【正文】 活動的部分進行修改，將所須修改項目修改完畢后，點擊【保存】保存所做的修 改。 ??????? 刪除 在會計科目設置窗口選中要刪除的會計科目，點擊【刪除】按鈕系統(tǒng)彈出確認刪除窗口，提示用戶是否確實要刪除所選中的會計科目。若不想刪除選中的會計科目，選擇【否】。 如果要刪除的會計科目已發(fā)生業(yè)務，系統(tǒng)提示不允許刪除，如果要刪除父級科目，必須先刪除所有子級科目。 科目模板中分兩類選擇，一類是行業(yè)科目模板庫，另一類是其它實體科目，選擇確定您所屬的行業(yè)，按行業(yè)中的下拉按鈕，彈出各種行業(yè)，選擇您所屬的行業(yè)，或選取其它實體內(nèi)已有科目，已有科目付自動出現(xiàn)在窗口內(nèi)，單擊確定，進行引入，如圖所示： ??????? 查找：在“科目名稱”欄輸入科目代碼或科目名稱，可查找對應科目，并 支持模糊查找功能。 ??????? 引出：設置好的會計科目可通過引出功能，引出到不同的數(shù)據(jù)格式，比如 EXCEL、WORD中進行保存。系統(tǒng)還提供了選擇會計科目范圍打印輸出，以及設置會計科目打印輸出頁面等 項功能處理。如往來客戶核算類別下可以設置許多客戶；總帳系統(tǒng)已經(jīng)預設了六種核算類別：客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應商。 ??????? 增加核算類別設置 在系統(tǒng)資料維護的窗口中，選擇核算項目欄目，點擊新增按鈕，進入核算項目類別的設置操作窗口，如圖： ?????? 對應表：定義核算項目的數(shù)據(jù)來源表。通常情況下是取編碼列，如客戶編碼? ?????? 顯示列：設定顯示值對應的列。在幣種維護操作中可為日常記帳是否選取固定匯率、浮動匯率、匯 率折算方式作出決定，如選擇浮動匯率還需點擊 [匯率 ]并輸入每一日匯率。 ?????? 貨幣代碼：表示貨幣幣種的代碼，本系統(tǒng)使用 3個字符表示。 ?????? 貨幣名稱：表示貨幣幣種的名稱，如人民幣、港幣、美元等等。 ?????? 折算方式：本系統(tǒng)可選擇折算方法有直接匯率法和間接匯率法兩種匯率折算公式。匯率 = 本位幣金額 ?????? 金額小數(shù)位數(shù)：指該幣種的精確的小數(shù)位數(shù)，范圍為： 0~4 增加完畢后，點擊【確定】按鈕保存新增加的貨幣資料，即可完成增加工作。錄入操作和新增相同。 ??????? 【刪除】：刪除按鈕用于刪除您認為不需要的某一貨幣，鼠標選中待刪除的幣種，點擊【刪除】按鈕，系統(tǒng)提示是否刪除，確定后即可刪除所選中的貨幣。 如果要修改某一個憑證字，用鼠標選定該憑證字，按工具條中的修改屬性按鈕，系統(tǒng)即可彈出憑證字修改的窗口，您可以對該憑證字進行修改。 如果要刪除某一憑證字，選定該憑證字，點擊工具條中的刪除按鈕，刪除該憑證字。 借方必有、貸方必有、借貸方必有、借方必無、貸方必無、借貸方必無：指在做憑證時如選取的某憑證字中借、貸方中必需有或無某一科目，如圖： 基礎資料界面中提供核算項目類別、憑證字、幣種與匯率、結算方式、常用 摘要等五個功能 ,它應于系統(tǒng)其它資料輸入前首先做的工作。如圖： 第七節(jié) 憑證模板 總帳系統(tǒng)提供由您事先定好憑證模板，在后面的憑證處理時直接調用該模板號進行憑證處理的功能，該功能還為其它系統(tǒng)提供各種經(jīng)濟事項的處理模板，如圖： 第八節(jié) 系統(tǒng)參數(shù) 系統(tǒng)參數(shù)分基 本參數(shù)、憑證參數(shù)、其它參數(shù)、會計期間日歷四部分內(nèi)容。 一、基本參數(shù) 基本參數(shù)主要有 ?????? 實體編碼與名稱：輸入當前建成立總帳的公司編碼與名稱 ?????? 啟用會計期間：由您輸入需要在那一期進和啟用，啟用后不能修放。 ?????? 本位幣編碼：設置本位幣。 ?????? 科目格式：應輸入，科目與下級科目之間用‘ ’連接。 ?????? 分帳制：指在處理憑證時，憑證錄入界面是以復幣制（統(tǒng)帳式）顯示，還是單幣制式（分帳制 ）顯示。 ?????? 憑證編號方式：有手工編號、自動編號兩種。 ?????? 結帳時損益類科目為零： 損益結轉采用帳結法的企業(yè)，須選中此項；損益結轉采用表結法的企業(yè)，則不需要此項選擇。 ?????? 帳簿余額方向和科目的借貸方向相同： 用于帳簿格式的顯示，即用負數(shù) 還是用借、貸方調整顯示。 三、會計期間日歷 查看并顯示您在會計期間設定的期間、日歷數(shù)，如圖： 第九節(jié) 科目初始余額 在會計科目、核算項目類別、幣種 與匯率的初始設置完成之后，就可以開始初始數(shù)據(jù)的錄入工作了。 在初始數(shù)據(jù)錄入中要輸入全部本位幣、外幣、數(shù)量金額帳、各核算項目的本年累計發(fā)生額及期初余額。 一、帳務初始數(shù)據(jù)錄入 在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中您可以進行各種有關帳套初始化數(shù)據(jù)的錄入處理工作。 在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中，所能錄入的內(nèi)容主要包括：期初余額、累計借方、累計貸方以及本年累計損益實際發(fā)生額四項。 ?????? 累計借方：指某一科目自年初至初始設置時止借方累計發(fā)生額。 ?????? 本年累計損益實際發(fā)生額 在會計科目初始化一節(jié)中我們已經(jīng)說明了有關損益類科目處理的一些特點。因此這里就需要用戶將損益類科目的本年累計實際發(fā)生額在初始化時錄入系統(tǒng)，這樣系統(tǒng)才能對損益類科目的實際發(fā)生額進行處理，才能保證有關業(yè)務資料數(shù)據(jù)的準確。例如：某年的營業(yè)收入為 200萬，后來又發(fā)生退貨 5萬，那么營業(yè)收入的實際發(fā)生額為 195萬。因此，在輸入本 年累計損益實際發(fā)生額項目時一定要輸入它的實際發(fā)生額數(shù)據(jù)，否則將來在輸出損益表及其他有關損益類科目的報表時，所取數(shù)據(jù)可能會不正確。 借方年初余額＝期初余額 +本年累計貸方發(fā)生額－本年累計借方發(fā)生額 貸方年初余額＝期初余額 +本年累計借方發(fā)生額－本年累計貸方發(fā)生額 【注】只能輸入最明細級科目的有關期初余額、累計借方、累計貸方數(shù)據(jù)。 在初始數(shù)據(jù)錄入窗口中，右上角的下拉列表框中選擇不同的貨幣幣種進行錄入。 外幣折算完本位幣后，您可以修改折算后的本位幣數(shù)值，滿足實際工作中的需要。系統(tǒng)進行試算平衡時是將所有的有關帳務數(shù)據(jù)全部合計在一起進行的，因此只有將所有的本位幣、外幣、核算項目帳、數(shù)量金額帳等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之后才能夠進行總帳數(shù)據(jù)的試算平衡。 系統(tǒng)自動計算后如果帳套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)提示“試算結果平衡”的字樣，如果帳套數(shù)據(jù)不平衡，系統(tǒng)以紅字顯示“試算結果不平衡”的字樣，并顯示借、貸方的差額數(shù)據(jù)，提示您帳務數(shù)據(jù)不正確，需要檢查修改。您可以在試算平衡表中仔細核對您的帳務數(shù)據(jù)，以確保帳套初始數(shù)據(jù)準確無誤。 在啟用帳套的當期，您可以隨時反啟用修改初始科目有誤的數(shù)據(jù)，即使已輸入當期憑證，也不會影響帳套任何數(shù)據(jù)的正確性。 