【正文】 公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其它必須用阿拉伯數(shù)碼外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數(shù)字的使用前后一致。發(fā)出的公文，由公司負責人簽發(fā)。 總 公司對各所屬公司用下行文的方式，發(fā)布指示、指導性指令來指導工作。 總公司公文由總經(jīng)辦負責登記簽收，行政事業(yè)部根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見，請公司有關領導批示后交主辦單位、部門執(zhí)行。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 司有關領導批示后交相關單位、部門執(zhí)行。對久拖不辦、貽誤工作造成損失或不良影響的，要追究承辦單位和承辦人的責任。 每年度末，由總經(jīng)辦統(tǒng)計、匯總收文、發(fā)文、存檔數(shù)量并裝訂成冊，少一份文件扣款 50 元。 本制度的修改和廢止，由經(jīng)營會議提議，公司董事會決定后實施。 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、各分公司來函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。 凡接收公文均由公司秘書登記簽收后轉交總經(jīng)辦主任審閱，對政府部門發(fā)來的文件，要進行標題、文號的登記后再轉交。 凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任，根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后轉交公司秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事，一般應在 當天閱簽完，緊急文件要即閱即力。 為加速文件運轉，公司秘書應當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。 閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交公司秘書處，閱批文件一般不得超過兩天， 閱后簽名以示負責。 文件閱完后，應送交公司秘書，切忌橫傳。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 人辦理。 4 文件借閱和清退 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需本部門主管簽字便條，對有密級的文件須總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。 各部門行政專干負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 公司領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀經(jīng)、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。 公司召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。 公司日志和大事記。 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、文件、附件收集齊全，保持文件，材料的完整性。 6 文件的銷毀 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司秘書應定期清理造冊并按公司有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 印章管理制度 為了規(guī)范總公司印章的管理，確 保印章作為一個單位權利、信譽、責任的結合物，在其涉及到的各項公務和社會活動的各方面正確使用其標志、權威、證明、憑信等效力和作用，特制定本制度。 2 印章刻制與保管 印章的刻制、登記 公司所有公章的刻制由總公司行政部根據(jù)工作需要，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，統(tǒng)一刻制，統(tǒng)一注冊，發(fā)文通知啟用。 3 印章的保管 印章管理人員只對公司法人代表印章使用的安全性負責，對違反或不符合本規(guī)定蓋章條款者，應嚴格把關，拒絕蓋章 或外借印章，否則視為失職。 總公司的印章保管人員不得擅自將印章委托他人保管。 印章只能在保管者辦公室內(nèi)使用，不得擅自拿出辦公室。 特殊情況下需攜印外出時須經(jīng)領導批準，嚴格規(guī)定使用范圍和使用時間、地點，指定執(zhí)印人、監(jiān)印人，并填寫《借用印章檔案卡》。 把印章管理列為企業(yè)的保密范圍，嚴防印章被盜或被盜用。 公司領導人名章由領導人自己保管或由指定的文秘人員保管，它應與正式印章一樣加強管理，建立臺帳。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 用印審批 印章保管人在蓋合同章和 對外協(xié)議印前應驗收《印章使用臺帳》，須了解這次用印是否經(jīng)過了有關領導的批準，否則不予蓋章。在文書的內(nèi)容、手續(xù)、格式等方面發(fā)現(xiàn)問題或疑點，應請示領導，在一些重要的情況下，更要加強審閱工作。 蓋印 蓋出的印章須位置恰當、圖案清晰、文字端正。 正式印章應用正紅色印泥或印油，專用章或其它印章根據(jù)有關規(guī)定可選用紅色、藍色或紫色印泥、油。 5 印章的停用 按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遺漏。 按上級的規(guī)定和領導的書面指示，做好印章的上交、清退、存檔或銷毀工作。 做好換用新印章的通知工作，并在《印章使用臺帳》上進行登記。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 文印制度 為提高辦事效率，降低管理費用，規(guī)范公司打印、復印管理，特制定本制度。 2 各部門申請打印的文件、資料要求內(nèi)容完整，文字表達準確，字跡清楚，無錯別字，并要求按行文標準行文，打印的校對工作由申請打印的部門負責。 4 文件、資料的復印由經(jīng)辦人在文印室《打印、復印臺帳》上進行登記，并由部門負責人批準，方可交文印室進行復印。 6 嚴禁無關人員動用微機設備，嚴禁打印私人資料，違反者，處以操作員及當事人每人每次 50 元罰款。 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠使總公司、各所屬公司的檔案管理工作更加科學化和規(guī)范化。總公司行政部是總公司檔案管理工作主管部門，設立檔案室，由專人負責管理總公司檔案資料，并對各所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務指導、培訓和檢查。 