【正文】 好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。6．公文形成的過程交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。8．文書立卷、歸檔及銷毀2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。9．印章及介紹信的管理(1)印章的管理1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南10．辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。(2)庫存記錄的目的1)資金不被不必要的庫存占用。3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南12．編制時間表的方法(1)時間表是管理時間的一種手段。(2)編制時間表的方法1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。3)繪制表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動。2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。二、重點提示1．公文用紙及印裝格式(1)公文用紙采用A4型。2．公文眉首格式(1)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識(公文版頭)。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)發(fā)文字號。(5)秘密等級和保密期限。(7)紅色反線(間隔橫線)。(2)主送機關(guān)。(4)附件及附件說明。(6)簽署。(8)附注。(2)抄送機關(guān)。(4)版記中的反線和版記的位置。(2)會議紀(jì)要格式。(2)不同點：告知范圍不同；格式不同；行文渠道不同。2)通知的分類：指示型通知；發(fā)布型通知；批轉(zhuǎn)型通知；轉(zhuǎn)發(fā)型通知；任免型通知。(2)不同點：發(fā)文目的不同；內(nèi)容不同；發(fā)送對象不同。2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗，一般情況下，通報不具有指揮性。4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。8．請示與報告(1)相同點：都是上行文種；行文對象一般都是直接上級機關(guān)。(3)報告的寫作1)報告的適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。3)報告的擬寫：報告正文由報告導(dǎo)語、報告主體、報告結(jié)束語三部分構(gòu)成。2)請示的分類：請求指示的請示；請求批準(zhǔn)的請示；請求審批的請示。9．函2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。(3)函的擬寫：問復(fù)函要做到問得清楚，答得明白；請準(zhǔn)(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點類似于請示(批復(fù))。11．公文的表達方式(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。(2)特點：簡，即簡明扼要；快，即報道迅速快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實，即真實準(zhǔn)確。(4)簡報的報頭有以下內(nèi)容：簡報名稱、期號、編印單位、印發(fā)日期。(6)簡報報尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。(2)特點：真實性、資料性。(4)會議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。(2)特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。(2)特點：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(2)特點：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。會議與商務(wù)活動鑒定要點與重點提示一、鑒定要點掌握會議議程、日程的擬定方法；正確選擇會址；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作；掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務(wù)旅行計劃和旅程表的制定方法。二、重點提示（1）注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。（2）會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。（3）會議議程與日程必須吻合。（1）交通便利。（3）場地要有良好的設(shè)備配置。（5）選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。（1）會議記錄的準(zhǔn)備工作1）準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。（2）會議記錄的內(nèi)容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南2）漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。（4）會議記錄的修改1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。3）會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作1）秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。（3）信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。、保衛(wèi)工作（1）會議值班工作的內(nèi)容1）搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。3）備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。（2）會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。（2）會議文件收集整理工作的方法1）責(zé)任落實到人。3）注意保密。2）如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。（2）會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設(shè)備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。2）安排開放參觀的內(nèi)容。4）確定邀請對象。6）策劃宣傳工作。（2）安排開放參觀活動的注意事項1）目的明確。3）處理好公開與保密的關(guān)系。5）精心做好展示工作。2）確定宴請時間、選好宴請場所。4）排定桌次、座次。（2）宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。（1）商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。（1）辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。（3）出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫 信息與檔案鑒定要點與重點提示一、鑒定要點能對信息進行整理、傳遞、存儲。二、重點提示1．信息工作程序信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用。(2)歸類：對所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。4．信息校核方法常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計法。(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進行信息交流。6．信息傳遞的方法(1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。(2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號、圖像傳遞給信息接收者。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。(4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有