【正文】 學(xué)研究記錄”、“班級工作記錄”、“教研組活動記錄”、“家長會議記錄”、“作業(yè)批改記錄”、“校日志六、文件類3《文件簿》：對中央、省、地、縣、鎮(zhèn)、中心學(xué)校發(fā)的有關(guān)教育的各種政策、法令等都要分類立卷歸檔。3《照片資料》：包括校園建設(shè)、重要會議、活動、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、捐助學(xué)校等有紀念意義的照片?！栋嗉壊贾迷u比表》：每學(xué)期按照統(tǒng)一要求對班級布置進行評估、記錄歸檔。4《文體活動評比表》：每學(xué)期以班為單位進行廣播體操和文藝表演，評出名次，期末再總評。4《班主任業(yè)務(wù)手冊》：包括“好人好事記錄”、“家訪記錄”、“主題班會記錄”等每學(xué)期存入檔案，作為考核班主任的條件之一。4《教科研課題》：包括教科研立項報告、階段小結(jié)、結(jié)題報告、成果總結(jié)推廣。十一、其它類4《有關(guān)資料》：包括“外地教育教學(xué)經(jīng)驗”、“縣、鎮(zhèn)教研與教改動態(tài)”、“少先隊工作”（由大隊輔導(dǎo)員另建）、“校報”（由文學(xué)社另建）等能夠推動教育教學(xué)，提高辦學(xué)水平的特色資料。二、歸檔范圍：凡是學(xué)校在建設(shè)、管理、教育、教學(xué)活動中形成的有保存價值的文件均需歸檔，基本按照《中山市中小學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱《歸檔范圍和保管期限表》）執(zhí)行。三、整理步驟及要求分：按教學(xué)歸檔，以文件內(nèi)容所針對的教學(xué)為準；文件時間不清楚的要盡量考證清楚。排列：將同一同一類目的文件放在一起，并將其排順；排列時盡量將同一件事情或同一個活動形成的歸檔文件相對集中排在一起；果同一同一類目的文件有多種保管期限，一般按照保管期限由長到短的順利排列，即按照永久、30年、10年、5年等順序排列。裝訂要求：以A4大小為標準取齊，大于A4的要折疊，小于A4一半的要用白紙托裱；去除訂書釘回形針等金屬物（保管期限為10年及以下的可用訂書釘），形成時即成本成冊的報表、刊物等，可保留原裝訂；格式、內(nèi)容和形成時間基本相同的多份文件可合并為一件歸檔，此時必須另加白紙作封面后再裝訂，封面上應(yīng)注明文件的總標題、時間等項目。編頁碼：每份文件單獨編頁碼，每件均從1開始對有文字的頁面編連續(xù)頁號，正面編在右上角，反面編在左上角。編頁碼時，所加白紙封面應(yīng)計算在內(nèi)，建議采用打碼機編頁碼。如另加白紙作封面，則將歸檔章蓋在白紙封面的左上角?！稓w檔文件目錄》（見附錄一）各項目及填寫要求：全宗號、類目號、件號、頁數(shù)、期限等項目與歸檔章的內(nèi)容相一致；文號：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號，要求照實抄錄，填寫完整齊全，沒有文號的文件此欄可空；責(zé)任者：發(fā)布文件的署名者或蓋章單位，責(zé)任者名稱過長時可填寫規(guī)范簡稱；題名：文件的標題，要求照實抄錄。文件日期清楚的照實抄錄，如果月份或日不清楚，則用“00”表示；備注：該份歸檔文件如有需要特殊說明的情況（如文件的密級、缺頁等）可在此欄填寫。檔案盒背脊的樣式（見附錄二）及填寫方法：全宗名稱：本學(xué)校的全稱或規(guī)范簡稱，建議刻章蓋印；一級類目名稱：即“辦學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個一級類目的相應(yīng)名稱，建議刻章蓋印；全宗號、類目號：與歸檔章相應(yīng)欄目一致；年 度：該檔案盒內(nèi)所裝歸檔文件的起止，如為單一照實填寫，如為跨，可先寫好開始，截止先空，待盒裝滿之后再填寫截止；起止件號：如盒內(nèi)已裝滿且只有一個時需填寫清楚盒內(nèi)歸檔文件的起止件號；如為跨裝盒，則起止件號欄不用填寫。排架：上架排列時先按類目順序，同一類目再按時間順序排列，每個類目后面均應(yīng)預(yù)留部分箱柜空間，以適應(yīng)日后檔案增長需要?！稗k學(xué)條件”、“學(xué)校管理”、“教育教學(xué)”三個一級類目形成的檔案目錄如果較少，可匯總裝訂成一本，不同大類之間用色紙間隔一下以利查找；如果較多，則每個一級類目裝訂成一本。第二節(jié) 教師業(yè)務(wù)檔案的整理一、“教師業(yè)務(wù)檔案”屬于“學(xué)校管理”一級類目下的一個小類，其類目號為：XX18，因其整理方法稍有不同，故作單獨介紹。