【正文】 備注： 1物料領(lǐng)用審批時(shí)間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時(shí)，可通過電話請(qǐng)批，后補(bǔ)簽 名。具體要求： 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 社會(huì)信譽(yù)的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評(píng)審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 《庫存物品盤點(diǎn)表》上。 倉管員須及時(shí)做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄，對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購清單或《請(qǐng) 購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于《請(qǐng)購單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及 采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 資產(chǎn)的編號(hào) 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請(qǐng)的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號(hào)，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 。負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、減少、盤點(diǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對(duì)資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以保證公司資產(chǎn)的實(shí)物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。 申請(qǐng)使用印章部門 填寫《印章使用申請(qǐng)表》 將《 印章使用申請(qǐng)表》及文件一并交人事行政助理 人事行政助理審核 管理處主任 人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容） 審查 人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)） 在申請(qǐng)表上簽字 使用部門在《印章使用登記表》登記 蓋章 文件復(fù)印存檔 不同意 不同意 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)單》，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2021/1/31。 表格的正文 字體版：華文楷體。 表格格式 表頭 ：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。 3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。 文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無誤后，予以簽名確認(rèn)。 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。 收發(fā)文管理 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 收文 收到的文件（包括通過前臺(tái)之外來文件，以及內(nèi)部各部門 /管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。 2 廉潔守則 公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。 員工應(yīng)當(dāng)遵守公司 /管理處的保密制度，不得違反公司 /管理處有關(guān)的保密規(guī)定；不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司 /管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司 /管理處的保密資料。 保密文件的使用 保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任 /物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn)，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)?。还芾硖?部門間的借閱，須經(jīng)被借部門主管 /管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱，被借部門 /管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶 /業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司 /管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。 匯總、上報(bào)； 配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購流程和權(quán)限進(jìn)行實(shí)施采購； 管理處資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。 編制管理處行政預(yù)算； 執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算； 定期檢查匯報(bào)管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。 4）指導(dǎo)管理處各部門的文件資料管理。 物管公司資源部對(duì)本手冊(cè)具有修改權(quán)和解釋權(quán)。 完成其他日常行政事務(wù)性工作； 物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé) 一、 資源部與管理處行政的定位和角色： 資源部 管理處行政 規(guī)章制度的草擬者 業(yè)務(wù)的支持者 業(yè)務(wù)的監(jiān)督者 業(yè)務(wù)咨詢顧問 規(guī)章制度的執(zhí)行者 業(yè)務(wù)的優(yōu)化者 業(yè)務(wù)的實(shí)踐者 基層信息的提供者 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 二、資源部與管理處行政職責(zé)描述： 資源部 管理處行政 組 織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實(shí)施計(jì)劃與預(yù)算，審核各管理處的實(shí)施計(jì)劃及預(yù)算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；監(jiān)督管理處行政的運(yùn)作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題； 組織、協(xié)調(diào)公司各類活動(dòng)； 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導(dǎo)管理處的檔案管理； 各項(xiàng)日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實(shí)施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管 理工作； 收集各管理處日常運(yùn)行資料，整理公司的運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)公司與項(xiàng)目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合公司各職能部門及管理處的工作。 文檔管理 制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件，并統(tǒng)籌實(shí)施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等； 草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。 