【正文】 ，并將有關(guān)的密碼告知主管。 保密文件的使用 保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任 /物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)?。还芾硖?部門間的借閱，須經(jīng)被借部門主管 /管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級的人員方可參閱，被借部門 /管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。 保密文件的傳遞 保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司 /管理處內(nèi)的特別指定人送往。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。 保密文件 的保管 。技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶 /業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司 /管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司 /管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司 /管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。 1報(bào)告關(guān)系 /類別： 行政月報(bào)匯總： 半年度行政工作報(bào)告； 年度工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要； 審核管理處年度行政預(yù)算。 制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提出意見和改進(jìn)建議； 優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。 匯總、上報(bào)； 配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采購； 管理處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。 依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序； 管理好物管公司的所有文檔資料； 匯報(bào)管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議； 印章 /用章管理 制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程； 監(jiān)督、實(shí)施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程； 審批各管理處刻制管理處印章申請； 嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程； 按工作需要申請刻制管理處印章，并妥善保管； 資產(chǎn)采購及管理 制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴(yán)格要求實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作； 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作； 在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行按公司《資產(chǎn)管理制度》、的職責(zé)要求，嚴(yán)格實(shí)施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。 按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理工作； 正確使用公司文本和表格模式。 執(zhí)行公 司的收發(fā)文管理規(guī)范； 負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù)； 匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。 編制管理處行政預(yù)算； 執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算； 定期檢查匯報(bào)管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。 提出改進(jìn)建議。 執(zhí)行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預(yù)算，認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算，并及時(shí)提出優(yōu)化成本的好建議； 嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進(jìn)行；接受公司行政的監(jiān)督； 組織協(xié)調(diào)管理處各類活動(dòng)及會(huì)議，并配合實(shí)施公司各類活動(dòng)； 按照《檔案管理規(guī)定》管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監(jiān)督 和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； 管理處日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 具體負(fù)責(zé)管理處的日常資產(chǎn)管理工作，包括申購、采購、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費(fèi)用報(bào)銷； 收集、提供管理處日常運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項(xiàng)目的項(xiàng)目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合物管公司及管理處其他部門的工作。 負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組 織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)； 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。 4）指導(dǎo)管理處各部門的文件資料管理。 2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。 資源部 二零零五年七月 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 管理處行政的工作職責(zé) 貫徹落實(shí)物管公司制定 的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時(shí)，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購和固定資產(chǎn)管理； 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責(zé) 三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé) 四、 管理處行政制度及流程 1 保密規(guī)定 2 廉潔守則 3 收發(fā)文及檔案管理 4 月報(bào)制度 5 表格格式的管理規(guī)定 6 文件格式的管理規(guī)定 7 管理處印章使用管理規(guī)定 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 9 采購、倉庫管理規(guī)定 10 物品領(lǐng)用制度 11 集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定 12 對講機(jī)使用管理規(guī)定 13 工作任務(wù)單使用辦法 14 圖書借閱管理規(guī)定 15 制服管理規(guī)定 16 車輛使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 電話接聽制度 19 電話管理制度 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 22 辦公行政管理規(guī)定 22． 1 員工證 22． 2 更衣柜、鑰匙的管理 22． 3 電腦使用與管理 22． 4 復(fù)印使用管理 22． 5 傳真機(jī)使用管理 22． 6 辦公費(fèi)用控制 六、相關(guān)表格 （一） 模版 1 公文模版 2 信函模版 3 傳真模版 4 備忘錄模版 5 會(huì)議紀(jì)要模版 6 內(nèi)部工作聯(lián)系單 模版 （二） 表格 1 請購單 2 工作任務(wù)單 3 公司車輛使用申請表 4 車輛維修申請表 5 固定資產(chǎn)申請表 6 非固定資產(chǎn)申請表 7 實(shí)物 資產(chǎn)處理申請表 8 實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請表 9 合同審批流程表 10 名片印制申請表 11 報(bào)價(jià)分析報(bào)告 12 事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請及報(bào)銷申請表 13 行政費(fèi)用分析表 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 前 言 本《行政工作指引手冊》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。 