【正文】 。 各部門將批準的采購計劃（請購單）交采購人員到既定的（評審合格） 供應商（即為《 合格供應商清單》的名單）處進行采購； 其它采購 各部門需臨時或重大采購（指合同的采購）時，先填寫請購單說明物資 的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量用途等（為有特殊要求的須說明）。 各部門主管于每月下旬制定下個月的物資采購計劃，注明物資的名稱、 型號、規(guī)格、數(shù)量等（如有特殊要求，須說明）。 3 0 職責 3 1 提出采購的部門擬定采購計劃或請購單，由部門經理審核后報總經理批準， 重大的采購需 經辦公室討論確定通過。 支持性文件 質量手冊之第 45 章 支持性文件和記錄表格 軟件主單 用戶清單 電腦 (軟件 )保養(yǎng)登記表 12 物資采購控制程序 目的 對物資采購的申請計劃的編制、審批等過程制定相應的程序，確保采購物資符合規(guī)定的要求及節(jié)約的原則。 如果發(fā)生軟件損壞，電腦工程師重新在網絡中安裝軟件。 當電腦硬盤發(fā)生故障，電腦工程師采取補救措施或通知承包商準備維修。 電腦工程師更新電腦保養(yǎng)記錄。 電腦硬盤件預防性保養(yǎng)的控制。 發(fā)生的軟件問題由電腦工程師記錄在 《 軟件保養(yǎng)登記本 》 上。 所有現(xiàn)行的軟件將被文件式地保存在《網絡軟件主單》中，安裝磁盤由工 程部、財務部保存。 電腦工程師在完成設備檢測后，準備一份報告提交財務部和工程部審批 后，報總經理批準。 積累的文件按下述規(guī)則保存在服務器的硬盤中。 電腦工程師根據行政人事部提供的資料隨時修改操作者檔案。操作者的新 增或變動的申請由部門經理審 批，總經理批準后，電腦工程師執(zhí)行。 運 作程序 網絡接通控制 網絡聯(lián)接由操作者通過密碼控制 電腦工程師準備及保存一份操作者檔案，檔案由包括操作者身份證號碼、 姓名、工作職務、操作密碼、操作路徑，可閱讀文件權限范圍，可操作文 件權限范圍。 工程部、財務部電腦工程師負責軟件、硬件的保管，行政管理和文件積累。 適用范圍 本程序適用于本管理 處 物業(yè)管理中網絡數(shù)據處理與使用的控制。 質量記錄表格更改日期時，文件管理人員經隨之更改《質量記錄表格清單》 經審批人簽字確認后，從生效之日起使用新表格，并將更改后的表格打印 件交行政人事部備案。其他部門保存本部門所 需使用質量記錄表格式樣一份，并列出《質量記錄表 格清單》。 質量記錄的控制 見《質量記錄的控制程序》。 公開文件的內容每發(fā)生一次更改，版本號和生效日期就隨之變更一次。 公開文件的控制 8 公開文件是指本管理處向業(yè)主公開的規(guī)定和服務項目（如用戶須知、收費 標準、服務項目清單 等） 每份公開文件上均應注明版本號和生效日期。 復制 外來文件的復制，仍須填寫《受控文件復印申請表》，經部門經理批準，方 可復制。 標識 批 準后的外來文件應加蓋紅色的受控文件專用印章。 外來文件的控制 評審與批準 對為顧客提供服務所需的外來文件（包括政府部門或上級管理機構發(fā)布的 強制性文件如法律、法規(guī)、條例等，須引用或參考的標準合同、圖樣和技 術要求等）。 更改后的文件按本程序 條款標識、編碼、復制、發(fā)放和保管。 文件更改后重新打印，并更改相應的狀態(tài)標識，質量手冊和程序文件在 文件 《 修改記錄 》 章中填寫更改信息。 7 文件的更改 若文件運作中發(fā)現(xiàn)問題需 要更改，首先由發(fā)現(xiàn)問題的部門填寫 《 文件更 改申請單 》， 由管理者代表或有關部門經理審批同意后，返回該文件編寫 部門更改。 文件的保管 文件均分有正本、副本兩種，其中正本為打印件，副本為復印本，正本 由行政人事部保管。 文件的發(fā)放 文件的發(fā)放和控制由行政人事部負責，確定發(fā)放范圍，經管理者代表批準。每章的修改狀態(tài)采用阿拉伯 數(shù)字 表示。 