【正文】 費(fèi)了，(2)如果你果真回頭繼續(xù)工作，還得花時間重新進(jìn)入狀況，審查步驟，回顧已經(jīng)做好的部份，把思緒及文件整理妥當(dāng)?shù)?。不要讓一大堆工作都處于「半完工」?fàn)顟B(tài)。這種情形應(yīng)該如何處理呢？ 很簡單，你把工作分為某些段落，然后一一征服。這樣，在停工的時候，你就會覺得已經(jīng)完成了「工程」的一部份，而且也準(zhǔn)備好向下一個目標(biāo)進(jìn)軍，而不會覺得好像留了許多尾巴沒有收。應(yīng)該規(guī)定自己要完成大綱，或做好研究，或把序文寫好。而且也消除了下一階段再開始時，雜亂無章毫無頭緒的心理障礙。你一定得有的觀念——時間利用的分類 事情可以分成五大類：重要而緊急，重要但不緊急，緊急但不重要，繁瑣的工作與浪費(fèi)的時間。比如說，你的老板要你在明天十點(diǎn)以前交一份報告；或者你的引擎炸破了一個洞；抑或生產(chǎn)前的陣痛三分鐘痛一次；再不然今天是四月十五日，你還沒填好所得稅申報單。這類事情大多沒有時間管理的問題。在許多情況下，這類事就因此永遠(yuǎn)延誤下去，事實上因循茍且的情況的確不勝枚舉。 比如說——你希望參加增強(qiáng)自己事業(yè)技能的特殊課程。你一直想寫的一篇文章。過去三年來你一直計劃去做的年度健康檢查。你希望訂立的退休計劃……。如果你的事關(guān)系到他人事情的輕重緩急或制度上的最后期限，那么你通常會先辦這些緊急之事，而放下自己辦事的先后次序。 比如說，有人請你主持一項募款活動，或發(fā)表演講，或參加一項會議。但是這些事都有時間限制，必須如期完成，因此你只好犧牲掉第二類重要但不緊急的事。這會使我們有一種有行動與有成就的感覺，并讓我們有借口去拖延第二類有遠(yuǎn)程利益的事。 他說，「我感覺出辦公室的我對沒有完成應(yīng)該做的事有些失望，但是我安慰自己說，反正我也一直忙做一些事?！? 如果你發(fā)現(xiàn)自己的時間被繁瑣小事纏住，不妨參考以下有關(guān)拖延部份的勸告。 名作家海明威曾將「不道德」定義為「你在事后覺得不好的事」，我不知道這在神學(xué)上是否成立，但是運(yùn)用到浪費(fèi)時間上卻相當(dāng)恰當(dāng)。 對熟悉于時間控制的人而言，他們的沒有效率并不是因為浪費(fèi)時間。什么東西威脅了官僚制度？——目標(biāo)式管理 著名的經(jīng)濟(jì)學(xué)者彼得．杜魯克于一九五五年發(fā)明了這個「目標(biāo)式管理」的名詞。但這種管理在公家機(jī)構(gòu)及一些大公司中，發(fā)展緩慢，尤其是在較低的階層中，更顯遲緩。 目標(biāo)式管理是指以特殊目標(biāo)（而非過程或規(guī)定）為思考的依據(jù)。 設(shè)定確切的目標(biāo)，并分配適當(dāng)?shù)臅r間從事那些最能實踐這些目標(biāo)的行動，確實是使任何大小組織具有效率的關(guān)鍵所在。又如果缺乏指導(dǎo)過程所需的目標(biāo)，個人會增加他的輸入量，在一些無用的活動上投入大量的時間，卻毫無所成。當(dāng)一名推銷員利用老關(guān)系，不斷打電話給老主顧時，會變得毫無創(chuàng)造力；當(dāng)一名老師只注重學(xué)生作業(yè)的整齊而非其內(nèi)容時，也陷入形式之中；當(dāng)一名主管以屬下少惹麻煩，而不是以他有多少好主意的標(biāo)準(zhǔn)來評斷他時；以及當(dāng)管理者不再親自查詢工作進(jìn)度而要求屬下做大堆報告時，都表現(xiàn)出一個不注重目標(biāo)的人不停的在浪費(fèi)自己和他人的時間，他們只想如何使別人忙碌，如何維持一個體制，以及如何粉飾太平。」它是一種希望以最少的時間，獲得最大效果的工作方式。他認(rèn)為，一件龐大的事務(wù)，其中真正重要的部份只占了整體的很小一部份。 因此，在任可一個銷售機(jī)構(gòu)中，通常大約有百分之八十的生意是由百分之二十的銷售員所完成的。在一個公司里，百分之八十的缺席率集中在百分之二十的員工上。