【正文】 稱)。(3)公文的主體(正文)格式。3．公文主體格式(1)公文標(biāo)題。(6)緊急程度。(4)簽發(fā)(會(huì)簽)人。(2)公文份數(shù)序號(hào)(印刷順序號(hào))。(2)公文印裝要規(guī)范。常用事務(wù)文書的擬寫鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)了解公文的格式；掌握會(huì)議記錄、意向書、訂貨單及產(chǎn)品說(shuō)明書的擬寫方法。3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南(3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來(lái)訪者；上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況；上司的個(gè)人安排；上司的私人信息。13．管理工作日志(1)工作日志的使用方法1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。6)可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。4)保持充足的庫(kù)存。2)空間不被用來(lái)儲(chǔ)存不必要的貨物。11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄(1)庫(kù)存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫(kù)存參考號(hào)；日期；最大庫(kù)存量；再定貨量；最小庫(kù)存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫(kù)存卡)。3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。(2)庫(kù)存保管的措施1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。2)接收情況應(yīng)輸入到庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫(kù)存余額。出具介紹信要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。(4)公文銷毀1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文。(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫頁(yè)號(hào)一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號(hào)一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號(hào)。7．公文處理的基本程序簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。無(wú)論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。5．商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。4．零用現(xiàn)金的管理辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。3)用簡(jiǎn)短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。(2)值班表包括的內(nèi)容1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來(lái)的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。(3)電子信息的安全保密工作1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。(2)紙面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。3)只向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息。2．做好信息的保密工作(1)口頭信息的安全保密工作1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。7．沖突處理策略按兵不動(dòng)、粉飾太平、鐵令如山、制定規(guī)則、和平共存、討價(jià)還價(jià)、棄子投降、全力支持、攜手合作。(3)責(zé)任不明，缺乏效率。6．沖突產(chǎn)生的原因(1)信息傳達(dá)不夠精確或不夠完整。2)上行溝通策略①建立信任。④言簡(jiǎn)意賅，提倡簡(jiǎn)約的溝通。②減少溝通環(huán)節(jié)。5)語(yǔ)義表達(dá)和理解方面的歧義。3)不善聆聽(tīng)。(3)縱向溝通可能遇到的障礙1)接受者溝通技能上的障礙。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。縱向溝通中，從上至下進(jìn)行的下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。4)換位思考。2)樹(shù)立“內(nèi)部客戶”的概念。4)猜疑、威脅和恐懼。2)“一葉障目”，對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見(jiàn)。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會(huì)議、面談、備忘錄、報(bào)告等。4．橫向溝通(1)橫向溝通概念：橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)關(guān)系。8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用。6)參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)用。4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用。2)住宿費(fèi)。(2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi) 容，一般以表格的形式列出。3．制定接待工作計(jì)劃接待計(jì)劃的主要內(nèi)容有三項(xiàng)：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南供經(jīng)費(fèi)列支。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。當(dāng)對(duì)方的來(lái)訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，往往以高規(guī)格接待。2．接待規(guī)格的確定秘書首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰(shuí)來(lái)出面接待最合適。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。第一篇：2010文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南商務(wù)溝通鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)能夠區(qū)分接待對(duì)象，確認(rèn)接待規(guī)格，擬定接待計(jì)劃；了解橫向溝通與縱向溝通的一般知識(shí)，并且在工作中選擇合適的方式，應(yīng)對(duì)溝通中的沖突。二、重點(diǎn)提示1．接待規(guī)格(1)秘書必須根據(jù)來(lái)訪者的身份確定接待規(guī)格。(2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對(duì)等規(guī)格接待。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：(1)對(duì)方與我方的關(guān)系。(2)一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。(3)對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。(1)人員安排表：包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。(3)接待經(jīng)費(fèi)列支包括1)工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用。3)餐飲費(fèi)。5)交通費(fèi)。7)紀(jì)念品費(fèi)用。9)其他費(fèi)用。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門間的合作、減少摩擦。(2)橫向溝通可能遇到的障礙1)部門“本位主義”和員工短視傾向。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南3)性格沖突。(3)橫向溝通的策略1)選擇針對(duì)性的溝通形式。3)耐心傾聽(tīng)而不是敘述。5．縱向溝通(1)縱向溝通的概念：縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。(2)下行溝通和上行溝通1)下行溝通是管理溝通的主體。2)上行溝通則開(kāi)辟了一條管理人員聽(tīng)取員工意見(jiàn)、想法和建議的通路，提供員工參與管理的機(jī)會(huì)，從而減少了員工因不能理解下達(dá)的信息而造成的損失。2)溝通各方心理活動(dòng)引起的障礙。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南4)草率評(píng)判。(4)縱向溝通策略 1)下行溝通策略 ①制定溝通計(jì)劃。③“去繁從簡(jiǎn)”，減輕溝通任務(wù)。⑤啟用反饋，鼓勵(lì)接受者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)價(jià)；采用多介質(zhì)組合，比如書面形式與電話相結(jié)合。②適時(shí)采用走動(dòng)管理，安排非正式的上行溝通。(2)目標(biāo)不合，難以合作。(4)敵對(duì)或其他負(fù)面的感覺(jué)。秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南一2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南來(lái)源：多智網(wǎng)校 2009年7月6日 【多智網(wǎng)校:職業(yè)考試在線輔導(dǎo)2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。5)飲用水符合健康安全要求。2)在沒(méi)有確認(rèn)對(duì)方身份前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。2)離開(kāi)辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里；不再需要的保密文件要銷毀。2010年文秘四級(jí)考試復(fù)習(xí)指南2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。3．安排值班工作，編制值班表(1)值班工作的主要內(nèi)容：記