【正文】 年 月 日傳真預訂、傳真預訂 具有方便、迅速、完整的特點。信函訂房、信函訂房 方式古老，但顯得很正規(guī)。表格n 哪座城市n 哪家酒店n 抵達和離開時間n 夜次n 人數(shù)n 所需房間數(shù)n 與公司的聯(lián)系n 價格n 姓名（客史檔案）n 預訂類型n （吸煙嗜好）客房預定類型 類型 臨時預定 客人的訂房時間與抵店日期很接近，甚至是抵店的當天訂房，這種訂房稱為臨時訂房。n 確認性預定 n 通常是飯店同意為客人預訂并保留客房至某一事先約定的時間。n 如果客人錯過了商定的截至日期而未到店，也未提前通知飯店，在用房的高峰，飯店可另租給其他客人。n 提前較長時間提出訂房要求，飯店以書面形式予以確認。預訂客房將保留至下午六時，遲于六時n 到達的賓客，請預先告知。n 確認者： 日期 :n 訂房辦公室： 電話： n 保證性確認，飯店保證落實預訂，保留客房至抵店日期的次日中午。 團隊抵店前 10天通知取消預訂，不需付取消費。： （ 1）信用卡擔保 這是指客人將所持的信用卡種類、號碼、失效期及持卡人姓名等以書面形式通知飯店，達到保證性預定的目的。例如，美國運通公司組織的 “ 信用卡訂房擔保計劃 ” ，對持有 “ 運通卡 ” 的客人，在訂房后未按時到店，飯店可以根據(jù)訂房客人的信用卡號碼，姓名及 ”no show” （預定未到）記錄等相關文件向美國運通信用卡公司或授權的機構收取相關房費，減少飯店的經濟損失。（ 3）訂立合同擔保： 飯店與經常使用飯店設施的客戶單位簽訂合同以擔保預訂 訂房合同。我們很高興地確認下列訂房內容： 客人姓名 住店日期 客房類型 一天的房價 (單位 間數(shù) ) 承蒙您在此信的下聯(lián)簽字、蓋章確認，并于年月日前把下列定金匯至我店，不勝感激。 抵店當日 18： 00前通知，付 50％的取消費。 抵店前 2天通知，不需付取消費。是預定員用于記載客人所提出的預定要求的記錄表。④ 客人所需要的房間種類及間數(shù)。⑥ 預定人及單位地址、聯(lián)系電話、傳真號；⑦ 房價；⑧ 付款方式；⑨ 受理預定的日期、預定員姓名等；⑩ 特殊要求或說明。n 散客預訂單 n RESERVATION FORMn 賓客姓名 國籍n G UEST NAME NATIONALITYn 抵店日期 年 月 日 時 賓客人數(shù)n ARRIVAL TIME NUMBERn 離店時間 年 月 日 時 貴賓n DEPARTURE DATE VIP STATUSn 普通標準間 Standard Roomn 普通套間 Junior Suiten 客房種類 /數(shù)量 迷你套間 Mini Suite TPYE＆ QUANTITY 總統(tǒng)套間 Presidential Suite n OF ROOM 高級標間 Superior Stand a rd 豪華套房 Deluxe Suite 行政套房 Executive Suite 單人間 Single Room 付款方式 房價標準 STYLE－ PAYMENT ROOM RATE 預訂單位 預訂人 C OMPANY NAME RESERVED BY 電話號碼 傳真號碼 TEL NUMBER FAX． 備注 REMARKS 受理預訂時間＿＿＿年＿＿月＿＿日 預訂員＿＿＿＿＿ n 婉拒致歉信n 小姐 /女士 /先生： 由于本店 年 月 日的客房已經訂滿，我們無法接受您的訂房要求， 深表歉意。 n n XX酒店預訂處n 年 月 日 n 預訂確認函n 酒店 人數(shù) : 房價 :______ n 地址： ____________________ 房間種類 :________數(shù)量 :______n 電話： ____________________ 抵達日期 :________抵達時間 :_________n 您對 ______________________ 逗留的天數(shù) :________n __________________________ 離店時間： _______結賬方式： _______n __________________________ 定金： _______n 的預訂已被確認 預訂日期： ____________n 客戶姓名： _______客戶地址： _________n 電話 /傳真號碼： __________________n 注意：本酒店愉快地確認了您的訂房。若有任何變動，請直接與本酒店聯(lián)系。n 步驟三、檢察計算機設備n 步驟四、準備訂單、預定表格等各種資料和用品，擺放整齊。客房預訂的程序通信聯(lián)系明確客源要求受理預訂婉拒預訂確認預訂預訂資料存儲修改預訂抵店準備客源分為兩類：一是：零星散客二是：團隊客人確認訂房要求，房價付款方式、定金等程序一、受理預定接受預訂或婉拒預定謝絕訂房的情況（ 1）酒店可能無法在訂房日期滿足客人特殊的住宿要求（ 2）客滿（ 3）客人已經列入黑名單（該客戶已被管理人員列入黑名單中，無論任何理由均不歡迎。抵店日期、客房種類、用房數(shù)量、住店夜次RESERVATION FORM（預訂單） New Booking □新訂 Amendment □更正 Cancellation □ 取消 預訂員 Taken By 日期 Date 客人姓名Guest Name人數(shù)Persons到達日期Arrival Date離店日期Departure Date房間類別及數(shù)量Type №. Of Room房價Rate公司名稱Company Name國籍Nationality訂房人姓名Reservation By公司及電話Company Telephone預付金Deposit付款方式Payment Type備注 Remarks婉拒預訂n 1．查看報表n (1)查看可行性表，確認預訂日期訂房情況。n 2．提出建議n 建議客人更改預訂要求，或向客人提出建議，或提供其他飯店的相關信息。如果客人是書面訂房而飯店無法滿足客人的訂房需求時，應立即禮貌復函。n 4．整理資料n (1)將客人列入 “等待名單 ”。n 如果客人不接受建議，還可征得客人的同意，讓客人留下姓名、電話，并且登記在 “候補客人名單 ”(Onwaiting List)。常用婉拒預訂書信句型 …… 我店為沒能滿足您的要求深表歉意，希望下次能有機會為您提供服務。非常遺憾地向您解釋，本飯店 __年 __月 __日的客房已經訂滿，無法接受您的訂房要求，對此，我店深表歉意。 ***飯店前廳部經理 年 月 日 n