這種理論可在我們生活中找到無數(shù)的實證。許多人一想到有一大堆做不完的工作等著去做就覺得煩惱，甚至還沒開始做就已先退縮了。巴瑞圖原理讓我們了解，其實只要做好這一大堆事情中的一兩件，就可獲得其中最大的利益。對沒有做的部份不用覺得有罪惡感。便已獲得了最大的利益。你必須先自問那件事是真正重要的，這樣你才能避免被一些次要的事情岔開。這是時間管理問題中牽連最廣、情況最嚴(yán)重的一環(huán)，因為這種情形，使得整個組織中所有人的時間都浪費(fèi)了。類似這種情形是講不完的。 瓶頸問題可能因為某個人的涉入太多而產(chǎn)生，但也有可能是因為了解不夠而產(chǎn)生。這種情形的解決辦法，是給他們更多的工作份量，并規(guī)定完成的期限。 如果你因為有個腦筋不靈的老板，或是無法推動的官僚制度，而成為受時間束縛的長期受害者，或許你沒有什么辦法可以改變情況，但至少你可以試試不斷地呱呱叫發(fā)牢騷、嘮叨、哄騙、提醒、打電話、寫便條。 如果你是個主管或上級監(jiān)督的人，要找﹁瓶頸﹂的頭一個地方就是你自己的辦公桌上、你的「待辦」卷宗里、你的「該辦事項」單子上。把你及他人辦公桌上的文件都清掉吧！做個理智的領(lǐng)導(dǎo)者——分派工作 舊約圣經(jīng)出埃及記的第十八章，記載著歷史上第一個未能分派工作讓屬下去做的例子。他成了一人制的訴訟法庭、地方法院、及高等法院，而無暇顧及上帝所托付的神圣職務(wù)。你和這些百姓必都疲憊，因為這事太重，你獨(dú)自一人辦理不了。我知道這樣做是與我自己過不去，我也很想由下面的人來做這件事。」 無論如何，我們從圣經(jīng)上知道葉忒提供了一個雙管齊下的建議：首先，教育人民熟悉法律和條例；再者，選出有才干的人為領(lǐng)導(dǎo)人，授權(quán)給他們來管理細(xì)微及例行的事物。這個建議至今仍是不錯的。 不一定是要公司的主管，才能派遣工作給別人去做。如果你事事都想一手包辦的話。 有一點(diǎn)要注意：要你的屬下去做你或其它人都不愿意做的事情，這不叫派遣工作，這是「指定工作」。所以要學(xué)習(xí)派遣具有挑戰(zhàn)性及有益處的工作，給屬下去做。舉例來說。如果能夠自己做決定，他們會做得更好，而且更加引以為傲。當(dāng)乍把某項工作分派與某人時，你把這件事情完全地交給他去辦，并付予他足夠的權(quán)力來做必要的決定。 分派工作——寓言一則 從前有一只小紅母雞，她擁有一片麥田。」 母牛說：「我不去，因為我笨手笨腳?！? 所以，小紅母雞就獨(dú)自去收割了。」 母牛說：「我不去，你做比我做，有效率多了。或許改天吧！」 所以，她只有自己去磨麥了。」 母牛說：「我不去，你的經(jīng)驗較豐富，只要花我一半的時間就可做好。但下次我會來幫忙。 當(dāng)天晚上，客人們都來參加小紅母雞盛大的晚宴，但卻只有面包可以招待客人。真是個悲慘的夜晚，而她也從此過著不快樂的生活。凡事自己動手，一手包辦，是最儒弱的辦法。 伏爾泰曾說：「文字語言之所以賜予于人，是要使他表達(dá)其真實的情感。我們經(jīng)常與老板、同事、或?qū)傧陆徽剷r，所說的都是我們認(rèn)為應(yīng)該說的，或是我們覺得他人想聽的，而不是表達(dá)我們真正的感覺。我們說話模陵兩可，卻稱之為人際關(guān)系。開朗坦率的交流，對有關(guān)的每個人都有好處。 這并不表示練達(dá)沒有其重要性。告訴一個職員說他事情辦得不好，遠(yuǎn)不如分析其缺失所在來得有幫助。 清楚地向大家說明，你的期望與要求，可以節(jié)省眾人許多的時間。同時，要使你的屬下或上司清楚地知道，你很認(rèn)真地想盡量利用時間，并需要他們的協(xié)助?！副焕习宕驍唷?。你的屬下或許因為太客氣或太害羞而沒坦白的告訴你，但事實上，你多少都會帶給他們時間運(yùn)用的困擾。 要主動鼓勵屬下考慮時間運(yùn)用的問題，并且當(dāng)他們認(rèn)為你交代的工作是浪費(fèi)時間或毫無用處時，要向你反應(yīng)。(但事實上，你的確比屬下更需要有效掌握時間的技巧，由于你身分和地位的關(guān)系，你的成敗影響也較大。) 