【正文】 管理者的一項重要任務(wù)，更是總經(jīng)理的一項重要工作。榜樣的力量是無窮的。 (二)選賢任能?？偨?jīng)理在酒店管理活動中要善于發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才。選賢任能也是檢驗管理者的能力的具體表現(xiàn)?？偨?jīng)理對部屬應(yīng)是平等的。要關(guān)心職工的福利，關(guān)心他們的事業(yè)、他們的學(xué)習(xí)、生活、身體、戀愛、婚姻和家庭。是培養(yǎng)人才，提高飯店管理水平和服務(wù)水平的有效方法。行政會議管理規(guī)范 一、決策會議 (一)參加的人員： 決策會議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理以上人員參加。確定總的管理目標(biāo)后，會議還要研究長期的、中期和短期的實施方案和計劃。 (2)確定利潤目標(biāo)： 確定年度營業(yè)計劃和營業(yè)指標(biāo)包括利潤指標(biāo)。確定價格政策。如成立管理公司，發(fā)展酒店管理業(yè)務(wù)，在其他地區(qū)建立或聯(lián)營新酒店等。 二、業(yè)務(wù)會議 業(yè)務(wù)會議是指總經(jīng)理主持召開的某專業(yè)部門，或幾個部門一起開的業(yè)務(wù)會議。 (一)市場銷售會議 這是總經(jīng)理主持召開的，由銷售部、餐飲部、客務(wù)部、房務(wù)部、訂房中心、財會部等部門經(jīng)理和工作人員參加的會議。 (1)提供市場信息和分析報告。 (3)提供本酒店的客情分析、外聯(lián)、客房預(yù)定等情況的報告。 (4)提供同行的飲食信息和市場情況，宴會開座率及其客情分析。 會議通過上述提供的資料和情況報告，進行業(yè)務(wù)分析和綜合研究，確定市場拓展方向和目標(biāo)，展開業(yè)務(wù)“公關(guān)”和市場銷售活動。參加會議者必須提供下述資料和情況報告： (1)提供開房情況報告，如開房率，住客國籍分析、客情報告。 (3)提供房間狀態(tài)報告，如好房、壞房、已修理房、待修理房等等。 (5)提出各部門在管理活動中存在的一些疑難問題。 (三)餐飲會議 這是總經(jīng)理召開的有關(guān)餐飲方面的會議，參加人員以餐飲部經(jīng)理、餐廳經(jīng)理、行政總廚、大廚、酒水部經(jīng)理等為主。 (2)本飯店飲食經(jīng)營情況的資料。 (3)提供客情分析報告、?？?、散客、宴會、酒會、團體包餐等情況的分析報告。 (5)飲食的銷售和市場拓展情況，飲食銷售活動中的新招等。 (四)工程會議 這是由總經(jīng)理主持召開的有關(guān)動力工程方面的專業(yè)會議，參加會議的人員以動力工程部、總工程師、工程師或經(jīng)理及各部經(jīng)理或負(fù)責(zé)人參加，參加者必須準(zhǔn)備下列資料： (1)設(shè)備的更新、更遷、維修保養(yǎng)、技術(shù)狀態(tài)等資料。 (3)有關(guān)飯店改造、裝修、翻新等資料。 (5)有關(guān)綠化工程方面的資料。通過會議傳達總經(jīng)理的意圖，溝通各方面業(yè)務(wù)聯(lián)系和情況，使飯店經(jīng)營活動建立在穩(wěn)定安全可靠的基礎(chǔ)上。 三、經(jīng)理例會 這是由總經(jīng)理主持召開的飯店各部門經(jīng)理都參加的業(yè)務(wù)會議，通過這樣的會議發(fā)展縱向和橫向聯(lián)系，進行業(yè)務(wù)溝通。會議內(nèi)容有： （一）總經(jīng)理進行工作講評，策劃和決策 (1)將會議周期間客人的表揚、投訴、建議的處理結(jié)果進行講評并提出指令性意見。 (3)將會議周期間管理活動中的經(jīng)營狀況，如銷售活動，服務(wù)管理，衛(wèi)生管理，食品質(zhì)量及其他等等事項進行講評和提出指令性意見。 (5)將決策會議，業(yè)務(wù)會議，早餐例會和其他會議的內(nèi)容進行傳達和貫徹。 (7)會議上總經(jīng)理就某些事情進行決策并對以后的工作進行策劃和安排。 (2)匯報工作中遇到的疑難問題，提出工作中需部門協(xié)調(diào)的要求，和需總經(jīng)理決策的問題等等。參加人員以部屬各部門負(fù)責(zé)人為主。 (1)參加會議人員要準(zhǔn)備自己部門業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)資料。 (3)對下一個周期進行工作策劃。 (5)對本部門的工作進行策劃和決策。所謂業(yè)務(wù)系統(tǒng)指的是幾個密切聯(lián)系的部門會議。這種會議主要是進行各部門之間的業(yè)務(wù)溝通、協(xié)調(diào)，達到提高工作效率，提高管理水準(zhǔn)的目的。會議就某項業(yè)務(wù)進行研究和探討。通過這些會議達到提高專業(yè)技術(shù)、服務(wù)質(zhì)量、管理水準(zhǔn)的目的。 2．參加行政例會和總經(jīng)理辦公會議，做好會議記錄，了解各項決定、決議的貫徹情況，并及時反饋信息。 4．協(xié)助人事部經(jīng)理做好日常接待、來信來訪等有關(guān)事宜。 5．負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話接轉(zhuǎn)。 7．為總經(jīng)理室提供有關(guān)資料、檔案的秘書性服務(wù)。 9．起草酒店檔案制度經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 11．負(fù)責(zé)各類文件的傳遞。 13．負(fù)責(zé)酒店禮品的接收、登記、保管。 15．負(fù)責(zé)綜合辦公室人事處的內(nèi)勤工作。行政辦設(shè)立兼職檔案管理員1名，各部設(shè)兼職檔案管理員1名。 酒店各部門和全體員工均有保存檔案的義務(wù)。 