【正文】 ：因溝通不明確而導(dǎo)致的誤解；缺乏有警示功能的定期情況報(bào)告；派遣他人辦事后，未能追完成；臨機(jī)應(yīng)變的因應(yīng)措施缺乏等。在應(yīng)該開始工作的那天日期出現(xiàn)，提醒你應(yīng)該開始進(jìn)行了。舉例來說，你負(fù)責(zé)的年度印刷工作，因故進(jìn)度落后了；所以底稿不能以郵寄的方式寄給印刷廠，而必須親自送達(dá)；印刷廠也沒有時(shí)間把稿子送來較對(duì)，必須派人去?。慌c這件工作有關(guān)的事項(xiàng)，你必須親自動(dòng)手以爭(zhēng)取時(shí)間，而無法派人代辦。臨危不亂——預(yù)防危機(jī) 每次當(dāng)你面臨緊急的情況時(shí)，就質(zhì)問自己：如何才能使同樣的情形不再發(fā)生？ 無論是公事或是個(gè)人生活中，經(jīng)常發(fā)生的一些緊急狀況，者是因?yàn)橄惹暗膭?dòng)作遲緩，拖延了太多時(shí)間，才會(huì)造成后來的緊急情況。從我和許多懂得控制時(shí)間的成功主管訪談中，我發(fā)現(xiàn)他們大都非常強(qiáng)調(diào)「工作表」這個(gè)方法，認(rèn)為這是幫助人們做有效計(jì)劃的方式。這種情況下，你不要再拖，自己承認(rèn)是在混日子，并想出對(duì)策。如果你已依照優(yōu)先級(jí)去做，就表示你已完成某些重要的事，而這正是時(shí)間管理的第一要?jiǎng)?wù)。因此，當(dāng)你設(shè)想每日的工作表時(shí)，總要花一點(diǎn)時(shí)間溫習(xí)你的目標(biāo)清單，看看你現(xiàn)在做的事是否使你更接近你的目標(biāo)。 「要做的事」的一個(gè)嚴(yán)重限制是須以急要性為基礎(chǔ)，它包括那些需要立即處理的問題。不要為次要的工作設(shè)定一段時(shí)間，你需要掌握足夠的彈性來處理意外的打擾。然后檢視這些「想做」的事，排出它們的優(yōu)先級(jí)，有些可以用一、二、三……的符號(hào)表示順序，然后分配一段做該項(xiàng)工作的時(shí)間。 紙條（或是你的約會(huì)記錄簿）的一面記下當(dāng)日約定的事情例如開會(huì)或約談。然后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你一天的工作效率高出原先許多，而且比以前每次要開始一項(xiàng)新工作便要重新決定先后順序好得多。但如果你還有些次要的工作需派人處理，那么你在開始寫報(bào)告前花幾分鐘的時(shí)間將工作分配給別人，就是讓這些人有更多的時(shí)間做好這些事情，所以何樂而不為呢？ 另一個(gè)處理重要事情的方法就是后面我們會(huì)談到的「巴瑞圖原理」，也就是不在一天剛開始時(shí)就處理這一天最重要的事情，而是將這最重要的事放在一天中不會(huì)被打擾的時(shí)段來處理。如果一件工作獲利很豐而所花費(fèi)的時(shí)間又很少，當(dāng)然值得將它擺在第一位去做。先后順序的決定要考慮兩項(xiàng)因素：緊迫性以及所花費(fèi)的時(shí)間和獲利的比率。 我認(rèn)為事情先后順序應(yīng)首先依重要性來定，然后再考慮緊迫與否。在那時(shí)候，你將發(fā)現(xiàn)很難找到專家來幫你忙，而且也無法如你所辦。這件事或許可以歸在第二類，但也或許不，因?yàn)闀r(shí)間上并不急迫。 以這三種類別來看，如果你現(xiàn)在準(zhǔn)備去辦好退稅手續(xù)，其截止日期是一月三十一日。 (2)應(yīng)該在今天做完。 