【正文】 其他要求：a) 保密性要強(qiáng)：系統(tǒng)收發(fā)郵件要通過加密的形式，避免網(wǎng)頁(yè)郵件系統(tǒng)在安全性方面的缺陷；b) 操作要方便：軟件的操作要很方便，要求經(jīng)過簡(jiǎn)單培訓(xùn)就能輕松上手；c) 維護(hù)要簡(jiǎn)單 ：軟件安裝完后的設(shè)置要有良好的用戶界面建議方案：只使用一臺(tái)內(nèi)部郵件服務(wù)器(Apache james)，在防火墻內(nèi)部，只能收發(fā)內(nèi)部郵件。優(yōu)點(diǎn)：l 只需要維護(hù)一套郵件系統(tǒng)，日常維護(hù)比較簡(jiǎn)單。用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：在首頁(yè)中有未讀郵件的提示，進(jìn)入郵件模塊，分頁(yè)顯示所有郵件，未讀郵件標(biāo)題加粗顯示。一個(gè)郵件沒有價(jià)值時(shí)，直接刪除。系統(tǒng)管理員可以刪除所有的郵件。要求： 登錄人登錄后，只顯示屬于自己的郵件。 郵件的附件支持中文文件名。郵件也可以轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。系統(tǒng)管理員可以刪除所有的郵件。若選擇了保存到寄件夾，就在發(fā)件人的寄件夾中增加一條記錄。要求： 支持抄送和暗送功能。 附件的大小可以達(dá)到20M。 支持發(fā)送到寄件夾的功能。 選擇收件人時(shí)可以分部門選擇。但有時(shí)候，一個(gè)郵件沒有寫完有其他事情了，可以將已寫好的內(nèi)容保存到草稿夾中，以后可以繼續(xù)在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行。輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：收到郵件后，根據(jù)自己的需要可以將這些郵件按正文轉(zhuǎn)發(fā)或按附件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。要求： 標(biāo)題自動(dòng)加上“RE：”前綴 自動(dòng)在信件末尾保留原信內(nèi)容 可選擇是否保留原信件中的附件操作人員（參與者）：所有用戶業(yè)務(wù)流程：用戶登錄后，打開某一收到的郵件，點(diǎn)回復(fù)業(yè)務(wù)規(guī)則：必須先打開郵件，才可以回復(fù).輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無 郵件收藏（可選）用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：對(duì)于比較重要的郵件可以選擇放入收藏夾。要求： 保存時(shí)，郵件標(biāo)題不能為空 郵件的內(nèi)容不能空操作人員（參與者）：所有用戶業(yè)務(wù)流程：當(dāng)一個(gè)郵件正在編寫內(nèi)容時(shí)，可能有別的事情要處理，為了安全要關(guān)閉OA 系統(tǒng)，應(yīng)該可以將郵件保存到草稿夾中，需要繼續(xù)時(shí)，從草稿夾中打開繼續(xù)進(jìn)行。操作人員（參與者）：登錄人或系統(tǒng)管理員業(yè)務(wù)流程：用戶使用自己的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)后，選擇一個(gè)或多個(gè)郵件，選擇刪除，就將郵件徹底從郵箱刪除。系統(tǒng)管理員可以刪除所有人的郵件，但是系統(tǒng)管理員沒有查看其他人的郵件的權(quán)力輸入項(xiàng)：輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：用戶進(jìn)入網(wǎng)站后，系統(tǒng)會(huì)提示登錄人有幾封未收郵件； 在用戶是已登錄的狀態(tài)時(shí)，每隔一個(gè)固定間隔時(shí)間（10分鐘）檢查郵箱，有新郵件時(shí)在桌面右下角彈出提示窗口，并在頁(yè)面狀態(tài)欄中刷新新郵件數(shù)量操作人員（參與者）：所有用戶業(yè)務(wù)流程：用戶進(jìn)入網(wǎng)站后，系統(tǒng)提示有幾封未收郵件；在用戶是已登錄的狀態(tài)時(shí)，定期檢查郵箱業(yè)務(wù)規(guī)則：只提示登錄人未收的郵件。發(fā)消息內(nèi)容包括信息有消息編號(hào)、消息內(nèi)容、發(fā)送人、接收人、發(fā)送時(shí)間。要求： 支持群發(fā)，可按部門、團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分組 支持保存歷史消息記錄，可顯示歷史消息記錄。 用戶可以選擇把短消息保存到本地，可永久保存，沒有數(shù)量限制 可在發(fā)消息模式與對(duì)話模式之間進(jìn)行自由轉(zhuǎn)換 當(dāng)用戶收到新的信息時(shí)，能有類似MSN的消息提示。