各部門應(yīng)按照酒店檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向行政辦轉(zhuǎn)交有關(guān)資料（見附錄一、二、三）。 任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔，管理人員應(yīng)按規(guī)定保管檔案。 （1）損毀、丟失或者擅自銷毀部門應(yīng)保存的檔案； （2）將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交； （3）擅自提供、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案； （4）涂改，偽造檔案； （5）玩忽職守，造成檔案損失。 在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，將由總經(jīng)理給予獎勵。酒店收發(fā)文由酒店歸檔，部門收發(fā)由部門歸檔。酒店及各部門召開的專業(yè)會、研討會單獨由行政辦立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報、總結(jié)等。 各種基建施工圖紙在工程結(jié)束后應(yīng)專門立卷歸檔至人事部。 關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔。 立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分券。員工業(yè)績檔案含考評、晉升、獎懲等方面的資料 培訓(xùn)檔案 10年 酒店其它材料 5年 工資發(fā)放表 15年 財務(wù)部 會計檔案（另列表） 15年 附錄三：會計檔案一覽表序號 檔 案 名 稱 保管期限 備 注 一、會計憑證類 1 原始憑證記帳憑證 15年 2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年 二、會計帳簿類 3 日記帳 15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25年 4 明細(xì)帳 15年 5 總帳 15年 6 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保存15年 7 輔助帳簿 15年 三、會計報表類 8 月、季度會計報表 5年 9 年度會計報表（決算） 永久 四、其他 10 餐飲結(jié)帳單 15年 含手工及電腦填制 11 餐飲入廚單 15年 12 餐飲酒水單 15年 13 總臺訂金單 15年 14 內(nèi)部及正式收款收據(jù) 15年 15 餐飲定額發(fā)票（存根聯(lián)） 15年 16 服務(wù)業(yè)發(fā)票（存根聯(lián)） 15年 17 會計移交清冊 15年 18 會計檔案保管清冊 25年 19 會計檔案銷毀清冊 25年魚香肉絲 (2008629 22:43:47) 值班經(jīng)理工作職責(zé) 一、協(xié)助總經(jīng)理處理酒店的日常事務(wù)，處理大堂副理提交上來無法解決的賓客投訴。 三、加強酒店的安全管理工作，每日重點巡查配電室、倉庫、機房、廚房等易發(fā)生災(zāi)情的場所，并對這些場所的消防設(shè)施故障和火情隱患及時提交、督促相關(guān)部門處理，并記錄追蹤處理的結(jié)果。五、詳細(xì)閱讀記錄本，對前班記錄本上批示之事項及時請相關(guān)部門主管簽知，并追蹤、督促落實情況，且詳細(xì)記錄追蹤處理結(jié)果。視火情況有可能應(yīng)先滅火，然后報消防中心，并保護好現(xiàn)場，如火情不允許，應(yīng)立即打碎墻上的報警裝置報警，同時拿上本區(qū)域的輕便滅火器進行自救滅火。 火情通報： 消防中心接警后，立即通知電話總機，告之火情已確認(rèn)，然后按程序進行操作。 總機應(yīng)按以下順序迅速通知有關(guān)部門： 一級火情：保安部、工程部、總經(jīng)理或副總經(jīng)理或值班經(jīng)理、客房部、醫(yī)務(wù)室。 指 揮 機 構(gòu)： 發(fā)生火災(zāi)時應(yīng)迅速組成領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織指揮滅火自救工作，小組成員：由總經(jīng)理、值班經(jīng)理、保安部經(jīng)理、工程部經(jīng)理、客房部經(jīng)理等組成。 視火勢，決定是否關(guān)閉送風(fēng)機組或回風(fēng)機組；是否切斷電源和氣源；視火情決定是否發(fā)布疏散命令。 (4)迅速組織隊員按救火程序?qū)嵤缁穑⒐ぷ鬟M展情況隨時報指揮部。 ②消防人員及辦公室除一人留守外，其余人均攜帶手電筒，對講機，迅速趕到現(xiàn)場，保安領(lǐng)班帶領(lǐng)保安員維持秩序，控制酒店大門，阻止外人進入酒店以防不測。工程部各部位員工堅守工作崗位，做好各種工作準(zhǔn)備。 （2）客房部①部門經(jīng)理趕到消防中心接受指令。 ③服務(wù)中心留一人值班，及時向救險總指揮部報告失火樓層住的客人人數(shù)。②有條不紊地整理帳目、文件、資料等，上鎖鎖好，準(zhǔn)備好疏散。 (2)銷售部、客房部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織客房服務(wù)員引導(dǎo)客人疏散，將疏散下來的客人安排在安全地點。 (5)專業(yè)消防隊到場后，現(xiàn)場指揮要將指揮權(quán)交出，并主動介紹火災(zāi)情況，根據(jù)其要求協(xié)助做好疏散和撲救工作。(2)行政辦視情況負(fù)責(zé)與自來水公司、煤氣公司、醫(yī)院等單位聯(lián)系。 (4)工程部在火災(zāi)撲滅后，應(yīng)及時關(guān)閉自動水噴淋閥門，更換損壞的噴頭或其它消防設(shè)備，并使所有的消防設(shè)施恢復(fù)正常。10．實施中的注意事項： (1)當(dāng)火情由酒店自己組織力量可以撲救時，不驚動消防機關(guān)。