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正文內(nèi)容

某公司內(nèi)部員工禮儀培訓(xùn)材料-在線瀏覽

2024-09-11 21:55本頁面
  

【正文】 并沒有受到這個(gè)人的關(guān)照”。 可是在商業(yè)上,有所謂的社交辭令。 當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名,要是連名字也不說,突然說出“請○○先生接電話”,就略顯失禮。自報(bào)姓名時(shí),應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名,同時(shí)告訴對方。確實(shí),我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表,但是卻會(huì)對接電話的人造成麻煩。此外,如果不知道名字,會(huì)對以后的工作帶來許多不便,如果自己要找的人不在,還會(huì)造成聯(lián)系困難。21.私人電話,應(yīng)長話短說——可是,當(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時(shí),那就是另一回事了。 我們時(shí)常會(huì)遇到這樣的情形:當(dāng)通過電話與對方交談時(shí),電話在中途突然因操作失誤而斷線。 要是事情沒有談完,應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽?,以使談話繼續(xù)下去。 我們時(shí)常會(huì)因話聲音小而聽不清楚,此時(shí),你是否會(huì)因此而提高嗓音,大聲地說:“對不起,我聽不太清楚,請說大聲一點(diǎn)?”如“很抱歉,電話的聲音聽起來有點(diǎn)遠(yuǎn)”,或“很抱歉,能不能請你再說一遍”,明白無誤地反問對方,并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。24.“請稍等片刻”,不宜超過一分鐘——可是,她想要找的資料臨時(shí)卻找不到。在商業(yè)上,“片刻”以一分鐘為限。 當(dāng)在電話上受人之托,轉(zhuǎn)達(dá)留言時(shí),必須作記錄。雖然有些公司有內(nèi)部專用的記錄格式紙,但在多數(shù)公司,受托人只能自己加以整理。 在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由;此外,還應(yīng)寫出接電話者,即你的名字。比如當(dāng)事人剛從A公司回來,看見來自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條,慌忙打電話過去,卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前,對方留下的口信。 當(dāng)電話鈴響了好幾聲,卻不見對方來接聽時(shí),一般打電話者會(huì)覺得煩躁,相信你也有過這種經(jīng)驗(yàn)。如果此時(shí)沒空,過了許久才接電話,也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意,這是最起碼的禮節(jié)。 無論是什么原因千萬別讓電話響太久,才不會(huì)遲遲沒人接電話,而使對方焦躁不安。27.應(yīng)確認(rèn)對方的留言——此時(shí),對于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名,應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。 例如,將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類,并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。此外,如果是自己留言,當(dāng)對方?jīng)]有復(fù)述時(shí),應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍,并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”,以此叮嚀。28.無法決定之事,應(yīng)請上司前來處理——?jiǎng)倓傔M(jìn)入公司的佩君,無論做什么都似乎干勁十足。她心里想:就這樣請別人來聽,很沒面子??墒牵髞韰s發(fā)生嚴(yán)重的問題,佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。在弄不清能不能讓其他人來接聽的時(shí)刻,只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音,將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。因此,不要太逞能,只想憑自己的力量來應(yīng)付,而要尋求周圍人的幫助。29.當(dāng)不人不在,應(yīng)盡早告知——否則,盡管你想依此顯示出自己的精明能干,卻相反地增加了對方的麻煩。