【正文】 置就緒 在SAP系統(tǒng)中用戶(hù)權(quán)限設(shè)置的工作是一項(xiàng)持續(xù)的工作,但是在上線(xiàn)前,需要對(duì)于必要的權(quán)限設(shè)置進(jìn)行相應(yīng)的檢查。項(xiàng)目信息技術(shù)組將在收到最終名單后于2月15日之前在生產(chǎn)系統(tǒng)創(chuàng)建所有用戶(hù)賬號(hào)USER ID。 權(quán)限方面新的需求,可以在系統(tǒng)上線(xiàn)后,不斷的根據(jù)有關(guān)規(guī)定,進(jìn)行完善。 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換目標(biāo)確保將揚(yáng)子石化各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的現(xiàn)有主數(shù)據(jù)(截至到3月9日)準(zhǔn)確的導(dǎo)入SAP系統(tǒng)。確保將揚(yáng)子石化2004年2月盤(pán)點(diǎn)后的物資、主料、輔料、半成品、產(chǎn)品以及原油的庫(kù)存余額正確導(dǎo)入SAP系統(tǒng)。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的時(shí)間及范圍數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)間 基于數(shù)據(jù)試轉(zhuǎn)換經(jīng)驗(yàn),揚(yáng)子石化正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作從12月18日開(kāi)始,分為靜態(tài)數(shù)據(jù)(12月18日至2 月6日)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)(2月12日至3月9日)轉(zhuǎn)換兩個(gè)階段。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換范圍 本次上線(xiàn)轉(zhuǎn)檔的數(shù)據(jù)包括揚(yáng)子石化1個(gè)公司代碼下屬的10個(gè)工廠(chǎng)的主數(shù)據(jù)、未結(jié)交易數(shù)據(jù)。轉(zhuǎn)入SAP正式系統(tǒng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容包括主數(shù)據(jù)(靜態(tài))和未結(jié)交易數(shù)據(jù)(動(dòng)態(tài))兩種,根據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)量和導(dǎo)入工作的難易程度,導(dǎo)入方式分為批處理和手工輸入兩種。各模塊組根據(jù)具體數(shù)據(jù)數(shù)量、難易程度決定導(dǎo)入方式。 主數(shù)據(jù)內(nèi)容 所謂主數(shù)據(jù),就是在一定期間內(nèi)不變的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)信息,如供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包含了供應(yīng)商的名稱(chēng)、地址、交易貨幣、聯(lián)系人、付款條件等。 所有需導(dǎo)入的主數(shù)據(jù)需要由相關(guān)部門(mén)提供,并經(jīng)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人(各業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))簽字確認(rèn)。設(shè)備模塊的備件清單數(shù)據(jù)量校大,原則上在上線(xiàn)前將具備導(dǎo)入條件的都導(dǎo)入系統(tǒng),上線(xiàn)后備件清單的收集和賦碼仍是一項(xiàng)持續(xù)性的工作。在導(dǎo)入ERP之后,需要抽查確認(rèn)。我們將以2003年年結(jié)數(shù)據(jù)和2004年2月末盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)作為未結(jié)交易數(shù)據(jù)數(shù)值轉(zhuǎn)入系統(tǒng)。