【正文】 素質(zhì)，又稱為非智力結(jié)構(gòu)，是指一個人的個性心理品質(zhì)，包括心理過程，心理傾向和心理特征方面所具有的品質(zhì)．三．商務(wù)秘書的心理素質(zhì)對于強化商務(wù)秘書工作起主導(dǎo)作用主要有以下幾個方面：（一）動機：動機是促使人們行動的原因，也就是人們產(chǎn)生和維持行動的個性心理傾向．動機的產(chǎn)生有兩個因素：一是需要，分為個體機體的需要和社會需要；二是刺激，分為內(nèi)部刺激和外部刺激（二）興趣：商務(wù)秘書人員不僅要有中心興趣，還要有外圍興趣（三）意志：意志是人們自覺地確定目的，并為達到預(yù)定目標支配和控制自己的行動的心理過程．培養(yǎng)意志品質(zhì)時要注意以下幾個方面：一是自覺 二要果斷 三需自制 四應(yīng)堅韌（需見６９頁）（四）意識：商務(wù)秘書需要以下幾種意識：一是創(chuàng)新意識，二是參與意識，三是競爭意識，四是經(jīng)濟意識（五）性格四．應(yīng)變能力：就是適應(yīng)變化著的環(huán)境和事物，完成原定任務(wù)和對突發(fā)性，意外性事件進行應(yīng)急處理的能力．：（１）善于觀察，能夠周密，詳盡而又準確地捕捉變化著的新情況，新問題（２）思維敏捷，能夠?qū)π虑闆r，新問題迅速作出判斷，分析，綜合和概括（３）多謀善斷，遇事能拿出辦法，采取對策（４）隨機應(yīng)變，能夠在不喪失原則的前提下，靈活變通地處理各種意外情況． 六．創(chuàng)造能力： 創(chuàng)造性思維是對具體思維主體具有新穎獨到的認識，其最本質(zhì)特征是突破，即創(chuàng)新和開拓．商務(wù)秘書的創(chuàng)造性思維主要表現(xiàn)在：（１）積極的求異性（２）敏銳的洞察力（３）開放的多向性七．商務(wù)秘書進行心理調(diào)節(jié)的主要原則和方法有：．． ．第四章一．商務(wù)秘書的事務(wù)管理的性質(zhì)：(商業(yè)內(nèi)涵，經(jīng)濟目的，具體形態(tài)，服務(wù)形式，綜合要求，程序處理）商務(wù)秘書的事務(wù)管理的內(nèi)涵來看，具有商業(yè)性．商務(wù)秘書的事務(wù)管理從其目的來看，具有經(jīng)濟效益性． 商務(wù)秘書的事務(wù)管理從其工作形態(tài)來看，具有具體性．商務(wù)秘書的事務(wù)管理從其管理工作的作用形式來看，具有服務(wù)性． 從商務(wù)秘書的事務(wù)管理工作對商務(wù)秘書的要求來看，具有綜合性． 從商務(wù)秘書的事務(wù)管理工作的處理方式來看，具有程序性．二．內(nèi)部服務(wù)體系分為三個子系統(tǒng)（一）維持系統(tǒng)（二）保護系統(tǒng)（三）協(xié)調(diào)系統(tǒng)三．保密工作是指為了對國家和企業(yè)中尚不能公開的秘密事項加以保守或保護，使之不外泄的一項工作． 四．我國的國家秘密劃分為三個等處理級：絕密，機密，秘密．五．公文保密：指在公文在撰制，傳遞，辦理和保管階段的保密工作．（詳見９６頁）六．銷毀．銷毀秘密文件必須登記造冊，經(jīng)主管批準后，由兩名以上機要人員護送至指定紙廠，監(jiān)督銷毀． 七．電子計算機保密（９９頁）八．會議作用：首先，會議是企業(yè)科學決策的重要方式．其次，會議是企業(yè)民主決策的必要手段．再次，會議是商業(yè)企業(yè)實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的重要工具最后，會議還是企業(yè)宣傳，教育員工的重要方法．九．會議分類：商業(yè)企業(yè)常召開的會議種類有：內(nèi)部業(yè)務(wù)會議 外向業(yè)務(wù)會議 紀念性會議 交際會議十．印發(fā)會議通知：正文部分應(yīng)該具有七個要素： 十一．座次安排以左為尊：最高最尊者排在首排的中間，其它以此為基點，以左上，右下的原則排列．十二．會議決議帶有很強的指揮性，法規(guī)性． 決議主要適用于重要的決策性會議，寫好后須由大會主席團預(yù)審，修改，最后提交大會通過．在決議中應(yīng)注明是由什么會議什么時間通過的．十三．會見：雙方會晤一般稱會見． 地位高者會見晚輩 地位低者, 溫度在2025度之間,濕度最好在40%60%：計劃管理,材料管理,:是一個組織為了實現(xiàn)自己的目標,利用各種傳播手段與公眾建立起相互交流,相互理解,(一)員工(二)股東(三)顧客：商業(yè)企業(yè)與顧客的關(guān)系是其最重要的外部關(guān)系.