30.當(dāng)事人外出,應(yīng)告知回來時(shí)間——因此,當(dāng)事人不在時(shí)接到電話,就一定要告訴對方前者返回公司的時(shí)間。 有時(shí)對方或許會(huì)說“我待會(huì)兒再打電話來”,如果只簡單地說聲“知道了”,然后將電話掛斷,是不太恰當(dāng)?shù)摹?身為一名上班族,你必須了解所任職公司的性質(zhì)是什么,與哪些公司有生意上的往來。上面簡潔明了地列出往來客戶的公司名稱、負(fù)責(zé)人的姓名與電話號碼等,并放在電話的旁邊。 如果可能的話,在這張名單中不僅要包括你所在的部門,還應(yīng)寫出除此以外和其它部門的工作性質(zhì)。 透過電話來處理客戶的投訴,是非常困難的一件事。但你不能受到影響,而變得意氣用事,應(yīng)始終保持冷靜。不知道您能不能將詳細(xì)的情形告訴我?”以承認(rèn)責(zé)任在己方的態(tài)度來接待對方。這樣只會(huì)使對方更加怒不可遏。 在充分聽取對方的陳述之后,最為重要的是要真誠地向?qū)Ψ降狼福⑶艺f明今后將要采取的措施。此時(shí),不要讓對方產(chǎn)生接電話者象走馬燈一樣換個(gè)不停的感覺。 最后,如果將你的姓名告訴給對方,并訂出切實(shí)可行的期限,相信對方應(yīng)該都能理解。33.留言內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)——可是,如果能留下打電話去的時(shí)間,對于接電話的一方來講,再方便不過。 當(dāng)對方長時(shí)間外出的時(shí)候,若只留下要交待的事情,對方會(huì)弄不清楚這是何時(shí)打來的電話。 此外,需要進(jìn)行緊急聯(lián)系進(jìn),時(shí)間便具有非常重要的意義。明天我將打電話與您聯(lián)系。 如果能留下事由與打來電話的日期、時(shí)間,以及自己的電話號碼,就萬無一失了。34.歸納重點(diǎn),再留言—— 感覺象站在麥克風(fēng)前一樣,心里總感到緊張。 我們常會(huì)遇到電話打過去之后,卻發(fā)現(xiàn)是答錄機(jī),于是心里發(fā)慌,要說出的事也變得語無倫次了。 此時(shí),在顯示答錄機(jī)開始啟動(dòng)的“嗶”的聲音響起之前,可以將聽筒放下,然后再重新?lián)芴?。其?shí),只要事先作好記錄,然后,再照著紀(jì)錄念就行了。 由于電話的錄音時(shí)間較短,因此應(yīng)盡可能地將要說的事情作簡潔的歸納,并條理清晰地說出。 再者,當(dāng)要說的話內(nèi)容復(fù)雜時(shí),不要在答錄機(jī)上絮絮叨叨地說,而應(yīng)簡單地說一句“我以后再和您聯(lián)系”,過后再重新打電話過去。35.即使留言也要再確認(rèn)——可是,對方卻是答錄機(jī),于是永賢就將要說的話錄進(jìn)了自動(dòng)答錄機(jī)中。 第二天,永賢被上司叫去。雖然永賢回答已在答錄機(jī)中留言,但卻被上司嚴(yán)厲地訓(xùn)斥了一頓。上司訓(xùn)斥他的理由是:“當(dāng)對方不在而用答錄機(jī)時(shí),應(yīng)該在稍后再次打電話進(jìn)行確認(rèn),你卻就這么算了”。此外,在答錄機(jī)中留言時(shí),如果附加一句“稍后我再和您聯(lián)系”會(huì)顯得更加謹(jǐn)慎。36.交換名片時(shí)應(yīng)先遞出——當(dāng)你向?qū)Ψ竭f張污跡斑斑的名片,或以從對方看來相反的方向遞出,都是錯(cuò)誤的。因?yàn)閬砜褪冀K處于上位,因此在自己公司迎接客人時(shí),應(yīng)該比對方早遞出名片。 此外,在遞出名片時(shí),必須站起來。即使到對方公司拜訪,也應(yīng)在自報(bào)姓名的同時(shí)遞出名片。 當(dāng)對方搶先遞出名片的時(shí)候,應(yīng)先用雙手將名片接過來,然后再遞出自己的名片。 此外,在接受名片時(shí),要注意不要將手指蓋住名片的文字。而接受名片之后,注意不要將它垂到腰部以下或漫不經(jīng)心地塞入口袋里。 不要因接受的名片上有不認(rèn)識的字,而感到難為情。“對不起,是○○先生嗎?” 有些人在交換名片結(jié)束后,常會(huì)將名片放在桌上就開始會(huì)談。不過,當(dāng)客人只有一位時(shí),就應(yīng)該將名字牢記,然后收在名片夾或口袋中,不可放在桌上置之不理。 此外,即使客人有多位,也應(yīng)盡可能當(dāng)場記住他們各自的姓名。弄灑茶水而將名片弄臟,是對對方的不敬,請務(wù)必謹(jǐn)慎地對待。40.對方介紹時(shí),應(yīng)從下位者的人開始——如果同時(shí)有自己公司和其他公司的人員在場,應(yīng)從自己公司人員開始介紹,首先先介紹自己的上司,然后再介紹客人。 而進(jìn)行介紹時(shí),要先介紹職稱,再介紹姓氏。所以要改說為——“這位是我們的經(jīng)理,姓C”。 拜訪其他公司時(shí),必須事先約定時(shí)間,但是訪問的日期與時(shí)刻,應(yīng)取決于對方的日程,除非對方任何時(shí)間都可以時(shí),才由自己決定。