第三章 憑證處理 憑證處理主要是提供財務人員的日常憑證處理功能，主要含編制憑證、查詢憑證、模擬記帳、憑證記帳以及憑證號碼重排等功能 第 一節(jié) 編制憑證 編制憑證功能就是根據(jù)原始單據(jù)制作記帳憑證。 在總帳主窗口點擊菜單【憑證處理】 【編制憑證】，系統(tǒng)彈出憑證錄入窗口，這樣就可以錄入憑證了，錄入憑證的格式如下圖，（如果在系統(tǒng)參數(shù)中設置按部門核算并選擇部門帳平衡，則憑證錄入窗口底部會有部門選項，錄入憑證時必須按部門錄入）。雙擊鼠標左鍵或是按功能鍵 F3系統(tǒng)即可彈出查詢窗： 如憑證摘要庫、科目代碼庫、核算項目代碼庫等，您可以從代碼中選擇您所需的科目。如果系統(tǒng)參數(shù)您選擇了“憑證分帳制”，在憑證錄入的時候，幣種欄顯示在憑證界面中，您必須選擇相關幣種，如“銀行存款 建行”核算的是所有幣種，應該選擇一種，幣種是與分錄相對應，每一筆分錄都有相應的幣種與之對應。憑證錄入的日期若在當前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后的任意期間的記帳憑證，在過帳時系統(tǒng)只處理本期的記帳憑 證，以后期間的憑證不作處理。在憑證字輸入窗口中用下拉按鈕可調出在帳套基礎資料中已經(jīng)設定的憑證字，從中選擇一個憑證字。 （六） 摘要欄 在摘要欄中輸入憑證摘要，在輸入憑證摘要時，如果每一行都輸入了摘要，在記帳時按科目前的摘要內(nèi)容記帳。如果記得會計科目代碼，則可以直接錄入，在錄入過程中左下方的狀態(tài)欄會隨時動態(tài)提示代碼所對應的科目名稱，如果輸 入完代碼后，狀態(tài)欄中沒有科目名稱顯示，則說明輸入的代碼有錯誤，如果在科目設置中定義了助記碼，則可以在此處直接輸入助記碼，系統(tǒng)會根據(jù)助記碼查到您需要的科目，最簡便的方法是用系統(tǒng)提供的查看代碼功能，當光標定位于會計科目欄時，按 F3鍵或用鼠標雙擊，即可調出會計科目代碼表，如圖 38。 如果所選的科目下設核算項目，則在選定了該科目后，系統(tǒng)會自動提示錄入核算項目代碼 對于核算項目的獲取， 系統(tǒng)提供模糊查詢，如核算項目為客戶時，則彈出客戶選擇窗口： 系統(tǒng)會顯示出外幣輸入格式，顯示出幣種代碼，匯率數(shù)據(jù)，要求您輸入原幣金額。輸 入原幣金額后，系統(tǒng)會自動根據(jù)匯率折算為折合本位幣金額并顯示在金額欄中，折合本位幣金額可以修改，若原幣乘以匯率不等于金額，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。如果要將已錄入的金額轉換到另一方，只需將要轉換的金額選定，然后按“ F12”鍵進行切換。 （九） 數(shù)量，金額 如果會計科目中選擇了下設數(shù)量金額核算，系統(tǒng)會要求您輸入 數(shù)量和單價，系統(tǒng)會檢驗數(shù)量單價的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。 在輸入了借方及貸方金額后，系統(tǒng)會自動將借方金額和貸方金額合計數(shù)分別顯示在合計欄中，只有借貸方合計欄數(shù)值相等，記帳憑證才能存盤。憑證錄入完畢，要結束憑證錄入時可從菜單中選擇“退出”或點擊工具條中“退出”按鈕即返回。 （十二） 結算號 同結算方式。 （十四） 刪除分錄 如果在錄入憑證的過程中需要刪除一條分錄，按工具條中的刪除分錄按鈕或者編輯菜單中的刪除分錄的選項，即可將選中的 分錄刪除。保存時系統(tǒng)會檢查憑證錄入的準確性，如果憑證沒有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯誤，系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可存盤退出。 