負(fù)責(zé)本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護(hù)、調(diào)配等工作； 按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作，并及時(shí)反饋對(duì)供應(yīng)商的贊許 /意見 /建議； 優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。 保密文件派發(fā)時(shí)，須在文件上注明“密件，不得復(fù)印”字樣。 通過網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件，在接收后須立即進(jìn)行保密存放，并確保存放安全后，馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。 員工不得在公眾場合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司 /管理處保密信息或資料的內(nèi)容。 公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。無總經(jīng)理 /管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。 申請(qǐng)蓋章 由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。 檔案信息的使用 公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。 檔案原件的處理 由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。 表尾 內(nèi)容：表格編號(hào)和頁號(hào)數(shù) ： 1） 表格編號(hào)由：制表部門 \表格編號(hào)（以用途分類） \版次 \生效日期 組成 例如：資源 \人事 08\版 1\20210718 2） 編號(hào)的字體：宋體， 9 號(hào)。 表格的管理 資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。 7 管理處印章使用管理規(guī)定 目的： 規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。 行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。 資產(chǎn)使用部門 資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)日常維護(hù)工 作的執(zhí)行部門。 資產(chǎn)購入后的驗(yàn)收 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 周期性的盤點(diǎn) 周期性的盤點(diǎn)為每 年的 3 月和 9 月。 倉管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 請(qǐng)購 倉管員于每月月底編制好倉庫存量報(bào)表，以便審核各部門提交的請(qǐng)購計(jì)劃，并于每月 25 日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在《請(qǐng)購單》上注明并附上詳細(xì)資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。 公司資源部匯總審核 報(bào)公司總經(jīng)理審批 管理處擬寫書面申請(qǐng)報(bào)告 提交管理處主任通過 否 由申購部門填寫詳細(xì)《請(qǐng)購單》或提供相關(guān)樣品 是 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 備注：每月 22 日前各管理處提交下月采購物品計(jì)劃（注明到貨時(shí)間），并填寫好物品采購單。 領(lǐng) 用人部門主管 批準(zhǔn)后簽名 領(lǐng)用物品總價(jià)值是否在 300元以內(nèi) 領(lǐng)用人 憑工作任務(wù)單 /領(lǐng)料單領(lǐng)料 管理處主任 審核后簽名 否 是 否 是 行政助理 /倉管員 憑單發(fā)貨 行政助理 /倉管員憑單 進(jìn)行銷帳 領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理 /倉管員辦理出倉手續(xù)，并對(duì)舊物品進(jìn)行處理 是否以舊換新物品 倉管 /行政助理 復(fù)核庫存數(shù) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) MA 手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。不享有報(bào)銷補(bǔ)助的員工，如想把自己使用的 CDMA 手機(jī)加入集團(tuán)網(wǎng)，亦可把號(hào)碼及身份證交于資源部代為辦理。 公司每月提供給使用者的定額話費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個(gè)人原因而導(dǎo)致關(guān)機(jī)甚至停機(jī)，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關(guān)責(zé)任。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 對(duì)講機(jī)由各管理處行政助理統(tǒng)一編號(hào)管理，定期對(duì)使用情況進(jìn)行檢查。 須嚴(yán)格按對(duì)講機(jī)的操作規(guī)范使用，發(fā)話時(shí)，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴(yán)禁長時(shí)間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。新發(fā)出的任務(wù)單由客服部前臺(tái)統(tǒng)一編號(hào)并登記臺(tái)帳。 每周一由客服部前臺(tái)匯總未完成工作任務(wù)單交工程部主管核對(duì)后，書面反饋客服部跟進(jìn)完成情況。若無，再提表申購，由管理處行政人員復(fù)核后交管理處主任審批。 員工應(yīng)保管及愛護(hù)好制服 ,除集中換洗外 ,員工應(yīng)勤洗勤慰熨 ,時(shí)刻保持制服清潔 。 制服繳倉后，行政人員 /倉管員須及時(shí)送廠商洗滌，做好保潔工作 行政人員 /倉管員于每次集中換洗時(shí)，要仔細(xì)檢查制服的使用情況，對(duì)破損情況要做好相應(yīng)記錄，除向洗滌廠商跟進(jìn)修補(bǔ)外，對(duì)造成制服破損的員工及時(shí)給予警告，情節(jié)嚴(yán)重時(shí)應(yīng)及時(shí)向管理處主任匯報(bào)。 車輛的管理 ． 1 車輛調(diào)配權(quán)歸屬資源部。自行開車者需在“公共用車登記薄”上登記起始終點(diǎn)及行程公里數(shù)， 并簽名確認(rèn)。 單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔(dān)任宿舍舍監(jiān)，其工作任務(wù)如下： 總管一切內(nèi)務(wù)，保持整潔、維持秩序； 備置員工資料（ 如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等）； 監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報(bào)各項(xiàng)情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 接聽電話時(shí)，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對(duì)方聽不太清楚。 任何情況下，嚴(yán)禁接駁信息臺(tái)，一旦出現(xiàn)信息費(fèi)，將由使用人自行負(fù)擔(dān)此項(xiàng)費(fèi)用?！?、“您撥的分機(jī)無人接聽，請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。對(duì)電話費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào)，適時(shí)向物管公司提出檢討方案。 員工未經(jīng)同意私自撥打國內(nèi)長途電話，或以公事為由掛國內(nèi)長途電話者，經(jīng)查明屬實(shí)后，除全額支付當(dāng)次電話費(fèi)用外，每次罰款 50 元；私自撥打香港或澳門電話者，每次罰款 100 元。 下班前整理桌面，關(guān)閉電腦、顯示器、打印機(jī)等設(shè)備的電源和所屬區(qū)域內(nèi)的門窗，將桌面上 的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 會(huì)議室內(nèi)不許放置未經(jīng)同