如果你將會(huì)面的時(shí)間定在這些時(shí)間,會(huì)造成對方的不便。 約定會(huì)面時(shí),除了定出訪問的日期與時(shí)刻,同時(shí)還應(yīng)將己方前去訪問的人數(shù)、姓名、職務(wù)、將要商談的事情概要,以及預(yù)計(jì)所需的時(shí)間告訴對方。 嘉玲于一周前已與對方約好前往拜訪,因此當(dāng)天就直接前往訪問。雖然事前都會(huì)先約好時(shí)間,但是,在訪問的前一天打電話加以確認(rèn),也是應(yīng)有的禮節(jié)。 因此,一周前定好的約會(huì),也應(yīng)在前一天再次打電話加以確認(rèn)“明天的約會(huì)是否有更改?……”。因此在訪問的前一天加以確認(rèn),就顯得十分重要了。 如果去其他公司拜訪,卻遲于約好的時(shí)間到達(dá),容易讓對方產(chǎn)生:“和這種不遵守時(shí)間的人,不能進(jìn)行重要的商務(wù)會(huì)談”,而留下不好的印象。 遵守約定的時(shí)間,是商業(yè)往來的基本原則。 通常出發(fā)的時(shí)間應(yīng)比約好的時(shí)間提前30~40分鐘。 如果能提前5分鐘到達(dá)對方的公司,是最為恰當(dāng)?shù)摹?4.禮貌要周到——此時(shí),還要告訴對方是否事先約好。 此外,如果公司的名稱不易聽清楚,或者你的名字較為少見,可向接待員遞出自己的名片。如果沒有柜臺,應(yīng)主動(dòng)與離辦公室入口處最近的人搭話。應(yīng)以不造成妨礙他人的方式,盡可能以恭敬的態(tài)度拜托近旁的人代為轉(zhuǎn)達(dá)。45.在對方的會(huì)客室,應(yīng)坐在下座——而在會(huì)客室里等待時(shí),應(yīng)當(dāng)淺坐在沙發(fā)上。此外,當(dāng)沙發(fā)較低時(shí),應(yīng)將腿略微偏向下座的一側(cè)。46.不要將公事包放在會(huì)客室桌上——在取出資料時(shí),也應(yīng)注意不要將皮包放在桌子上,而應(yīng)放在膝蓋上。然而,在會(huì)客室內(nèi)聊天,是絕對禁止的。若是讓該公司的職員聽見你正在閑聊,會(huì)做何感想?無論這種閑聊是與工作有關(guān)的事還是私事,都是不禮貌的行為。48.寒暄問候好,應(yīng)面帶笑容——寒暄問候是非常重要的。如果聲音太小或故意要避開對方視線似地把頭低下,反而會(huì)讓對方因不知道你在說什么而尷尬萬分,說不定會(huì)造成反效果。問候時(shí)應(yīng)口齒清晰、精神飽滿,不是要你拉大嗓門。當(dāng)然,希望你在問候?qū)Ψ降耐瑫r(shí),也能露出笑容。而且問候時(shí)面帶笑容,還能避免情緒緊張。49.上班服裝應(yīng)得體——但是,若穿得太隨便或不講究,容易讓別人留下不好的印象。 有時(shí)會(huì)因與客戶或上司商量事情,而一起吃晚飯:或者在回去時(shí)把東西順路送到別的公司。如果是女性,裙子應(yīng)避免過短或過長,男性的指甲應(yīng)注意是否藏污納垢;鞋子應(yīng)選擇質(zhì)感好的不宜太高,手提包則以多功能的為主。50.被上司叫去時(shí),記得帶記事本——然后將他說過的話復(fù)述一遍,以便加以確認(rèn)。 如果不帶記事本,就去聽上司下達(dá)指令,很容易將日期、時(shí)間及名字等遺忘掉。51.應(yīng)在限期內(nèi)完成上司指示工作——由于上司非常忙碌,有時(shí)也會(huì)忘記說明期限。經(jīng)常有這樣的事發(fā)生:上司把他認(rèn)為緊急的事來交代你,數(shù)日之后當(dāng)被他問到“那件事做完了嗎?”你卻驚訝地說“呃?它有那么急嗎?你也會(huì)同時(shí)做幾件事,因此必須問清期限,以確定優(yōu)先做哪件事。 當(dāng)上司確認(rèn)了期限之后,相信一定會(huì)對你另眼相看。 如果因交通堵塞而可能會(huì)遲到時(shí),應(yīng)該要與公司取得聯(lián)系,告知原因與抵達(dá)時(shí)間。因?yàn)檫t到和請假,有可能造成公司行事上的不便,所以,你何時(shí)上班,是他們最想知道的事。53.約會(huì)若延遲,要打電話通知——此時(shí)應(yīng)該打電話給對方,說明自己可能會(huì)遲到。就算遲到5至10分鐘,也比遲到了卻什么都不說,留給對方的印象更好。 人在外面有變更約會(huì)時(shí),不要忘了使用電話聯(lián)系。 上司交待的工作,各式各樣,從很快就能完成的復(fù)印,到需要花費(fèi)長達(dá)一個(gè)月才能完成的長期完成的長期工作,真是不一而足。 如果是一分很快就能完成的工作,完成之后必須立即報(bào)告;反之,要花較長時(shí)間的工作,就要不定時(shí)提報(bào)進(jìn)展。 對交給你去做的事已進(jìn)行到哪里,你的上司會(huì)非常在意。若是需要花費(fèi)一個(gè)月來完成的工作,可每隔十天報(bào)告一次。55.婚宴席上要注意分寸——有些人一旦出席與自己關(guān)系親密的朋友或同事的婚宴,不知不覺中就會(huì)盡情地歡鬧,而失去分寸。 有些年
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