查詢結果以列表形式顯示，在本窗口中，以不同的顏色表示當前單據(jù)的狀態(tài)：白色 — 新單；黃色 — 已審核；紅色 — 已標錯；灰色 — 已記帳； 二、憑證審核與反審核 點擊工具欄【審核】或【反審核】打開憑證詳細窗口進行審核操作。 四、憑證修改 如果要修改一張未審核的憑證，只需將鼠標指向憑證所需修該的地方，單擊菜單條‘修改’按紐，重新錄入新的內(nèi)容即可。 六、憑證刪除 您可對未審 核、未記帳、總帳系統(tǒng)生成的憑證進行刪除，如要刪除其它系統(tǒng)自動生成的憑證，為了保證單據(jù)及數(shù)據(jù)的完整性，您只能轉入生成該憑證的系統(tǒng)中才能刪除。選取記帳范圍后點擊【下一步】，系統(tǒng)自動快速記帳，記帳完后 列示記帳報告。點擊菜單【憑證處理】 【憑證號碼重排】進入，系統(tǒng)彈出對話窗口，如圖： 第四章 賬簿管理 會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，對全部的經(jīng)濟業(yè)務進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、分類地記錄和核算，并按照專門的格式以一定的形式聯(lián)結在一起的賬頁所組成的簿籍。只要所錄入的憑證經(jīng)過記賬，您就可以在此功能中迅速地查詢到總分類賬、明細分類賬、多欄賬、核算項目分類總賬、數(shù)量金額總賬、數(shù)量金額明細賬中的有關數(shù)據(jù)資料及各類賬簿的有關本位幣、各種外幣、以及綜合本位幣的發(fā)生額和余額數(shù)據(jù)。 ?????? 科目級數(shù)：查詢總賬的科目級數(shù)范圍。 ?????? 幣種：選擇要查詢總賬貨幣幣種， 包括各種幣種及綜合本位幣。 ?????? 部門：選擇按核算部門查看總分類帳，只有在系統(tǒng)參數(shù)中設定按部門核算時才會顯示該選項。系統(tǒng)會進入下圖所示總分類賬查詢窗口： 二、設置 點擊工具條上的設置按紐，可進行打印頁面設置。 第二節(jié) 明細賬 一、設置查詢條件 在總賬系統(tǒng)菜單主窗口中，點擊賬簿管理下明細賬菜單項，系統(tǒng)彈出條件設置窗口，如圖： ?????? 會計期間：需要查詢總賬期間，分年度、期間。 ?????? 幣種：選擇要 查詢明細賬貨幣幣種， 包括各種幣種及綜合本位幣。 查詢條件輸入完畢后，點擊【確定】按鈕，系統(tǒng)即按所設定的條件顯示明細分類賬，如圖： 二、設置 點擊工具條上的設置按紐，可進行打印頁面設置。 第三節(jié) 多欄賬 一、設置查詢條件 在總賬系統(tǒng)菜單主窗口中，點擊賬簿管理下多欄賬菜單項，系統(tǒng)彈出如下條件設置窗口，如圖： ?????? 會計期間：需要查詢多欄賬的期間，分年度、期間。選擇您所需要查詢 的多欄賬的名稱，按多欄賬右邊的下拉按鈕，系統(tǒng)將為您列出所有的多欄賬的名稱，選擇確定您所需查詢的多欄賬。 ?????? 顯示原幣金額：每個多欄科目以原幣金額、本位幣金額在賬本中顯示。系統(tǒng)為用戶提供了十分方便的多欄帳格式生成器。 （一） 增加多欄式明細賬格式 在多欄賬設置窗口中，單擊【新 增】按鈕，即彈出多欄賬格式設置窗口，如圖所示： ?????? 多欄賬編號：需要增加的多欄賬號碼。 ?????? 多欄賬名稱：錄入多欄賬的名稱 ，如是管理費用多欄賬或是銷售費用的多欄賬。 ?????? 欄目名稱：對應于科目代碼，在多欄式明細賬中輸出的欄目名稱，在輸入科目代碼后，系統(tǒng)會自動將代碼對應的科目名稱顯示在欄目名稱中，您可以對該名稱進行修改。 ?????? 自動編排：為了提高多欄式明細賬格式設定的速度，系統(tǒng)提供了“自動編排”功能，您只需在“多欄賬科目”中輸入要設置多欄賬的科目代碼。如果科目下設核算項目，系統(tǒng)會自動生成核算項目多欄賬。 生成完畢后，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示輸入保存多欄