【正文】 格”組——表格，在下拉列表中選中具體的插入表格的方式。圖1 9 表格工具——布局選項(xiàng)卡② 在“布局”選項(xiàng)卡的各個(gè)組中選中對(duì)應(yīng)的工具進(jìn)行編輯：設(shè)置表屬性、選擇表格對(duì)象、刪除和插入表格對(duì)象、設(shè)置單元格大小、設(shè)置對(duì)齊方式等。1) 排序：可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的排序。方法1：選中標(biāo)題行(必須是表格的第一行)，然后單擊該按鈕即可；圖1 10 “表格轉(zhuǎn)換為文本”對(duì)話框方法2：選中標(biāo)題行，單擊該選項(xiàng)卡的“表”組中的 “屬性”按鈕，打開“表格屬性”對(duì)話框，切換到“行”選項(xiàng)卡，選中“在各頁(yè)頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕即可。4) Fx公式：可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的公式運(yùn)算。單擊表格的任意位置，然后單擊“表格工具”— —“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡圖1 11 “設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡二、創(chuàng)建不規(guī)則的表格 表格中各行和列的布局不完全相同① 創(chuàng)建一個(gè)規(guī)則表格② 合并或拆分單元格，“布局”選項(xiàng)卡——“合并”組。操作練習(xí)13 新建“同學(xué)錄”文檔，并在文檔中創(chuàng)建25行4列的表格，把素材中的表格記錄復(fù)制到同學(xué)錄中來(lái)。3）復(fù)制：Ctrl+C，粘貼 Ctrl+V。 表格單元格的大小為：高1厘米，寬4厘米；表中的文字為“水平居中”對(duì)齊。 設(shè)置“重復(fù)標(biāo)題行”，使得該表格的每一頁(yè)的第一行都顯示為標(biāo)題；對(duì)表格數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，按照“郵編”的升序排列。 新建文檔“員工信息卡”，制作入下圖所示的與員工信息卡。② 這時(shí)光標(biāo)變成形狀，在文檔中按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)即可繪制出合適的形狀。② 單擊該形狀，出現(xiàn)“繪圖工具”功能區(qū)，在“格式”選項(xiàng)卡中設(shè)置形狀。③ 單擊插入的圖片，出現(xiàn)“圖片工具”功能區(qū)，在“格式”選項(xiàng)卡中對(duì)插入的圖片進(jìn)行設(shè)置。① “插入”選項(xiàng)卡——“插圖”——“Smartart” 圖1 14 “選擇SmartArt圖形”對(duì)話框② 在“選擇SmartArt圖形”對(duì)話框中選擇圖形形狀，然后單擊“確定”，出現(xiàn)“SmartArt工具”功能區(qū)，多了“格式”和“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。四、插入藝術(shù)字① “插入”選項(xiàng)卡——“文本”——“藝術(shù)字”，選擇藝術(shù)字樣式。 圖1 17 藝術(shù)字工具——“格式”選項(xiàng)卡③ 單擊藝術(shù)字，出現(xiàn)“藝術(shù)字工具”功能區(qū)，單擊“格式”選項(xiàng)卡，使用里面的工具來(lái)設(shè)置藝術(shù)字。② 這時(shí)光標(biāo)變成形狀，在文檔中按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)即可繪制出合適的文本框。圖1 18 文本框工具——“格式”選項(xiàng)卡④ 單擊文本框，出現(xiàn)“文本框工具”功能區(qū)，單擊“格式”選項(xiàng)卡，使用里面的工具來(lái)編輯文本框。一、 插入時(shí)間：① 光標(biāo)移動(dòng)到文檔中需要插入日期和時(shí)間的位置。圖1 19 “日期和時(shí)間”對(duì)話框③ 在“日期和時(shí)間”對(duì)話框中選擇格式，如果保持時(shí)間的自動(dòng)更新的話勾選對(duì)話框右下角的“自動(dòng)更新”復(fù)選框，然后單擊“確定”。