【正文】 3月份業(yè)務數(shù)據(jù)的處理 銷售業(yè)務數(shù)據(jù)的處理從2月29日早8:00至3月10日早8:00前所有3月份業(yè)務數(shù)據(jù)也必須完整正確、實時地在系統(tǒng)內(nèi)錄入,生成的SAP訂單(出庫通知單)或提貨單必須實時傳遞庫房保管員手中作為提貨的依據(jù)在這期間的所有發(fā)貨,保管員請不要在SAP系統(tǒng)中做任何的發(fā)貨過賬動作(即:確認發(fā)貨量),僅在線內(nèi)輸入正確的發(fā)貨量,3月10日在SAP系統(tǒng)中補做發(fā)貨過賬,并將清單提交給發(fā)票補錄人員在這期間的所有銷售發(fā)票一概使用原有系統(tǒng)傳到金稅系統(tǒng)開立,發(fā)票補錄人員在收到切換組人員提交的發(fā)貨單清單后,在3月11日至3月15日僅在SAP系統(tǒng)中開立此期間的所有發(fā)票所有涉及到新的客戶主數(shù)據(jù)、信用主數(shù)據(jù)、銷售訂單都屬于實時錄入的范圍從3月10日早8:00始,ERP系統(tǒng)業(yè)務流程及崗位職責正式啟用,所有操作都必須實時進行 已提貨尚未開發(fā)票業(yè)務的補錄對于在2月份已經(jīng)發(fā)貨,只要發(fā)票尚未開立的業(yè)務都應視為3月份的業(yè)務生產(chǎn)經(jīng)營科人員須在2月29日8:00以后補錄此部分訂單及其并且在3月10日后補錄此部分發(fā)貨過賬生產(chǎn)經(jīng)營科人員補錄此部分發(fā)票 研究院維修業(yè)務的處理 3月份研究院工單:2月25日前,仍按照原業(yè)務流程,手工上報機動部3月份檢維修計劃,與ERP并行。未結外委項目及三月開始外委項目請參照生產(chǎn)廠外委業(yè)務情況相同處理。所有的數(shù)據(jù)上傳到SAP系統(tǒng)后,需要揚子石化各部門相關關鍵用戶確認,并由部門負責人完成最終的簽字確認。 主數(shù)據(jù)的系統(tǒng)維護(詳細主數(shù)據(jù)維護流程在ERP網(wǎng)站 ////0. 可以下載)在系統(tǒng)上線后,對于業(yè)務中新增的主數(shù)據(jù)的系統(tǒng)維護,必須落實到具體的職能部門并相應的制訂 有關的業(yè)務操作流程。上線后由指定人員維護,申請新客戶、供應商必須填寫申請表格,(參見揚子石化對于客戶、供應商主數(shù)據(jù)維護的具體業(yè)務流程)設備維護PM:工作中心、功能位置、設備、備件清單、設備特性值、任務清單機動部 生產(chǎn)數(shù)據(jù): 工作中心、BOM、工藝路線 計劃部、財務部 上線后新增數(shù)量很少 新的業(yè)務需求收集及處理 ERP工作是揚子石化及整個中石化一項持續(xù)的和長期的事業(yè)。 目前,揚子石化部分業(yè)務部門或二級單位利用相對獨立的信息系統(tǒng)管理業(yè)務。職能部門/二級單位 現(xiàn)有系統(tǒng) 整體方案 備注財務部 中石化財務系統(tǒng) 盡量縮短并行時間 物裝部不并行 營銷部不并行 機動系統(tǒng)無系統(tǒng) 計劃部 金森特統(tǒng)計系統(tǒng) 接口,與ERP雙向提供數(shù)據(jù) 在SAP系統(tǒng)上線后,新的業(yè)務操作流程將同現(xiàn)有的做法存在一定的差異。這些單據(jù)可以在用戶的電腦上自行打印,例如‘設備主數(shù)據(jù)新增申請表’。(在ERP網(wǎng)站 ////. 