要讓屬下常為如何協(xié)助老板著想。管理者的多事——職員當(dāng)權(quán)時間 派遣工作指的是上司依屬下的能力與職責(zé)，分派給他們合適的工作，并付予相當(dāng)?shù)臋?quán)力，使其能將工作完成。一個職員經(jīng)常將沒有完成的工作，交回給老板去做，而這項工作本應(yīng)是由下階層的人員來完成。如果這個老板想把事情辦好，并少負(fù)些工作量的話，那么下屬職員的成長是必要的。當(dāng)他們擦肩而過之際，甲先生向經(jīng)理打招呼說：「經(jīng)理早！我有一個問題要順便向您報告……」正當(dāng)甲先生在敘述的時候，這位經(jīng)理發(fā)現(xiàn)這個問題與其它所有的問題一樣，有相同的兩個特點(diǎn)，即這位經(jīng)理對此事（A）有相當(dāng)程度的認(rèn)識。最后，他只好說：「很高興你提出此事。讓我想想如何是好，再告訴你怎么辦。 讓我們來分析剛才所發(fā)生的事情。他們分手之后，「猴子」在誰的背上呢？經(jīng)理的背上。 向上派遣工作，最常見的形式就是，下屬職員將未完成的工作交給其上司，希望上司能替他做困難的抉擇、找出可能的錯處，或甚至替他修飾收尾。這或許有道理，但經(jīng)理的工作是要管理經(jīng)營，而不是替他人捉刀，為他人辦事的。一旦當(dāng)他們有困難，習(xí)慣性地來找你，要你做決定時，你就反問他們：「你認(rèn)為那個方法比較好呢？」強(qiáng)迫他們自己決定。 在此順帶一提，如果你的屬下習(xí)慣于將所有事情都留給你來做主，那很可能是你造成的。如果沒有，你也不能怪他們把沒做完的事情，交回給你去辦了。誰是「摸魚」大王？——工作進(jìn)度追蹤 如果你要求人們替你做事，他們在答應(yīng)后經(jīng)常未予完成。當(dāng)你要求某人做事時——不論他是你的屬下、同事、朋友，或甚至是你的老板——他通常會問自己——根據(jù)過去與你共事的經(jīng)驗判斷，有多少機(jī)會有可以「遺忘」你的要求？如果你已建立了一種對指派工作的追監(jiān)督模式，你的指示將得到他人的優(yōu)先處理。 一種能夠提醒你自己繼續(xù)追并溫和地提醒地人知道你的意圖的方法，是使用一種表格（工作時間表（五欄）——分派日期，負(fù)責(zé)人士，采取行動，完成日期，已完成）以載明指定工作及完成日期。有些主管發(fā)現(xiàn)將一張這種表格貼在單位的公布欄上也頗有效果，但在大多數(shù)的例子中，這樣的表格是而且將成為追工作的基礎(chǔ)，足以使一件計劃得以推動及完成。行為矯治專家在訓(xùn)練時強(qiáng)調(diào)在他人工作順利完成時，你應(yīng)表現(xiàn)出最重要的鼓勵行為，也就是當(dāng)人們在指定時間之前完成了工作，你應(yīng)向他們表達(dá)你的欣賞。溝通分析派心理學(xué)家稱它為「撫慰」，其它人則稱為一般的禮貌。 雖然任何組織都必須做一些追工作，但如果你發(fā)現(xiàn)自己花太多的時間在這種事上，那么一定有某些地方出了錯，這時你不妨問自己下列的問題： （1）我是否已將自己的意思表達(dá)清楚？我是否要求他人完成明確的行動？或者是言辭閃爍、模棱兩可？比如像「如果你有時能……，我將感到滿意。 （2）當(dāng)我設(shè)定工作時，是否同時定出完成日期(或更佳的是，定出彼此所同意的完成日期)？ （3）我是否將重要的要求作成書面記錄，以為證實？ （4）我的屬下是否了解我比較喜歡他們做自發(fā)性的工作進(jìn)度報告，而較不喜歡例行的追監(jiān)督工作？ （5）我是否曾鼓勵對方對某件指定工作的價值存疑，使他們因而故意「忘記」那些在他們認(rèn)為實在不重要的任務(wù)？不要讓自己變得可有可無——立刻加緊行動 當(dāng)我母親需要人手幫助洗碗時，總是對我們說：「人手多，工作縮。許多人在工作，不一定會使工作份量縮減。你可能會安排一項調(diào)查、或準(zhǔn)備一份問卷、或修改政策手冊、或重新整理檔案系統(tǒng)、或想出一些新的形式主義、或設(shè)立一個委員會、或舉行一項會議，你會去做任何一件使你自己及他人不會覺得你無事可忙的工作。