提示：“插入”選項(xiàng)卡——“文本”組——日期和時(shí)間，并在對(duì)話框中選擇“自動(dòng)更新”復(fù)選框。環(huán)繞方式：襯于文字下方。5）移動(dòng)藝術(shù)字到合適的位置。提示：1）“插入”選項(xiàng)卡——“插圖”組——圖片，找到素材圖片插入；2）單擊選中圖片，拖動(dòng)四周的控制塊調(diào)整圖片大小，并移動(dòng)到合適的位置；3）單擊選中圖片，到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中設(shè)置圖片樣式和環(huán)繞方式。提示：1）“插入”選項(xiàng)卡——“插圖”組——SmartArt；2）在“選擇SmartArt圖形”對(duì)話框中單擊“垂直框列表”然后單擊“確定”。4）單擊圖形中的文本框，輸入樣張所示的文字。7）調(diào)整到合適大小。提示：1）單擊“插入”選項(xiàng)卡——“插圖”組——形狀——?jiǎng)?chuàng)建繪圖畫布，創(chuàng)建一張畫布；2）單擊選中剛才創(chuàng)建的SmartArt圖形，使用快捷鍵“Ctrl+X”剪切，然后單擊剛才創(chuàng)建的畫布，“Ctrl+V”粘貼，然后調(diào)整到合適的位置；3）在畫布中繪制樣張所示形狀：?jiǎn)螕簟安迦搿边x項(xiàng)卡——“插圖”組——形狀——流程圖：資料帶，然后在畫布上繪制合適大小的形狀，旋轉(zhuǎn)合適角度；4）單擊繪制的形狀，在“格式”選項(xiàng)卡——“文本框樣式”組——形狀填充和形狀輪廓中設(shè)置形狀的填充色和輪廓色，顏色都設(shè)置為“橄欖色，強(qiáng)調(diào)文字3，單色80％”；5）繪制圖樣章所示的形狀下面的斜線，然后調(diào)整畫布中各對(duì)象的位置；6）調(diào)整畫布的大小，設(shè)置畫布的環(huán)繞方式為“緊密環(huán)繞”，拖動(dòng)到文檔的合適位置。例如，要打印請(qǐng)貼、邀請(qǐng)函或信封之類。傳統(tǒng)做法則是每打印一張進(jìn)行一次修改。郵件合并的原理是將發(fā)送的文檔中相同的重復(fù)部分保存為一個(gè)文檔，稱為主文檔；將不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一個(gè)文檔，稱為數(shù)據(jù)源；然后將主文檔與數(shù)據(jù)源合并起來(lái)，形成用戶需要的文檔。表格中的每一列對(duì)應(yīng)一個(gè)信息類別，如姓名、性別、職務(wù)、住址等。數(shù)據(jù)記錄是一組完整的相關(guān)信息，如某個(gè)收件人的姓名、性別、職務(wù)、住址等。 新建主文檔將數(shù)據(jù)源合并到主文檔① 單擊“郵件”選項(xiàng)卡，在此你就可以看到所有幫助你完成郵件合并的功能，它將引導(dǎo)我們一步一步、輕松地完成郵件合并。③ 單擊“選擇收件人“，即找到數(shù)據(jù)源。④ 單擊“編輯收件人列表“，在彈出的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，我們可以對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和排序，具體操作方法與Excel表格類似。相應(yīng)地，篩選之后得到的信函的份數(shù)將是篩選結(jié)果的記錄條數(shù)，而不再是整個(gè)表的記錄條數(shù)。還可以使用“規(guī)則”命令選項(xiàng)來(lái)改變插入的域，如：要把“性別”字段中的文字“男”和“女”修改為“先生”和“女士”，則可以單擊“規(guī)則”中的“如果…那么…否則…”（如圖120），然后在跳出的對(duì)話框中按照?qǐng)D121進(jìn)行設(shè)置。有多個(gè)選項(xiàng)，第一個(gè)就是能夠讓你編輯單個(gè)文檔。如果需要的話，你就可以進(jìn)行任何編輯。最后一個(gè)選項(xiàng)就能夠讓你將每個(gè)頁(yè)面作為一封電子郵件發(fā)送出去。操作練習(xí)15 把練習(xí)13創(chuàng)建的“同學(xué)錄”文檔和14整理好的“同學(xué)會(huì)邀請(qǐng)函”文檔放到同一個(gè)文件夾中，文件夾的名字為“同學(xué)聚會(huì)”。