【正文】 過期失效、變質(zhì)的藥品，一律不得上柜銷售；藥品不得采用有獎銷售，附贈藥品或禮品等方式銷售。（存）哈爾有限公司倉庫管理對象為藥品，因此對倉庫的硬件設施以及倉庫管理員的素質(zhì)都有很高的要求。對有特殊儲存要求的藥品，應設定相應的庫房溫濕度條件，保證藥品的儲存質(zhì)量；按照藥品性能，對藥品實行分區(qū)、分類儲存管理。等驗品、退貨藥品區(qū)——黃色；合格品區(qū)、中藥飲片零貨稱取區(qū)、待發(fā)藥品區(qū)——綠色；不合格品區(qū)——紅色。經(jīng)具有專門權限的授權人員批準以后，將訂單交由供應商。質(zhì)檢部門的人員對存貨進行常規(guī)檢查，發(fā)現(xiàn)不合格品后由采購人員負責聯(lián)系供貨商退貨，合格品由倉庫管理員驗收入庫。哈爾有限公司存儲的庫存商品是藥品，較為特殊，因此需要重視這一環(huán)節(jié)的控制。每一項收到的貨物必須在檢驗以后填制供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量等信息。發(fā)現(xiàn)有不合格藥品要請求上級批示或者根據(jù)權限自行處理；發(fā)現(xiàn)缺貨要及時填制請購單提請有有關人員采購。主要在財務部下設總賬、資金、存貨、結算、往來等會計職務。而自身并不像制造業(yè)一樣的生產(chǎn)產(chǎn)品，因此也不需要成本模塊的核算。每筆金額數(shù)量小，且數(shù)量多。哈爾有限公司的庫存商品一般采用售價金額核算法。這里的售價是指零售藥品的出售價格，包括銷售價格和銷售增值稅兩部分。 OI費用哈爾有限公司為商業(yè)零售企業(yè)，通常會收取供應商名目繁多的費用，俗稱OI費用。因為零售企業(yè)市場竟爭激烈，商品零售毛利率越來越低，零售企業(yè)的一部分利潤來源就來自于收取供應商的OI費用。列舉部分OI費用如下：壞貨折扣、損耗折扣、購貨折扣、提前付款折扣、進項稅差額（指供應商不能提供增值稅發(fā)票而導致的進項稅差額）、保底毛利保護、訂貨不滿折扣、不及時送貨折扣。倉儲費、占地費、租金、陳列費、管理費、褲腳費、信息服務費。哈爾連鎖零售企業(yè)的最大生命線就是資金，而結算管理是關系到資金正常運作的一個最大的關鍵。按付款計劃，需要付供應商貨款時，由總部下劃資金到四個分區(qū)，結付供應商貨款。通過盤點，有助于企業(yè)了解實際的庫存、反映企業(yè)的實際盈利、加強庫存管理、提高存貨周轉(zhuǎn)、提升企業(yè)的效益。、編制科目匯總表。2 通用財務軟件在哈爾有限公司的應用和比較 用友軟件在哈爾有限公司的應用 操作過程首先進行用友U8的初始設置，其實質(zhì)就是將通用會計軟件經(jīng)過一系列的初始設置后轉(zhuǎn)為公司的專用會計軟件。如圖所示：圖211 創(chuàng)建帳套因為哈爾為藥品零售企業(yè)，多為現(xiàn)銷，且客戶分散；在湖南省境內(nèi)，并沒有涉外業(yè)務。如圖所示：圖212賬套基礎信息設置科目編碼級次為4222；因為該公司銷售的藥品大約有六大類，而考慮到藥品行業(yè)藥物的更新與生物技術的發(fā)展，且每大類藥品下又有無數(shù)的小類和明細，設置的存貨級次為2432；該公司下設7大部門，自部門經(jīng)理以下級次最多三層，因此設置部門編碼級次為122；收發(fā)類別級次為12；該公司多為現(xiàn)銷業(yè)務且客戶分散，不必設置客戶分類編碼級次。第三步，以系統(tǒng)管理員的身份登入系統(tǒng)管理，增加用戶并對用戶進行授權。一般來說設置三名用戶，賬套主管為本人；一名會計員，權限為總賬會計；一名出納員，權限為出納。第四步，打開“基礎設置”頁簽下的“基礎檔案”—“機構人員”，分別設置“部門檔案”和“人員檔案”；點擊“增加”后輸入信息并保存。