如應(yīng)收帳款,如果能夠明細(xì)到客戶(hù)、產(chǎn)品、付款到期日等,盡可能明細(xì)。 應(yīng)付項(xiàng)目 這一部分包括短期借款,應(yīng)付票據(jù),應(yīng)付帳款,預(yù)收帳款,其他應(yīng)付款,長(zhǎng)期借款等。如應(yīng)付帳款,如果能夠明細(xì)到供應(yīng)商,付款到期日等,盡可能明細(xì),否則錄入一筆總額。 帳務(wù)處理與應(yīng)收相同。調(diào)整科目均為:數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換科目。 負(fù)債類(lèi) 指沒(méi)有特殊總帳管理及未清項(xiàng)目管理的科目,都采用直接總帳錄入的方式將余額與發(fā)生額錄入到系統(tǒng)中。 收入類(lèi) 收入類(lèi)需要細(xì)分產(chǎn)品,銷(xiāo)售組織,業(yè)務(wù)范圍,工廠(chǎng)等,沒(méi)有期初但對(duì)發(fā)生額明細(xì)要求比較高,具體方案按年初所定收入類(lèi)科目發(fā)生額收集方案處理。 費(fèi)用類(lèi) 發(fā)生額按成本中心錄入,期間費(fèi)用有余額,其他費(fèi)用由費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)科目結(jié)轉(zhuǎn)至數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換科目。交易數(shù)據(jù)手工錄入,資產(chǎn)科目的對(duì)方科目也采用“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換科目”。同時(shí)未收貨的供應(yīng)商發(fā)票不入帳。 所謂明細(xì)錄入是指將余額按最明細(xì)的要求作數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與數(shù)據(jù)錄入,例如,應(yīng)收帳款,按客戶(hù)產(chǎn)品付款到期日來(lái)作數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,數(shù)據(jù)錄入也是依每一客戶(hù)產(chǎn)品付款到期日一筆筆錄入。對(duì)于2月的發(fā)生額,需要對(duì)未清項(xiàng)目進(jìn)行沖帳,并需要確定未清項(xiàng)目沖帳規(guī)則,以便在錄入2月發(fā)生額時(shí)能將該結(jié)清的結(jié)清。其他如銷(xiāo)售收入,銷(xiāo)售成本等,生產(chǎn)成本與期間費(fèi)用等都也須明細(xì)錄入發(fā)生額。所有會(huì)計(jì)憑證補(bǔ)入需在2004年3月10日完成。 銷(xiāo)售2月動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換策略(營(yíng)銷(xiāo)部請(qǐng)閱) 為了在ERP中有整年度的銷(xiāo)售信息,營(yíng)銷(xiāo)部決定將2004年1月、2月的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到ERP中(分客戶(hù)產(chǎn)品價(jià)格的全月匯總)。具體做法見(jiàn)SD銷(xiāo)售組切換方案。待上線(xiàn)后財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)發(fā)票,在財(cái)務(wù)模塊手工進(jìn)行處理。待上線(xiàn)后,補(bǔ)建采購(gòu)合同,然后按正常流程處理收貨入庫(kù)和采購(gòu)發(fā)票。未完成入庫(kù)的采購(gòu)合同記錄在《未結(jié)采購(gòu)合同目錄》中,已付款的發(fā)票由財(cái)務(wù)部門(mén)記錄在預(yù)付款中處理。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)與定價(jià)2月份月結(jié)盤(pán)點(diǎn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量直接關(guān)系到動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)能否按時(shí)導(dǎo)入,ERP能否順利上線(xiàn)。鑒于物資庫(kù)存數(shù)量龐大(5萬(wàn)種左右),物裝部庫(kù)房需要提前做好SAP物料編碼與庫(kù)存的對(duì)應(yīng)工作,此項(xiàng)工作需要在2月20日完成。