【正文】 手段來(lái)督促監(jiān)理和施工單位重視該項(xiàng)工作。設(shè)計(jì)單位出具的變更文件也必須規(guī)范；如因在施工過(guò)程中受時(shí)間或條件所限，也應(yīng)在事后及時(shí)整理規(guī)范。 5．設(shè)計(jì)單位修改、變更原設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)全部以書面形式下達(dá)，避免口頭變更，導(dǎo)致無(wú)據(jù)可查的現(xiàn)象。 3．每項(xiàng)工程開工前，監(jiān)理、建設(shè)單位應(yīng)共同審查承包單位制定的工程竣工資料編制措施，保證資料的編制符合國(guó)家 (部 )的有關(guān)規(guī)定，防止漏項(xiàng)，并做好指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作。 二：具體措施（ 事前指導(dǎo)、事中督促、事后檢查 ）： 1．工程建設(shè)初期，工程建設(shè)單位就應(yīng)建立完善的工程竣工資料管理辦法、制定統(tǒng)一的編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程竣工資料的管理。 （ 7）完整性和系統(tǒng)性 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 6 項(xiàng)目竣工文件要求圖紙、資料齊全，無(wú)遺漏，是一套完整的、真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)情況和成果的科技文件資料。工作的緊張程度也是由松至緊，后期工作特別緊張。 中期主要是項(xiàng)目管理、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等不同單位單位，不同工程階段的、貫穿施工全過(guò)程的進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理及各種施工原始記錄資料收集、和整理，為項(xiàng)目提供某階段 工程進(jìn)度如何，質(zhì)量是否滿足要求，是否有差距，及時(shí)提供數(shù)據(jù)供下一階段更好開展工作。 （ 5）分階段性 竣工文件資料的整理與分析具有階段性。 （ 3）涉及到的單位和人員多 竣工文件的編制、收集、匯總、歸檔工作涉及到業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工和質(zhì)監(jiān)等單位，參與編制和管理的人員較多 （ 4）真實(shí)性 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 5 竣工文件是工程建設(shè)過(guò)程中的原始記錄，根椐檔案工作的要求歸檔必須要求是原件，必須保證各類材料的真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造和修飾。因此，竣工文件的編制應(yīng)該從工程實(shí)施的起初就開始，就可以對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行有效的控制 。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 4 第二章 如何才能編制好竣工文件 一 :公路工程行業(yè)特點(diǎn)： （ 1）內(nèi)容繁雜，資料多 編制竣工文件，需收集的文件、資料、圖表、照片等內(nèi)容面廣量大，包括施工原始記錄表格、試驗(yàn)檢測(cè)用表、監(jiān)理用表、設(shè)計(jì)圖表、工程照片，來(lái)往文件等，內(nèi)容繁雜，載體形式多樣化。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 3 4: 意義 :竣工文件是真實(shí)記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是工程驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，它反映了勘察設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量 、實(shí)際形成的生產(chǎn)能力和投資效益的全貌；既是建設(shè)項(xiàng)目的全部總結(jié)與考核，也是工程投產(chǎn)使用、維護(hù)、改建與擴(kuò)建的重要憑證和依據(jù)。因此，編制符合規(guī)范要求的竣工文件是公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 2 第十六條 公路工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收應(yīng)具備以下條件： （一）通車試運(yùn)營(yíng) 2 年后； （二）交工驗(yàn)收提出的工程質(zhì)量缺陷等遺留問(wèn)題已處理完畢，并經(jīng)項(xiàng)目法人驗(yàn)收合格； （三）工程決算已按交通部規(guī)定的辦法編制完成，竣工決算已經(jīng)審計(jì)，并經(jīng)交通主管部門或其授權(quán)單位認(rèn)定； （四） 竣工文件已按交通部規(guī)定的內(nèi)容完成 ； （五） 對(duì)需進(jìn)行檔案、環(huán)保等單項(xiàng)驗(yàn)收的項(xiàng)目，已經(jīng)有關(guān)部門驗(yàn)收合格 ； （六） 各參建單位已按交通部規(guī)定的內(nèi)容完成各自的工作報(bào)告 ； （七）質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)已按交通部規(guī)定的公路工程質(zhì)量鑒定辦法對(duì)工程質(zhì)量檢測(cè)鑒定合格，并形成工程質(zhì)量鑒定報(bào)告。 