企劃部由11人組成。該部門主要負責哈爾公司品牌的推廣、市場調(diào)研、信息收集、公司的外在形象以及宣傳等工作；采購部由43人組成。剩余20人負責各分公司倉庫的管理，包括倉庫藥品的儲存，儲存下的藥品養(yǎng)護與效用期的管理。其中一名經(jīng)理，兩名副經(jīng)理，另外20個店面各配送一名銷售人員負責銷售。因此銷售人員主要負責店面選址、店面裝飾與規(guī)格、藥品擺放、藥品種類的組合搭配是否符合消費者的心理，如處方藥與非處方藥、內(nèi)用藥與外用藥、性質(zhì)易相互影響的藥品應分柜擺放、標志清晰；質(zhì)檢部由13人組成，一名部門經(jīng)理，兩名副經(jīng)理，另10人分管20個地區(qū)的藥品質(zhì)量檢查?？头恐饕撠熃鉀Q消費者在購買藥品時提出的問題或者疑問，負責培訓各分店的導購人員，為顧客提供誠信優(yōu)質(zhì)的服務。在顧客選購諸如先鋒霉素等抗生素類藥物時如給予一定的提醒，以免濫用抗生素。因此公司總部的該類職位人員必須有醫(yī)藥教育背景和一定的醫(yī)務知識；財務部設一名財務部經(jīng)理，一名審計會計員，三名會計員，三名助理會計員，三名出納會計員，共11人?！安块T檔案”與“人員檔案”設置完成后，如下圖所示：圖214部門檔案第五步，設置供應商檔案與供應商分類。該公司主要是實行集中采購模式，選擇幾家優(yōu)秀高質(zhì)量的供應商，并保持良好的合作關系。部分截圖如下所示：圖215 供應商分類第六步，對存貨進行分類。在這六大類下還需要進行細分。哈爾有限公司為零售連鎖超市企業(yè)，其藥店的經(jīng)營幾乎全為現(xiàn)銷，且以現(xiàn)金方式結算，因此六種結算方式的設置主要是針對與供應商的經(jīng)濟活動而言。因為該公司經(jīng)營藥品零售，一般來說消費者多為零散消費，與制造業(yè)不同，并不是通過接受大額訂單來賺取利潤，而是零散銷售，薄利多銷；且顧客流動性大，難以統(tǒng)計，因此不必設置客戶檔案與客戶分類；沒有涉外業(yè)務，也不需要外幣核算。打開“基礎設置”頁簽下的“基礎檔案”—“財務”—“憑證類別”，選擇默認的分類方式，點擊確認。打開“基礎設置”頁簽下的“基礎檔案”—“財務”—“會計科目”，打開菜單“編輯”—“指定科目”。第十步，根據(jù)哈爾有限公司的需要增加或者修改會計科目?？紤]到哈爾公司并不涉及客戶往來核算，因此主要將“應付票據(jù)”、“應付賬款”、“預付賬款”的輔助核算類型設置為“供應商往來”。主要流程及步驟如下：第一步，打開“業(yè)務工作”頁簽下的“財務會計”—“總賬”—“設置”—“選項”，打開選項界面，在“憑證”和“權限”頁簽下分別進行相應的設置。如下圖所示：圖218選項設置第二步，打開“業(yè)務工作”頁簽下的“財務會計”—“總賬”—“設置”—“期初余額”，打開期初余額錄入界面；對于三種不同的期初余額（末級科目、非末級科目、輔助科目）的錄入方式現(xiàn)在說明如下：末級科目由手工直接錄入；非末級科目不需要手工直接錄入，而是由計算機根據(jù)末級科目的數(shù)據(jù)自動匯總生成；而輔助科目則要雙擊所在科目一行，進入輔助核算科目的錄入界面進行手工錄入。設置輔助核算項目“應付票據(jù)”的錄入界面，如下圖所示：圖219 錄入期初余額注意錄入完成之后，要點擊“試算”功能按鈕，必須要錄入平衡，否則不能記賬。進入“總賬”—“憑證”—“填制憑證”，進入憑證界面后，在“制單”下選擇“增加憑證”。該類清熱解毒類藥品全部由質(zhì)檢員檢驗過后入庫，貨款全部以支票支付。會計分錄如下：借：在途物資 50000 應交稅費——應交增值稅（銷項稅額） 8500貸：銀行存款 58500 同時，借：庫存商品 60000 貸：在途物資 50000 商品進銷差價 10000圖2111記賬憑證之一2003年05月08日，銷售藥品日結單所列藥品銷售金額為4000元，貨款全部存入銀行。