輸入項(xiàng)：信息有消息編號(hào)、消息內(nèi)容、發(fā)送人、接收人、發(fā)送時(shí)間。業(yè)務(wù)流程圖：可以如下圖，選擇多個(gè)接收用戶，群發(fā)消息，也可以選擇部門或組，向整個(gè)部門或組內(nèi)的所有成員發(fā)送消息（相當(dāng)于一定范圍內(nèi)的消息廣播）。包括狀態(tài)編號(hào)、狀態(tài)名稱、是否投用的字段。包括人員編號(hào)、狀態(tài)、備注。 不想選擇預(yù)定義的狀態(tài)，可以錄入狀態(tài)備注。操作人員（參與者）：所有用戶業(yè)務(wù)流程：登錄系統(tǒng)——〉選擇自己的狀態(tài)——〉別人瀏覽業(yè)務(wù)規(guī)則：當(dāng)本人重新登錄系統(tǒng)時(shí)，取消設(shè)置的狀態(tài)。包括的信息有，上傳文檔的標(biāo)題、文檔的類型、文檔的內(nèi)容、文檔的關(guān)鍵字、附件、編寫人、編寫日期、發(fā)布單位、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布人等等信息。而文檔的內(nèi)容要多樣性。可以對(duì)正文及附件進(jìn)行檢索。可以提交公共文檔。包括的信息有發(fā)布文檔的標(biāo)題、文檔的類型、文檔的內(nèi)容、文檔的關(guān)鍵字、附件、編寫人、編寫日期、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布人等等信息。要求： 系統(tǒng)管理員和指定的人員可以設(shè)置文檔類別,并把文檔存放在這些類別中。 支持兩層分類，即類別下設(shè)子類。系統(tǒng)管理員和指定人員可以對(duì)分類進(jìn)行維護(hù)。 可以上傳多個(gè)附件 系統(tǒng)管理員和發(fā)布人都可以刪除公共文檔。 文檔能夠按照錄入的二級(jí)分類自動(dòng)分類顯示。并可以對(duì)公共文檔進(jìn)行修改和維護(hù)。輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：主要提供存放個(gè)人文件的空間，員工自己的文檔，可以是學(xué)習(xí)心得、記錄的筆記、摘抄的文章等個(gè)人學(xué)習(xí)和生活的文檔記錄，向服務(wù)器提交時(shí)錄入主題關(guān)鍵字，方便以后的查詢搜索。包括的信息有發(fā)布文檔的標(biāo)題、文檔的類型、文檔的內(nèi)容、文檔的關(guān)鍵字、附件、編寫人、編寫日期、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布人等等信息。要求： 用戶可以設(shè)置文檔類別,并把文檔存放在這些類別中。1 支持兩層分類，即類別下設(shè)子類。用戶個(gè)人可以對(duì)分類進(jìn)行維護(hù)。1 可以上傳多個(gè)附件1 系統(tǒng)管理員和發(fā)布人都可以刪除個(gè)人文檔。1 文檔能夠按照錄入的二級(jí)分類自動(dòng)分類顯示。操作人員（參與者）：錄入人、系統(tǒng)管理員業(yè)務(wù)流程：用戶使用自己的用戶名和密碼進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)，進(jìn)入個(gè)人文檔欄目，查看各種個(gè)人文檔的詳細(xì)內(nèi)容。業(yè)務(wù)規(guī)則：系統(tǒng)管理員和發(fā)布人都可以刪除個(gè)人文檔，但發(fā)布人可以修改個(gè)人文檔。通過該功能，實(shí)現(xiàn)員工之間便利的文檔共享，起到知識(shí)管理的作用。可以通過條件文件類型、發(fā)布人、發(fā)布單位、主題關(guān)鍵字、發(fā)布時(shí)間（時(shí)間段）查詢到需要的記錄。系統(tǒng)管理員只有刪除權(quán)限。支持兩層分類，即類別下設(shè)子類。允許特定的客戶通過后臺(tái)設(shè)置（系統(tǒng)管理）功能進(jìn)行維護(hù)。 查閱共享文檔時(shí)，可以按“上傳科室、文件類型、上傳人、主題關(guān)鍵字、上傳時(shí)間（時(shí)間段）”進(jìn)行組合式的檢索。 可以上傳各種類型的附件，限制文件大小為10M。 文檔能夠按照錄入的二級(jí)分類自動(dòng)分類顯示。并可以對(duì)共享文檔進(jìn)行修改和維護(hù)。輸入項(xiàng)：輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：錄入個(gè)人和共享文件夾的信息，包括兩級(jí)文件夾，這樣就可以將個(gè)人文件和共享文件保存到預(yù)設(shè)好的文件夾中，顯示可以分類分文件夾顯示了。要求：無操作人員（參與者）：所有人業(yè)務(wù)流程： 無業(yè)務(wù)規(guī)則：無輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：包括通知公告的錄入、修改、刪除、查詢檢索，通知公告的分發(fā)。