【正文】 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 泛微協(xié)同辦公平臺(tái) （ e c o l o g y） 系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè) — 知識(shí)管理模塊部分 （ 版本） 上海泛微軟件 Weaver Software 上海耀華支路 39弄 9號(hào) （通耀路濟(jì)明路路口 ) 郵政編碼： 202127 電話： +86 21 50942228 傳真： +86 21 50942278 電郵： 泛微軟件有限公司 第 2 頁(yè) 共 105 頁(yè) 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 版權(quán)說(shuō)明 本手冊(cè)以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件程序僅用于為泛微協(xié)同管理平臺(tái)最終用戶提供信息，上海泛微軟件有限公司有權(quán)。本手冊(cè)是上海泛微軟件有限公司的專有信息，并受中華人民共和國(guó)版權(quán)法和國(guó)際公約的保護(hù)。 本手冊(cè)內(nèi)容若有變動(dòng)，恕不另行通知。 本手冊(cè)以及本手冊(cè)所提 及的任何產(chǎn)品的使用均受適應(yīng)的最終用戶許可協(xié)議限制。本手冊(cè)中提及的所有商標(biāo)、商標(biāo)名稱、服務(wù)標(biāo)志及徽標(biāo)均歸其各自公司所有。 本模塊提供了以下主要功能： ? 編輯、存儲(chǔ)和發(fā)布各種類型的文檔 ? 文檔的有序管理 ? 定義新聞、文檔和郵件模板 ? 自動(dòng)生成相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告 ? 相關(guān)日志 ? 文檔檢索 ? 實(shí)現(xiàn)公文管理、質(zhì)量體系文檔管理等各種應(yīng)用 所有的文檔都可以設(shè)置相關(guān)的安全 權(quán)限 ，只有具備相當(dāng)安全級(jí) 別或特定角色的人，才可以對(duì)文檔進(jìn)行操作（查看、編輯、刪除等）。 文檔類型與目錄結(jié)構(gòu) 文檔管理模塊的一個(gè)重要的功能就 是提供各種信息在系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)，為了有效的對(duì)這些信息進(jìn)行區(qū)分 以方便用戶的使用，需要對(duì)這些文檔進(jìn)行類型分類，并建立目錄結(jié)構(gòu)對(duì)這些信息進(jìn)行分類管理。一個(gè)主目錄可以擁有多個(gè)分目錄，一個(gè)分目錄可以擁有多個(gè)子目錄。 點(diǎn)擊菜單【知識(shí)管理】→ 【目錄設(shè)置】 ，打開如（圖 411）所示的頁(yè)面，該頁(yè)面目錄樹中顯示了已經(jīng)建立的主目錄、分目錄和子目錄。 新建主目錄： 1．右 鍵菜單中點(diǎn)擊“新建”，打開 如（圖 412）所示的頁(yè)面 ； （圖 412） 2．輸入“說(shuō)明”、“主目錄編碼”、“順序”，再設(shè)置是否允許該主目錄下文檔重名； 3．右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存” 顯示如（圖 413）所示的頁(yè)面 。 設(shè)置目錄管理權(quán)限： 1． 在（圖 411）所示的頁(yè)面中點(diǎn)擊“權(quán)限管理”標(biāo)簽頁(yè)， 打開如（圖 414）所示的頁(yè)面，列表中顯示了 具有該目錄維護(hù)權(quán)限的用戶信息 ； （圖 414） 2． 