3)文件的編號 文件的編號方法見《深華商業(yè)大廈管理處文件分類及編號辦法》。非受控的質量體系文件加蓋藍色的“非受控文件”專用印章。 質量體系文件包括： 第一層文件：質量手冊 第二層文件：程序文件 第三層文件：操作規(guī)程、各種表格、 報 告等 質量體系文件的控制 編制與審批 A 管理處的質量手冊由指定的專項負責人編寫，管理者代表負責審核，由 總經理批準發(fā)布。 運作程序 文件和資料的分類 本管理處有關質量體系的文件和資料分為受控和非受控兩種。 行政人事部負責質量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。 適用范圍 適用于管理處質 量體系文件 (質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等 )和相關的外來文件 (如強制執(zhí)行的文件或參考標準、 合同用戶提供的圖紙等 )的控制。 合同的修改 合同的雙方發(fā)現(xiàn)合同中存在需修改問題時，均有義務就待修改條款通知對 方，并取得一致意見，修改后的合同要進行重新評審并做好評審記錄。 一般性服務合同的評審 在合同簽定之前，由合同簽定部門經理組織有關人員對合同的草案內容進 4 行評審，報副總經理批準。 對合同評審的確保 A 在簽訂合同之前 ,各項 條款內容明確、合理； B 管理處具 有滿足合同能力的地方已得到解決； C 與合同變更時 ,應重新評審，評審后更改的內容及時準確傳達到有關部門。 運作程序 重大項目合同的評審 總經理負責組織有關部門或人員通過與顧客了解接觸 、溝通、聯(lián)絡以及對 市場的調查和分析來了解顧客的真實需要。 《 合同評審記錄 》 由行政人事部負責保存。 一般性服務合同由合同涉及部門負責人組織對合同的合法性、完整性、明確 性、業(yè)務協(xié)調性及質量手冊要求方面的內容進行評審。 適用范圍 適用于本管理處提供的各類服務、合同協(xié)議的草案及正常服務范圍 外 的 維 修或安裝合約的評審。 糾正和預防措施 對管理評審中發(fā)現(xiàn)的不合格項，由管理者代表或其指定合適人負責填寫 《 不合格處理報告單 》， 各部門根據 《 糾正和預防措施控制程序 》 執(zhí)行 ,由管理者代表負責跟蹤驗證糾正結果 ,并將落實情況報告經理。 《 管理評審計劃 》 、 《 管理評審報告 》 保存二年，由行政人事部負責保管、 發(fā) 放。 與會人員對評審項目進行評審，做好詳細的記錄。 管理者代表和各部門經理及內部審核員參加管理評審。 根據顧客投訴問題處理的記錄，以及內部反 饋的服務質量信息處理是否及 時、 正確的情況加以評審。 根據內部質量審核情況評審現(xiàn)有組織結構，包括人員和資源對于現(xiàn)行質量 體系運作和質量方針、質量目標的實施是否合適。 管理評審內容： A. 對內部質量體系審核的結果進行評審； B. 對組織結構 ,包括人員和資源是否合適評審； C. 對質量體系的適應性、有效性及是否符合國際標準和管理 處 質量目標評 審； D. 對產品或服務的實際質量狀況與質量的符 合性 (用戶投訴情況的分析 反饋 信息分析等 )； E. 是否發(fā)生重大質量安全事故； F. 審核重大的糾正和預防措施。 各部門經理負責就管理評審中涉及本部門的不合格項制定并實 施糾正和預 防措施。 職責 總經理批準《管理評審計劃》主持管理評審會議。 1 管理評審程序 目的 確保質量體系持續(xù)適應和有效以及質量方針和質量目標得以貫徹實施。 適用范圍 本程序適用于管理處管理評審程序。 管理者代表或其指定合適人員制定《管理評審計劃》，負責管理評審的組織 會務工作和負責準備評審會所需的資料，管理者代表負責驗證糾正和預防措 施實施結果，并形成書面報告，負責記錄整理發(fā)放《管理評審報告》工作。 運作程序 管理者代表或其指定的合適人員制定具體的 《 管理評審計劃 》 ,報總經理審 批 ,《 管理評審計劃 》 中必須明確評審的目的、范圍、依據、成員名單、評 審時間及議程安排工作要求等。 根據內部質量審核安排情況評價內部質量審核的效果。 