尤其是如果承的工作職位是個閑缺，你就更容易犯這些毛病，所以趕快加緊行動吧! 這些混亂與不必要的工作都是一個組織中有太多人所造成的結(jié)果。浪費(fèi)時間又使人神經(jīng)質(zhì)——完美主義 追求卓越與追求完美是有所不同的。后者卻永遠(yuǎn)不可能達(dá)成，帶給人沮喪，使人神經(jīng)質(zhì)。 曾任營運(yùn)績效頗佳的英國馬克史賓塞連鎖店主席的馬克爵士曾說：「那些迷信完美主義的人實在是在浪費(fèi)他們所投資在別處的時間和金錢。他的座右銘是：「追求完美的代價太過昂貴。當(dāng)他門看到當(dāng)初謄寫「獨(dú)立宣言」的人在最后一段漏了兩個字時 ，他門應(yīng)能有所領(lǐng)悟。如果這種做法可以用在美國誕生紙上，當(dāng)然也可以用在一封僅被匆匆看一眼就被放入檔案里或丟入字紙簍里的信件上。 所以，解決柏金森定律的方法很簡單，給自己愈少的時間來做一件工作，這件工作就能愈快的完成。如果沒有計劃，沒有給每件工作規(guī)定期限，你的時間很可能就這樣被一些困難的工作（甚至簡單的工作）消耗掉。你總能在已完成的事情上再找到一兩個地方加以修改或添加，以求把事情做得更完美，但事實上，你早該開始進(jìn)行新的工作了。健全的時間管理方式——講求效率 老式的提高工作效能的「效率技師」時代已經(jīng)過去了。 效率（EFFIUENCY）指的是從事某項工作。但另一方面，效果（EFFECTIVENESS）則是有關(guān)最佳的時間利用；這可能包括（也可能不包括）去從事某項特定的工作。如果你想到的是效率問題，那你會考慮什么時侯打電話給他們最好；是否有自動撥號方法，來通知他們以節(jié)省時間；是否名單上所列的都是正確及最新的資料等，這類的問題。你會考慮其它變通的方法來通知他們，是否可以請別人來做這項工作，或者干脆省掉這件事，以便你的時間可更有效果地加以利用。讓群體智慧落實——會議 最浪費(fèi)時間的莫過于末經(jīng)完整計劃，又未能良好控制時間的會議。問你自己：是否能以行動來取代這項會議？我是否能不需他人涉入就能決定這個間題？如果是這樣，為什么不去做呢？ 如果這個問題必須涉及他人，先考慮用打電話，或以電話會議的方式進(jìn)行。因為與會人數(shù)愈多，浪費(fèi)的時間就加倍。 舉例說，如果你邀請幾個人到你辦公室「討論」生產(chǎn)在線的問題，你事實上是在邀他們「前來聊天」而已。 準(zhǔn)時開會，緊盯著議程進(jìn)行，并試著在每一個項目上都能獲得一些結(jié)論，或做進(jìn)一步的肯定指示。 但最重要的一點(diǎn)是在會議結(jié)束時要對會中的決定及指派責(zé)任作一次復(fù)述，使與會人士清楚知道做成了那些決議、何人負(fù)責(zé)何事以及何時應(yīng)完成。絕不要省略這一個步驟。而在寫這份備忘錄時，您必須面對此次會議是否已達(dá)成目標(biāo)的問題。但如果你參加別人（比如說上司）召開的會議，且那是個冗長而且違反上述原則的會時，你該怎么辦呢？ 記得這時不要呆坐在那兒，采取一些行動，不要讓時間被白白浪費(fèi)。如果會議一直冗長地延續(xù)下去，可私下建議應(yīng)在十一點(diǎn)半或四點(diǎn)半前結(jié)束，以使好說話的人不會扯得太遠(yuǎn)。這使你有立場可以插話：「請等一會兒——在我們進(jìn)行下一個主題之前，我想確定我的記錄是否正確：我們剛才對討論主題作了什么決議？」 你受邀參加一項會議的原因是召集人假設(shè)你能做一些貢獻(xiàn)。所以不要只是坐在那兒，表達(dá)出你的意見！不自覺的浪費(fèi)時間——備忘錄 「每天信件處理完畢后，就是備忘錄時間了。如果你沒有任何特別指示或報告，也致送一份無事可報的備忘錄?！埂∽园嗥趵赣删胖廖濉挂粫?。除了必須的敘述、打字、修改、重打、分送、閱讀、答復(fù)及將備忘錄歸檔的工作外，尚有另一項危險：它通常會鼓勵人們拖延工作。那么你就覺得心中對工作要求的壓力小了一點(diǎn)，因此你可以透一透