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)作出貢獻；、培訓(xùn)、考核、技能和經(jīng)驗的適當(dāng)記錄。適用范圍適用于為實現(xiàn)服務(wù)符合性所需的設(shè)施，如工作場所、硬件和軟件、工具和設(shè)備、支持性服務(wù)如通訊、運輸設(shè)施等的控制；對工作環(huán)境中人和物的因素進行控制。 管理部、工程部、保安部、管理處分別在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對實現(xiàn)服務(wù)符合性所需的工作環(huán)境進行控制。 各類服務(wù)設(shè)施的管理應(yīng)做到：a） 各類設(shè)施圖紙、檔案資料齊全，管理良好；b） 設(shè)施運行正常，有正常的保養(yǎng)、檢修制度；c） 運行人員嚴格按操作規(guī)程執(zhí)行；d） 電梯按規(guī)定時間運行；e） 居民生活用水、高壓水泵、水池、水箱有嚴格的管理措施。 設(shè)施的接管、驗收：在接管物業(yè)設(shè)施時，由物業(yè)驗收領(lǐng)導(dǎo)小組的機電組負責(zé)按設(shè)施使用說明書和相關(guān)資料對接管的設(shè)施進行驗收。設(shè)施的接管的相關(guān)資料由工程部復(fù)核存檔。 采購設(shè)施的驗收a） 采購的設(shè)施，工程部組織使用部門進行安裝調(diào)試，確認滿足要求后，由工程部和使用部門在《設(shè)施驗收單》上簽字驗收，并記錄設(shè)施名稱、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、單價、數(shù)量、隨機附件及資料等內(nèi)容。b） 驗收不合格的設(shè)施，工程部與供方協(xié)商解決，并在《設(shè)施驗收單》上記錄處理結(jié)果。 設(shè)施的分類編號。編號為：I——* * *b）二級設(shè)施：對業(yè)主/住戶的生活、工作、安全有一般影響的設(shè)施，如低壓配電柜，單機空調(diào)等。編號為：III——* * *工程部負責(zé)按照規(guī)定懸掛設(shè)施標(biāo)示卡，規(guī)定設(shè)施責(zé)任人，并在《服務(wù)設(shè)施一覽表》上登記。對于大型、精密設(shè)施或關(guān)鍵、特殊過程所用的設(shè)施必須有操作規(guī)程，相關(guān)操作人員應(yīng)由工程部組織培訓(xùn)、考核合格后上崗。工程部每季度匯總《設(shè)施定期保養(yǎng)記錄》，整理入檔并作為制定年度檢修計劃的依據(jù)；d. 工程部每年12月制定下年度的《設(shè)施年度檢修計劃》，發(fā)至各部門執(zhí)行；e. 日常運行中使用部門無法排除的故障，應(yīng)填寫《設(shè)施報修單》報工程部檢修。工程部應(yīng)將檢修情況記錄在相應(yīng)的設(shè)施檔案上。 設(shè)施的報廢 a. 對無法修復(fù)或無使用價值的設(shè)施，由工程部填寫《設(shè)施報廢單》，一、二級設(shè)施經(jīng)總經(jīng)理批準后報廢。工程部在《設(shè)施履歷表》及《服務(wù)設(shè)施一覽表》中注明情況；b. 報廢的設(shè)施應(yīng)掛黑色報廢牌。5 相關(guān)文件《采購控制程序》《設(shè)施年度檢修計劃》6 質(zhì)量記錄 《設(shè)施驗收單》 《服務(wù)設(shè)施一覽表》 《設(shè)施履歷表》 《設(shè)施定期保養(yǎng)記錄》 《設(shè)施報修單》 《柴油機發(fā)電記錄表》 《配電房工作記錄表》 《電梯日常運行記錄》 《消防栓及滅火器周檢記錄表》 《設(shè)施報廢單》第四章 產(chǎn)品實現(xiàn)第一節(jié) 服務(wù)實現(xiàn)的策劃1 目的對公司特定的服務(wù)、物業(yè)管理項目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序，以確保滿足規(guī)定的要求。3 職責(zé) 總經(jīng)理負責(zé)批準有關(guān)部門編制的質(zhì)量計劃。 各部門負責(zé)人負責(zé)本部門相關(guān)的質(zhì)量策劃及編制、實施相應(yīng)的質(zhì)量計劃。策劃的結(jié)果應(yīng)以適于公司運作的方式形成文件，如質(zhì)量計劃。 服務(wù)實現(xiàn)策劃的內(nèi)容 服務(wù)實現(xiàn)策劃開展前，應(yīng)由活動負責(zé)人主持制定活動的質(zhì)量目標(biāo)和要求。 識別并提供上述過程所需的資源配置、運作階段的劃分、人員的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系。 確定為服務(wù)過程的符合性提供證據(jù)的質(zhì)量記錄。