根據 《 內部質量審核報告 》 及 《 不合格處理報告單 》 評審質量體系的結構 2 適用性、有效性以及實施程序是否符合計劃要求。 評審的實施 管理評審會議由總經理主持。 評審項目責任部門負責陳述被評審項目的現(xiàn)狀。 管理者代表根據會議記錄及評審結果編寫或指定合適人編寫 《 管理評審報 告 》 ，經總經理批準后，兩周內下發(fā)到有關部門登記。 每年至少一次管理評審安排于內部質量體系審核結束后一個月內進行， 特 殊情況可以增加評審頻次。 相關文件 《質量手冊》第 章 《糾正和預防措施控制程序》 記錄性文件 《管理評審計劃》 《管理評審報告》 《內部質量審核報告 》 《不合格處理報告單》 3 合同評審程序 目的 通過對合同或合約的評審，確保各項要求都有明確的規(guī)定 ,口頭、電訊意向或投標等與顧客理解一致 ,并形成文件。 職責 總經理主持并組織有關部門或人員對大項目合同的評審。 正常服務范圍以外的維 修或安裝合約由工程部經理進行評審。 管理者代表負責對合同或合約的主要內容進行評審。 在合同簽定之前，總經理主持召開專題會議，有關部門或人員對合同草案 內容以及服務質量標準進行評審 ,確認本管理處有能力達到用戶或發(fā)展商的 要求。 各相關部門負責對合同涉及到本部門的內容進行評審，并在 《 合同評審記 錄 》 上填寫評審記錄 ,經總經理簽定確認。 維修或安裝合約的評審 在口頭或書面等方式出現(xiàn)的屬于正常服務范圍之外的維修或安裝合約 ，工 程部經理負責組織人員評審。 相關文件 《 質量手冊 》 章 《 合同評審記錄 》 5 文件和資料控制程序 目的 使 質量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程處于受控狀態(tài)，確保每個使用場所都保持文件和資料的有效性和統(tǒng)一性。 職責 ISO9000 辦公室負責對管理處有關質量體系文件的總體控制。 各部門負責人指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管 理。受控文件是 指受更改控制的文件，包括 與 質量體系相關的外來文件； 非受控文件是指不受更改控制的文件。 B 質量程序文件由 ISO9000 辦公室組織各部門經理負責編寫審核自己部門 相關的程序文件，由管理者代表批準并指定發(fā)放范圍； C 工作規(guī)程由各部門負責人組織編寫，由管理者代表批準； 標識和編號 6 1)受控的質量手冊、程序 文件、工作規(guī)程加蓋紅色的“受控文件”專用印章。 2)無“受控文件”紅色章標識的質量體系文件禁止在管理處內使用。文件 的 版本號采用 A、 B、 C 等英文字母表示。 文件的復制 受控文件未經批準不得復印，質量手冊和程序文件的復印由各部門文件管理負責人員填寫 《 受控文件復印申請表 》 ，經行政人事部核實，管理者代表批準后，由行政人事部執(zhí)行；其他文件的 復印由使用人向部門文件管理人員申請，經部門經理批準后，由部門文件管理人員執(zhí)行。 A 質量手冊按 《 質量手冊發(fā)放控制頁 》 所列的名單向有關部門或人員發(fā)放 ， 并做好發(fā)放 記錄； B 程序文件和操作規(guī)程按 《 深華商業(yè)大廈管理處文件發(fā)放清單 》 并作好發(fā) 放記錄； C 文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時，應重新辦理申請手續(xù)，由文件管 理員填寫 《 受控文件復印申請表 》 后按 執(zhí)行補發(fā)； D 發(fā)放文件時，應注 意文件分發(fā)號的確定，該分發(fā)號對于每個部門固定不 變； E 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請，經管理者代表批準后， 由文件管理人員做好發(fā)放登記。 文件的接收部門負責對文件的副本加以保存；管理處必須保證相關場所 或人員現(xiàn)場使用的文