提示：1）打開“同學(xué)會(huì)邀請(qǐng)函”文檔，選中第一行的“**”；2）單擊“郵件”選項(xiàng)卡——“開始合并郵件”組——開始郵件合并——信函；3）單擊“選中聯(lián)系人”——使用現(xiàn)有列表，找到“同學(xué)錄”文檔，“打開”；4）單擊“規(guī)則”中的“如果…那么…否則…”，在對(duì)話框中設(shè)置為：性別等于男，則插入此文字“帥哥”，否則插入此文字“美女”，單擊“確定”；5）單擊“插入合并域”——姓名；6）將插入的合并域的字體也設(shè)置為“楷體、四號(hào)、加粗”；6）單擊“完成并合并”——編輯單個(gè)文檔——全部，“確定”，然后保存到“同學(xué)聚會(huì)”文件夾，命名為“打印的邀請(qǐng)函”。 輸入文字：“郵編：和沈乃波寄”。 字符格式：信封中的字體為宋體、小三。 頁(yè)面格式：頁(yè)邊距：上下左右均為2厘米；紙張方向：橫向；紙張大?。海?；頁(yè)面顏色為“茶色、背景深色10％”。合并完成的文檔命名為“信封－打印”，放到“同學(xué)聚會(huì)”文件夾。第二部分高級(jí)應(yīng)用—長(zhǎng)文檔處理技術(shù)——編輯“辦公自動(dòng)化講義”在創(chuàng)建和編輯一個(gè)包含多個(gè)章節(jié)的書、畢業(yè)論文、計(jì)劃書或者包含多個(gè)部分的報(bào)告時(shí)，要很好地組織和維護(hù)長(zhǎng)文檔就稱為一個(gè)很重要的問(wèn)題。制作綱目結(jié)構(gòu)文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評(píng)價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。制作長(zhǎng)文檔時(shí)經(jīng)常有兩種做法：一種是先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充；另一種是先填充好內(nèi)容再設(shè)置綱目結(jié)構(gòu)。第二種做法也非常常見(jiàn)。第一種情況：先創(chuàng)建綱目結(jié)構(gòu)，再完成內(nèi)容。2. 切換到大綱視圖后，可以看到多了“大綱”選項(xiàng)卡，該選項(xiàng)卡是專門為建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。4. 輸入二級(jí)標(biāo)題，將插入點(diǎn)定位于“Excel 2007”段落末尾，回車，此時(shí)仍為一級(jí)標(biāo)題，設(shè)置為二級(jí)標(biāo)題的方法：方法一是按下鍵盤“Tab”鍵；方法二是單擊“大綱”選項(xiàng)卡的“降級(jí)”按鈕；方法三是在大綱級(jí)別下拉列表中選擇。5. 接著輸入其它的二級(jí)標(biāo)題，可以看到含有下屬標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來(lái)的變成。6．同樣的方法輸入三級(jí)標(biāo)題、四級(jí)標(biāo)題等其它所有標(biāo)題，這樣就把文檔的綱目結(jié)構(gòu)建好了。圖12 1 顯示級(jí)別8．綱目結(jié)構(gòu)建好后就可以切換到頁(yè)面視圖輸入正文文本了。第二種情況：設(shè)置內(nèi)容已完成文檔的綱目結(jié)構(gòu)設(shè)置已完成文檔的綱目結(jié)構(gòu)主要有以下兩種方法：一種是使用樣式；一種是應(yīng)用大綱視圖。使用樣式就可以很輕松的解決這類的問(wèn)題。通常情況下，只需使用word 2007提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)樣式不能滿足要求，則在預(yù)設(shè)樣式的基礎(chǔ)上略加修改即可。 選擇要設(shè)置為一級(jí)標(biāo)題的段落，單擊“開始”選項(xiàng)卡——“樣式”組——標(biāo)題1，重復(fù)此步驟知道所有的一級(jí)標(biāo)題設(shè)置完成。重復(fù)此步驟知道所有的二級(jí)標(biāo)題設(shè)置完成。 如果預(yù)設(shè)標(biāo)題樣式不合要求，可以新建合要求的標(biāo)題樣式或者更改已有的標(biāo)題樣式。設(shè)置好之后單擊“確定”。圖12 2 “創(chuàng)建樣式”對(duì)話框修改樣式的方法：?jiǎn)螕魳邮酱案裰幸薷牡臉邮矫Q右邊的下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“修改”，跳出“修改樣式”的對(duì)話框（與新建樣式時(shí)跳出的對(duì)話框內(nèi)容幾乎一樣），按要求在對(duì)話框中修改樣式的各種格式，修改完畢后單擊“確定”。