大部份的人都依事情的緊迫與否來決定先后順序，這也是為什么他們花許多時(shí)間來救火，但卻從未開始著手一項(xiàng)計(jì)劃，直到事情逼到眼前非做不可為止?！骨f別讓今天繁忙的工作占去你做計(jì)劃的時(shí)間。 切記，沒有另一種方法比事先做好時(shí)間分配計(jì)劃更能有效運(yùn)用時(shí)間。每日的主要工作中又必須有一件是和你一生計(jì)劃的主要目標(biāo)有關(guān)。往往，別人的舉動(dòng)會(huì)影響你做事的先后順序，而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)你將大部份的時(shí)間都花在解決問題上而非用在制造機(jī)會(huì)和把握機(jī)會(huì)。但事實(shí)上，這個(gè)計(jì)劃并非神圣不可侵犯，因?yàn)殡S著比賽的進(jìn)行與變化，原先定好的計(jì)劃也必須隨著不斷的修正。并每天問自己一百次：「我現(xiàn)在做的事是否正使我更接近目標(biāo)？」如果答案是否定的，就想辦法減少這樣的工作，把它轉(zhuǎn)移給他人或者把它放在最后的順序，在你最不富生產(chǎn)力時(shí)來完成它。在每一類目標(biāo)中選取三至四個(gè)你認(rèn)為最重要的目標(biāo)，并把它們寫在你每天都可以看到的地方。這份清單應(yīng)代表你對(duì)所欲達(dá)到的目標(biāo)目前最佳的判斷和狀況。 目標(biāo)除了要具有明確性之外，它還必須是可完成，并且發(fā)自你內(nèi)心深處的，也就是那些你真正想要，并且愿意為它努力的事物。不要寫那些「薪水較高」「獲得升遷」或是「名聲較大」這些沒有實(shí)質(zhì)意義的目標(biāo)，而要訂出確切的目標(biāo)，比如：得到某一數(shù)額的薪水，升遷到某一職位，或進(jìn)入某種特定的單位等等。不是那種「希望幸?？鞓贰惯@種籠統(tǒng)的目標(biāo)，而是某些確定的目標(biāo)，比如像要到歐洲旅行，讀完碩士學(xué)位，儲(chǔ)蓄到某一筆數(shù)目的錢，擁有一幢度假別墅，減肥到某種體重，能說西班牙語……等等。 如果你能這樣想的話，從此刻起，你就已踏上了巨幅改變你生活方式的路了。 在開始讀此書之前，請(qǐng)先對(duì)「時(shí)間」的意義略做思考。 雖然書中大部份的例子是與辦公室有關(guān)，但我不希望讀者發(fā)生誤解，以為這些時(shí)間利用的觀念只適用于企業(yè)界。 我對(duì)時(shí)間利用的意識(shí)逐漸增強(qiáng)，而且發(fā)覺到我并不是屬于那些能夠很自然有效地利用時(shí)間的幸運(yùn)兒之一。但這只是他們效率顯著的一部份原因。我又對(duì)那些較成功的工商巨子留下深刻印象。 最近，我有機(jī)會(huì)與數(shù)百位工業(yè)界的高級(jí)主管一起工作。以及如何撇開瑣事。他們學(xué)習(xí)為自己的目標(biāo)——而非他人的目標(biāo)——設(shè)定優(yōu)先次序；并保護(hù)自己不受不當(dāng)?shù)母蓴_；此外還學(xué)習(xí)如何授權(quán)。這些參議員必須面對(duì)緊急而又有時(shí)間沖突的許多事情，委員會(huì)事務(wù)、議會(huì)投票、點(diǎn)名、演講、典禮、訪問、簡(jiǎn)報(bào)、信函、調(diào)查、選民提出之問題，以及最主要的——必須掌握涵蓋各層面的信息來源。而在您融會(huì)貫通以后，您會(huì)知道如何可以減少一半的文書工作，如何克服心理障礙，甚至如何改變睡眠習(xí)慣，使您能擺脫茍且因循的惡習(xí)，成為一位懂得掌握時(shí)間的成功現(xiàn)代人。 