【正文】 ? 文件級 ?檔案全文數(shù)據(jù)建設(shè) ? 文書永久、長期或 30年的 ? 業(yè)務(wù)、科技、會計永久的 ? 掃描的具體要求 小結(jié) ?電子文件歸檔 ? 實物檔案 ? 聲像檔案 規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)探討 ?數(shù)據(jù)庫管理 ? 存儲設(shè)備 ? 專人負(fù)責(zé)維護管理 ? 定期檢查記錄 ? 安全保管制度和備份制度 ? 電子文件、數(shù)字檔案脫機保存需一式三份（可選用一次寫光盤、磁帶） 1份封存、 1份利用、 1份異地保存 ? 按規(guī)定備份電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文、檔案數(shù)字化成果 規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)探討 ?數(shù)據(jù)庫管理 ? 涉密電子檔案有專用的存儲設(shè)備 ? 涉密電子檔案銷毀審批手續(xù) 規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)探討 ?開發(fā)利用 ? 制定電子檔案利用制度 ? 建立利用登記表 ? 在本單位的網(wǎng)頁上發(fā)布檔案信息及編研成果 制度建設(shè)（ 《 規(guī)范第五章 》 第十六條） 建立健全本機關(guān)的數(shù)字檔案室管理制度，具體包括 電子文件歸檔與管理辦法 、 檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 、 檔案安全保密制度 、 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度 、 檔案數(shù)據(jù)管理維護制度 、電子檔案鑒定銷毀制度 等部分。 三、制度建設(shè) ? 電子文件歸檔與管理辦法。 ? 檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。 ? 檔案安全保密制度。 ? 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度。 ? 檔案數(shù)據(jù)管理維護制度。 ? 電子檔案鑒定銷毀制度。 數(shù)據(jù)管理（ 《 規(guī)范 》 第四章第十二條） 各機關(guān)應(yīng)加強數(shù)字檔案室建設(shè)的安全管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的安全工作。電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進行真實性、完整性、有效性鑒定，確認(rèn)達到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。電子檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套脫機備份，一套封存，一套異地保存，一套提供利用，并定期進行更新備份。各機關(guān)應(yīng)按照檔案行政管理部門的要求，向國家綜合檔案館報送列入登記備份范圍的檔案數(shù)據(jù)（包括各類電子文件和檔案數(shù)字化成果） ? 數(shù)據(jù)備份形式 在 已聯(lián)網(wǎng) 的情況下，電子文件和檔案數(shù)字化成果備份數(shù)據(jù)的移交工作可在網(wǎng)絡(luò)上進行。建議采用一次寫光盤（推薦 DVD數(shù)據(jù)光盤）作為脫機移交的主要載體。 ? 數(shù)據(jù)備份時間 ? 電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 可根據(jù)各單位業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全需求具體確定。 ? 電子公文 根據(jù)每年進行一次登記備份，一般應(yīng)在第二年 6月底前完成前一年度電子公文的登記備份。一般應(yīng)在第二年 6月底前完成前一年度形成的檔案數(shù)字化成果的登記備份。入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。刪除數(shù)據(jù)操作應(yīng)形成紙質(zhì)記錄并存檔。 ? 應(yīng)通過日志等手段建立網(wǎng)上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進行全程監(jiān)督。 ? 浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求： 建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)的有效共享。 建立數(shù)字檔案室信息發(fā)布網(wǎng)站，有關(guān)室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成果均在檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，并且更新及時，點擊率高、內(nèi)容豐富、效果顯著。 申報程序和評選標(biāo)準(zhǔn) ? 程序：推薦、初審、復(fù)審、終審。 ? 評選標(biāo)準(zhǔn)：測評標(biāo)準(zhǔn)得分在 80分（含）以上的為 “ 規(guī)范化數(shù)字檔案室 ” ，由各市自行命名表彰；在創(chuàng)建 “ 規(guī)范化數(shù)字檔案室 ” 基礎(chǔ)上，測評得分在 90分（含）以上，推薦評審 “ 示范數(shù)字檔案室 ” 。 ? 數(shù)字化加工 ?紙質(zhì)檔案 ?照片檔案 ?聲像檔案 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（試行） GB/T － 1998信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼第一部分 :要求和指南 GB/T － 1998信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼第二部分 :一致性測試 GB/T l8894－ 2022 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA/T 31— 2022 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 數(shù)字化 digitization ? 用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 數(shù)字圖像 digital image ? 表示實物圖像的整數(shù)陣列。在矩陣 (或其他 )網(wǎng)絡(luò)上采樣 —— 連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。它對應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。 ? 失真度 distortion measure ? 對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。 ? 圖像壓縮 image pression ? 消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 標(biāo)記圖像文件格式 Tagged Image File Format（ TIFF） ? 一種基于標(biāo)記的無損 (不丟失信息 )壓縮格式，用于在應(yīng)用程序之間和計算機平臺之間交換文件。 ? 聯(lián)合攝影專家組 Joint photographic Experts Group（ JPEG） ? 一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要的計算機平臺和 Web瀏覽器。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 數(shù)字化對象的確定原則 應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認(rèn)，屬于歸檔范圍且具有永久和長期保存價值、符合國家有關(guān)規(guī)定的紙質(zhì)檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 過程管理 ? 加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，同時建立起完整、規(guī)范的數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)登記記錄。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? ? 拆除裝訂 ? 區(qū)分掃描件和非掃描件 ? 頁面修整 ? 檔案整理登記 ? 裝訂 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 ? 按照 《 余姚市市級機關(guān)檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式 》 的要求，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 拆除裝訂 ? 在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 區(qū)分掃描件和非掃描件 ? 按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。