(判斷)滿足顧客需要是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動的立足點(理由)(四)廠家(五)社區(qū) 商業(yè)企業(yè)置身于社會環(huán)境之中,不可避免地要與其發(fā)生聯(lián)系,這種聯(lián)系是企業(yè)生存與發(fā)展的重要外部條件(六)政府 商業(yè)企業(yè)處理與政府的關(guān)系時,應(yīng)注意: ,政策,法律,法規(guī), 同時向員工和各職能部門宣傳,發(fā)布,重大情況,問題應(yīng)及時和政府部門,尤其是企業(yè)的主管部門聯(lián)系溝通,以取得支持和幫助,同時也為政府制定政策提供決策依據(jù).(七)媒介 ,商務(wù)文秘人員,公關(guān)人員應(yīng)深入細致地調(diào)查研究,準確定位各類公眾,:(一)調(diào)查研究(二)制訂計劃(三)策劃傳播(四)評估績效 : :(不能出現(xiàn)”大鬧大解決,小鬧小解決,不鬧不解決”的錯誤做法),歸口辦理原則 :指雙方或多方就共同認為重要的問題進行正式地交換意見,: :有國宴,正式宴會,便宴和家宴幾種規(guī)格國宴:是國家元首或首腦為重要的國家慶典或歡迎外國國家元首或首腦而舉行的宴會，規(guī)格最高，氣氛最隆重．正式宴會：與國宴相比，不掛國旗，不奏國歌． ：．禮儀聯(lián)系．經(jīng)營性，服務(wù)性是其主要特點 ：（１）禮儀性文書（２）契約性文書第六章一．信息是指客觀存在的事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的信號，指令，數(shù)據(jù)，情報，消息中包含的所有可以傳遞與交換的知識內(nèi)容． 客觀世界的信息可以分為自然信息，生物信息和社會信息三大類． 二．社會信息的三種載體：一語言，二文字圖形，三電磁波． 三．信息同物質(zhì)，能量一起成為現(xiàn)代物質(zhì)文明的三大要素． 四．信息的特征：傳遞性 可處理性 可存儲性 共享性五．信息在商務(wù)秘書工作中的作用（一）信息是商務(wù)秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)實行科學決策的基礎(chǔ)（二）信息是做好商務(wù)管理工作的條件（三）信息是寫作公文的依據(jù)六．一個信息系統(tǒng)是由信源，信道，信宿三個要素或子系統(tǒng)構(gòu)成的．七．信息加工是信息處理程序的核心環(huán)節(jié)，它是指運用科學的方法，對收集的原始信息進行篩選，綜合，歸類，排序，使之系統(tǒng)化和條理化的過程．八．信息的傳遞方向： （接收者和傳遞者都向?qū)Ψ桨l(fā)出信息，共同參與傳遞過程）（傳遞者根據(jù)接收者提出的意見，有針對性地選擇信息內(nèi)容進行反饋傳遞）九．信息的排列：常見的排列法有三種： 十．抽樣調(diào)查：（１）隨機抽樣（２）分層抽樣（３）等距抽樣（４）分群抽樣十一．問卷調(diào)查法：問卷式一般有兩種：（１）開放式問卷（２）封閉式問卷十二．市場預(yù)測的內(nèi)容：市場商品需求預(yù)測 市場商品可供量預(yù)測 市場價格預(yù)測 市場競爭預(yù)測 十三．市場預(yù)測的方法：，又名意見法，又名特爾菲法第七章一．商務(wù)決策，是指為實現(xiàn)某一預(yù)定目標，運用現(xiàn)代決策理論和現(xiàn)代決策手段，根據(jù)經(jīng)濟效果的評價，對幾種可能采取的方案作出合理的選擇．二．區(qū)分概念：一是決策與決斷 二是決策與判斷 三是決策與決定政策（詳見１８６頁）三．戰(zhàn)略決策是指對關(guān)系全局，長遠的重大問題所進行的決策，屬于高層次決策，它關(guān)系到方向，原則和目標的確定，意義重大，須特別謹慎．四．選擇預(yù)案是決策的關(guān)鍵，要堅持以下幾項原則：一是價值可實現(xiàn)原則二是＂外腦＂參入的原則三是時機原則四是預(yù)后原則五是修正性原則六是試驗反饋原則五．秘書活動在決策過程中具有特殊作用主要表現(xiàn)在（一）秘書活動能給領(lǐng)導(dǎo)決策提供經(jīng)常性的輔助（二）秘書活動能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供綜合性的輔助（三）秘書活動能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全程性的幫助六．商務(wù)秘書在實施輔助決策時必須遵守以下原則：（一）謀而不斷原則（二）參謀適度的原則（三）法規(guī)制約原則（四）實事求是的原則七．