3月10日,SAP正式上線這一天也是“揚子石化ERP業(yè)務應急方案”的啟動之日。具體分為:包括ERP上線切換指揮部、數(shù)據(jù)轉換組、信息技術組。及時了解各業(yè)務(模塊)系統(tǒng)ERP上線切換工作組的整體進展情況,監(jiān)督各模塊組ERP系統(tǒng)切換方案的執(zhí)行情況以及各單位的配合工作進度。組織、監(jiān)督和執(zhí)行2月末盤點、數(shù)據(jù)上報、和對帳工作。指導和監(jiān)督具體的數(shù)據(jù)上傳工作。負責數(shù)據(jù)核對工作。指導SAP賬號創(chuàng)建、權限設置工作。創(chuàng)建并下發(fā)最終用戶賬號和密碼。在ERP系統(tǒng)正式上線后,協(xié)助牽頭本崗位的其他最終用戶根據(jù)相應ERP職責,按照設計流程,及時完成相關系統(tǒng)操作,確保數(shù)據(jù)準確。盡早使本崗位所有用戶最終熟練掌握ERP相關技能。(主要是營銷部、各二級單位的庫房和調(diào)度。要求各生產(chǎn)廠、研究院和營銷部根據(jù)“業(yè)務崗位和ERP職責的對應表”按照一個ERP操作崗位一個骨干用戶的原則,選派人員參加ERP系統(tǒng)操作的強化培訓。對于不能解決的問題,上報技術支持中心。ERP骨干用戶各單位的骨干用戶將是負責將系統(tǒng)切換期間的交易數(shù)據(jù)補充錄入到SAP系統(tǒng)的主要力量,也是ERP上線后本單位ERP系統(tǒng)操作、支持的重要力量,是揚子石化二級支持體系的重要組成。出現(xiàn)問題快速解決。信息技術組信息技術組主要由信息公司網(wǎng)絡管理、埃森哲數(shù)據(jù)轉換顧問和揚子石化數(shù)據(jù)轉換專門人員組成,主要負責整個數(shù)據(jù)轉換階段的具體轉換計劃、技術模板、具體上傳到SAP的操作。揚子石化人員:負責數(shù)據(jù)導入模版的制作。職責數(shù)據(jù)轉換組 埃森哲顧問:制訂整體數(shù)據(jù)轉換的計劃(由組長完成)。對重大問題,及時報ERP項目指導委員會決策。ERP上線切換指揮部系統(tǒng)切換階段需要由揚子石化各業(yè)務部門負責領導、二級單位負責領導和埃森哲項目經(jīng)理共同組成總體協(xié)調(diào)組,負責整個切換階段的項目計劃、管理和跨模塊之間的問題解決。為了保證在系統(tǒng)癱瘓等突發(fā)事件發(fā)生時,各業(yè)務單位仍然能夠處理日常業(yè)務,保持業(yè)務的連續(xù)性,ERP項目組已經(jīng)制訂SAP業(yè)務應急方案,并經(jīng)各工作組組長確認。線外單據(jù)的正式啟用時間原則上是3月1日,開始錄入3月份業(yè)務工單或訂單時。詳見各模塊組單據(jù)流轉文檔。而另外一些系統(tǒng)將繼續(xù)使用,或至少還要并行一段時間。由于對于生產(chǎn)系統(tǒng)的再次開發(fā)和修改都可能嚴重影響系統(tǒng)的正常運轉,因此,對于生產(chǎn)系統(tǒng)的再次開發(fā)和修改,必須遵循中石化總部的整體ERP系統(tǒng)再開發(fā)流程,提交中石化ERP項目支持中心(石化盈科)。(參見揚子石化對于物料主數(shù)據(jù)維護的具體業(yè)務流程)物裝主數(shù)據(jù):非產(chǎn)品物料主數(shù)據(jù)非產(chǎn)品物料組原、輔材料主數(shù)據(jù)物裝部營銷部 新增的非產(chǎn)品物料主文件(原、輔料、備品備件、包裝物、其他物料)由物資裝備部門統(tǒng)一牽頭,通過線外方式收集確認的相關財務、生產(chǎn)等信息,然后由其統(tǒng)一錄入SAP系統(tǒng)。