【正文】 保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。1本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品。?已故人員資料。1本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。(二)上級文件材料上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)?、獎旗、獎品。?三)同級文件材料有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。(四)下級文件材料年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。重要的名冊、登記表。二、歸檔份數(shù)文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。二、局檔案員職責(zé)貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)堅持平時整理。負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。(一)本級文件各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。1年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。1有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。1重要的人民來信及處理材料。1本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。三、歸檔時間和方法(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。(五)工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。四、歸檔要求(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。檔案鑒定制度１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行。５、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。檔案借閱管理制度為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。檔案保密管理制度一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同