公路工程竣工文件材料編制 立卷、歸檔實(shí)施辦法 (交流意見稿 ) 陜 西 長(zhǎng) 通 公 路 工 程 咨 詢 有 限 公 司 二 00 五年三月 該辦法只適用于本項(xiàng)目 目 錄 一、實(shí)際意義………………………………………………… 1 二、如何才能編制好竣工文件……………………………… 4 三、竣工文件材料的形成、積累和歸檔…………………… 9 四、公路工程竣工文件材料收集內(nèi)容……………………… 19 五、監(jiān)理文件立卷程序……………………………………… 43 六、 電子檔案………………………………………………… 48 七、照片檔案………………………………………………… 50 八、公路工程檔案的移交和保管…………………………… 53 附錄 1：公路工程竣工文件材料歸檔范圍和保管期限表… 54 附錄 2：目前重點(diǎn)公路工程項(xiàng)目關(guān)于檔案管理方面存在 的問(wèn)題（轉(zhuǎn)載）…………………………………… 58 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 1 第一章 實(shí)際意義 1: 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 根據(jù)國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目 (工程 )檔案驗(yàn)收辦法》第三條的規(guī)定“凡按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的內(nèi)容新建、擴(kuò)建、改建的基本建設(shè)項(xiàng)目 (工程 )和技術(shù)改造 項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，均應(yīng)包括對(duì)檔案的驗(yàn)收”。 2:部頒標(biāo)準(zhǔn) 交通部發(fā) 2020 年公路工程竣 (交 )工驗(yàn)收辦法明確提出 : 第八條 公路工程（合同段）進(jìn)行交工驗(yàn)收應(yīng)具備以下條件： （一）合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容已完成； （二）施工單位按交通部制定的《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》及相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)工程質(zhì)量自檢合格； （三）監(jiān)理工程師對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)定合格； （四）質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)按交通部規(guī)定的公路工程質(zhì)量鑒定辦法對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)（必要時(shí)可委托有相應(yīng)資質(zhì)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檢測(cè)任務(wù)），并出具檢測(cè)意見； （五） 竣工文件 已按交通部規(guī)定的內(nèi)容編制完成 ； （六） 施工單位、監(jiān)理單位已完成本合同段的工作總結(jié) 。 3:質(zhì)量評(píng)定依據(jù) :交通部發(fā)布的 2020年《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》規(guī)定，在竣工驗(yàn)收的“工程質(zhì)量綜合評(píng)分”和“施工管理綜合評(píng)分”中，竣工資料的分值均占總分的 10%。編制一套高質(zhì)量的竣工文件也是爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的一項(xiàng)重要內(nèi)容。同時(shí)是養(yǎng)護(hù)、管理部門必須長(zhǎng)期保存的重要技術(shù)擋案。 （ 2）貫穿于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程 竣工文件的編制雖然是在工程 交 (竣 )工后完成的，但公路工程項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各方面的資料均應(yīng)有序地編入竣工文件中，里面的資料來(lái)源貫穿著整個(gè)工程項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，可以這樣說(shuō)，沒(méi)有實(shí)施過(guò)程中平時(shí)的資料收集、分析和整理，就沒(méi)有最后真實(shí)的竣工文件。而不是到了臨近交 (竣 )工的時(shí)候才開始組織人員進(jìn)行資料的整理匯編?？⒐の募牧现杏写罅空滟F的第一手檔案材料，這些檔案將發(fā)揮持久性的作用。 前期主要是各種批文、設(shè)計(jì)資料和征地拆遷資料收集，使項(xiàng)目目標(biāo)明確，主要由項(xiàng)目管理單位承擔(dān)。 后期主要是整理、匯總、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)和編排裝訂一份合格的竣工文件。 （ 6）時(shí)效性 工程完工，竣工文件編制也必須按時(shí)完成，移交給檔案管理部門，編制工作宣告結(jié)束。文件分類、科目編排科學(xué)、合理，具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，方便以后的查詢工作，是運(yùn)營(yíng)、養(yǎng)護(hù)和事后評(píng)價(jià)工作資料寶庫(kù) 。 2．利用多種形式，加強(qiáng)對(duì)工程竣工資料管理重要性的宣傳，不斷提高有關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行管理規(guī)范化的自覺性，使管理規(guī)范化工作得到充分的重視并形成制度。 4．工程承包單位應(yīng)建立專職的管理 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程竣工資料編制指導(dǎo)工作，建立健全各級(jí)責(zé)任制，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定較完善的管理制度和獎(jiǎng)懲辦法，做到寬嚴(yán)得當(dāng)，獎(jiǎng)罰分明，力爭(zhēng)原始資料齊全、完整、準(zhǔn)確。