【正文】 象限。首先，記錄下每天要做的事情，以及所需要的時間。 　　 如果我們做好對時間的有效管理，緊急的事情就會越來越少，每天都能輕松自在、有條不紊地做事。 　　 ◆進行預(yù)約 　　 利用預(yù)約，能更好地保證工作得以順利進行，使你對工作時間管理得更有效。 　　 不做“救火隊員” 　　救火隊員是一個很形象的詞語，用來形容一些初級、中級經(jīng)理哪里的事情催得急就往哪兒跑。上午一直沒有閑下來，甚者連喝水的空隙都沒有?？煜掳鄷r，他的一個朋友又打電話，請他幫忙預(yù)訂一家酒店，他又熱情地幫助朋友訂了一家酒店。　　 可以看到，這位主管真的是非常敬業(yè)和忙碌，但是時間管理的專家卻認(rèn)為，他完全有必要改進時間管理的方法。　　 最后，留下必須親自處理的事情，有順序地逐一解決。所以，對時間進行有效的管理，對這位主管而言非常重要?！拘〗Y(jié)】　　 本講清晰地、全面介紹了時間管理的相關(guān)知識：①介紹了時間管理的重要性；②講解了目標(biāo)設(shè)定的Ｓｍａｒｔ＋Ｃ原則；③重點介紹了時間管理的方法，包括非常流行的四個象限理論管理時間的技巧、不做“救火隊員”等，并且通過對一個案例的詳細(xì)分析，演示了怎樣有效的管理時間；④介紹了5Ｗ法，用來提高時間的使用率。 第3章 會議的目的 　　避免不必要的會議　　明確會議的目的　　計算會議的成本　　避免參會者的不滿　　　　作為一名中級管理者，除了通常的管理工作外，召開會議以卓有成效地傳達(dá)信息，尋找解決問題的方法也應(yīng)成為分內(nèi)的職責(zé)。 避免不必要的會議 　　 　　 　　在學(xué)習(xí)主持會議技巧之前，管理者首先要正確地區(qū)分需要和不需要召開的會議。 　　 　　 　　很多時候，初級的中層經(jīng)理常常希望所有的下屬都能有機會聽自己發(fā)言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達(dá)給下屬。　　要竭盡最大可能地減少開會次數(shù)，并使每次會議都達(dá)到應(yīng)有的目的，在準(zhǔn)備召集開會之前，基層經(jīng)理需要考慮以下問題：　　 　　作為基層經(jīng)理，準(zhǔn)備召集會議時，首先要考慮會議的目的是否明確。如果參會者在參加會議之前，并不知道會議的目的，在會議上就會毫無準(zhǔn)備，或準(zhǔn)備得沒有針對性，從而造成了會議的低效率。所謂合適的時間，不僅僅是針對舉辦者合適，而且對于每一位參與者來說，時間也都應(yīng)是合適的。有一次該經(jīng)理安排一個會議，時間定在中秋節(jié)的晚上，因為他一個人在北京，中秋節(jié)的晚上也沒什么事情。 　　雖然該經(jīng)理最后還請大家吃了飯，但是參會者仍感到并不舒服。該經(jīng)理選擇的會議時間只是適合自己，而絲毫沒有考慮到員工們的實際需求。往往很多事情并不一定非得需要通過會議來解決。其它的方法有：可以給每位員工發(fā)放簡單的通知、專門為某位員工寫便條、或擬出通告貼在公共場所。　　 　　　　在擬出參會者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會議相關(guān)，是否每一位參會者都是必要的。如果無關(guān)人員提出了與會無關(guān)的問題，不僅會毫無價值地白白耽誤本次會議的時間，還會影響有關(guān)人員的心態(tài)，耗費有關(guān)人員的精力。 會議的目的　　　　很多主管或基層經(jīng)理認(rèn)為會議是其工作的一部分，因此常常容易在行動上表現(xiàn)為該開會的要開，不該開的會也總想方設(shè)法地開?！　　　　　≡趯嶋H的工作中，明確召開會議的目的對于中級管理人員來說，是一件非常重要的事情。　　會議實際上恰好是曝光的一個場景，中層管理者如果在眾人面前表現(xiàn)得管理能力很弱、沒有頭緒，那么就根本沒有能力控制會議，不僅上司，下屬也不會認(rèn)同管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力；如果管理者的會議控制能力很強，善于召開高效率的會議時，下屬尊敬其領(lǐng)導(dǎo)能力的同時，更高層的領(lǐng)導(dǎo)也會對他給予提升和重用?！　