二、 大綱視圖的使用“視圖”選項(xiàng)卡——“文檔視圖”組——“大綱視圖”——“大綱”選項(xiàng)卡或者單擊右下角的大綱視圖按鈕。使用“大綱工具”組中的這幾個(gè)工具設(shè)置標(biāo)題的大綱級(jí)別。提示：除了使用以上兩種方法設(shè)置文檔的綱目結(jié)構(gòu)之外，還可以使用“格式刷”來(lái)設(shè)置，單擊格式刷可以刷一次格式，雙擊格式刷可以重復(fù)刷格式。提示：在大綱視圖下設(shè)置或者使用標(biāo)題樣式。標(biāo)題2：宋體、三號(hào)、加粗，無(wú)縮進(jìn)、段前13磅、段后3磅、。標(biāo)題4：宋體、五號(hào)、加粗，首行縮進(jìn)2字符、段前段后0行、單倍行距。制作目錄要打印一個(gè)長(zhǎng)文檔時(shí)，為了使文檔的裝訂更完美一些，要在文檔的最前面加上所有章節(jié)的標(biāo)題及頁(yè)碼作為目錄，有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找內(nèi)容等。一、 創(chuàng)建目錄Word 一般是利用標(biāo)題或者大綱級(jí)別來(lái)創(chuàng)建目錄的。如果文檔的綱目結(jié)構(gòu)比較好，創(chuàng)建出合格的目錄就會(huì)變得非?？焖俸?jiǎn)便。步驟如下： 首先制作好文檔的綱目結(jié)構(gòu)。 單擊“引用”選項(xiàng)卡——“目錄”組——目錄，可以選擇下拉列表中設(shè)置好格式的自動(dòng)目錄，也可以“插入目錄”自己設(shè)置目錄的格式，在此單擊“插入目錄”。目錄就自動(dòng)生成了。 單擊“目錄”對(duì)話框右下角的“修改”按鈕，跳出“樣式”對(duì)話框，選擇要修改標(biāo)題的樣式，“目錄1”對(duì)應(yīng)一級(jí)標(biāo)題，“目錄2”對(duì)應(yīng)二級(jí)標(biāo)題，以此類推，然后單擊“確定”，跳出“修改樣式”對(duì)話框。跳出“是否替換所有目錄”對(duì)話框，選擇“是”，然后“確定”，這是目錄就會(huì)自動(dòng)發(fā)生了修改。操作練習(xí)22為文檔“1word2007的常規(guī)應(yīng)用”添加目錄。修改目錄格式，把二級(jí)標(biāo)題對(duì)應(yīng)的目錄2的樣式修改為“，段前段后0行“；三級(jí)標(biāo)題對(duì)應(yīng)的目錄3的樣式修改為“左側(cè)縮進(jìn)3個(gè)字符，段前段后0行”。頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置一、分節(jié)符的使用在建立新文檔時(shí)，word將整篇文檔默認(rèn)為一節(jié)。使用“分節(jié)符”可以將文檔分成若干個(gè)節(jié)，并對(duì)每個(gè)節(jié)進(jìn)行不同的格式設(shè)置。插入分節(jié)符把光標(biāo)移動(dòng)到要插入分節(jié)符的位置，然后單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡——“頁(yè)面設(shè)置”組——分隔符——分節(jié)符，選擇分節(jié)符的類型。這種類型的分節(jié)符尤其適用于在文檔中開始新章。2） “連續(xù)”命令用于插入一個(gè)分節(jié)符并在同一頁(yè)上開始新節(jié)。提示：如果要使文檔的各章始終在奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)開始，請(qǐng)使用“奇數(shù)頁(yè)”或“偶數(shù)頁(yè)”分節(jié)符選項(xiàng)。2）在“頁(yè)面視圖”中，如果不顯示分頁(yè)符標(biāo)記，單擊“office按鈕”——選項(xiàng)，在選項(xiàng)對(duì)話框中單擊“顯示”，然后在“始終在屏幕上顯示這些格式標(biāo)記”項(xiàng)中選中復(fù)選框“顯示所有格式標(biāo)記”，這樣就可以看到文檔中的分節(jié)符了，用鼠標(biāo)單擊，然后delete就可刪除了。圖12 6 頁(yè)眉和頁(yè)腳工具中的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡② 輸入頁(yè)眉。④ 輸入完成后，單擊“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳“按鈕即可退出設(shè)置。