【正文】 業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件 ， 許多 規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為 3個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：程序 /工作指導(dǎo)書(shū) 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 、 人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等 。 2 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 一．體系文件編寫(xiě)的重要性 （ 5） 改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書(shū)面上有明確的指令 ， 在執(zhí)行上大 大減少了口頭式的命令和溝通 ， 同時(shí)降低了同事之間的磨 擦的機(jī)會(huì) 。 1 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 一．體系文件編寫(xiě)的重要性 （ 3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后 ， 公司即可在此基礎(chǔ)通過(guò)日 常工作 ， 不斷地完善管理和技術(shù)的要求 。 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING ? ISO9001:2023 體系文件編寫(xiě) 0 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 一．體系文件編寫(xiě)的重要性 體系文件在 ISO9000、 ISO14000及 QS9000體系建立和運(yùn)行的過(guò)程中扮演著相當(dāng)重要的角色： （ 1） 符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在 ISO9001和 ISO14001的條文中 ， 均要求組織 “ 建立并保持局面的體系 ， 以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求 ” 。 （ 2） 工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。 （ 4） 防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書(shū)面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動(dòng)作上的因難。 （ 6） 員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確 了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 4 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 二．體系文件的架構(gòu) （ 二 ） 文件架構(gòu)的說(shuō)明 1． 手冊(cè) 對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō) ， 憲法是根本大法 ， 任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來(lái)擬制 ， 而對(duì)于一間公司來(lái)說(shuō) ， 手冊(cè)即是公 司在管理制度上的根本大法 ， 它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的 大綱要求 ， 簡(jiǎn)言之 ， 手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作 。 文件化的程序通常包括活 動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做；何時(shí) 、 何地和由 誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料 、 設(shè)備和文件 ， 如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控 制和記錄等 。 4． 表單 格式化的記錄清晰明了 ， 易于保管 ， 所以在編撰文件時(shí) ， 就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格 ， 值得注意的是大量的或設(shè) 計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化 ， 降低效率 ， 所以設(shè)計(jì)表格應(yīng) 力求共享 ， 在表達(dá)明白的前提下 ， 精簡(jiǎn)填寫(xiě)項(xiàng)目和內(nèi)容 。 一般對(duì)于圖紙 、 設(shè)備說(shuō)明書(shū) 、 國(guó)內(nèi) 、 國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書(shū)類文件 。 例如某公司有手動(dòng)和自動(dòng) 的繞線機(jī) ， 如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī) ， 卻將文件的范 圍寫(xiě)成 “ 適用于公司所有繞線機(jī)的使用 ” ， 即是明顯的錯(cuò)誤 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語(yǔ) 、 英文縮寫(xiě)做明確說(shuō) 明 ， 會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白 。 （ 1） 流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序 ， 會(huì)更容易了解文件內(nèi)容 ， 但是并非每份文件都需流程圖 ， 完全視乎文件類型 。 10 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時(shí) ， 最 好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 8． 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) ， 為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu) 。 11 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 在編制文件的過(guò)程中 ， 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無(wú) 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào) 14 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目 、 負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開(kāi)注明 ， 易看易懂 ， 也是制作流程圖的常用方法之一 。 15 冠 智 達(dá) 顧 問(wèn) GREEM CONSULTING 五、編寫(xiě)文件的五忌 （ 一 ） 、 忌簡(jiǎn)單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 （ 三 ） 、 忌理想主義化 ， 導(dǎo)致無(wú)法實(shí)施 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 18