三、整理原則：按人整理，一人一檔。其目錄可單獨裝訂，也可與其他一般管理類檔案的目錄裝訂在一起?；n案的整理可參照中教〔2007〕71號文所介紹方法進行操作。三、未設(shè)立“基建檔案”類別的學(xué)校，相關(guān)圖紙的處理：（1）學(xué)校用地紅線圖：歸入“BX01—獨立校園”類目；（2）學(xué)校平面圖、學(xué)校建筑設(shè)計圖、竣工圖：歸入“BX02—校園布局、建筑設(shè)計”類目；（3）每張圖紙作為一份文件單獨編號歸檔，折成A4大小，露出圖標欄，蓋檔號章（與一般管理類所使用的檔號章相同）填寫即可。第五節(jié) 特殊載體類檔案的整理一、實物檔案的整理收集：學(xué)校在學(xué)校管理、教育教學(xué)工作活動中形成、獲得的各種證書、錦旗、牌匾、印章、字畫等榮譽性、紀念性的實物材料均屬歸檔范圍，均應(yīng)收集歸檔。分類：按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對實物檔案進行類目劃分；排列：將同一類目的實物按形成（指公歷）分開來，使同一類目同一的實物排列在一起（指實物檔案的編號，而非指實物本身）；編號：按照“類目號＋＋件號”的編號方法對實物檔案進行編號，例如：學(xué)校2008年所獲得的第一面錦旗，其檔號表示為：SW022008001；標識：給每件實物檔案制作一個標簽（見附錄六），標簽內(nèi)容包括該實物檔案的檔號、名稱、來源、時間等相關(guān)信息，并將標簽貼在相應(yīng)實物檔案的表面（部分上墻實物可免），注意應(yīng)貼在實物背面或側(cè)面等不顯眼處，以免影響美觀；編制目錄：按照分類和編號的順序在《實物檔案目錄》（見附錄五）上依次進行登記，結(jié)合使用檔案管理軟件，在著錄之后將其打印出來裝訂成冊。存放：實物檔案既可以集中存放于檔案室或榮譽室，也可以分散存放于領(lǐng)導(dǎo)辦公室或其他各部門，無論哪種情況，關(guān)鍵是要集中登記并在《實物檔案目錄》“存放點”一欄交代清楚；如果集中存放，建議按類目分開擺放，將較重要的和新獲得的擺在比較顯眼的位置，較次要的及時間比較久的則擺在較偏的位置或直接將其收藏起來。意義不大、價值較小且不易保管的實物，經(jīng)鑒定、拍照后可以銷毀。因?qū)W校每年所獲實物（特別是榮譽類）較多，故不要求將實物照片洗曬出來保存，可將其數(shù)碼照片集中后刻錄光盤保存，保存數(shù)碼照片的光盤歸入“LX04—其它”類目。具體范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》。分類、分：首先按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對照片檔案進行類目劃分，然后將屬于同一類目的照片，按形成（指公歷）不同分開來；分組：一件事情或一個活動形成的應(yīng)歸檔照片即為一“組”，一組也可以稱為一個案卷；一組照片可以是一張，也可以是好幾張；編號：按照“類目號＋＋組號（案卷號）＋張?zhí)枴钡木幪柗椒▽φ掌M行編號，每個的組號均從“1”開始編，每組的張?zhí)栆捕紡摹?”開始編；例如：學(xué)校2008年開展的第1個文體活動（ZP03類）所形成的照片（即2008年的第1組），其第1張照片的檔號表示為：ZP032008001001；裝冊：將整理好的照片檔案按照類目和編號的順序依次裝入照片檔案冊；每組照片前留一空位，用白紙?zhí)顚懺摻M照片的簡要說明，稱為“組說明”（見附錄七），其主要項目及填寫要求如下：檔 號：該組照片的檔號，如：ZP032008001；保管期限：照片檔案全部暫定為長期；起止日期：該組照片拍攝時間；拍攝者：該組照片的拍攝人；照片張數(shù)：該組照片歸檔張數(shù)；案卷題名：該組照片所反映的會議或活動名稱，載體編號：空。載體編號：空；“組說明”和“張說明”均可用檔案管理軟件打?。涣硗?，照片檔案冊的背脊應(yīng)制作標簽加以說明（見附錄十一）。數(shù)碼照片的整理：存儲于電腦中的數(shù)碼照片在整理時，可以一個活動一個文件夾，并于文件夾內(nèi)另建說明文檔對活動的簡要情況和重要的單張照片進行說明，每隔一段時間后將其刻錄光盤脫機保存。上級部門下發(fā)的與學(xué)校無關(guān)的電教片、宣傳資料片等無需歸檔，作資料保存即可。