在進行經(jīng)營目錄策劃時，應(yīng)重點考慮以下因素：一是供應(yīng)地區(qū)的購買力水平和消費特點二是貨源三是本企業(yè)的經(jīng)營能力還要進一步選定必備品種目錄，確定庫存額度．八．商品流通渠道策劃是采購，銷售中的一項重要策劃活動，它包括購銷形式的選擇和流通環(huán)節(jié)的研究兩大內(nèi)容． 九．銷售下降時的策劃：（１）擴大經(jīng)營范圍（２）進行新產(chǎn)品開發(fā)（３）轉(zhuǎn)移經(jīng)營方向 十．商品調(diào)運策劃包括兩個大的方面，一是運輸方式的選擇 二是運輸路線的選擇十一．商品的物化勞動占用的主要是流動資金，而流動資金的占用中主要又是商品資金，因此，資金運用決策的重點要放在商品資金的運用上，其中又特別是商品庫存資金占用的策劃．第八章一．商務(wù)文書，是工業(yè)，農(nóng)業(yè)，商業(yè)服務(wù)等企業(yè)，在市場經(jīng)濟環(huán)境中經(jīng)營運作，貿(mào)易往來，協(xié)調(diào)公關(guān)，開拓發(fā)展等一切活動所需要涉及到的各種文書的總稱．（了解一下）二．商務(wù)專用文書從其作用和寫作體例來劃分，可分為商務(wù)行為規(guī)范性文書，商務(wù)活動分析性文書，商務(wù)活動介說性文書，商務(wù)宣傳公關(guān)性文書等四類．三．商務(wù)文書的辦理，主要是指發(fā)文處理和收文處理兩個方面的工作．發(fā)文處理是商務(wù)秘書機構(gòu)的一項經(jīng)常性工作，它的任務(wù)就是完成從簽收草稿到文件發(fā)出這一全過程的各項技術(shù)性工作．四．文件用印有三種意義：一是代表權(quán)力，二是作為憑信，三是表示負責． 五．收文處理是整個文件辦理中的重要一環(huán)．具體工作程序包括以下七項：簽收－＞拆封－＞登記－＞批文－＞增印－＞轉(zhuǎn)發(fā)－＞催辦 六．所謂批文，是指對收到的文件進行批辦．七．通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達精神，溝通情況．八．請示，是下級機關(guān)請求上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對某項工作或某件事情給予指示，審核，批準或答復(fù)時所使用的一種文書．不能在一個文件中請示不屬一個上級機關(guān)批復(fù)的幾個問題，以免不能及時得到批示而貽誤工作． 九．紀要常見的寫法有三種：綜合概括式 歸納式 發(fā)言記錄式十．批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)的請示事項里頭所用的文書，它屬于指示性文件，又稱“批文”． 十一．函： 包括商洽性函，詢問性函，答復(fù)性函，委托性函和告知性函 十二．議案 包含三層意思：一是對提出議案人員的范圍進行了界定，即必須是有提案權(quán)的組織和個人，二是必須經(jīng)過規(guī)定的程序?qū)徸h、批準，議案才能成立，三是＂議案＂所提供的內(nèi)容必須是成型的完整方案．十三．可行性研究報告：分為可行性類型 非可行性類型 彌補型類型十四．市場計劃方案包括五個方面的內(nèi)容：一是目標和任務(wù)摘要 二是市場環(huán)境分析 三是市場機會及目標 四是市場策略與執(zhí)行計劃 五是收支預(yù)算控制第九章：是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是一種獨特的原生性的信息源，是商務(wù)運作過程中有目的的較全面系統(tǒng)的由原始記錄轉(zhuǎn)化而來并經(jīng)過梳理組合的信息． ：(一)商務(wù)檔案具有原生性特征(二)商務(wù)檔案具有轉(zhuǎn)讓性特征(三)商務(wù)檔案具有來源分散性特征(四)商務(wù)檔案具有內(nèi)在聯(lián)系的整體性特征(五)商務(wù)檔案具有法律憑證性特征(六)商務(wù)檔案具有企業(yè)史料的特征:電報,電傳,會議文件,內(nèi)部文件,本單位編印的出版物原稿(附印本),以及圖表,簿冊,照片,錄音帶,對文件和資料進行篩選組合,確定保管期限,:是指由已履行合約后的合同中篩選出的具有保存查考價值的部分,經(jīng)過立卷整理歸檔后而形成的檔案材料.(作用)它既能為指導(dǎo)企業(yè)制定產(chǎn),供,銷計劃提供重要依據(jù)材料,又能為考核企業(yè)經(jīng)營管理提供主要數(shù)據(jù)材料,:一是一般經(jīng)濟合同檔案,二是技術(shù)合同檔案,經(jīng)濟合同檔案的整理方法(一)分類:采用時間,問題雙重分類法處理(二)組卷