借：主營業(yè)務成本 6800 貸：應交稅費——應交增值稅（銷項稅額） 68005月末，運用差價率法計算出當月已銷商品進銷差價8000元。憑證填制完成后均需要簽字并審核，需要注意，填制人員與審核人員不能是同一人。進入業(yè)務工作選項下的“財務會計”—“總賬”—“憑證”—“記賬”，具體操作完成后,如下圖所示：圖2115記賬第六步，記賬完成后進行轉(zhuǎn)賬業(yè)務處理。主要是進行期間損益的結轉(zhuǎn)，具體操作步驟為進入“總賬”—“期末”—“轉(zhuǎn)賬定義”—“期間損益”，選擇與損益類科目相匹配的科目為本年利潤。如圖所示：圖2116生成轉(zhuǎn)賬憑證第七步，全部憑證都記賬完成后，由哈爾公司的會計人員進行對賬操作。 圖2117 結賬 UFO報表結賬為業(yè)務處理工作的最后一步，在結賬完成后，進入UFO報表管理模塊。如圖所示：圖2118引入報表模板第二步，引入報表模板之后，因為哈爾有限公司核算“商品進銷差價”的原因，需要更改存貨的取數(shù)公式。彈出函數(shù)向?qū)Т翱?，在函?shù)分類中選擇“用友賬務函數(shù)”并雙擊“期末”。如下圖所示：圖2119運用函數(shù)向?qū)D2120修改單元公式第三步，單元公式修改完成之后，在格式狀態(tài)下設置關鍵字。第四步，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入關鍵字。如下圖所示：圖2122資產(chǎn)負債表第六步，按照同樣的方法與步驟生成損益表，在此不再重復贅述。例如，如果科目編碼級次不進行修改的話，在初始設置中對科目進行修改時將不能設置二級或者三級明細科目。如果會計人員對于一些模塊并不熟悉，啟用時更要慎重。當然也可以在總賬結賬時，先去把其他的模塊關掉，但這樣就做了無用功。賬套的信息在設置完成之后，并非不可以修改。賬套備份是很重要的操作。而對于我們現(xiàn)階段的實習操作，主要還是進行手工備份的操作。增加用戶、修改用戶、注銷用戶以及為用戶設置權限是用戶管理的四項主要內(nèi)容。并且權限的設置與會計憑證的填制、審核、簽字等操作息息相關。系統(tǒng)管理的操作是在系統(tǒng)管理中進行的。如對用戶的管理、賬套的備份或引入是以系統(tǒng)管理員的身份登入默認狀態(tài)的賬套才能夠進行，而對賬套的修改則需要以賬套主管的身份登入002號賬套。設置部門檔案、人員檔案、供應商檔案、供應商分類、結算方式等操作步驟基本相同且比較簡單。外幣核算根據(jù)是否有涉外業(yè)務而設定。業(yè)務參數(shù)的設置主要是為了公司內(nèi)部控制的需要。如沒有出納簽字的憑證無法過賬或者結賬是因為設置了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”這一選項。試算平衡可以檢查錄入數(shù)據(jù)是否正確或者是否有遺漏。在填制憑證時要注意憑證的日期、憑證的金額、憑證的會計科目、憑證科目的借貸方是否填制正確，在這一項操作中要仔細檢查認真核對。期間損益結轉(zhuǎn)是一項必須進行的操作，結轉(zhuǎn)前必須保證所有的憑證均已經(jīng)過賬；結轉(zhuǎn)會自動生成結轉(zhuǎn)憑證，此憑證也需要由出納審核簽字，再由主管審核簽字。只有當科目試算平衡，憑證錄入全部正確、對賬工作賬賬核對正確、其他子系統(tǒng)已經(jīng)結賬，在所有的月度工作報告完成之后才能結賬。報表模塊可以自動生成財務報表。錄入關鍵字后即可進行表頁重算從而生成報表。如果是后者則要自己利用函數(shù)向?qū)Щ蛘咧苯訉卧竭M行修改。例如設置關鍵字在格式狀態(tài)下，而值的