【正文】 代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。X1X2為公司簡(jiǎn)稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。：由各公司總經(jīng)理室制定。、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ)充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來(lái)文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時(shí)：①如無(wú)需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。第十三條 主動(dòng)發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收發(fā)人員。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載?quot。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載收(發(fā))文編號(hào)登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。  □ 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。 (三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。第十八條 信函處理(一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。第十九條 簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。第二十條 合約處理(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆?。第二十二條 電報(bào)處理電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。 (二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。。，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 (二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)即以文書催辦單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十七條 文件遞送(一)呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部信封僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。寄送中心后，寄送中心人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用文件袋寄送。、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。，不得積壓，寄送中心人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將文件袋內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。(二)職章：〖ZK(〗、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。〖ZK)〗(三)職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注對(duì)內(nèi)專用之字樣。第二十九條 印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。(四)監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請(qǐng)單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請(qǐng)單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。Ⅲ.印信管理第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(一)公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公