光盤在形成和分類時的注意事項：（1）盡量將影像文件、聲音文件、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)備份文件等分開刻錄在不同的光盤上；（2）如光盤內(nèi)存儲的只有聲音文件，則將其歸入“LY—錄音”類，再根據(jù)聲音文件的具體內(nèi)容確定具體類目號；（3）除第（2）種情況外，其他光盤均歸入“LX—錄像”類，然后根據(jù)光盤的主要內(nèi)容確定其具體類目號。編號：按照“類目號＋＋件號”的編號方法進行編號，一個保管單位只編一個檔號。標識：如歸檔的錄音錄像材料的包裝盒上已有案卷題名、時間等項目，則直接將檔號寫在包裝上，然后入箱柜保存；如包裝上無相關(guān)信息或相關(guān)信息不完整，則需制作標簽（見附錄十二）貼在包裝上，然后再歸檔保存；如歸檔的錄音錄像材料無包裝盒，例如部分光盤，可按檔號順序裝入專用的“光盤檔案冊”，并寫好相應(yīng)的標簽說明，然后入箱柜保存。保存：錄音錄像檔案可直接裝入鐵皮檔案箱柜保存，如有條件的可裝入專門的防潮防磁柜保存。永久 A10黨支部會議記錄、紀要。永久A10表彰先進集體、個人的相關(guān)文件。永久A10入黨積極分子花名冊。永久 A10紀檢、黨風(fēng)廉政建設(shè)、組織教育、民主評議等的總結(jié)、計劃、匯報材料、目標管理責(zé)任書。永久A1黨費繳納收據(jù)存根。永久 A20工會、職（教）代會成立、換屆選舉及結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的請示、批復(fù)、報告、總結(jié)等文件材料。永久A20工會、職（教）代會工作計劃、總結(jié)、會議記錄等文件材料。永久 A20工會、教職工活動的安排、工作小結(jié)等文件材料。永久 B10其他黨政部門及教育局文件（法規(guī)、意見、通知、通報、簡報等）。永久 B10學(xué)校遠、中、近期目標（建設(shè)規(guī)劃、管理）。永久B10學(xué)校各種規(guī)章制度、職責(zé)（校歷表、作息時間表、請銷假與考勤、獎懲、辦公、教學(xué)、教研、財務(wù)管理、衛(wèi)生、例會、教代會與民主管理、學(xué)習(xí)、崗位職責(zé)等）。永久 B10學(xué)校重大事件相關(guān)文件材料。永久受到警告的。永久B11學(xué)工作計劃、總結(jié)(含行事歷)。30年 B12校報、校刊。30年B12學(xué)校作息時間表，教職工考勤記錄（請假、未考勤說明）。長期 B12學(xué)校的資金請示、批復(fù)、制度、追加預(yù)算。永久 B12教職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請。重要的 永久一般的 30年 B12教師職業(yè)道德評估表、教師點名冊。永久 B20教職工保險資料 永久 B20教職工年初花名冊，教職工統(tǒng)計表。30年 B20學(xué)校人事任（免）職、離職、教職工調(diào)資、招工（干）、職稱評審、聘用、轉(zhuǎn)正定級、考核、職工調(diào)動介紹信存根、進人卡、工資介紹信存根、退休、死亡、撫恤等所形成的文件。永久 C10校本課程教材。永久 C10教務(wù)處計劃與總結(jié)(包括每期工作行事歷)。30年 C10各班學(xué)生期中、期末考試成績冊、（升級、畢業(yè)考試、學(xué)科競賽成績表、統(tǒng)計表）30年C10教學(xué)質(zhì)量分析。30年C10班級轉(zhuǎn)化學(xué)困生方案。永久C20區(qū)（縣）教研活動安排表（教研計劃）。30年 C20教研活動記錄（公開課、優(yōu)質(zhì)課、觀摩課活動記錄及教案）30年C20賽課、聽課、評課、說課記錄。30年 C20優(yōu)秀論文（教研通訊、論文、成果、讀后感、讀書筆記。永久C20科研課題、審批計劃、實施方案、階段性成果總結(jié)、表彰。永久(三)教師管理資料（C3）C30教職工基本情況登記表（應(yīng)聘資料或簡歷）。永久C30專任教師登記表、學(xué)歷證書復(fù)印件。永久C30教師考核表。永久 C30教師業(yè)績考核資料。永久C30教師獎懲情況（榮譽證書復(fù)印件）。永久C31校本培訓(xùn)計劃、總結(jié)。永久 C31教師普通話等級證書復(fù)印件。永久(四)學(xué)生管理資料（C4）C40新生錄取花名冊。30年 C40學(xué)籍檔案。永久 C40住校生花名冊。（入學(xué)率、鞏固率）30年C40學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、流失登記表。30年 C40《小學(xué)生素質(zhì)綜合評價手冊》、《成長檔案》 永久 C4殘疾兒童受