這是一本能協(xié)助您解決所有時(shí)間運(yùn)用的問題，內(nèi)容豐富、精簡(jiǎn)扼要。譯者：李念祖先生，江西人，二十九歲，國(guó)立師范大學(xué)畢業(yè)，美國(guó)猶它州立大學(xué)碩士，現(xiàn)為「放眼看天下」電視節(jié)目之采訪撰稿，譯作有「關(guān)心您的身體」。書名：《點(diǎn)時(shí)成金》—掌握時(shí)間的藝術(shù)（益智篇）出版者：現(xiàn)代工商出版社李念祖編譯作者：艾德文．布利斯出生于美國(guó)鹽湖城，多才多藝，曾擔(dān)任新聞?dòng)浾?，編輯、參議員助理、協(xié)會(huì)主管與企業(yè)顧問，作品廣受歡迎。本書在歐美各國(guó)行銷數(shù)十版，成績(jī)驚人。編者的話— 花一小時(shí)讀本書，能幫您節(jié)省一百個(gè)小時(shí)。不論您是慢半拍的拖延者，或是工作狂，本書均能使您獲益良多。目錄序言為什么你想擁有更多的時(shí)間目標(biāo)節(jié)省時(shí)間的第一步計(jì)劃時(shí)間分配計(jì)劃的理念確定先后次序控制時(shí)間的法寶工作表臨危不亂預(yù)防危機(jī)事情最壞會(huì)到什么程度克服恐懼跑回本壘才算得分確實(shí)執(zhí)行你一定得有的觀念時(shí)間利用的分類什么東西威脅了官僚制度？目標(biāo)式管理先做真正重要的事巴瑞圖原理先從自己做起突破瓶頸做個(gè)理智的領(lǐng)導(dǎo)者分派工作對(duì)事不對(duì)人溝通誰是真正的絆腳石？尊重屬下的時(shí)間管理者的多事職員當(dāng)權(quán)時(shí)間誰是「摸魚」大王？工作進(jìn)度追蹤不要讓自己變得可有可無立刻加緊行動(dòng)浪費(fèi)時(shí)間又使人神經(jīng)質(zhì)完美主義幫助你跳出追求完美的陷阱柏金森定律健全的時(shí)間管理方式講求效率讓群體智慧落實(shí)會(huì)議不自覺的浪費(fèi)時(shí)間備忘錄向軍方學(xué)習(xí)檢討報(bào)告與會(huì)人士一律不必出席電話會(huì)議隨身攜帶的秘書口述用錄音機(jī)你還能專心的辦公嗎？混亂的辦公桌沒有安全感的明顯癥狀副本保持效率的大功臣垃圾桶管理時(shí)間十一招有效地處理往來信函你會(huì)處理文件嗎？文件工作測(cè)驗(yàn)浪費(fèi)的時(shí)間和金錢不必要的紙上作業(yè)建立檔案的兩項(xiàng)原則精簡(jiǎn)、專責(zé)安全感可以包裝嗎？檔案的增殖不要夢(mèng)想人腦會(huì)變大信息過剩看得見的損失干擾最基本的時(shí)間管理原則集中精神記住!它使你消沉和愚笨飲酒反效率的聚會(huì)午餐時(shí)間肯定的拒絕，技巧的傳達(dá)學(xué)會(huì)說「不」適度地調(diào)整工作空間辦公室布置慎防感情上的陷阱如果……一事無成的導(dǎo)游猶豫不決你必須立刻戒除的惡習(xí)拖延合理地制造工作壓力最后期限腦袋空空怎么辦？靈感障礙為了走更遠(yuǎn)的路休息中場(chǎng)休息時(shí)間午睡那該是個(gè)裝便當(dāng)?shù)臇|西公文包你也可以多活五年睡眠花這種時(shí)間直得嗎？速讀切斷自己的后路調(diào)整腳步拉緊發(fā)條讓手表走下去緊張將支出變成收人上下班交通時(shí)間積少成多零碎時(shí)間你的一小時(shí)值多少錢？記憶力靠得住嗎？工作時(shí)間表何時(shí)做最重要的事？善加利用也是可以安排的寧?kù)o與惡習(xí)格斗行為糾正修修改改無濟(jì)于事「A型行為」和心臟病你感到快樂滿足嗎？