?　　各級管理人員在主持會議之前，要明確目標(biāo)。　　◆例行公事的會議　　針對例行公事的會議，管理人員應(yīng)最大限度地盡量減短會議時間，而且不必等每位參會者都到達(dá)之后才開，因為公司中員工的工作時間并不一定相同，而且所處地點不一定都完全方便開會?！　　舯憩F(xiàn)民主的會議　　針對一些需要解決問題的會議，當(dāng)管理者已經(jīng)想出了很好的解決方法，基本上也沒有人能影響決定時，若管理者還要走過場地召集員工開會，提出問題后又千方百計地引導(dǎo)員工們都同意自己的答案，最后讓大家來執(zhí)行，這就屬于表現(xiàn)民主的會議。管理者在他人無法改變自己決定的條件下，應(yīng)直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄖ问?，直接告知員工。　　◆展示個人威嚴(yán)的會議　　很多主管往往認(rèn)為讓所有的下屬都準(zhǔn)時來參加自己主持的會議是充分表現(xiàn)主管身份和威嚴(yán)的一種最得意的方式?！景咐俊　∧彻镜囊幻鞴軐γ恳粋€開會遲到的人都懲罰特別重：不僅從經(jīng)濟上懲罰，還在心理上折磨員工。但是，員工們隨即發(fā)現(xiàn)即使他們準(zhǔn)時地參加會議，主管也沒有什么真正必要的事情必須傳達(dá)?！　∩侠褪且粋€典型的、展示個人威嚴(yán)的會議?！　　舸_認(rèn)消息是否屬實的會議　　某些基層的經(jīng)理和管理者，經(jīng)常會道聽途說地得到一些信息，卻又不知這些信息是否屬實，因此，管理者就會希望通過召開會議的方法向員工澄清一下。管理者應(yīng)盡量避免召開確認(rèn)消息是否屬實的會議，否則可能會誤導(dǎo)員工，而且由于會議目標(biāo)也不明確，會議往往收效甚微。管理者已經(jīng)有了決策，希望說服全部下屬都認(rèn)可自己的決策，這種情況很難通過一次會議就能徹底地統(tǒng)一所有員工的意見。　　盡管管理者的出發(fā)點是好的，但是不一定就能起到好的效果。如果管理者希望通過一個項目的運作流程就能有效地影響其他項目的運作，就會牽扯到很多相關(guān)的改變，其中包括：項目背景和管理風(fēng)格的改變?！　　魝€性問題要找答案的會議　　所謂的個性問題要找答案的會議，一般可能與人事關(guān)系有關(guān)?！景咐俊　∧充N售主管管理著六名業(yè)務(wù)代表，其中一個業(yè)務(wù)代表在與一個客戶聯(lián)系時，出現(xiàn)了問題，這個問題不具備普遍的代表性。　　從積極的角度看，或許該業(yè)務(wù)代表的經(jīng)驗?zāi)軐ζ渌艘灿薪梃b作用。因此，除非是共性的問題，管理者盡量不要召開會議討論個性的問題?！　⌒贾匾?、需要集體決策、集體行動需要分工、典型問題需要大家分享、合作多方有爭執(zhí)的等各方面的會議都屬于必須要召開的會議。 會議的成本 　　 會議的成本包括看得見的和看不見的兩種成本。　　　　　　除去看得見的會議成本之外，還有一些不能直接看到的會議成本。因此，看不見的成本不僅占用員工的時間，還會占用主持會議者的時間?！　?避免參會者的不滿 　　 會議的成本并不如想象中的那么低。有專門的調(diào)查資料顯示：有83%的人對會議離題非常煩惱；另外有77%的人認(rèn)為會議的準(zhǔn)備不充足（包括資料的準(zhǔn)備和對會議過程內(nèi)容的準(zhǔn)備都不夠充足），覺得煩惱；有74%的人會對效率低特別不滿意，認(rèn)為會議太拖沓；此外，參會發(fā)言者的羅嗦也會造成62%的人不滿；60%的人對會議時間過長覺得非常不滿意；還有51%的人認(rèn)為缺乏參與度，也會感到不滿。 【小結(jié)】　　主持召開會議是基層管理者的一項工作，高效率地開會是非常重要的一件事情。第4章 如何召集并主持兩種不同類型的會議 　　發(fā)布消息的會議　　有效地傳達(dá)信息　　解決問題的會議　　腦力激蕩法　　　　　　了解會議的目的之后，管理者主持會議時，還要充分地準(zhǔn)確了解會議的類型，因為不同類型的會議有其各自不同的目的和開會程序?！　　　