設(shè)置首頁(yè)不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳① 移動(dòng)光標(biāo)到首頁(yè)，單擊“插入”選項(xiàng)卡——“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組——頁(yè)眉，單擊“空白頁(yè)眉”，然后單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡——“選項(xiàng)”組——首頁(yè)不同。③ 單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡——“導(dǎo)航”組——下一節(jié)按鈕，進(jìn)入非首頁(yè)頁(yè)眉的編輯狀態(tài)，輸入頁(yè)眉或頁(yè)腳，即可設(shè)置首頁(yè)不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。設(shè)置奇偶數(shù)頁(yè)不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳① 單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡——“選項(xiàng)”組——奇偶數(shù)頁(yè)不同。④ 輸入完成后，單擊“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳“按鈕即可退出設(shè)置。不同章節(jié)分別設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳我們?cè)陂L(zhǎng)文檔中經(jīng)常看到不同章節(jié)部分分別有不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，比如每一章的頁(yè)眉為章節(jié)的名稱，前言部分與目錄部分分別用不同的頁(yè)碼符號(hào)等。② 在希望創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳的節(jié)內(nèi)單擊鼠標(biāo)。④ 單擊“下一節(jié)”，切換到下一節(jié)頁(yè)眉頁(yè)腳的編輯狀態(tài)。⑤ 在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“導(dǎo)航”組中，單擊“鏈接到前一節(jié)頁(yè)眉” ， 以便斷開新節(jié)中的頁(yè)眉和頁(yè)腳與前一節(jié)中的頁(yè)眉和頁(yè)腳之間的連接。⑦ 重復(fù)6三步，知道所有章節(jié)的頁(yè)眉頁(yè)腳都設(shè)置完畢，關(guān)閉退出。要求如下：“目錄”也所在的頁(yè)眉為“目錄”，頁(yè)腳插入頁(yè)碼，頁(yè)碼編碼格式為：……。更新目錄。3）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡——“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組——頁(yè)碼——設(shè)置頁(yè)碼格式，跳出頁(yè)碼格式對(duì)話框，在對(duì)話框中按下圖設(shè)置頁(yè)碼格式。圖12 7 “頁(yè)碼格式”對(duì)話框（2）頁(yè)眉的設(shè)置步驟：1）切換到目錄部分的頁(yè)眉，輸入頁(yè)眉“目錄”；2）單擊“導(dǎo)航”組中的“下一節(jié)”按鈕切換到正文部分的頁(yè)眉編輯狀態(tài)；3）單擊選中“選項(xiàng)”組中的“奇偶數(shù)頁(yè)不同”復(fù)選框；4）單擊“鏈接到前一節(jié)頁(yè)眉”斷開與前一節(jié)頁(yè)眉之間的連接，頁(yè)眉左邊如果顯示“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”則在頁(yè)眉中輸入“辦公自動(dòng)化講義”，否則輸入 “第1章 word 2007”；5）單擊“導(dǎo)航”組中的“下一節(jié)”按鈕，重復(fù)步驟4）。題注、腳注和尾注、書簽的設(shè)置一、題注的設(shè)置在書籍中經(jīng)常要在文檔中插入圖形、表格等內(nèi)容，為了便于排版時(shí)查找和便于讀者閱讀，通常要在圖形、表格的上方或下方添加一行諸如“ 圖1 ” 、“ 表1 ” 等文字說(shuō)明。實(shí)現(xiàn)的方法：① 單擊選中要插入題注的對(duì)象（圖片、圖表、公式等都可以）。圖