質(zhì)量計劃的編制原則為： 質(zhì)量計劃的內(nèi)容要根據(jù)服務(wù)實現(xiàn)策劃的內(nèi)容和結(jié)果來確定；計劃應(yīng)對整個質(zhì)量活動過程作出詳盡的安排，包括活動的目標(biāo)、過程階段的劃分、職責(zé)權(quán)限、實施步驟、資源配備，包括人（人力安排）、物（場所、設(shè)施）、財（資金需求計劃）等；活動的驗收準則等。 可引用已有的質(zhì)量文件中的相關(guān)內(nèi)容，并根據(jù)特殊的要求編制新的內(nèi)容。 質(zhì)量計劃可以作為獨立的文件，也可以根據(jù)需要作為其他文件（如項目計劃等）的一部分。 質(zhì)量計劃的編制、審批和發(fā)放 質(zhì)量計劃由各相關(guān)部門負責(zé)人組織編制，經(jīng)管理部副經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后，由管理部以受控文件形式發(fā)放到使用和相關(guān)部門（必要時可發(fā)放給客戶）。 質(zhì)量計劃的實施、監(jiān)督和修改 各部門在執(zhí)行中應(yīng)按照質(zhì)量計劃的規(guī)定要求進行控制，并將計劃的執(zhí)行情況及時反饋到管理部。 質(zhì)量計劃的修改當(dāng)質(zhì)量計劃需要修改時，由修改部門填寫《文件更改申請表》，經(jīng)管理部經(jīng)理批準后進行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。5 相關(guān)文件 《文件控制程序》6 質(zhì)量記錄 《服務(wù)質(zhì)量檢查考評表》 《文件更改申請表》第二節(jié) 與顧客有關(guān)的過程控制程序1 目 的對確保客戶的需求和期望得到充分理解的過程做出規(guī)定，并加以實施和保持。3 職 責(zé) 綜合管理部a） 負責(zé)對常規(guī)合同的歸口管理；b） 負責(zé)就有關(guān)合同事宜代表公司與顧客溝通； 總經(jīng)理負責(zé)對標(biāo)書、合同評審的審核；負責(zé)批準物業(yè)管理投標(biāo)書及公司與托管單位簽定的物業(yè)管理合同。 各相關(guān)部門參加評審人員按各自職責(zé)參與合同的評審。 特殊合同：常規(guī)合同以外的所有服務(wù)合同，由經(jīng)理負責(zé)。 與服務(wù)有關(guān)要求的確定綜合管理部、保安部、工程部根據(jù)各自的分工負責(zé)確定客戶對服務(wù)的需求與期望，根據(jù)客戶規(guī)定的服務(wù)要求，如合同草案、電話登記等填寫在《服務(wù)登記表》中。 常規(guī)服務(wù)要求的確定：對業(yè)主/住戶的日常服務(wù)要求，應(yīng)記錄在《服務(wù)登記表》中，明確客戶名稱、服務(wù)要求、完成時間等事項。在此基礎(chǔ)上確定與委托單位簽定物業(yè)管理合同對服務(wù)的要求，包括：a） 物業(yè)管理區(qū)域的范圍和管理項目；b） 物業(yè)管理服務(wù)事項；c） 物業(yè)管理服務(wù)的要求和標(biāo)準；d） 物業(yè)管理服務(wù)的費用；e） 物業(yè)管理服務(wù)的期限；f） 違約責(zé)任；g） 合同終止和解除的約定；h） 其他事項等。 對服務(wù)要求的評審 在公司向客戶作出提供服務(wù)的承諾之前（如提交標(biāo)書、接受合同及接受合同的更改等），管理部應(yīng)對已確定的客戶要求及本公司確定的附加要求組織相關(guān)部門對標(biāo)書、合同等的服務(wù)要求實施評審。 服務(wù)要求評審流程圖：（見下頁） 對于可在一周內(nèi)提供服務(wù)的常規(guī)合同，由管理部將客戶名稱、服務(wù)要求和完成時間、價格等填寫在《服務(wù)登記表》上，管理部經(jīng)理確認無誤并簽名即完成服務(wù)要求的評審。 對于特殊合同，經(jīng)理應(yīng)組織公司所有相關(guān)部門對服務(wù)要求進行評審，承擔(dān)部門應(yīng)對服務(wù)提供能力（包括對客戶潛在要求及與服務(wù)有關(guān)的法律法規(guī)要求）進行評審，管理部對確保服務(wù)質(zhì)量要求的監(jiān)視能力進行評審，各部門負責(zé)人在《服務(wù)要求評審表》中簽名確認。 對于口頭定單（如電話報請服務(wù)等），管理處、保安部負責(zé)將相關(guān)內(nèi)容填寫在《服務(wù)登記表》中，、。 管理部負責(zé)保存《服務(wù)要求評審表》、《服務(wù)登記表》、合同及其他相關(guān)文件，包括對于評審過程中提出的問題的解決及評審結(jié)果的實現(xiàn)等跟蹤措施的記錄。對能立即提供的服務(wù)或口頭定單，管理部員工與客戶雙方對《服務(wù)登記表》的內(nèi)容確認后，即視同簽訂合同。 管理部負責(zé)對合同的執(zhí)行進行監(jiān)督，根據(jù)需要及時將信息與顧客溝通。必要時，對更改的內(nèi)容還需再評審。 根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨合同的進展反饋給客戶，包括服務(wù)要求方面的更改，要與公司內(nèi)部相關(guān)部門及顧客協(xié)調(diào)一致。 