【正文】 手冊正確使用；未攜帶門禁卡時，應請求行政人事部前臺人員開啟大門，并填寫“出勤說明書”報行政人事部備案。 大門鑰匙分配四把，分別由行政人事部 PA 人員留存一把 、行政人事部前臺人員留存一把、行政人事部備案留存一把、公司緊急聯(lián)絡人 留存一把 、總 經(jīng)理留存一把、團隊負責人留存一把 。 消防通道門、房間門鑰匙分配兩把，分別由行政人事部前臺人員留存一把、行政人事部備案留存一把。 財務部鑰匙分配三把，分別由財務部會計和出納各留存一把、行政人事部備案留存一把。 機房鑰匙分配兩把，分別由網(wǎng)絡管理員留存一把、行政人事部備案留存一把。 辦公桌抽屜鑰匙分配兩把，分別由員工留存一把、行政人事部備案留存一把。 如因公需使用鑰匙，須向保管人說明使用目的，用畢后應立即歸還。 進入大廈和公司上班時應主動出示胸卡或佩帶于胸前，配合大廈保安部門進行出入檢查；未攜帶胸卡時，應按照大廈保安部門的規(guī)定主動進行登記。 第五部分 辦公設備使用管理辦法 第三十八條 辦公設備由行政人事部統(tǒng)一登記造冊、維護保養(yǎng)、維修， 計算機類由網(wǎng)絡管理員負責安裝調(diào)試。 辦公設備的采購，應遵循“貨比三家”的原則，由行政人事部根據(jù)需要擇優(yōu)采購，簽訂正規(guī)的采購合同。 辦公設備的驗收，由行政人事部相關人員根據(jù)“辦公設備購買申請表”仔細核對設備的型號、技術指標、數(shù)量等，并詳細填寫《辦公設備購買驗收單》（附件表 2— 3）入固定資產(chǎn)管理程序。 辦公設備的領用，由需求部門填寫《辦公設備領用登記表》（附件表 2— 4）并報行政人事部，行政人事部根據(jù)公司現(xiàn)有辦公設備現(xiàn)狀，統(tǒng)一協(xié)調(diào)配備。 復印機 /打印機 的使用，僅限定公司業(yè)務或與業(yè)務有關的需要，非業(yè)務（私用）一律禁止文件的復印事宜 。 各部門員工因公須申請使用復印機 /打印機 時， 申請人應填寫《復印 /打印 登記表》（附件表 3— 1）， 從 行政人事部前臺人員 處領取紙張 進行復印 /打印 作業(yè)。 所有員工均應按照使用手冊正確操作復印機： 復印機使用前應預熱；復印機稿臺玻璃保持清潔、無劃痕；復印機的分頁器和送紙槽內(nèi)，禁止放置含有金屬裝訂的復印頁；下班時應關閉復印機開關，切斷電源，禁止未關閉復印機開關就直接拔斷電源插頭；復印機出現(xiàn)異響、過熱、進水等現(xiàn)象時，應及時關閉電源并通知行政人事部報修。 使用復印機 /打印機 時，機密級文件復印失敗的廢棄紙張應進行碎紙?zhí)幚?，一般性文件復?/打印 失敗的廢棄紙張應保留在行政人事部前臺處，待復印 /打印 非正規(guī)性文件或做草稿紙時優(yōu)先使用，不得浪費。 第四十一條 傳真機使用注意事項 傳真機設置于行政人事部前臺內(nèi)，由行政人事部前臺人員負責其收發(fā)、登記、傳送、督辦、歸檔等事務。 違反此項規(guī)定者，給予 4 罰金單位的處罰。 行政人事部前臺人員在填寫收發(fā)文件記錄表時，應仔細填寫發(fā)文編號、發(fā)件人姓名、傳真日期、時間、事由、收件人姓名、收件人傳真號碼等，于每月底送交行政人事部負責人校閱。如有需要可將收文復印留存收件人。 行政人事部前臺人員因公外出或下班時，由其他行政人事部人員暫代行其職務，并確實做好手動和自動（工作時間外、公休日、法定節(jié)假日）轉換。 第四十二條 投影儀使用注意事項 投影儀設置于大會議室內(nèi)， 由行政人事部前 臺人員負責其保管、準備、清潔、管理等事務。 投影儀在工作中，嚴禁遮擋散熱風口。 在搬動和使用中應小心輕放，避免強烈震動。 如果投影儀出現(xiàn)異響、過熱、進水等現(xiàn)象時，應及時關閉電源并通知行政人事部報修。 第四十四條 管理部門 行政人事部負責 固定資產(chǎn)的實物記錄 、 保管、卡片登記、 維修、保養(yǎng) ；財務部負責固定資產(chǎn)的價值核算、管理和監(jiān)督（詳見《財務制度 — 固定資產(chǎn)篇》）。 第四十六條 移交 人員移交時，對于固定資產(chǎn)應按人事管理有關規(guī)定詳列清冊辦理移交手續(xù)。 第四十八條 盤點 行政人事部應會同財務部每 季度 盤點一次，根據(jù)固定資產(chǎn)管理帳項目全部清點。行政人事部對于盤盈或盤虧除應專案敘明原因呈核外，并應依增置或減損的規(guī)定辦理手續(xù)。 第四十九條 增置及登記 土地、房屋及建筑物、辦公家具、辦公設備、運 輸設備等固定資產(chǎn)增置時，使用部門需按第三十六條辦公設備管理流程手續(xù)辦理。 第五十條 受贈處理 固定資產(chǎn)因其他公司撥入、捐贈取得者，應填明價格，如原價無法查得或根本無原價者，得由行政人事部會同財務部予以估價，并按第四十八條固定資產(chǎn)增置手續(xù)辦理。 第五十二條 保險 固定資產(chǎn)應依本公司有關財務保險事務處理的規(guī)定辦理保險。 