【正文】 件只登記發(fā)放，不 作標記，不注分發(fā)編號。 程序文件由管理者代表組織相關(guān)部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 作業(yè)指導書（包括管理制度等） 、表格 由職能部門根據(jù)質(zhì)量手冊或程序文件的要求組織編制， 管理者代表 審批。 文件的發(fā)放和維護 辦公室 根據(jù)各部門的需要確定發(fā)放 范圍，編制 “文件發(fā)放 (回收 )表”，確保質(zhì)量管理體系運行的各個場所都能得到 有效版本的 文件。當文件破損嚴重，影響使用時，文件使用人應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。 當文件使用人將文件丟失后，應(yīng)按規(guī)定辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中說明原因。必要時，將作廢文件 的分發(fā)編號通知各有關(guān)人員。 文件的評審 本公司質(zhì)量管理體系文件的評審分為定期評審和不定期評審。當出現(xiàn)下列情況之一時，文件主管部門 應(yīng)及時 組織 評審。 質(zhì)量管理體系文件評審可采用下列方法進行： a) 會議 評審： 管理評審時對體系文件進行有效性評估 ； b) 內(nèi)審 評審： 內(nèi)審時對各部門使用文件的有效性進行審核 。 文件的更改 文件需更改時，應(yīng)填寫“文件更改申請單”， 向文件管理部門提出，并提供必要的更改依據(jù) ，經(jīng)原批準人批準，并指定人員更改 ， 做好“文件更改記錄”。 公司質(zhì)量管理體系文件的版本號為英文字母 A、 B、 C??當文件修訂頻次達到 3 次以上時或文件更改范圍較大時，由 文件管理部門 進行換版。 文件更改后的審核、批準應(yīng)按 條款的規(guī)定執(zhí)行。 文件的作廢與處理 作廢文件由發(fā)放部門確認，按 原發(fā)放范圍 回收并記錄。 無保留價值的作廢文件由文件管理部門 自行 銷毀。 當發(fā)生文件作廢、更新或增加時應(yīng)及時更新文件清單。借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還。 文件管理部門對發(fā)放到企業(yè)外部 的受控文件應(yīng)進行發(fā)放登記，并負責對其進行更改和作廢的控制。 外來文件控制 外來法律法規(guī)和標準文件 ， 辦公室 每年 審核其有效性，納入“文件清單” 加以控制 。 顧客提供的文件 ,由 業(yè)務(wù)員 確認有效性， 并 控制發(fā)放 。 常熟市張橋虞峰木制品廠 質(zhì)量管理體系文件 記錄控制程序 1 目的 確保對記錄的標識、收集、查詢、歸檔、保管和處理進行控制，以提供符合要求 和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。 3 職責 辦公室 負責公司記錄的 歸口 管理。 4 工作程序 記錄的 范圍 公司 生產(chǎn)管理過程和質(zhì)量管理體系運行過程有關(guān)的記錄至少包括： a)管理評審記錄； b)教育和培訓記錄； c)與 產(chǎn)品要求 有關(guān) 的評審記錄； d)供方評價記錄； e)生產(chǎn)提供過程要求的記錄； f)監(jiān)測裝置控制要求的記錄； g)監(jiān)視和 測量的各種記錄； h)不合格 品 控制記錄； i)糾正和預防措施記錄； j)其它質(zhì)量活動記錄。 記錄表式的審批 程序文件或作業(yè)文件配用的記錄表式的審批， 由 該文件的審批 人 一并進行。 記錄的控制 辦公室 負責質(zhì)量記錄表式的登記、標識，確定保存期限和處置的要求，并編制全公司“記錄清單”，對確定的質(zhì)量記錄實施控制。 記錄的收集 a) 辦公室 確定質(zhì)量記錄的收集周期； b) 各職能部門按規(guī)定的周期及時收集質(zhì)量記錄； 記錄的歸檔與檢索 記錄由相關(guān)的職能部門實施歸檔管理，記錄歸檔部門按照質(zhì)量記錄的編號、名稱和收集周期分類整理，按序裝定，方便檢索。并由專人保管、專柜貯存， 貯存環(huán)境應(yīng)適宜 （防潮、防蛀） ， 防止損壞和丟失。 記錄的借閱 a) 所有質(zhì)量記錄原件一律不得外借； b) 確需借閱的質(zhì)量記錄，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng) 部門負責人 批準后，提供復印件，復印件僅供參考，借閱人應(yīng)按時歸還。具體分類如下： 保存期 記錄類型 A． 永久保存 人事檔案、培訓記錄 ， 設(shè)備設(shè)施檔案 等。 C． 短期保存 一般 產(chǎn)品質(zhì)量檢驗記錄 、內(nèi)部審核記 錄、客戶 反饋記錄、投訴、爭議、抱怨處理記錄、預防 和糾正措施記錄等。 記錄 處置 超過 保存期或已確認無保存價值的記錄，填寫記錄處 理登記表 ，經(jīng)部門負責人批準后銷毀 處理。 5 相關(guān) 記錄 YF/ 記錄清單 YF/ 記錄處理登記表 附加說明： 本程序由 常熟市張橋虞峰木制品廠 提出； 本程序編制人 /日期： 審核人 /日期： 批準人 /日期： 本 程序由管理者代表負責解釋。 2 適用范圍 適用于本公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的控制。 審 核 組具體實施質(zhì)量管理體系 內(nèi)部 審核，各部門配合 實施 。 規(guī)定審核的準則、范圍、頻次和方法。審核員不應(yīng)審核自己的工作。 審核方式和頻次 質(zhì)量管理體系審核分為 集中 審核和 滾動審核（ 分階段 審核 ） 。 當 發(fā)生 以下情況 時 ， 應(yīng) 適當增加審核次數(shù)，及時進行審核。 審核準備 管理者代表指 派 審核組長并組成審核組，審核組長負責本次審核的組織工作。 b) 審核組長 根據(jù) 需要組織 內(nèi)審員編制本次審 核用“檢查表”。 審核組長負責在審核一周前向受審核部門發(fā)放“審核計劃”。 召開首次會議 審核組長主持首次會議，明確審核目的、 依據(jù)、 范圍、審核方法等， 受審核部門代表 參加 會議并 在“簽到表”上簽到。 內(nèi)審員在審核完成后，對受審核部門負責人做一次口頭 溝通 ，并提出相應(yīng)建議。 編寫“不符合項報告” 對確定的不符合項，由審核員編寫“不符合項報告”，做到：