工作狂最重要的事先做運(yùn)動(dòng)上帝都要休息周末假日絕對(duì)不要放棄的東西樂趣名家贈(zèng)言辦事座右銘現(xiàn)在，誠(chéng)實(shí)一點(diǎn)自我測(cè)驗(yàn)今天是現(xiàn)鈔，趕快去花吧！最后的忠告序言 許多年前，當(dāng)我還是個(gè)美國(guó)參議員助理時(shí)，發(fā)現(xiàn)國(guó)會(huì)中成功出色的參議員，他們的作業(yè)方式中有不少類似之處，于是我開始對(duì)時(shí)間利用的型式產(chǎn)生興趣。他們因而發(fā)展出利用最少的時(shí)間投資，而能得到最大利益的技巧。如何訂定計(jì)劃、專注于重要的事項(xiàng)。如果他們不多學(xué)習(xí)，就無法獲得連任。又一次地。他們似乎對(duì)較重要的事情，如計(jì)劃方案等事，有充裕的時(shí)間處理；他們派遣屬下去從事耗費(fèi)時(shí)間的工作，并且盡量擺脫無謂的干擾和活動(dòng)。他們腦筋里所想的是目標(biāo)，而非行動(dòng)；他們作決定快速果斷，講話或?qū)懶藕?jiǎn)潔扼要；凡事絕不拖延；把時(shí)間當(dāng)成是珍貴而有限的資產(chǎn)。我便開始將我觀察得來的一些技巧，運(yùn)用到生活當(dāng)中，在我發(fā)現(xiàn)我因此而可以做許多事情之后，我決定要寫這本書。時(shí)間管理的原則是放諸四海皆行的，比如說，它能使工商業(yè)董事會(huì)議更有效的進(jìn)行，對(duì)土風(fēng)舞俱樂部的社交委員會(huì)舉辦活動(dòng)也同樣有效。我偏好富蘭克林對(duì)時(shí)間的解釋，他的名句如下：時(shí)間是制造生命的東西。為什么你想擁有更多的時(shí)間目標(biāo) 如果你想將你的時(shí)間管理得更好，第一步就是正如時(shí)間管理顧問亞倫．拉肯所說的，先問你自己這個(gè)問題：「我的目標(biāo)究竟是什么？」 拿出一張白紙，寫下你個(gè)人的終生目標(biāo)，也就是你到八十歲回顧一生時(shí)所希望已完成的事。 現(xiàn)在寫下你的職業(yè)目標(biāo)。 然后做一個(gè)近程目標(biāo)的清單，寫下你在接下來六個(gè)月之內(nèi)想完成的工作。記住這些目標(biāo)是在任何時(shí)候均可以改變的，你最重要的工作之一就是重新檢視你的目標(biāo)清單，將它們修正為最符合你目前愿望的目標(biāo)。 現(xiàn)在，分析你的清單，它可能包含了比你能完成的事物更多的目標(biāo)，因此請(qǐng)你安排先后順序。背誦它們。節(jié)省時(shí)間的第一步——計(jì)劃 沒有一個(gè)足球教練會(huì)在毫無計(jì)劃之下將球隊(duì)派出赴戰(zhàn)。但在一開始時(shí)能有一個(gè)計(jì)劃，對(duì)全盤大局十分重要 在日常生活中，每一天、每一星期，你都需要一個(gè)這樣的計(jì)劃，否則你的時(shí)間就被隨時(shí)加諸于你的事情所占據(jù)。 在做時(shí)間分配計(jì)劃時(shí)，先將一天要做的事列出一大略的行程表，而每天的行程表中必須有二或三件你必須完成的工作。在每星期四或星期五時(shí)，你就必須為下星期做計(jì)劃了。研究證明了常識(shí)所說的：「在做一件事之前，花愈多的時(shí)間做好計(jì)劃，便能愈快達(dá)成任務(wù)。時(shí)間分配計(jì)劃的理念——確定先后次序 決定事情先后順序的方法有二：依事情的緊迫與否，或依事情的重要性。 如果你是依事情的緊迫與否來決定先后順序，則可能有下列三種情況出現(xiàn)： (1)非得今天做完不可。 (3)應(yīng)該在某一時(shí)間內(nèi)做完，但現(xiàn)在還不急。