在此之后發(fā)生的業(yè)務(wù)視為3月份業(yè)務(wù)。3月1日17:00是上交盤(pán)點(diǎn)表的最后時(shí)間點(diǎn)。整個(gè)公司的半成品、產(chǎn)品庫(kù)存數(shù)據(jù)由計(jì)劃部統(tǒng)計(jì)科提供,提交之前,營(yíng)銷(xiāo)部、財(cái)務(wù)部要與計(jì)劃部一起將塑料產(chǎn)品分牌號(hào)庫(kù)存對(duì)帳一致。公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)在3月4日前根據(jù)月結(jié)數(shù)據(jù)給出半成品、產(chǎn)品的單價(jià)。3月份的交易數(shù)據(jù)補(bǔ)錄 公司所有業(yè)務(wù)的關(guān)帳時(shí)間均為2月29日早8點(diǎn)。在系統(tǒng)初始化(全部2月底科目余額、庫(kù)存導(dǎo)入,3月7日左右)之前,營(yíng)銷(xiāo)部、機(jī)動(dòng)部、物裝部從3月1日起即開(kāi)始在系統(tǒng)中補(bǔ)錄這段時(shí)間的銷(xiāo)售訂單、維修工單、采購(gòu)訂單等,但是不能夠做任何發(fā)貨/收貨過(guò)帳動(dòng)作。鑒于庫(kù)存的關(guān)聯(lián)性,要求生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)負(fù)責(zé)的產(chǎn)品收貨的補(bǔ)錄盡早完成,以便營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)的發(fā)貨過(guò)帳順利進(jìn)行。 各單位切換時(shí)期工作財(cái)務(wù)部詳見(jiàn)財(cái)務(wù)部《ERP系統(tǒng)上線(xiàn)財(cái)務(wù)工作安排的通知》物裝部詳見(jiàn)物裝部關(guān)于ERP上線(xiàn)切換期間工作安排機(jī)動(dòng)部 詳見(jiàn)PM模塊關(guān)于ERP上線(xiàn)切換期間工作安排營(yíng)銷(xiāo)部:銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理在這期間的所有銷(xiāo)售發(fā)票一概使用原有系統(tǒng)傳到金稅系統(tǒng)開(kāi)立,結(jié)算部數(shù)據(jù)補(bǔ)錄人員在收到切換組人員提交的發(fā)貨單清單后,在3月11日至3月15日僅在SAP系統(tǒng)中開(kāi)立此期間的所有發(fā)票從3月10日早8:00始,ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及崗位職責(zé)正式啟用,所有銷(xiāo)售發(fā)票 一概使用原有系統(tǒng)傳到金稅系統(tǒng)開(kāi)立 已開(kāi)發(fā)票尚未提貨業(yè)務(wù)的補(bǔ)錄對(duì)于2月份已開(kāi)發(fā)票未提貨業(yè)務(wù),須在3月1日前統(tǒng)計(jì)出(參照銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式),報(bào)ERP項(xiàng)目組李爾康科長(zhǎng)。各單位仍按照原業(yè)務(wù)流程,手工上報(bào)機(jī)動(dòng)部3月份檢維修計(jì)劃,與ERP的操作并行。2月份已申請(qǐng)付款的項(xiàng)目不需在系統(tǒng)內(nèi)補(bǔ)工單。可將相同施工單位的終審?fù)瓿身?xiàng)目開(kāi)在同一張大工單中,但必須確保采購(gòu)訂單金額與對(duì)應(yīng)項(xiàng)目終審價(jià)總和相同,財(cái)務(wù)付款將根據(jù)并匹配系統(tǒng)上的金額及所附單據(jù)。服務(wù)驗(yàn)收(SES)及外委費(fèi)用分配3月10日正式上線(xiàn)起可開(kāi)始操作,做完SES后,財(cái)務(wù)才會(huì)對(duì)施工單位付款。領(lǐng)料:按照培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)流程,工單下達(dá)后計(jì)劃員打印任務(wù)委托書(shū),第二頁(yè)作為領(lǐng)料依據(jù),經(jīng)主管簽字后,可憑此單據(jù)至物裝部領(lǐng)料。