上海公司行政管理制度-在線瀏覽
2025-05-25 22:39本頁面
【正文】 公司所有收到的傳真，均由行政部統(tǒng)一收集，在加蓋傳真收件章后，按照收文操作程序辦理。 常用的公文種類： 決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工的職務任免和聘用。 報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問，不得夾帶請示事項。 批復：適用于答復下級單位請示事項。 會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的議定事項。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第二層為“”，第三層為“”，第四層為“”。 附件：正文之后, 成文時間之前，注明順序和名稱。 抄報、抄送：小四號 仿宋GB2312 與正文齊 公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型(長297mm 、寬210mm)，左側(cè)裝訂。 凡以公司或部門名義發(fā)文，均應實行部門流轉(zhuǎn)會簽制度填寫《發(fā)文會簽單》（見附表一），文稿由各相關部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負責人核簽，由文稿內(nèi)容涉及的各相關部門簽署意見，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，然后交人事行政部復核，人事行政部負責確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈總經(jīng)理簽發(fā)。 草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。 受公司公文格式限制，且只需報送公司分管領導和有關部門，避免濫送。 公司所有對外傳真應由行政部統(tǒng)一編號、發(fā)送，行政部秘書在文件發(fā)出后應加蓋傳真發(fā)件章，并統(tǒng)一歸檔以便查閱。一級為公司法人代表個人印章和公司公章，二級為財務專用章、總經(jīng)理個人印章、人力資源部章、合同專用章，三級為部門章和其他業(yè)務公章。印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 使用公章需填寫《用印單》（見附表二）由部門經(jīng)理簽署意見，并確定是否需總經(jīng)理加簽后交人事行政部辦理。 凡以公司名義對上級單位和外單位的請示、報告、公函、通知、合同、協(xié)議等具有法人性質(zhì)的書面文件及工作人員的工作證件，外出聯(lián)系工作介紹信均加蓋公司公章。 凡公司領導已簽署的文件、合約，如需用印，視同領導同意，可直接與行政部聯(lián)系辦理。如未使用，須退回行政部。必須攜帶公章外出時，需填寫《印章借用登記表》（見附表三）并經(jīng)公司總經(jīng)理同意后，由經(jīng)辦人在行政部辦理借用手續(xù)，使用完畢應及時歸還。 行政部負責填寫《印章使用登記表》（見附表四），內(nèi)容包括使用時間、用途、份數(shù)、批準人、承辦人；借用公章應記錄借用人、借用時間、用途、歸還時間。6 辦公用品管理 公司寫字樓辦公用品由人事行政部統(tǒng)一購買。 領用文具，需填寫《 月份辦公用品申領計劃表》（見附表五），并由領用部門負責人簽字認可。 每月10日為辦公文具領用日，其他時間不再零星發(fā)放辦公用用品。 凡100元以上較貴重文具，由行政部經(jīng)理審批后，方可購買。如丟失，需由部門經(jīng)理簽批；如破損，須以舊換新。 公司信箋、信封、名片、資料袋、便簽紙的印制，需嚴格按照集團的統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持公司對外的企業(yè)文化形象。7 電話、傳真機管理 人事行政部委派專人負責管理和操作寫字樓電話總機、傳真機，并做好日常養(yǎng)護及維修聯(lián)系工作。因業(yè)務需要使用國內(nèi)、國際長途電話，必須嚴格履行申請、審批手續(xù)。 凡未按公司規(guī)定擅自使用國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責任一概由當事人負責。 任何員工均不得使用傳真機撥打長途電話。凡發(fā)出的傳真件，必須在《發(fā)送傳真文件登記表》（見附表六）進行登記。 不得使用傳真機辦理私人事項。 前臺接線員接聽電話用語應規(guī)范，“您好！華潤置地”，語氣應熱情誠懇、請字當頭，轉(zhuǎn)接分機號碼熟記，
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