在系統(tǒng)上線前, 必須制訂和落實有關的新的管理制度,以便在SAP正式運行后,企業(yè)及時和有效的利用系統(tǒng)解決實際業(yè)務中的問題。數(shù)據(jù)經(jīng)過收集、整理、清查以及上傳測試后,需要各個模塊組組長的簽字確認。研究院由于極少從物裝領料,大部分為自購材料,自2月29日8:00起所發(fā)生的未從物裝領料的工單必須錄入系統(tǒng),向財務報銷檢維修采購用料時必須注明SAP工單號。之后,再交由相關領導審查以及簽字確定,作為第一批補充錄入的數(shù)據(jù),于3月6日晚18:00前上報ERP項目系統(tǒng)切換小組。從3月8日后,按每天一筆的產(chǎn)成品收貨錄入ERP系統(tǒng)。3月8日后調(diào)度員按照ERP崗位手冊的要求,在ERP系統(tǒng)中作每天一筆的產(chǎn)成品入庫操作。調(diào)度員為每天一筆的產(chǎn)成品收貨記錄編訂流水碼。如果系統(tǒng)內(nèi)沒有所須功能位置或設備信息,請?zhí)顚憽豆δ芪恢?設備主數(shù)據(jù)申請表》,報ERP項目組。 注釋:由于目前備件清單可能尚在進行導入工作,開立工單的物料需求時若無法查到所需備件,請以備件名稱、型號、或位號直接查找該物料。3月份以前的項目若尚未完成預決算及付款申請,預決算員亦需在系統(tǒng)內(nèi)補開工單(PM33后補工單)。3月10日,設備員須在系統(tǒng)查詢先前所開所有工單中的領料數(shù)量(領料數(shù)量由物裝部補錄在系統(tǒng)中),與發(fā)料單做一一核對,若發(fā)現(xiàn)不符,須與物裝發(fā)料人員查核。聯(lián)絡人:黎明,電話:84062,傳真:57784150。3月10日,設備員須在系統(tǒng)查詢先前所開所有工單中的領料數(shù)量(領料數(shù)量由物裝部補錄在系統(tǒng)中),與發(fā)料單做一一核對,若發(fā)現(xiàn)不符,須與物裝發(fā)料人員查核。發(fā)貨工廠人員在收到營銷部銷售人員關于此部分業(yè)務補錄通知后,補錄此部分發(fā)貨單及發(fā)貨過賬(必須3月10日以后才可進行此操作)生產(chǎn)廠維修業(yè)務的處理 2月29日至3月9日發(fā)生自物裝領料的臨時性項目由于揚子公司備件庫二月關帳日期為2月29日早上8時,在29日之后,涉及備件領料的工單必須在系統(tǒng)內(nèi)錄入。 維修業(yè)務注意事項:在切換期間本方案未說明的搶修后補項目的領料問題按原管理規(guī)定執(zhí)行,工單需及時補入。 2月29日至3月9日發(fā)生自物裝領料的臨時性項目在2月29日早上8時之后,各單位若從物裝部領料,必須在SAP系統(tǒng)內(nèi)開立臨時性工單,在工單中完成所需領料的備件需求計劃,存盤后經(jīng)主管審批下達。3月份以前的項目若尚未完成預決算及付款申請,預決算員亦需在系統(tǒng)內(nèi)補開工單(PM33后補工單)。由ERP數(shù)據(jù)轉換組在SAP系統(tǒng)中初始化此部分客戶庫存當客戶來提貨時,銷售部門相關業(yè)務人員直接創(chuàng)建:揚子虛擬庫存提單,作為發(fā)貨的出庫通知單,后續(xù)處理參照本章第二節(jié)由于業(yè)務處理較復雜,希望銷售部門在2月份月結期間盡量避免此種業(yè)務 已提貨尚未開發(fā)票業(yè)務的補錄對于在2月份已經(jīng)開立出庫