管理處負責(zé)就執(zhí)行《業(yè)主及住戶公約》的過程中發(fā)生的矛盾與業(yè)主及住戶協(xié)調(diào)溝通，以使業(yè)主及住戶得到滿意服務(wù)。2 范 圍適用于對服務(wù)所需的原輔材料采購、承擔(dān)服務(wù)項目分包合同的服務(wù)項目供方提供服務(wù)的控制，對供方進行選擇、評價和控制。b. 負責(zé)制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)。 管理者代表負責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。4 程 序 采購物資分類。 采購物資的申請a、 各部門根椐實際情況填寫《請購單》，金額在500元以下的報經(jīng)理審批，500元以上的由經(jīng)理確認，報總經(jīng)理批準。 采購實施a、 管理部負責(zé)實施采購。對于第一次采購的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂《采購合同》，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；b、 采購前采購員應(yīng)對《采購單》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。對于后兩種情況，管理部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。不同的物資根椐檢驗規(guī)程規(guī)定不同的驗證方式。 采購信息：采購計劃、采購單、采購物資分類明細表、采購合同及附件等，由管理部保管。 服務(wù)項目分承包 公司物業(yè)管理日常服務(wù)有如下分包項目：a．清潔、排污；b．機電設(shè)備維修、保養(yǎng)；c．綠化；d．房屋本體維修、保養(yǎng)；e．保安。 對供方服務(wù)的驗證。驗證方式應(yīng)在《服務(wù)項目分包合同》中給予明確規(guī)定。在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的服務(wù)要求是充分的。 對采購物資供方的評價 合格供應(yīng)商的條件a．具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b．具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；c．具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；d．價格合理e．服務(wù)良好。對同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以供比較。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。 對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；f．零星采購物資供方，質(zhì)量檢查員對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。 服務(wù)供方的評價 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：a、 應(yīng)在工商部門注冊、具有法人資格；b、 有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績；c、 良好的質(zhì)量保證能力；d、 有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力；e、 服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對分承包項目的服務(wù)報告，報告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準、分包服務(wù)方案、完成時間、質(zhì)量保證等。 對第一次提供服務(wù)的供方的評價；a、 管理部根椐服務(wù)供方的營業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場調(diào)查業(yè)績及所提供服務(wù)的初次試用，進行供方的初步選擇；b、 試用期為一個月，管理部及接受服務(wù)的部門對其服務(wù)質(zhì)量進行檢查，管理部填寫《服務(wù)供方評定記錄表》。 對合格的服務(wù)供方在服務(wù)過程中出現(xiàn)的嚴重不合格，管理部應(yīng)填寫《不合格服務(wù)通知單》，通知服務(wù)供方限期改正。 對合格供方的定期復(fù)評 管理部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其提供服務(wù)的驗證。