管規(guī)009文件資料管理制度-在線瀏覽
2025-06-26 03:06本頁面
【正文】 (7)“公”指各類公司內部所發(fā)之公文、行政命令等 (如人事命令、公告等 ) (8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法 (9)“技”指各類技術資料 (10)“事 ”指各部門承辦事務之相關文件 (11)“人”指各類人事資料 (12)“圖”指各類圖面資料 (13)“書”指各類書刊 /資料之不同，共分為以下二種方式進行編號 : (1)非質量體系之文件 /資料 : 非質量體系之文件 /資料之編號第三位起為該文件 /資料之流水編號 ，以阿拉伯數(shù)字記錄，共為三位數(shù) (自 001 號開始，如編至 999 號則自動上升一碼為第 1000 號 ) ? 範例 :管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下 : 試實行階段中的文件 /表單 /資料，應於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為 2 碼 。 範例：“品質 241001”代表為 :由品保課主導的“進料檢驗程序”（為二階質量文件，質量體系編號第 410 要素下之第一份文件） 。 4. 若文件或表單內容同屬於質量體系與非質量體系範籌時，均作為非質量體系文件進行編號。 四、各類 檔案的保管權責 ： (一 )公司各類証件：除各權責部門專用 、 常用且重要性較低之証件 (如手機之IC 卡 )得由權責部門保管外，其余較重要之証件一律由總經理室列管． (二 )各類文件： 1. ISO 質量體系文件及其它各類規(guī)章 、 辦法類文件 、 公司各類空白表單等均由管理部及各權責部門列管之． 、 表單，由各權責部門保管之 ． (三 )合 同：由財務部合同管理員參照公司《合同管理辦法》進行管理存檔． (四 )技術資料： 、 儀器設備資料 、 工程技術資料等由各權責部門主管保管． ． ． ． (五 )人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉証測評試卷，由公司人事部門按機密文件進行列管． (六 )外來文件、信函： ，送至總務助理處登記 、 分發(fā)； ： 收件日期 發(fā)函單位．如：業(yè) 主、政府、社會機關組織等； 郵遞方式．如：掛號、 EMS、包裹等； 分發(fā)部門（即收函單位）及日期． (七 )各部門須自行備妥一套表單，如須新增及修改時，應通知資訊部統(tǒng)一進行制作之 。 10 長誠浪板 (昆山 )有限公司 查 (電腦檔案則由資訊部負責 )直到安全保存期限過後，始得予以銷毀之 。 文件之頁碼 : a. 對於總頁數(shù) 10 頁以下之頁碼可按上述表單頁碼之編碼方式進行編碼 (如 :第 1 頁共 10 頁 ) b. 對於總頁數(shù)超過 10 頁以上之頁碼可於頁尾中央直接標示頁碼符號 (如 :“第一頁” )，但須於頁首處標明總頁數(shù) 。 (如第一章之第二頁編號方式 :1/2) (二 )表單制作格式規(guī)定 ： “長誠浪板（昆山）有限公司”之字樣 (視表單之格式，置於左上角或中央． ，須有表單主題名稱之標示，如“干部會議工作報告 表”． 、版本及制訂日期 . ，於適當位置處預留裝訂位置，視實際需要以虛線劃出並註明“裝訂線”． ：左 2 公分、上 、 下邊界 公分；右邊界 1 公分距離． ： (1)公司標題：列高 60，字形為 24 號字加粗，儲存格靠下方． (2)內容標題：列高 40，字形 22 號字加粗，儲存格靠下方． (3)文件編號：列高同內容文件，字形 12 號字加粗，儲存格靠下方． ，須於適當位置（一般於表單右或頁尾處）註明表單使用注意事項及表單流程 (如：附註：本表單於會簽後送交合同管理員存檔； ) ，均須於表單適當位置處備有會簽欄 (會簽欄位之大小，直式文件至少應為 2cm(高 ) (寬 )，橫式文件至少應為 (高 ) 3cm(寬 )為原則 )． ，應採用恰當?shù)淖煮w及字型比例，力求整齊、美觀、便於填寫． 12 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (三 )電腦制作之記錄，文件編號相關規(guī)定 ： ，均須在原空白表單編號下，再加入一項記錄編號，編號方式請參照前述． ，須確保將記錄存於所屬部門目錄下同一表單名稱資料夾中． 六 、 文件作業(yè)程序： (一 )文件的制訂、修訂 ： 由提案部門指定人員以各類檔案標準格式擬案，並要填寫《文件制訂、修訂／廢止申請單》．對於新制訂之表單，同時還應制作一份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等，一併送審． ： 文件若有不合使用需予以修改、增訂者，由申請單位填具《文件制訂、修訂／廢止申請單》，提出變更原因，由原擬案單位議定修改．文件修改後，版本號亦應隨之變更．原版本應列入修訂記錄中由管理部進行存檔之． (二 )文件之審查、核準、分發(fā) ： 由擬案人員將草案或《文件制訂、修訂／廢止申請單》等送直屬主管審查，並圈選相關會簽部門，草案經審查會簽後呈送權限主管核準． ： (1)各擬案部門內部使用 (不涉及對外或跨部門會簽 )之文件或表單，由直屬部門主管進行核準；各部門制訂之跨部門使用之表單或文件，須呈總經理室核準． (2)各部門、單位涉及本公司章程、制度、考核等方面的規(guī)定、條例、辦法等文件，均須參照公司統(tǒng)一頒佈之制度進行制訂，並經管理
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