辦公管理復習三級ppt課件-在線瀏覽
2025-02-26 07:53本頁面
【正文】 閉 式 難于保密 費用高 容易被打擾 噪音大 無私人空間 難于監(jiān)督 難于交流 設(shè)計辦公室布局的工作程序 P105 分析部門要求 設(shè)計平面圖 選擇家具、設(shè)施、裝飾 面積、空間 人員流動頻率 聲音要求 設(shè)備、家具 桌子、椅子、空間、設(shè)備 專業(yè)化以及認真外觀 愉快工作環(huán)境：顏色、植物、圖片 采光、溫度、通風 自然光 溫度：舒適， 通風 征詢意見 修改 完善 設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的 ? 辦公室人員人數(shù) ? 需要購買或者租用的面積 ? 機構(gòu)建制和辦公空間分類 ? 組織經(jīng)營的性質(zhì)或者內(nèi)容 ? 部門間工作聯(lián)系（業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密的放一起） ? 辦公室間隔方式同工作和保密需要 ? 走廊、樓梯、通道適合安全需要 ? 辦公室要在設(shè)計上講究靈活性 辦公室日常事務(wù)管理 電子信息 紙面信息 口頭信息保密 預訂 需要，提前，能協(xié)調(diào)矛盾，填表 簽收，拆封，登記，寄發(fā) 談話對象、場合、內(nèi)容，紀律 從收到發(fā)到存放到銷毀 計算機，傳真，電話 5級秘書 郵件收發(fā) 車，會議室 電子信息 正確使用計算機滾動頁面和信息加密功能 (接待 ) 打印機密文件人不離機 (接待 ) 使用密碼，經(jīng)常更換 定期殺毒，必要時安裝報警系統(tǒng) 不能帶保密信息出單位 計算機顯示屏不要被別人看到 (接待工作中 ) 筆記本電腦要隨身攜帶 不安裝借來的程序 ? 保密信息 財務(wù)信息 客戶信息 產(chǎn)品信息 人事信息 41 印章和介紹信的管理（錄像） 印章 專人管理 放到有鎖的抽屜或者保險箱內(nèi) 用印要有審批手續(xù)，領(lǐng)導簽字 （ 用前申請，用后登記 ） 非指定人員，不許帶出辦公室 正確用印 (一次成 ,手法，位置 ,用前檢查 ) 不許在空白紙上用印 介紹信 不得開具空白介紹信 人數(shù)要漢字大寫 有效期 蓋夾縫章，以及日期章 42 零用現(xiàn)金管理（錄像題） 管理要求： （ 1）現(xiàn)金放到保險箱中 （ 2）建立帳簿 （ 3）程序：填寫“零用現(xiàn)金憑單” —— 秘書核對 —— 交付現(xiàn)金 —— 核對提交發(fā)票和現(xiàn)金憑單 —— 附票據(jù) 金融服務(wù)：秘書要熟悉信用卡、旅行支票、快匯等 45 差旅費報銷（錄像） ? 考點： 了解申請差旅費是上司商務(wù)旅行中重要的工作。 ? 程序： 交辦 —— 立項 —— 登記 —— 轉(zhuǎn)辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 檢查 —— 辦結(jié)回告 —— 審核 ——立卷 —— 歸檔 。 完成督促檢查工作 ? 督查工作內(nèi)容 p119(選擇題，全選） ? 督查工作原則 p120(5個原則） ? 督查工作方法：書面（下發(fā)文件，下發(fā)督察通知單）內(nèi)容重要，形式規(guī)范，權(quán)威性強 電話督查（情況緊急，內(nèi)容簡單） 專項督查（上司交辦的） 會議督查（事情多，涉及單位多） 調(diào)研督查（高層次，圍繞企業(yè)中心工作） 制定工作計劃 p126 ? 制定工作計劃的方法： 工作目標和期限要求 ，列出所有要完成的任務(wù)； ，按照 ABCD法則排列； 任務(wù)完成時間的順序 資源 和 相關(guān) 信息 各個階段指標 和估算的時間要求 承擔 人或者 負責人 最終完成時間 期限向前推算各階段工作應(yīng)該何時完成，填入計劃表中 報告，何時報告，確保計劃順利實施 制定工作計劃程序 p130 ? 估量機會 —— 確定目標 —— 確定計劃工作的前提條件 —— 擬定可供選擇的行動方案 —— 評價各種
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