5 相關(guān)文件無6 質(zhì)量記錄 物資供方評定記錄表 合格物資供方名錄 合格服務(wù)供方名錄 物資供方業(yè)績評定表 服務(wù)供方業(yè)績評定表 請購單 采購\服務(wù)合同 不合格服務(wù)通知單第四節(jié) 服務(wù)提供控制程序1 目 的對物業(yè)管理的服務(wù)提供過程進行有效控制，以確保滿足業(yè)主和住戶的需求和期望。3 職 責(zé) 公司各職能部門負責(zé)本部門服務(wù)提供過程的控制。4 程 序 服務(wù)提供過程的控制 獲得表述服務(wù)特性的信息和文件根據(jù)對服務(wù)實現(xiàn)過程策劃的輸出及業(yè)主和住戶要求評審的輸出等獲得必要的服務(wù)信息，分別執(zhí)行相應(yīng)的《服務(wù)實現(xiàn)的策劃程序》、《與顧客有關(guān)的過程控制程序》及公司各項服務(wù)提供控制程序的有關(guān)規(guī)定。 使用適宜的服務(wù)設(shè)施，執(zhí)行《基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 管理部負責(zé)對服務(wù)完成后的有關(guān)活動進行控制：a. 負責(zé)與業(yè)主和住戶聯(lián)絡(luò)，妥善處理他們的意見和投訴，及時做好服務(wù)回訪工作，負責(zé)保存相關(guān)服務(wù)記錄；b. 負責(zé)對業(yè)主和住戶滿意度進行測量，確定他們的需求和潛在需求，執(zhí)行《業(yè)主和住戶滿意程度測量程序》；c. 建立業(yè)主和住戶檔案，詳細記錄其名稱、地址、電話、聯(lián)系人及經(jīng)常需要服務(wù)的種類；整理了解業(yè)主和住戶的服務(wù)傾向，及時做好服務(wù)準備；d. 利用與業(yè)主和住戶的交往，主動向他們介紹本公司的服務(wù)，提供宣傳資料，解答提問。 對于新建成的物業(yè)，公司成立物業(yè)接管工作小組，小組成員由相關(guān)專業(yè)人員組成，具體執(zhí)行《業(yè)主和住戶財產(chǎn)控制程序》。 設(shè)施設(shè)備運行維修服務(wù)：工程部負責(zé)設(shè)施設(shè)備的運行維修服務(wù)，具體執(zhí)行《基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序》、《機電設(shè)備運行維修工作手冊》、《消防工作手冊》等的有關(guān)規(guī)定，并填寫相應(yīng)記錄。 社區(qū)文化服務(wù)：管理部負責(zé)社區(qū)文化工作的策劃、組織協(xié)調(diào)及服務(wù)效果評價的工作。 物業(yè)管理、服務(wù)費用收繳服務(wù)：財務(wù)部負責(zé)物業(yè)管理、服務(wù)費用的收繳管理，管理部具體負責(zé)催繳工作，具體執(zhí)行《物業(yè)管理、服務(wù)費用收繳控制程序》及《財務(wù)部工作手冊》的有關(guān)規(guī)定。 服務(wù)提供過程的確認服務(wù)提供過程具有特殊過程的性質(zhì)，因為服務(wù)人員與業(yè)主或住戶接觸中其服務(wù)質(zhì)量立即表現(xiàn)出來，因此多數(shù)情況下用最終檢驗的方法對服務(wù)質(zhì)量進行控制其效果是不能滿足要求的。對物業(yè)服務(wù)特性及服務(wù)提供特性的控制只能由控制過程來達到。適用時，這些確認的安排應(yīng)包括：a. 對服務(wù)提供過程規(guī)定評審和批準的準則，執(zhí)行《管理策劃控制程序》、《服務(wù)實現(xiàn)的策劃程序》的有關(guān)規(guī)定；b. 對所使用的服務(wù)設(shè)施的認可，包括對設(shè)施能力（包括安全性、適用性等要求）及維護保養(yǎng)有嚴格要求，并保存維護保養(yǎng)記錄，執(zhí)行《基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序》的有關(guān)規(guī)定。d. 對服務(wù)提供過程的實施及質(zhì)量監(jiān)視應(yīng)進行記錄，填寫相應(yīng)的服務(wù)記錄和《服務(wù)質(zhì)量檢查與考評表》；e. 過程的再確認：當(dāng)服務(wù)條件發(fā)生變化時（如材料、設(shè)施、人員、服務(wù)對象等發(fā)生變化時），應(yīng)對上述過程進行再確認，確保對影響過程能力的變化及時作出反應(yīng)。 標(biāo)識和可追溯性 管理部負責(zé)確定各類服務(wù)人員服裝樣式和工作牌、公共服務(wù)設(shè)施與住宅標(biāo)識。 倉庫保管員負責(zé)做好入庫物品的標(biāo)識和檢測狀態(tài)標(biāo)識a. 入庫物品應(yīng)采用原包裝標(biāo)識，如標(biāo)識不清楚則應(yīng)懸掛《物品標(biāo)識卡》，注明品名、規(guī)格、產(chǎn)地及入庫時間。b. 所有用于服務(wù)的物品的狀態(tài)分為三類：待檢、合格、不合格。 所有物業(yè)管理中各項服務(wù)的檢查狀態(tài)分為兩種：合格、不合格。 可追溯性要求的實現(xiàn)a. 對影響