物管公司資源部對本手冊具有修改權(quán)和解釋權(quán)。 1）管理體系文件的發(fā)放管理。 3）管理處合同、協(xié)議、評審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。 5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。 完成其他日常行政事務(wù)性工作； 物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé) 一、 資源部與管理處行政的定位和角色： 資源部 管理處行政 規(guī)章制度的草擬者 業(yè)務(wù)的支持者 業(yè)務(wù)的監(jiān)督者 業(yè)務(wù)咨詢顧問 規(guī)章制度的執(zhí)行者 業(yè)務(wù)的優(yōu)化者 業(yè)務(wù)的實(shí)踐者 基層信息的提供者 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 二、資源部與管理處行政職責(zé)描述： 資源部 管理處行政 組 織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題； 組織、協(xié)調(diào)公司各類活動(dòng)； 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導(dǎo)管理處的檔案管理； 各項(xiàng)日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實(shí)施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管 理工作； 收集各管理處日常運(yùn)行資料，整理公司的運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)公司與項(xiàng)目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合公司各職能部門及管理處的工作。 三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述： 事務(wù)類型 資源部 管理處行政 行政規(guī)章制度 起草公司及管理處行政管理制度； 執(zhí)行公司行政管理制度； 執(zhí)行物管公司行政管理制度； 匯報(bào)管理處行政手冊的執(zhí)行情況及 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度 檢查、完善現(xiàn)行各 項(xiàng)行政管理制度。 預(yù)算管理 編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)； 編制公司本部的行政預(yù)算； 協(xié)助管理處完成行政預(yù)算； 執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé)； 監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算； 對公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。 收發(fā)文管理 制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范； 負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù)； 監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。 文檔管理 制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件，并統(tǒng)籌實(shí)施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等； 草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。 檔案管理 制定公司及管理處的《檔案管理制度》； 負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理； 發(fā)揮檔案價(jià)值，保障檔案安全完整； 監(jiān)督管理處檔案管理工作； 組織實(shí)施公司本部檔案室盤點(diǎn)工 作。 對資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)問題的及時(shí) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 制定資產(chǎn)采購流程及相關(guān)應(yīng)用表格； 按照行政采購審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)采購工作； 公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。 各類日常行政事務(wù)（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購 /分發(fā)、辦公設(shè)備 的維護(hù)、指定供應(yīng)商的意見反饋等） 負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評價(jià)、反饋、適時(shí)更換等事務(wù)。 負(fù)責(zé)本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等工作； 按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作，并及時(shí)反饋對供應(yīng)商的贊許 /意見 /建議； 優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。 行政月報(bào) 半年度行政工作報(bào)告； 年度 工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要； 申報(bào)管理處年度行政預(yù)算 行政工作制度及流程 1 保密規(guī)定 為了加強(qiáng)對公司 /管理處信息資料的綜合保護(hù)，完善公司辦公室 /管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī)，結(jié)合公司 /管理處運(yùn)作之實(shí)際，特制定本規(guī)定。 商業(yè)秘密是指不為公 眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營信息；或者是因被泄露而引致公司 /管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。 保密文件的控制 保密文件的界定 由物管公司經(jīng)理 /管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時(shí)效性，界定本公司 /管理處文件是否屬保密文件。 保密文件派發(fā)時(shí)，須在文件上注明“密件，不得復(fù)印”字樣。 對于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。 對于需分別簽署審批的保密文件資料，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。 保密文件的銷毀 如因特殊原因須復(fù)印密件，經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù)，如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù)，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。 通過網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件，在接收后須立即進(jìn)行保密存放，并確保存放安全后，馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。 ，應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。 員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)取得公司 /管理處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料，以保證不被外泄。 員工有責(zé)任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件 做出特別處理與控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。 員工不得在公眾場合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司 /管理處保密信息或資料的內(nèi)容。 對于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司 /管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。 對于泄露公司 /管理處資料，無論員工是否有意，公司 /管理處同樣會(huì)對員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請參加業(yè)務(wù)單位的請吃。 公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通報(bào)批評處理，屢犯者，將予辭退。 公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞 ，即收到和發(fā)出的電子郵