【正文】 3)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定時刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。將議事錄和開會的各項(xiàng)資料分發(fā)給會議缺席者；會議有關(guān)文件的整理和保管。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。五、案例分析題、新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。小林就滔滔不絕地講了起來。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會談工作要求。2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認(rèn)時間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。案卷四：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。某公司經(jīng)理收到一封措辭無禮的信，是由某個與公司交往較深的代理商寫來的。⑤使用簡單、明了、易懂的餓語言，避免艱澀生僻。某公司經(jīng)理某一天收到一封非常無理的信，是一位與公司交往較深的代理商寫來的。作為秘書也確實(shí)應(yīng)具備這樣的品質(zhì)，但僅僅具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”，對一位秘書而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，如果僅僅這樣，仍是一種失職行為。按照公司慣例，職員到外地復(fù)職，時間最短一年，而且期間不得回家探親。案例二、秘書A小姐與它男朋友B供職于同一家公司，他們兩個準(zhǔn)備在第二年春暖花開的時節(jié)結(jié)婚，但他們的關(guān)系至今公司內(nèi)部無人知曉，不過他們準(zhǔn)備在年底在公司公開關(guān)系。秘書想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，因此，為了公司的利益，哪怕得罪了經(jīng)理也值得，于是秘書對經(jīng)理這樣說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕了算了！”C．秘書不僅沒有退下去打印，反而前進(jìn)了一步，提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點(diǎn)！給對方回一封這樣的信，后果會是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”D．當(dāng)天快下班的時候，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以把這封信寄走嗎？”作為秘書，你認(rèn)為以上行為，哪一種正確？為什么？請闡述分析理由。確認(rèn)預(yù)定。假設(shè)你是某公司的秘書，你的上司即將到廣州實(shí)業(yè)貿(mào)易有限公司出差，他通常都是住在當(dāng)?shù)氐囊凰灭^里，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視旅館外的公園，同時他還要一個接待室以召開商業(yè)會議，請秘書幫他在這家旅館里預(yù)定他想要的房間，收費(fèi)轉(zhuǎn)到公司帳上。③可以事先練習(xí)發(fā)言，身體語言以及手勢等都可以提前考慮成熟。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。39。案卷二：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開學(xué)工作的會議紀(jì)要,決定,通知。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。(7)租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場等問題。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對？(1)不能說總經(jīng)理外出了,有什么事請跟我說吧,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；3)對提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷；5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請保安或打110。某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。(P73)（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件?！眮黼娬撸骸?？”陳小姐：“對不起，不行的。 附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖。比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品(4)11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等。n+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答：(1).單位印章、套印章；(2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)；(3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；(4).另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；(5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；(6).加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；(7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；(8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；(9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：會議記錄事項(xiàng)如下：①.會議名稱；②.會議記錄人的姓名、蓋章；③時間（開始和結(jié)束時間）；④會議地點(diǎn)；⑤.議題；⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會議經(jīng)過情形及結(jié)論；⑨.相關(guān)資料；⑩.下次會議預(yù)定日期。⑦.用印。③.簽發(fā)。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間；(2).不要弄錯報(bào)告對象及順序。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦；(5).認(rèn)真處理。進(jìn)言要求：①.適事，反復(fù)思考確實(shí)認(rèn)為合理的事；②.適時考慮時機(jī)，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。請說明這一系列過程。（2）不要弄錯報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件. (2),不要損壞郵票,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報(bào)告上司,信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂. (3),也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明參閱某卷宗39。（√）117． 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（√）109． 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（√）101． 文員第一次做一項(xiàng)工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（√）90． 小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（）82．文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。（ ∨ ）42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ）35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。 （ ∨ ）27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ）19．如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 7以下哪個接打電話的行為是不正確的(受到通話對方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對回?fù)?.7文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭蠹s會時,以下哪種做法是錯誤的(如果上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會).7以下關(guān)于名片的使用方式,哪項(xiàng)是錯誤的(名片只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的).7文員要做好檔案收集,應(yīng)該收集的文書資料是(下級單位報(bào)送的報(bào)告,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等).7值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情(簽發(fā)文件). 7接受忠告的正確反應(yīng)是(切勿感情用事). 80、以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征(決策性).} 8文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的 （如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會）8以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的 （名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）8文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是 （下級單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）8值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 （簽發(fā)文件）8 辦公室布置要注意 （各種溝通、保密）8 傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的 （隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）8 在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)?（作會議記錄時離開會議室接聽電話）8以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的 （讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品） 8社交場合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）90、辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(有共同利益的話題) 9郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（愛好）9文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致） 9以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）94傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（一般的圖紙）95以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時