【正文】 、印信管理工作。 第二節(jié) 值班制度和值班安排 一、值班制度 要完成好值班任務(wù)，除了要求值班工作人員有較好的素質(zhì)外，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是必不可少的。還有總值班室內(nèi)的信息刊物的審稿、校對(duì)、核發(fā)等等，都應(yīng)作出明確規(guī)定。 值班室應(yīng)堅(jiān)持交接班制度，由前一天的值班員將所接收的信息及處理情況逐一交代給下一班值班員?，F(xiàn)在許多部門(mén)已經(jīng)建立了完整的交班會(huì)議制度，交班會(huì)一般在每天早上一上班進(jìn)行，由前一天的值班員主持。另外，應(yīng)責(zé)成一位負(fù)責(zé)人分管保密工作，并選定一位責(zé)任心較強(qiáng)的人擔(dān)任保密員，定期檢查保密細(xì)則的執(zhí)行情況。 制度 為保證值班室有一個(gè)良好的工作環(huán)境，還應(yīng)建立一些必要的輔助性制度，如“會(huì)客制度”、“衛(wèi)生制度”、“考勤制度”等等。 二、值班安排 值班安排各部門(mén)、各單位不盡相同，主要有以下幾種類型： 安排的方法有三種： (1)3人輪班， 1人替班 3 人輪班，每晝夜 3班倒，每班 8 小時(shí)，保證辦公室 1 人值班，使工作時(shí)間大體相等。這種方法適宜晝夜工作量差不多的單位，但有時(shí)，尤其是白天辦公時(shí)間一個(gè)人緊張，有時(shí)出去要請(qǐng)同事代看一下。另 3人每天 1人大班 (24小時(shí)連班 )、 1 人小班 (日班 )、 1 人休息。輪到星期六、星期天和星期一上小班進(jìn)行公休，這樣，星期二至星期五白天 3 人 (帶班者加大、小班 )，星期六、日、一白天兩人 (帶班者和大班 )，夜間一人值班。 (3)四人順輪 四人順輪，即四位值班員挨個(gè)向下順排，每人 8小時(shí)或 12小時(shí)輪流值班，節(jié)假日不另安排，平日不值班者還可上班做些彌補(bǔ)性、后續(xù)性工作。安排方法有兩種： (1)大輪班 單位所有人員 (可以執(zhí)行值班任務(wù)的人員 )中午和夜間大輪班。值班者可提前吃飯。每天一輪或每周、每月一輪均可。但由于這是給單身漢增加負(fù)擔(dān)，應(yīng)當(dāng)分別兩種情況：一是發(fā)揚(yáng)友好互助精神，應(yīng)是私人間委托；二是組織安排，那就應(yīng)考慮他們值班的時(shí)間長(zhǎng)，勞動(dòng)強(qiáng)度大，應(yīng)給予適當(dāng)報(bào)酬。 兼職值班，要特別注意班與班之間的銜接，交接班一定要認(rèn)真細(xì)致。 專兼結(jié)合值班，即正常上班時(shí)間專職，中午和夜間兼職。 除有專門(mén)值班員的單位以外，一般采取單位所有人員大輪班的方法，每季、每半年安排一次均可，但最好不要一次安排時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，以免遺忘誤事。還要注意安排領(lǐng)導(dǎo)和司機(jī)值班。由值班室在法定節(jié)日前排好值班表，明確交接班手續(xù)，印表分發(fā)給每個(gè)值班人員。司機(jī)值班有以下幾種方法： (1)“坐”班 所有司機(jī)大輪班，值班時(shí)在單位住宿，聽(tīng)值班員招呼，這種方法較好，招之即來(lái)，但單位小的輪換太勤，加大了司機(jī)工作量。這種方法適宜司機(jī)住地距單位較近的情況?！?單身”司機(jī)多，也要列表輪流，明確責(zé)任。 第三節(jié) 值班記錄和交接班 一、值班記錄 值班應(yīng)當(dāng)作好工作記錄，以作為向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況的根據(jù)，處理問(wèn)題的依據(jù)，同時(shí)以備查考。 它以一天為單位或以一個(gè)班為單位，記錄值班室一天或一班中遇到的情況和經(jīng)歷的主要工作。 它記錄一個(gè)單位對(duì)來(lái)訪問(wèn)題的處理過(guò)程，涉及到內(nèi)外、上下關(guān)系。接待記錄要有編號(hào)，依次記錄來(lái)訪人姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容。最后還要署上接待人的姓名，以明確責(zé)任。