第五十四條 資產(chǎn)送修處理 固定資產(chǎn)因故障須送廠商修復時，應由送修部門填寫“固定資產(chǎn)轉移表”一式四份，經(jīng)行政人事部核準后，行政人事部留存一份，財務部留存一份，送修部門留存一份，廠商 留存一份。 第五十五條 出租或外借處理 固定資產(chǎn)出租或外借，行政人事部應先會同財務部呈請總經(jīng)理核準后方可辦理，并應制訂合同，副本送財務部以備核對。 第五十六條 減損處理 土地、房屋及建筑物、辦 公家具、辦公設備、運輸設備等固定資產(chǎn)因減損而報廢者，應由使用部門填寫“固定資產(chǎn)增減表”一式三份，注明減損原因，經(jīng)行政人事部及財務部簽注處理意見并呈請總經(jīng)理核準后，行政人事部留存一份，財務部留存一份，使用部門留存一份。 第五十七條 閑置固定資產(chǎn)處理 行政人事部至少每年應將經(jīng)營上認為無利用價值的閑置資產(chǎn)予以整理，填寫 《閑置固定資產(chǎn)處理明細表》（附件表 3— 8） 會同財務部 擬定處理意見，呈請總經(jīng)理核準后，方可進行資產(chǎn)處理。 第七部分 辦公用品使用管理辦法 第五十八條 辦公用品由行政人事部前臺負責分類管理，包括申請、登記、分發(fā)、回收、保管等工作。 第六十條 辦公用品采購后，由行政人事部進行分類登記，登記內(nèi)容包括：購買日期、品名、規(guī)格、單價、數(shù)量、領用人簽字?；厥掌贩N包括：第五類的固體膠棒、修正帶、電池；第六類的筆、替芯；第七類的鍵盤、鼠標、耳機；第九類的燈泡、燈管等。 第六十二條 行政人事部每月末最后一天應對辦公用品的數(shù)量進行盤點 ；行政人事部應會同財務部每季度盤點一次，根據(jù)低值易耗品管理帳項目全部清點。 第六十三條 所有的辦公用品和設備非公司業(yè)務用途，不得私自攜帶出公司。 第八部分 圖書管理辦法 第六十五條 公司圖書由行政人事部負責管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清點一次。 第六十七條 屬于公司購置或所有的工具書除按順序編號外，應將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關資料詳細登記于“本公司圖書登記總簿”，并填制圖書卡插放于圖書的末頁。 第六十九條 因工作需要采購圖書的，須填寫《圖書采購申請表》（附件表 3— 12），報部門負責人簽字，由行政人事部審核后統(tǒng)一購買。 第七十一條 員工借閱圖書不得批改、圈點、畫線、折角、涂寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司統(tǒng)一制訂，文書原稿由總公司統(tǒng)一保存。 第七十四條 文件整理 點收文件后，應依照下列方式整理： 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則； 右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊訂牢； 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情況，應先補整、裁切、折疊，使其整齊化一； 所有文件均進行電子文檔和光盤備份。 第七十六條 檔案分類 檔案分類應視案卷內(nèi)容、部門、業(yè)務項目等因素，按集團、公司、分公司、部門、大類、小類六級分類。如案卷較多，可繼續(xù)增設細類。如案卷較多一檔案夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔 案裝訂，并于小類或細類之后增設卷次編號，以便查考； 每一檔案夾封面內(nèi)首頁應設“目次表”，案卷歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個目次編號為原則； 檔案號的表示方式如下： A— B、 B B2— C C2— D D2— E E2— F F2 其中 A 為天聯(lián)集團， B 為天聯(lián)北京公司及分公司， C C2 為部門， D D2 為大類，E E2 為小類， F F2 為檔案目次。 第七十八條 檔案編寫 新檔案，應就“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔案號； 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號 并予以同號編列； 檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案卷敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號； 檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案應將檔案號填寫于案卷首頁的左上角；左方裝訂的檔案應將檔案號填寫于案卷首頁的右上角。 第八十條 檔案期限 永久保存： （ 1