公文常見錯誤分析及對策-在線瀏覽
2025-08-03 03:41本頁面
【正文】 自相矛盾。如：“根據(jù)縣體育工作成就和教練員的知識結(jié)構(gòu)，特提出縣業(yè)余體校教練員職業(yè)崗位設(shè)置申請……?！痹O(shè)置職業(yè)崗位和不設(shè)職業(yè)崗位是兩個相反的概念。行政公文寫作常見錯誤舉要國務(wù)院于2000年8月24日發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），同時廢止了1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》）。 公文的眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，它是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構(gòu)成。例如，現(xiàn)在有不少的單位由于受舊《辦法》的影響，而將公文的發(fā)文字號寫成[2001]1號，這是不規(guī)范的，應(yīng)改為〔2001〕1號。 二、公文主體常見錯誤這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯、錯誤較多的地方，主要表現(xiàn)在：公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種三個要素組成，每個要素都有其獨特的作用，一般不得隨意省略。 文種是公文標(biāo)題中最重要的要素，每一個文種都體現(xiàn)著一種嚴(yán)格的權(quán)限，對文種應(yīng)根據(jù)公文所涉及的內(nèi)容、文種的范圍、發(fā)文機關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進行選擇，切不可混淆使用。首先，仍按舊《辦法》的規(guī)定選用文種。目前，有不少單位仍在使用指示這一文種，而未將意見作為一個單獨的文種使用，如大學(xué)關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格教學(xué)秩序的意見》的通知，應(yīng)該改為大學(xué)關(guān)于嚴(yán)格教學(xué)秩序的意見。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，請示和報告、請示和函以及公告和通告等文種就經(jīng)常被混用，有的該用報告的用請示，該用請示的用報告，甚至請示報告同時使用；有的按舊《辦法》的規(guī)定將公告和通告作為同一類文種來使用，新《辦法》對二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時，故意將函用成請示，如縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的請示（給縣財政局），應(yīng)改為縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的函。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。如大學(xué)關(guān)于教學(xué)工作情況的匯報，將匯報作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為報告。 由于文秘人員對公文主題的把握不準(zhǔn)確、不全面，對起限制、修飾和說明的時間名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當(dāng)，從而造成了公文標(biāo)題事由不清楚、不準(zhǔn)確，如縣工商局關(guān)于擺攤設(shè)點的決定，此決定對擺攤設(shè)點究竟是禁止還是準(zhǔn)許、擺設(shè)地點等不明確、不具體，根據(jù)該文的內(nèi)容，應(yīng)改為縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設(shè)點的決定。 由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機關(guān)不明確。但在實際工作中，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機關(guān)的不明確，影響了辦文的效率。 主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰來主辦不清楚，從而造成辦文的推諉。主送機關(guān)應(yīng)根據(jù)上級機關(guān)規(guī)定的簡稱確定，如 市城市建設(shè)綜合開發(fā)管理辦公室上級規(guī)定簡稱為市城建辦，不能隨意簡稱為市城建綜開辦或其他不規(guī)范簡稱。 由于內(nèi)容混雜或語言的歧義等原因，造成正文主題不明確。報告夾請示，上級機關(guān)就可以不批復(fù)，請示就沒有實際意義；請示夾報告，造成文字冗長，不簡潔，影響了辦文的效率。比如學(xué)校向縣教委請示修建教學(xué)樓，在最后請示問題時，寫成特請示修建教學(xué)樓一幢，沒有教學(xué)樓的面積及經(jīng)費投入，縣教委就無法批復(fù)，應(yīng)寫成特請示修建教學(xué)樓一幢，面積平方米，需建設(shè)經(jīng)費萬元。 此外，公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的唯一性，以避免對方按各自的理解行事。如，初級職稱評定后，5年以上可以申報中級職稱，對這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準(zhǔn)確。 由于對公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯誤。 公文成文的日期，新《辦法》明確指出以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)、電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《辦法》仍未明確。 幾個特殊地方，也容易出現(xiàn)錯誤。此頁無正文39。 公文版記由主題詞、抄送機關(guān)和制文機關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計算機的管理和檢索。如動員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗交流這樣的主題內(nèi)容，如果提煉成動員群眾、毒品犯罪、經(jīng)驗這樣的主題概念就不簡煉了，未起到主題詞的作用，應(yīng)根據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》選用主題詞。 此外，在公文版記部分，新《辦法》已經(jīng)取消了份數(shù)，但仍有不少的單位在公文中標(biāo)識份數(shù)。 公文寫作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接影響到本機關(guān)的管理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫作?，F(xiàn)摘錄了目前行政機關(guān)公文在格式上一些經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤，供大家探討。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25毫米，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。有的縣級以上行政機關(guān)如“縣檔案局”，在機關(guān)全稱前加了上一級行政區(qū)域名稱，成為“省縣檔
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