點(diǎn)擊“添加”按鈕， 顯示如（圖 415）所示的頁(yè)面， 在下拉列表框中選擇權(quán) 泛微軟件有限公司 第 8 頁(yè) 共 105 頁(yè) 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 限組合項(xiàng)，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存” 即可在列表中增加一條記錄 ； 重復(fù)步驟 2 可以 繼續(xù) 為目錄添加權(quán)限 用戶 。 【說(shuō)明】 可以根據(jù)類型：部門、分部、角色、安全級(jí)別、用戶類型進(jìn)行權(quán)限組合。 增加的主目錄管理權(quán)限用戶可以新建或刪除該主目錄下的分目錄和子目錄，還可 修改其分目錄和子目錄的設(shè)置。 刪除主目錄： 1．在（圖 411）所示頁(yè)面的目錄樹中點(diǎn)擊需要?jiǎng)h除的主目錄，右邊的頁(yè)面中就會(huì)顯示該主目錄信息； 2．右鍵菜單中點(diǎn)擊“刪除”，在出現(xiàn)的確認(rèn)刪除提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕即可刪除該主目錄。 下 表是對(duì)右鍵按鈕的 說(shuō)明 ： 名稱 字段說(shuō)明 保存 保存主目錄基本信息 ； 新建主目錄 點(diǎn)擊此按鈕進(jìn)入新建主目錄頁(yè)面 ； 新建分目錄 點(diǎn)擊此按鈕進(jìn)入新建分目錄頁(yè)面 ； 刪除 刪除此主目錄，當(dāng)主目錄下有分目錄（也就是主目錄被引用了）時(shí)，系 統(tǒng)將提示無(wú)法刪除此主目錄 ； 泛微軟件有限公司 第 9 頁(yè) 共 105 頁(yè) 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 日志 點(diǎn)擊此按鈕查看此目錄的修改痕跡 。 新建分目錄： 1．在（圖 411）所示頁(yè)面的目錄樹中點(diǎn)擊需要增加分目錄的主目錄，右邊的頁(yè)面中就會(huì)顯示該主目錄信息 ； 2．右鍵菜單中點(diǎn)擊“新建分目錄”，打開如（圖 416）所示頁(yè)面； （圖 416） 3．輸入“分目錄”、“分目錄編碼”、“順序”，再設(shè)置是否允許該分目錄下文檔重名； 4．右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”，在分目錄 列表中增加了一條記錄 。 泛微軟件有限公司 第 10 頁(yè) 共 105 頁(yè) 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 （圖 418） 3．勾選記錄，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，在出現(xiàn)的確認(rèn)刪除提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕即可將選中的記錄刪除。具體如下：用戶類型 +安全級(jí)別：屬于特定類型且安全級(jí)別在設(shè)定值之上的用戶； 部門 +安全級(jí)別：屬于設(shè)定的部門且安全級(jí)別在設(shè)定值之上的用戶； 角色 +安全級(jí)別 +級(jí)別：屬于設(shè)定的角色且級(jí)別在設(shè)定值之上的用戶； 安全級(jí)別：安全級(jí)別在設(shè)定值之上； 人力資源：特定的人力資源； 分部 +安全級(jí)別：屬于設(shè)定分部且安全級(jí)別在設(shè)定值之上的用戶。 編輯分目錄： 1．在（圖 411）所示頁(yè)面的目錄樹中點(diǎn)擊需要修改的 分 目錄，右邊的頁(yè)面中就會(huì)顯示該 分 目錄信息 （圖 419） ； 2．修改“說(shuō)明”、“ 分 目錄編碼”、“順序”、“禁止文檔重名”等信息后，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”即可保存修改信息。 