交接班有兩種形 式： 個(gè)人交接班即由上下兩班單位交接工作，上一班值班人員應(yīng)當(dāng)把主要工作情況、已辦和未辦的事情、注意事項(xiàng)等，確實(shí)向下一班值班人員交代清楚，以便接班人員順利的工作。 集體交接班即一個(gè)工作單位 (如處理科、室、組等 )的工作人員在一起交接班。擔(dān)任交接工作的負(fù)責(zé)人可以在交班時(shí)明確扼要地傳達(dá)上級(jí)指示，分配任務(wù)，通 知有關(guān)事項(xiàng)等，借以達(dá)到互通訊息、有益值班工作的目的。個(gè)人交接班在下午下班或早上上班時(shí)均可；集體交接班以放在早上上班時(shí)最好。 有的單位由辦公室秘書(shū)安排，有的單位由保衛(wèi)部門(mén)安排，但節(jié)前秘書(shū)要檢查值班安排的落實(shí)情況，并將值班表上報(bào)一份給主管單位。 節(jié)后秘書(shū)應(yīng)到各部門(mén)檢查、詢問(wèn)休假期間有無(wú)發(fā)現(xiàn)異常情況，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并做好善后處理工作。 有些上訪者想直接見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)，因此就冒充領(lǐng)導(dǎo)的親屬以達(dá)到見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)者的目的。如果領(lǐng)導(dǎo)人不在本地的話，那就應(yīng)向有關(guān)方面核實(shí)后再處理。 印信的鑒別有五個(gè)方面： (1)鑒別印信的真?zhèn)巍? (3)確認(rèn)印信的代表對(duì)象。 (5)鑒 定印信的時(shí)限。印信異常大體上有五種情況： (1)式樣不同 印信都有一定的規(guī)格和一定結(jié)構(gòu)，要仔細(xì)觀察規(guī)格以及線條的粗細(xì)和光滑程度。 (3)圖案不同 比如國(guó)徽的圖形，線條緊密，制作精美，只要細(xì)心觀察，異常很容易發(fā)現(xiàn)。 (4)蓋印不合程序 比如采用不正當(dāng)手段竊用空白印信，其異常之處就是黑色壓在紅色上，其實(shí)只要仔 細(xì)地觀察紅色印圖是否在黑色或藍(lán)色字體之上即可。 三、對(duì)假憑證的鑒別 在對(duì)憑證進(jìn)行鑒別時(shí)，也必須從發(fā)現(xiàn)異常之處入手。 值班人員應(yīng)該掌握字體字 號(hào)的基本知識(shí)，從文字的字形、字號(hào)、位置、筆劃等多方面認(rèn)定文字的異常情況。 圖案的結(jié)構(gòu)或圖形的尺寸迥別于常，經(jīng)過(guò)對(duì)比后即可鑒別。如果有異常情況，紙和印就難以重新彌合，騎縫字號(hào)就難以彌合無(wú)縫。 值班人員應(yīng)根據(jù)用紙情況的不同，仔細(xì)分辨真假，確定真?zhèn)巍? 四、對(duì)假簽名手印的鑒 別 有時(shí)會(huì)遇到這樣的情況：有些人假冒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的筆體給下級(jí)寫(xiě)便信。在一般情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)便信是有一定分寸的，如果有過(guò)頭之詞，完全可以從口氣上辨別出來(lái)。 五、對(duì)偶發(fā)性自然災(zāi)害的處理 一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位總會(huì) 有一些偶發(fā)性自然災(zāi)害的發(fā)生。 如果有人報(bào)告有大地震的前兆，處理此事時(shí)應(yīng)十分慎重。如果確有預(yù)報(bào)，應(yīng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一布置防范；如果沒(méi)有根據(jù)，應(yīng)由主管部門(mén)向相關(guān)人員說(shuō)清楚，解除恐慌情緒。如果是小火、報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)即可；如果是大火，在報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，辦好下列幾件事： (1)通知公安部門(mén)派人到現(xiàn)場(chǎng)。 (