很顯然的，這件事不屬于第一類，因?yàn)楝F(xiàn)在離職截止日期還有二個(gè)半月的時(shí)間。最常見的是被歸在第三類，也就是不到接近截止日期時(shí)你不會(huì)去做。但到了明年一切依舊重演。因此，你必須把要做的事列成一張表，然后仔細(xì)檢視每一項(xiàng)目并自問：「這件工作是否能讓我向一生的目標(biāo)更邁進(jìn)一步，或者有助于我的短程計(jì)劃？」如果是的，在它旁邊打個(gè)星號(hào)，然后在你打星號(hào)的項(xiàng)目卜用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出你要做的先后順序。 所費(fèi)時(shí)間與獲利的比率是一個(gè)簡(jiǎn)單的讓我們認(rèn)清何以一件工作比另一件重要，比另一件緊迫的方法。例如，你一天中最重要的工作就是準(zhǔn)備報(bào)告，這件工作將花掉你一天中大部份的時(shí)間。 當(dāng)你將畫上星號(hào)的重要事情用阿拉伯?dāng)?shù)字排列出先后順序后，你便可依計(jì)劃行事?？刂茣r(shí)間的法寶——工作表 我建議每天作兩項(xiàng)工作表——最好寫在同一張紙上。另一面則記下當(dāng)天你「想去做」的任何事情。在時(shí)間許丁考慮優(yōu)先級(jí)之后，再計(jì)劃完成其它的項(xiàng)目。否則你的計(jì)劃將不切實(shí)際，而你也會(huì)對(duì)此喪失信心。 但是這份清單未包括那些「很重要但不急要的事」，比如像長(zhǎng)期計(jì)劃及重大方案，那些你想完成但沒有人催促你完成的事。 你可能在一天結(jié)束時(shí)并末完成你﹁要做的事﹂清單上的項(xiàng)目，但不要為此憂慮。 但要注意一點(diǎn)：如果你把一件工作一而再的延到下一天，這可能意味著它是最不緊要的工作，但這也可能是你正在拖延。 我特別強(qiáng)調(diào)在你今日工作結(jié)束之前，花幾分鐘寫下明天早上的工作表。如果工作表延到隔天再做，你將因其它活動(dòng)的加入而匆促完成，它可能只會(huì)包括那些急要的事，而非真正重要的事。而這種緊急的狀況需要花更多的時(shí)間來解決。 每當(dāng)有這種危急狀況發(fā)生時(shí)，寫張字條放在「待辦」卷宗里。 未能及早開始工作，僅是導(dǎo)致危機(jī)的原因之一。 每一種危急狀況，都應(yīng)加以分析，并想出辦法以防再度發(fā)生。事情最壞會(huì)到什么程度——克服恐懼 「拖延」總有許多面具——懶散、冷漠、健忘、工作過度——但我深信，在這層面具之后通常只隱藏著一種情緒：就是懼怕。對(duì)困窘、遭受拒絕或失敗的恐懼。你究竟在怕些什么？是真實(shí)的事物，還是夸大的情緒？你是否能做一些事。一種使人在意識(shí)層次中長(zhǎng)期感到微微不安的恐懼，通常在我們勇敢地面對(duì)并且誠(chéng)實(shí)地檢視解決方法時(shí)就自然煙消云散。 然而有時(shí)候恐懼會(huì)長(zhǎng)期駐留心中，這時(shí)你要用「好像已突破恐懼的實(shí)際行動(dòng)﹂來克服尼。然后告訴自己不論你感到多么害怕，你決定要以好像毫不懼怕的態(tài)度來完成它。跑到三壘但未能奔回本壘的球員，并不能因?yàn)橐呀?jīng)跑了四分之三的路程而得分。開了頭，或甚至做了一半以上，固然很好，但在事情沒有完成之前。許多人有「做做看再說」的毛病。 這種清形無非是徒然浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)?1)通常你不會(huì)再繼續(xù)這項(xiàng)工作，那么已經(jīng)花在上面的時(shí)間就白