【正文】 件在文件夾中按照反時間順序，即后到的文件放在上邊，以方便查找最近的文件。 文件借閱文件借閱均應(yīng)由各單位文控部門統(tǒng)一辦理。，要在《文件借閱登記表》上登記，并按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對于有些文件不能借閱的，只能就地查閱。責任人要即時上報，進行復制修補，必要時，還應(yīng)追究當事人的責任。 文件安全與保密工程秘密有關(guān)工程參建各方的權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。各參建單位文控人員都有保守工程秘密的義務(wù)，在進行文件管理時，要根據(jù)密級采取相對應(yīng)的保密措施。 保密范圍工程秘密主要包括下列事項：1）涉及工程重大決策中的秘密事項； 2）尚未付諸實施的規(guī)劃、計劃、決策等；3）內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記要；4）預決算報告及各類投資、造價報表5）圖紙、涉及儲罐技術(shù)資料； 6）涉及高新技術(shù)、專利等資料；一般性進度、質(zhì)量報表、決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文件不屬于保密范圍。如：對電子發(fā)文時進行格式轉(zhuǎn)換，紙張類文件采取加鎖保管等；4）凡涉及工程經(jīng)濟技術(shù)的、屬密級管理的電子文檔，原則上不允許拷入個人使用的計算機。 不符合項的處理1）檢查方應(yīng)根據(jù)檢查情況填寫《不符合項整改清單》。3）受檢方應(yīng)根據(jù)《不符合項整改清單》中規(guī)定的整改時間進行整改，嚴禁拖延。項目部圖紙管理項目部文控接收到施工圖紙后，先進行登記，記錄圖紙名稱、數(shù)量、接收時間等，再按要求進行發(fā)放，并做好圖紙發(fā)放記錄。集中管理是指凡是通過流程發(fā)布的文件，集團檔案管理室會自動歸檔。為規(guī)范人力資源部文件資料的管理，加強文件資料的收集、整理及歸檔工作，結(jié)合本部門的基本情況和特點，將有關(guān)事項明確如下：一、收集和整理文件資料的類別凡是通過走流程發(fā)布的文件集團可以自動歸檔，我們就不必重復工作。（二）具有重要價值的影像資料：照片、錄像、錄音等。（四）所有有領(lǐng)導簽字的表單。二、方法與步驟 具體做法如下：（一）時間節(jié)點要求：文件資料的收集和整理工作以每季度末為時間節(jié)點，按照人力資源部總體工作計劃，各模塊一個季度整理一次。（二）文件資料的整理要求：凡是上述提到的需要歸檔保存的文件資料必須完整，合規(guī)。文件資料是記錄部門業(yè)務(wù)活動的載體，也是記錄集團發(fā)展的 歷史軌跡。集團人力資源部第三篇：文控中心管理辦法文控中心管理辦法 第一章 總 則一、目的：為規(guī)范公司文件管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。三、義務(wù)公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導。五、職責文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。2．制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。4．嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。第三章 文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。 部門拼音縮寫：采購部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY； 保密用Y表示，非密級則用N表示。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行鑒定銷毀。八、文件資料的保管：1．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。秘密級文件資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批準。外借的須辦理登記手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復印件； 3)提供文獻索引資料。第四章 文件資料的鑒定和銷毀1．公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準后方可銷毀。3．對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批準的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。2．本辦法由文控中心解釋、補充。第四篇：文控中心管理辦法文控中心管理辦法第一章總 則一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。三、約束范圍公司內(nèi)部各部門和個人應(yīng)當遵守本辦法，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務(wù)。由公司文控中心負責