要求： 公司級(jí)或部門級(jí)公告由公司或部門專人負(fù)責(zé)發(fā)布和維護(hù)，其他人員沒有該權(quán)限 全體員工都可以進(jìn)行瀏覽閱讀。 通知公告的類型可以由系統(tǒng)管理人員進(jìn)行定義,并由系統(tǒng)管理定義該通知公告的模板。下面是模板的樣例： 一般的通知公告是滾動(dòng)方式顯示的，發(fā)布人或管理員可以修改和刪除通知公告，其他人不可以的。如果沒有截止日期表示該公告永遠(yuǎn)顯示在系統(tǒng)上。置頂通知公告之間的前后順序按照置頂?shù)臅r(shí)間來決定。創(chuàng)建信息選擇公告類型編輯設(shè)置相關(guān)信息發(fā)布公告。輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無。要求： 由公司或部門專人負(fù)責(zé)進(jìn)行定期歸檔和維護(hù)，其他人員沒有該權(quán)限 全體員工都可以對(duì)這些公共信息進(jìn)行瀏覽和查閱。 這些歷史公共信息保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，由系統(tǒng)管理員決定何時(shí)進(jìn)行清理。業(yè)務(wù)規(guī)則：將各種公共信息分類轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)文檔和歷史文檔庫(kù)中。錄入人具有查看、刪除、修改的權(quán)限，系統(tǒng)管理員只有刪除權(quán)限。另外，在發(fā)郵件時(shí)，系統(tǒng)能夠檢索出私人通訊錄的地址，讓用戶進(jìn)行選擇，若用戶不想選擇也可以進(jìn)行錄入。要求： 錄入人具有查看、刪除、修改的權(quán)限。 用戶登錄后，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別用戶的工號(hào)，根據(jù)工號(hào)檢索出該工號(hào)的所有通訊記錄。操作人員（參與者）：錄入人、系統(tǒng)管理員。業(yè)務(wù)規(guī)則：用戶在后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)操作，可以錄入、刪除、修改自己的通訊記錄，錄入人具有查看、刪除、修改，系統(tǒng)管理員只有刪除權(quán)限。另外，在發(fā)郵件時(shí)，系統(tǒng)能夠檢索出私人通訊錄的地址，讓用戶進(jìn)行選擇，若用戶不想選擇也可以進(jìn)行錄入。錄入的通訊記錄在系統(tǒng)的前臺(tái)首頁(yè)中顯示，用戶登錄后，系統(tǒng)檢索出職員的所有通訊記錄。當(dāng)用戶刪除或修改通訊記錄的Email，在寫郵件Email選擇下拉框中要相應(yīng)變化。 在發(fā)郵件時(shí)，系統(tǒng)能夠檢索出內(nèi)部通訊錄的地址，讓用戶進(jìn)行選擇。業(yè)務(wù)規(guī)則：具有特定權(quán)限的人員具有查看、刪除、修改與增加的權(quán)限，系統(tǒng)管理員只有刪除權(quán)限，在發(fā)郵件時(shí)，系統(tǒng)能夠檢索出內(nèi)部通訊錄的地址，讓用戶進(jìn)行選擇。用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：首先要建立討論組，然后加入討論組的成員，成員來自系統(tǒng)字典用戶管理中建立的用戶，然后可以發(fā)起討論的論題，其余組成員可以跟進(jìn)討論。 必須分配討論組的成員，討論組的成員是來自系統(tǒng)管理的建立的用戶 只有討論組成員才能看到討論組的標(biāo)題和內(nèi)容,非討論組的人員不能看和回復(fù)。 在論題的下部可以看到討論的列表，根據(jù)列表可以看到討論的具體內(nèi)容。業(yè)務(wù)規(guī)則：論壇的管理員建立討論組，分配討論的成員。輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：允許所有用戶發(fā)布帖子的論壇，用戶可以在其中發(fā)布和討論自己感興趣的帖子。 論壇管理員可以細(xì)分各種不同的討論區(qū)。 發(fā)布新貼包括帖子標(biāo)題、內(nèi)容，附件等相關(guān)信息。 需要統(tǒng)計(jì)參與討論的人數(shù)。操作人員（參與者）：論壇管理員、一般成員。業(yè)務(wù)規(guī)則：論壇的管理員建立討論區(qū)。輸入項(xiàng)： 輸出項(xiàng)： 業(yè)務(wù)流程圖：無用戶需求標(biāo)識(shí)：用戶需求描述：允許所有用戶發(fā)布關(guān)于技術(shù)或培訓(xùn)方面的帖子的論壇，用戶可以在其中發(fā)布和討論自己感興趣的帖子。 可以匿名參與討論 發(fā)布新貼包括帖子標(biāo)題、內(nèi)容，附件等相關(guān)信息。 需要統(tǒng)計(jì)參與討論的人數(shù) 帖子按照最近發(fā)布或回復(fù)的時(shí)間排序， 在論題的下部可以看到討論的列表，根據(jù)列表可以看到討論的具體內(nèi)容。業(yè)務(wù)流程：建立討論區(qū)——〉建立論題——〉討論