【正文】 圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。 竣工檔案在工程驗收合格后 四 個月內(nèi)向 集團 檔案室 報送。 10 集團 檔案室 要對移交的基本建設(shè)類 檔案認真進行審查、驗收，清點無誤后，交接雙方在移交清單上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。一般要求：建設(shè)項目按單項工程組卷；單項工程按先文字、后圖 紙組卷；文字材料和圖紙均按專業(yè)分類。文字材料的抄寫件要字跡工整；復印件要字跡清楚、牢固，能適宜長期保存?？⒐D逐張加蓋竣工圖章。一般順序為：封面、目錄、文件材料部分、備考表、封底。 編寫頁號以獨立卷為單位。 頁號編寫位置在文字材料的下角，雙面書寫的文字材料頁號編寫為正面在右下角，背面在左下角。 聲像檔案管理制度 ： 聲像檔案是本集團在各項活動中直接形成的、有保存價值的，以感光、磁性等特殊材料為載體的檔案，它是集團檔案的組成部分。 ： 集團召開的重要會議及重要活動形成的聲像材料。 集 團重點工程的基地原貌、奠基儀式、竣工典禮、建筑外觀形成的聲像材料。 集團歷屆主要領(lǐng)導人的標準工作照片。 適宜的溫濕度，應(yīng)達到溫度 14 度 —— 24 度，相對濕度 35 %—— 45%度。 11 照片應(yīng)加強底片保管。 錄音、錄像檔案加強核對驗收，定期檢查（ 一般每隔 半年倒帶一次，防止粘連）。長期、永久保管的聲像材料，應(yīng)將錄像帶轉(zhuǎn)換成光盤形式保管。 按照本集團《檔案借閱制度》辦理外，另有以下規(guī)定： 聲像檔案不得轉(zhuǎn)借。 所借聲像檔案未經(jīng)董辦領(lǐng)導批準，不得轉(zhuǎn)錄翻印。 實物檔案的 管理制度 ： 為了加強集團實物類檔案（以下簡稱實物檔案）的收集、整理，進行統(tǒng)一管理，更有效地保護和利用檔案資源，結(jié)合集團具體情況，制定本辦法。 印信實物檔案 ： 機構(gòu)變更或撤、合并失效的印章，包括鋼印、膠印，木印等經(jīng)公 安機關(guān)審批后制作的印章。 集團發(fā)展中有紀念意 義的物品 ： 集團自成立以來使用過的牌、匾等用具。 歸檔時間和移交手續(xù) 獎品類實物檔案一般于每月底前向檔案室移交。 實物檔案移交前，移交部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。可在其部門暫存。注明物品存放的架號或擺放地點。 對于不需長期保管的物品（如掛舊的錦旗 、損毀的紀念品），需在拍照后編制銷毀清冊處理（見集團銷毀制度） 會計檔案管理制度 種專業(yè)性 較強的經(jīng)濟檔案，其內(nèi)容包括憑證、帳簿、報表及其它等材料 是企業(yè)檔案的重要組成部分。 工程項目會計檔案歸檔要求：待工程項目竣工后向 集團 檔案室 辦理移交手續(xù)。 會計檔案借閱原則只 提供本單位會計人員，其它部門和外單位需查閱，必須經(jīng)集團總裁 同意。 文件原件借閱由申請部門 負責人 → 檔案管理 部 門 負責人 →分管副總→總經(jīng)理 確認后交于 檔案室 ；其它類文件借閱、復印由 申請部門 負責人 → 檔案管理 部 門 負責人 確認后交于 檔案室 ；查閱會計檔案必須有財務(wù)部負責人確認；秘密、機密、絕密文件查閱由副總級以上人員審核確認。 集團 《保密制度》相關(guān)要求， 檔案室 入檔時蓋印確認的秘密、機密、絕密文件嚴禁帶出檔案室且不得隨便復印。會計檔案原件不予外借。 ：屬于一般性文件，不得超過 2 天；秘密、機密、絕密性文件，不得超過 1 天。 ，確保檔案的完整性， 不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。 ，必須經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導批準后，由與外單位接洽部門的秘書負責到檔案室辦理借閱手續(xù)。 （ 1）檔案資料損壞，尚可修補，處罰 100 元； （ 2）一般性檔案資料損壞，無法修補，處罰 200 元； （ 3）秘密、機密的檔案資料 損壞，無法修補，處罰 300 元； （ 4）檔案室催促三次以上未辦理續(xù)借手續(xù)不歸還檔案，處罰 100 元； （ 5）一般性檔案資料丟失，處罰 200 元； （ 6）秘密、機密的檔案資料丟失，處罰 300 元并報上級領(lǐng)導給予相應(yīng)處理； 絕密檔案損壞或丟失，上報最高領(lǐng)導給予相應(yīng)處理； 流程 文 件 借 閱 流 程 圖 借閱人填寫《文件借閱申請單》 寫清文件編號、文件名稱、原 /復印件、份數(shù)、借閱用途、密級程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期 借閱部門主管領(lǐng)導簽字 14 公司 檔案借閱申請單 編號： 申請部門： 申請人： 申請時間： 文件名稱： 原件 印件 份數(shù) 頁數(shù) 1 2 3 4 5 需求類型： 借出□ 復印□ 查閱□ 絕密文件查閱董事長（或授權(quán)人） 簽字認可 持簽字齊全的借閱單到 檔案室 借閱 檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號 ,將文件編號寫在借閱單上 文件借出后 ,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記 文件歸還時檢查是否完整無損，完好無損 ,檔案室在實際歸還日期中寫明歸還日期 ,注銷其借閱手續(xù) 不完整 ,交還借閱人修補完整后 ,再歸還 檔案室 , 若確認丟失， 檔案室 將根據(jù)《檔案借閱制度》上報行政辦公室 做出相關(guān)處罰 借閱原件帶出檔案 室的文件需由副總 簽致 已到借閱預計歸還日期 ,檔案室 電話催促歸還 檔案室 將歸還文件整理歸檔 如需續(xù)借 ,找出原《文件借閱申請單》在續(xù)借欄內(nèi)填寫續(xù)借時間及續(xù)借人 查閱、復印原件的由部門第一負責人簽字認可 查閱會計檔案，需有財務(wù)部負責人簽字認可 15 借閱理由： 部門主管領(lǐng) 導意見： 簽字： 日期： 主管副總意見： 簽字： 日期： 檔案主管部門領(lǐng)導意見： 總經(jīng)理意見： 簽字： 日期： 計劃歸還時間： 年 月 日 簽字： 實際歸還時間： 年 月 日 歸還簽字： 檔案管理員是否根 據(jù)總經(jīng)理意見進行辦理□ 注： 各部門在辦理借閱前請先致電檔案室，確信所需文件已存檔，方可填寫借閱單。 如借閱文件較多，可另附頁，寫明文件名稱及原編字號等。 集團 的機要重地，全體人員都要高度重視，切實做好安全、防范工作。 ，也不準堆放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的物品。 ，如發(fā)現(xiàn)蛀蟲、霉菌要及時處理。 ，一律不準在庫房內(nèi)辦公，離開庫房時要關(guān)好門窗，切 16 斷電源。 ，并根據(jù)要求定期檢查更換。 。 ， 按檔案性質(zhì)分類 ， 定期檢查保密情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向領(lǐng)導匯報妥善解決。 的機密級 檔案借閱或復印，必須經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理或總經(jīng)理同意，填寫檔案借閱單 復印申請單后辦理。 凡員工調(diào)動時（調(diào)離本崗位、調(diào)離 集團 或退休），須將其所承辦或借閱的檔案移交完畢后，方能調(diào)離。對執(zhí)行保密規(guī)定作出成績的人，報請集團 給予行政獎勵。 《檔案鑒定及銷毀制度》。 。 11．本規(guī)定自領(lǐng)導批準之日起發(fā)布執(zhí)行。 永久 8 集團重點工程的基地原貌、奠基儀式、竣工典禮、建筑外觀形成的聲像 材料。 永久 10 集團歷屆主要領(lǐng)導人的標準工作照片 永久 11 其它具有保存價值的聲像材料。 永久 3 名人字畫實物檔案 各級領(lǐng)導人及社會知名人士為集團的題詞、作畫。 永久 5 集團與國內(nèi)、外交往中收受的禮品 永久 6 7 8 9 22 附件 4 企業(yè) 建筑工程 文件歸檔范圍（ 1） 類 別 序號 文件材料名稱 保管單位 責任部門 建設(shè)單位 施工單位 城 建 檔案館 A 類 基 建 文 件 部 分 A1 立項文件 前期部 1 項目建議書 √ √ 2 項目建議書審批意見及前期工作通知書 √ √ 3 可行性研究報告及附件 √ √ 4 可行性研究報告審批意見 √ √ 5 關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導講話 √ √ 6 專家建議文件 √ √ 7 調(diào)查資料