“l(fā)布消息的會議目標(biāo)是清楚地傳達(dá)信息給員工們?！　　艄颊摺　鬟_(dá)公司的政策，代表公司理念的信息需要原封不動地進行傳達(dá)，管理者不能加入自己過多的個人理解，否則就偏離了公司的政策。該經(jīng)理的翻譯水平很高，但是英文不好的同事總在問，為什么老板只說了一句話，然而經(jīng)理卻常常翻譯成了八句？　　該案例充分說明了這位中層經(jīng)理沒有很好地做到原封不動地傳達(dá)老板的意見，每次都加注了很多自己的理解，這種做法是非常錯誤的。員工有時不易看到整個企業(yè)運作的全部內(nèi)容，看到更多的往往只是局部。　　中層經(jīng)理加注個人理解的前提是一定要深入地全面理解決策的意義所在，定位決策的性質(zhì)，然后再采用通俗的方法（運用員工的語言）傳達(dá)給下屬?！　≡诮忉寷Q策的過程中，中層經(jīng)理需要調(diào)整員工對于決策的不同反饋，協(xié)調(diào)員工的情緒，解釋決策的前景，而不是讓員工們自行慢慢反饋?！　　舫吻寤蜃尨蠹伊私膺M展　　中層經(jīng)理在發(fā)布信息時，還常常要澄清或讓大家了解事情的進展?！　　　榱诉_(dá)到清楚地傳達(dá)信息的目的，管理者需要全面、深入地真正理解所要傳達(dá)的內(nèi)容、傳達(dá)背景、預(yù)想有可能的問題、注意反饋并及時回復(fù)、當(dāng)場提問以確認(rèn)理解和會后的單獨溝通等各方面的內(nèi)容。如果自身對要傳達(dá)的信息還一知半解，就會誤導(dǎo)員工，引起員工與公司之間的沖突。因此，中層經(jīng)理在傳達(dá)信息時，一定要把背景傳達(dá)清楚，否則就會有各種猜測，最終產(chǎn)生謠言和誤解?！　　纛A(yù)想有可能的問題　　在傳達(dá)政策和決策的會議中，中層經(jīng)理還要做一個周密的準(zhǔn)備工作：預(yù)想幾個有可能的問題，以及可能產(chǎn)生的帶有普遍性的問題。如果問題有共性，作為一位經(jīng)理卻回答不上來，其后果是非常糟糕的，并且還需要為解釋問題再次開會，不僅增加了會議次數(shù)，還要增加會議成本?！　　糇⒁夥答伈⒓皶r回復(fù)　　在傳達(dá)信息時，管理人員還要注意員工的反饋并及時地進行回復(fù)。例如當(dāng)看到員工皺著眉頭在琢磨時，管理人員一定要對此表情予以注意，并詢問問題所在，然后進行澄清或用通俗的語言詳細(xì)回答，及時地給予員工反饋。當(dāng)場詢問員工的想法，不僅使得目的能及時闡述明確，而且還同時促進了與員工的溝通?！　〈送猓芾碚哌€可以通過讓員工闡述會議內(nèi)容來確認(rèn)傳達(dá)的效果怎樣?！　　魰蟮膯为殰贤ā　≡趥鬟_(dá)政策和決策的會議中，管理者不一定要詢問所有的人，管理者可以在會后尋找機會與個別員工進行單獨的溝通。管理者需要考慮性格使得某些員工不愿意當(dāng)眾說出自己的想法，但是這并不代表他沒有任何意見和建議。解決問題的會議　　　　除了發(fā)布消息的會議之外，管理者還需要面對另外一種會議：解決問題的會議。有效地解決問題的方法有：找出候選和評估的方案、通過會議決策等各種方法?！　‘?dāng)存在需要解決的問題，而管理者根本沒有任何解決方案時，此時，管理者可以通過發(fā)動員工，搜集所需的信息，以及每位員工的意見和建議，歸納出幾種解決的方法，得到一些候選方案。這時候，會議的直接目標(biāo)就是評估已有的能解決問題的方案。　　當(dāng)管理者掌握了幾個解決問題的方案時，可以通過會議進行決策，綜合判斷孰優(yōu)孰劣，選擇其中更好的方案。給予過提出異議的機會，卻沒有任何表示，但在最終執(zhí)行中卻又不按照規(guī)定做，這樣會帶來嚴(yán)重的后果?！　　纛A(yù)先通知目標(biāo)和問題　　為使解決問題的會議更有效，管理者首先要做的是預(yù)先通知員工問題的所在、定位以及問題解決的目標(biāo)。　　◆預(yù)先溝通　　為統(tǒng)一對問題的不同看法，需要在會議進行前就預(yù)先溝通。所謂預(yù)先溝通是指會議的主持者（中層管理人員），在有問題需要解決時，在通知員工要開會、解決問題時，先征求員工對問題的看法，即個別征求意見。