2 歸檔內(nèi)容 檔案的含義 凡反映總公司、各所屬公司工作的活動，具有查看、利用價值的文獻資料都納入檔案管理的范圍。 總公司對地方政府及行業(yè)主管部門的請示報告、工作計劃及對下屬各所屬公司的批復。 總公司、各所屬公司主要會議的原始記錄、紀要和決定。 總公司、各所屬公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結、基建工 程資料、設備圖紙等。 具有保存價值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗材料。 有關反映總公司、各所屬公司工作情況的照片、錄音（像）帶等。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 檔案的收集 總公司檔案員掌管總公司歸檔檔號的編排工作，同時，定期按要求檢查、收集各所屬公司抄報、抄送、移交總公司總經(jīng)理、行政部等各部門的文件資料。 3 檔案 整理 檔案整理 檔案整理工作必須由檔案員來進行，檔案員須定期將移交來的零散檔案，進行分類、組合、排列、編目、形成有序體系，并按不同的保管期限逐年分別編號，在編制保管期限表后，按固定順序裝袋上架。要求字跡清晰，規(guī)格統(tǒng)一，簽署完備。 檔案室須設有防光、防火、除塵、防有害生物的污染， 防盜措施。 4 檔案的借閱與保密 檔案借閱 申請：總公司、各所屬公司員工需借閱檔案時，應先提出申請。 審批：借閱密級文件檔案，須嚴格按審批權限進行。閱讀檔案者不得轉借，拆卸、調換，所借檔案必須注意保護，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在檔案文件上圈點，勾劃或作標記，不得污損文件。 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并由公司有關人員陪同。 5 檔案移交 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠 入檔要求 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短少，應立即追查歸入。 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門。 特殊檔案的移交 凡屬總公司基建工程，設備購置過程中形成的文字、材料、圖紙均應在工 程竣工、設備安裝完畢后，由承辦人將全部資料收集移交檔案室歸檔。 人事變動的檔案移交 總公司、各所屬公司員工辭職、調動工作時，必須在辦妥移交手續(xù)后，方能調離崗位，以免造成檔案丟失等問題。 銷毀原則上采用焚燒，而一般性的報紙、雜志及其它無價值的資料，可采取賣掉的方式。 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠 1 本制度適用于總公司、各所屬公司對各種決策性文件資料、重要會議記錄、經(jīng)營情況等保密的管理。 總公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。 總公司、各所屬公司財務預 決算報告、有關各類財務報告，統(tǒng)計報告。 總公司、各所屬公司員工的人事檔案，工資性，勞務性收入及資料。 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 機密：是總公司重要的秘密，泄露會使總公司的權 力和利益遭受嚴重的損害，其范圍界定在各所屬公司經(jīng)理以上知曉。 密級的確定 總公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級。 總公司、各所屬公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入，尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 定標明密級，并確定保密期限。采用計算機技術存儲、處理、傳遞的總公司、各所屬公司的秘密由電腦操作人員負責保密。 未經(jīng)總公司總經(jīng)理、各所屬公司經(jīng)理批準，不得擅自復制、摘抄和擴大范圍傳閱。 總公司經(jīng)濟活動中的各種計劃、統(tǒng)計材料、財務數(shù)據(jù)、工作總結、可研報告、企業(yè)管理模式等資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得對外公布或泄露。 在對外交往與合作中常要提供總公司秘密事項的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。 選擇具備保密條件的會議室。 確定會議是否傳達及傳達范圍。對來訪的集體或個人，必須經(jīng)過審查，由各所屬公司領導陪同，按指定的路線在規(guī)定的停留時間進行參觀，并限定解答問題的范圍，嚴禁來訪者在現(xiàn)場拍照和攝像。 當工作人員發(fā)現(xiàn)總公司秘密已泄露或者可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告總公司行政事業(yè)部、各所屬公司負責人，接到報告后，應立即作出反應。 泄露總公司、各所屬公司秘密，尚未造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失者。 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退或酌情賠償經(jīng)濟損失。 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密者。 5 附則 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一。 使總公司、各所屬公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。工作手冊 紀律業(yè)績 態(tài)度決定一切 會議管理制度 為規(guī)范總公 司及各所屬公司各種會議管理，提高會議效率，特制定本制度。參加人員為各部全體人員，各所屬公司自行決定。 3 每月 5 日（節(jié)假日順延）上午上班，準點召開總公司月經(jīng)營管理例會。由總經(jīng)理召集，參加人員為總公司部門以上負責人，各所屬公司經(jīng)理、副經(jīng)理等。會議由各部負責人和各所屬公司經(jīng)理召集，參會人員自定。 6 嚴肅會議紀律，參加所有會議均要求： 關閉通訊工具（手機、傳呼機），不得發(fā)出聲音影響開會，嚴禁接聽電話、回傳呼。 嚴禁吸煙，嚴禁私語和做與會議無關的事，不得隨意中途離開、進出。會議發(fā)言不偏離議題，不帶情緒發(fā)言和說過激的話。 8 做好會前、會中、會后的計劃、組織、實施、落實工作，對會議達成決議的執(zhí)行情況由行政事業(yè)部負責督查。 綠旗企業(yè) 總經(jīng)辦 忠誠 1 電話使用規(guī)范 注重禮貌用語，體現(xiàn)員工良好的文化素養(yǎng)和精神風貌。 各管理者及員工的話費由總公司統(tǒng)一制定話費標準。 員工應愛護公司配備的話機，如損壞，視程度由損壞人賠償。 3 公司移動電話配備使用規(guī)定。