3月10日,計(jì)劃員須在系統(tǒng)查詢(xún)先前所開(kāi)所有工單中的領(lǐng)料數(shù)量(領(lǐng)料數(shù)量由物裝部補(bǔ)錄在系統(tǒng)中),與發(fā)料單做一一核對(duì),若發(fā)現(xiàn)不符,須與物裝發(fā)料人員查核。在計(jì)劃外委工單時(shí),若一臺(tái)設(shè)備確需安排多家施工單位,則分別針對(duì)每家施工單位計(jì)劃工單,并對(duì)每家施工單位維護(hù)外委服務(wù)包(即輸入采購(gòu)組、施工單位供應(yīng)商帳號(hào)。各生產(chǎn)廠(chǎng)(煉油廠(chǎng)、烯烴廠(chǎng)、芳烴廠(chǎng)、化工廠(chǎng)、塑料廠(chǎng)、貯運(yùn)廠(chǎng))發(fā)貨點(diǎn)3月份業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理(芳烴廠(chǎng)、塑料廠(chǎng)無(wú)發(fā)貨點(diǎn))從2月29日早8:00至3月10日早8:00前所有3月份的發(fā)貨必須要有SAP出庫(kù)通知單,方可發(fā)貨在這期間的所有發(fā)貨點(diǎn)必須及時(shí)準(zhǔn)確的在SAP中錄入發(fā)貨單(即:發(fā)貨開(kāi)票),并打印發(fā)貨單交給客戶(hù),作為客戶(hù)出廠(chǎng)的憑證注意事項(xiàng):在這期間的所有發(fā)貨請(qǐng)不要在SAP系統(tǒng)中做任何的發(fā)貨過(guò)賬動(dòng)作(即:確認(rèn)發(fā)貨量),僅在線(xiàn)外進(jìn)行發(fā)貨量的確認(rèn),并提交此期間所有發(fā)貨單清單給ERP數(shù)據(jù)切換人員數(shù)據(jù)切換人員收到各發(fā)貨點(diǎn)提交的發(fā)貨清單后,于3月10日在SAP系統(tǒng)中補(bǔ)做發(fā)貨過(guò)賬,并將所有發(fā)貨單清單提交給結(jié)算部數(shù)據(jù)補(bǔ)錄人員從3月10日早8:00始,ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及崗位職責(zé)正式啟用,所有的發(fā)貨都必須在SAP系統(tǒng)中及時(shí)準(zhǔn)確的錄入發(fā)貨單和發(fā)貨過(guò)賬 已提貨尚未開(kāi)發(fā)票業(yè)務(wù)的補(bǔ)錄對(duì)于在2月份已經(jīng)開(kāi)立出庫(kù)通知單(無(wú)論是否已有計(jì)量單,和計(jì)量單是否有確認(rèn)),只要發(fā)票尚未開(kāi)立的業(yè)務(wù)都屬于此種業(yè)務(wù)對(duì)于此種業(yè)務(wù),都應(yīng)視為3月份的業(yè)務(wù),這部分業(yè)務(wù)相應(yīng)的庫(kù)存應(yīng)該仍然反映在揚(yáng)子石化2月份的庫(kù)存帳上,即使客戶(hù)已提貨,請(qǐng)2月29日盤(pán)點(diǎn)時(shí)注意。在2月29日早上8時(shí)之后,各車(chē)間若從物裝部領(lǐng)料,必須在SAP系統(tǒng)內(nèi)開(kāi)立臨時(shí)性工單,在工單中完成所需領(lǐng)料的備件需求計(jì)劃,存盤(pán)后經(jīng)設(shè)備主任及機(jī)動(dòng)科按權(quán)限審批下達(dá)。領(lǐng)料同時(shí)領(lǐng)取物裝所開(kāi)的發(fā)料單。 注釋:如果系統(tǒng)內(nèi)沒(méi)有所須功能位置或設(shè)備信息,請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《功能位置/設(shè)備主數(shù)據(jù)申請(qǐng)表》,報(bào)ERP項(xiàng)目組。如果確定系統(tǒng)內(nèi)沒(méi)有所須備件信息,請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)表》,報(bào)ERP項(xiàng)目組。 3月份計(jì)劃性項(xiàng)目處理自2月25日起, 各車(chē)間設(shè)備員開(kāi)始在系統(tǒng)內(nèi)輸入3月份計(jì)劃性工單,經(jīng)設(shè)備主任審批,機(jī)動(dòng)科專(zhuān)業(yè)管理員審批,機(jī)動(dòng)科計(jì)劃員在系統(tǒng)中打印該廠(chǎng)3月份檢修計(jì)劃報(bào)機(jī)動(dòng)部