【說(shuō)明】 如果主目錄勾選了“禁止文檔重名”，那么子目錄的“禁止文檔重名”也會(huì)自動(dòng)被勾選且不可取消；只有主目錄取消了“禁止文檔重名”，分目錄的“禁止文檔重名”才可編輯 。 【說(shuō)明】如果 分 目錄下存在 子 目錄，則該 分 目錄不能被刪除。 子目錄設(shè)置 子目錄在目錄結(jié)構(gòu)中處于最底層，建立子目錄之前需至少 已 建立一個(gè)主目錄和一個(gè)分目錄。 （圖 4110） 下表是對(duì)頁(yè)面 相關(guān) 字段的 說(shuō)明 ： 名稱 字段說(shuō)明 基本信息 泛微軟件有限公司 第 13 頁(yè) 共 105 頁(yè) 上海耀華支路 39 弄 9 號(hào)（通耀路濟(jì)明路路口 ) 202127 電話： 02150942228 傳真： 02150942278 主目錄 子目錄所在的主目錄； 分 目錄 子目錄所在的分目錄； 子目錄 即子目錄名稱； 子目錄編碼 此字段為非必填項(xiàng)，可用于生成文檔編碼； 允許設(shè)置為新聞 選中此項(xiàng)，則該子目錄下的文檔可以選擇是否將其發(fā)布為新聞或外部網(wǎng)；不選則該子目錄文檔不允許被發(fā)布為新聞或外部網(wǎng)； 允許回復(fù) 選中此項(xiàng)，則在此目錄下新建的文檔有“回復(fù)”按鈕可以進(jìn)行回復(fù)，如 果不選此項(xiàng)則沒有回復(fù)按鈕； 允許訂閱 選中 此項(xiàng)，是用戶可以訂閱該目錄下用戶沒有查看權(quán)限的文檔； 允許修改 勾選 默認(rèn)共享則此目錄下的文檔都可以 刪除 默認(rèn)共享； 勾選 非默認(rèn)共享則此目錄下的文檔都可以 添加或刪除 非默認(rèn)共享； 如果 都 不選 勾 ，則不能修改文檔共享； 文檔提交時(shí)設(shè)置共享 當(dāng)新建文檔提交時(shí)，是否彈出共享窗口以便查看或設(shè)置共享； 允許打分 選中此項(xiàng)，則用戶在查看這個(gè)目錄下的文檔時(shí)就可以對(duì)文檔進(jìn)行打分并評(píng)價(jià)；不選此項(xiàng)，則用戶在查看這個(gè)目錄下的文檔時(shí)就不能進(jìn)行打分評(píng)價(jià) ； 允許匿名 只有選擇允許打分后，匿名功能才有效；選中此項(xiàng)則為不記名打分，不 選，則 為記名打分 ； 鎖定查看文檔 選中此項(xiàng)，則該文檔目錄下的文檔在查看時(shí)，鼠標(biāo)框選等功能就無(wú)用 禁止文檔下載 目前系統(tǒng)中禁止對(duì) word、 excel、 wps 類型文檔的下載 (即存為本地文件 )，而對(duì) html 類型文檔的下載沒有控制，但對(duì) html 類型文檔的附件有限制，word、 excel、 wps 類型附件不可以下載，打開后也不能保存，而 html附件可以下載 ； Office 文檔最大 新建子目錄時(shí)看不到此項(xiàng)設(shè)置，保存子目錄后此項(xiàng)自動(dòng)默認(rèn)最大為 8M（如大于 8M，新建 office文檔時(shí)容易出錯(cuò)）； 附件上傳最大 填寫附件上傳 最大值，控制該文檔目錄下文檔中每個(gè)附件大小 ； 禁止文檔重名 勾選此項(xiàng)，則不允許該分目錄下新建和修改出重名的文檔；如果上級(jí)分 目錄設(shè)置了禁止文檔重名，那么該選項(xiàng)自動(dòng)勾選且不可編輯 ； 是否受控目錄 用于 ISO 質(zhì)量體系文檔控制，選中時(shí)，正常狀態(tài)的文檔顯示為 “ 生效 ” ，否則顯示為 “ 正常 ” ； 發(fā)布操作 用于規(guī)定該目錄下的文檔是否需要進(jìn)行發(fā)布操作才能變?yōu)?“ 生效或正常 ” ； 是否顯示 相關(guān)資源 若勾選此項(xiàng)，則會(huì)獲取文檔鏈接放到屬性頁(yè) “ 相關(guān)資源 ” 中； 子文檔閱讀提 若勾選此項(xiàng)， 當(dāng)打開主文檔時(shí) 會(huì)彈出 有失效日期的“正?！被?“歸檔” 泛微軟件有限公司