【正文】 ）9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ∨ ）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ∨ ）14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ∨ ）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ）18．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（ ）20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ）22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ）24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ）30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ∨ ）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ）34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ）36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ）37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ∨ ）39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ∨ ）41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ）43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ）45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ）47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ）49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ）51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ）52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ）54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ）63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ∨ ）65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ）67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ）,最好用人工燈光.(√),盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行.(√),應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行.(錯(cuò)╳),文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)人后,再輕輕關(guān)上門.(錯(cuò)),應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人.(錯(cuò)),應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉,以免干擾其他事.(錯(cuò)),與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù).(對(duì)),支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜.(錯(cuò)),若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救,不但無法表達(dá)誠意,79．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）81．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（）83．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（√）85．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（）87．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)人會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)人。（√）89． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。（）91． 文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做，（）92． 對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查?！保ā蹋?4． 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（）98． 文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（）100． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）102． 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（）104． 文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（）106． 英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話，（√）108． 介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（）110． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（）112． 如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（）114． 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（√）116． 文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（√）118． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。一種：直接受意另一種：間接受意。2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37答：進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？答：(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件。39。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表,固定活動(dòng)日期一覽表,使用提示性備忘錄,準(zhǔn)備約會(huì)表,準(zhǔn)備特殊提示卡,準(zhǔn)備交往提示文件.6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？p137答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234答：（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。9．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238答：讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。11．按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255答：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告 。12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。P259—263答：(1)擬稿. 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程(2)(3),簽字發(fā)出(4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。1文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是？答：進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言具有以下作用：①.參謀作用，主動(dòng)向上司提出意見、建議。③.增進(jìn)關(guān)系作用，文員適當(dāng)?shù)倪M(jìn)言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級(jí)關(guān)系。一般的事要看上司空閑，心情好進(jìn)言；③.適地，要看場(chǎng)合；④.適度，要注意掌握分寸。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?，要一并裝訂；(3).認(rèn)真閱讀。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料；(4).逐項(xiàng)登記。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦；(6).及時(shí)復(fù)信。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。通常，報(bào)告是以口頭或文書表示，這里要談?wù)摰氖强陬^報(bào)告說明。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3).報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……；(4).一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5).如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6).如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。?qǐng)說明這一系列過程。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查核核實(shí)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印、或排版印制。指文件的譽(yù)寫稿，打印稿或清樣按定稿校對(duì)校正。是指在完成文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。答：公文的完全格式包括18項(xiàng)：①.版頭，②.發(fā)文字號(hào)，③.印刷順序序號(hào)，④.密級(jí)，⑸.緊急程度，⑥.簽發(fā)人姓名，⑦.公文標(biāo)題，⑧.主送機(jī)關(guān)，⑨.正文，⑩.附件，⑾.發(fā)文機(jī)關(guān)，⑿.成文日期，⒀.機(jī)關(guān)印章，⒁.注釋，⒂.閱讀，⒃.主題詞，⒄.抄送單位，⒅.印發(fā)說明。2辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：說服是讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺。爭(zhēng)取主動(dòng)與你合作。說服的要領(lǐng)：①.清楚地知道在所說的事項(xiàng)中最想說什么。③.以誠懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。四、設(shè)計(jì)題、1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩ｋ娔X放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145)答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，做一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)，條理清楚，重點(diǎn)突出。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(P150)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原。制作會(huì)議記錄并分發(fā)；如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送。7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