因為已經(jīng)預(yù)知問題，就會作出很充分的準(zhǔn)備，分析大概的幾種不同的傾向性，甚至于預(yù)知各位員工的具體想法，解決可能會發(fā)生的沖突，最終達(dá)成目標(biāo)?！　　魠^(qū)分利益方　　當(dāng)管理者要解決問題時，由于不同的方案會給不同的員工帶來的實際利益并不相同，因此，員工對方案會產(chǎn)生不同的傾向，這樣就產(chǎn)生了方案的利益方?！　　纛A(yù)想沖突　　當(dāng)造成過度侵犯利益時，員工之間就會產(chǎn)生沖突。這樣管理者在主持會議時，就不會產(chǎn)生不同利益方吵得不可開交的場面。銷售經(jīng)理當(dāng)著很多人的面指責(zé)后勤送貨經(jīng)理。于是，銷售和后勤送貨的經(jīng)理開始列舉對方對不起自己的事情?！　′N售和后勤送貨的經(jīng)理都知道開會，事先都準(zhǔn)備了有利于自己一方的資料。　　實際上，在解決問題的會議上，經(jīng)常會有利益不同的雙方，這是不可避免的。如果管理者允許不同的利益方站在自己的角度上，申訴自己的利益，那么會議根本就不會解決問題?！　　艚y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)　　在召集解決問題的會議時，管理者還要事先與員工們統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?！　∪绻麤]有事先的標(biāo)準(zhǔn)，從不同的角度考察，可能有很多方案都強尚械?，区柄w殘碓謨詵延玫畝嗌?，花费时紲Z某ざ獺５蓖騁槐曜賈螅芾砣嗽輩趴梢允夠嵋橄蜃拋鈑欣姆較蟯平?span class=style2　　◆利用解決問題的工具和方法　　管理者應(yīng)用一些解決問題的工具和方法會使解決問題的會議更為有效?！　　　　裟X力激蕩　　腦力激蕩（ｂｒａｉｎｓｔｏｒｍｉｎｇ），也有人叫做頭腦風(fēng)暴，是一種比較好的解決問題的方法。通常的程序是：①參會的每一個人明確要解決的問題是什么；②推舉一位主持人，記錄下每個人的意見；③每個人個自說出自己的解決方法；④評估可行性，選擇方案；如果沒有可行的方案就要進行第五步；⑤將所有解決方案中可行的部分進行個自優(yōu)點的組合，最后組合成的方案綜合了其它所有解決方案中的個自優(yōu)點，是優(yōu)于其它所有的解決方案的一個較為理想的解決方案，它成功地運用了集思廣益的辦事原則?！　∧X力激蕩特別適用于群策群力的會議?！　∮捎谀X力激蕩法使得員工不受限制地思考，因此會產(chǎn)生很多有創(chuàng)意的想法，在這種環(huán)境中，解決問題就會變得相對地容易些。【小結(jié)】　　 作為管理人員，要想高效率地開會，首先要正確地準(zhǔn)確區(qū)分會議的性質(zhì)。解決問題的會議的目標(biāo)是找到解決問題的有成效、較為理想的解決方法，在找候選和評選的方案、通過會議決策的過程中，管理者需要做到預(yù)先的通知目標(biāo)和問題、溝通、區(qū)分利益方、預(yù)想沖突、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、利用解決問題的工具和方法（學(xué)會用腦力激蕩的方法集思廣益）。會議中的主持技巧，涉及到管理者掌控會議的能力。 會議主持技巧的測試　　　 通過對主持技巧的測試，管理人員可以了解自己的技能所在，判斷自己是否具有很好的會議主持技巧。管理者在練習(xí)多次后，就會得心應(yīng)手，會自然而然地將注意力投放在參加者身上。選項Ｂ中所注意的元素，是管理者主持會議時的基本功，真正地站在會議主持位置時，應(yīng)有效地將它們變成一種自發(fā)的行為，將注意力更多地集中在參與者身上而不是集中在自己身上。選項Ｂ中提到的對著裝和儀表沒有信心，實際上是管理者對自身主持好會議沒有信心。 　　當(dāng)管理者給自己找到這種借口時，最好馬上問自己一個問題，我有自信嗎？那么當(dāng)感覺站在主持位置上別扭時，說明對擔(dān)任整個會議中的主持角色沒有自信心?！　」芾碚咴趨⒓訒h時，一定要事先對自己的儀表、儀容以及著裝進行修飾，忘記這些會造成不自信的因素?！　?