給后期的內(nèi)業(yè)資料整理工作帶陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 7 來(lái)難度。 6．項(xiàng)目管理單位和工程監(jiān)理應(yīng)在施工中把好驗(yàn)收簽證關(guān)，工程驗(yàn)收時(shí)通過(guò)簽證等方法，集中檢查原始資料整理情況，資料符合規(guī)定時(shí)，才予以結(jié)算工程量。充分運(yùn)用“經(jīng)濟(jì)杠桿”的作用，促進(jìn)承包單位抓好竣工資料管理工作，提高技術(shù)管理水平。 8．建設(shè)單位成立專業(yè)的竣工文件管理小組，負(fù)責(zé)承包商、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的所有竣工文件的收集、整理、歸檔、匯編等工作。 2：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各參建單位應(yīng)確定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，根據(jù)建設(shè)規(guī)模，建立與檔案工作相適應(yīng)的管理制度，配備專職陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 8 檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案收集與整理工作。項(xiàng)目建設(shè)中形成的各類原始記錄、表格、承包人上報(bào)文及批文、工程單價(jià)的變更及計(jì)算單等，其內(nèi)容要求相關(guān)人員簽字的（如記錄人員、檢測(cè)人、審核人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理工程師等） ，必須由當(dāng)事人本人認(rèn)真簽認(rèn)，且字跡清楚，填寫規(guī)范。 4 ：目前各施工單位所承擔(dān)的工程項(xiàng)目，有分包單位分包工程等情況時(shí)，施工單位應(yīng)作為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)分包單位的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和檢查。 第二條 公路工程檔案工作要與生產(chǎn)建設(shè)部門 緊密配合，定期檢查，審核，驗(yàn)收。 （三）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確與工程實(shí)際相符合，填寫內(nèi)容符合國(guó)家有關(guān)工程勘察設(shè)計(jì)，施工，監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。禁止使用圓珠筆，鉛筆，復(fù)寫紙，紅色墨水等易退色，易擴(kuò)散，不易長(zhǎng)期保存的材料書寫。 （五）工程文件的紙張應(yīng) 采用韌力大，抗折耐酸，能夠長(zhǎng)期保存的紙張，幅面尺寸規(guī)格為 A4 幅面（ 210mm 297mm），圖紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖紙，一般為 A3 幅面（ 297mm 420mm）。照片，錄音，錄像帶中影像應(yīng)清晰且保證其保存的有效陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 10 性，電子文件應(yīng)使用不可擦除性光盤。歸檔時(shí)變更草圖，復(fù)印圖紙應(yīng)出正式圖紙。 第四條 公路工程文件材料的收集 : (一 )凡是反映與本項(xiàng)目有關(guān)的重要活動(dòng) ,具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路工程項(xiàng)目檔案，具體范圍《公路工程項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限表》（見附錄 1）執(zhí)行。 2．工程施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集本項(xiàng)目在施工階段、檢測(cè)階段形成的文件和聲像材料。 4．科研課題與會(huì)計(jì)檔案材料由各承辦單位負(fù)責(zé)收集和整理。 （二） 公路工程項(xiàng)目根據(jù)材料產(chǎn)生的情況，可按單位、分部、分項(xiàng)或結(jié)構(gòu)部位等組卷。 （三）立卷方法： 1．工程項(xiàng)目各相關(guān)單位分別收集內(nèi)容： （ 1）依據(jù)性材料：按工程立項(xiàng)，工可研報(bào)告，環(huán)境保護(hù)等問(wèn)題組卷。 （ 3）工程設(shè)計(jì)材料：按初步設(shè)計(jì)，施工圖設(shè)計(jì)，變更設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)概算、預(yù)算，公路用地圖等問(wèn)題組卷。 （ 5）施工管理材料：按標(biāo)段，問(wèn)題組卷。 （ 6）監(jiān)理材料：按標(biāo)段，問(wèn)題組卷。 （ 7）交（竣）工材料：按綜合性工作，質(zhì)量檢測(cè)，交工報(bào)告，陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 12 竣工圖表，財(cái)務(wù)管理等組卷。 對(duì)于一文多事文件處理： （ 1）對(duì)于一份文件涉及幾個(gè)標(biāo)段和幾個(gè)問(wèn)題的一般歸在第一個(gè)標(biāo)段第一個(gè)問(wèn)題（按專業(yè)路基、橋涵、隧道等）所在的卷中。但第一個(gè)標(biāo)段（問(wèn)題）的案卷題名必須體現(xiàn) 出幾個(gè)標(biāo)段（問(wèn)題）的內(nèi)容（不需復(fù)制分別歸檔）。管理性文件材料按問(wèn)題，時(shí)間或重要程度排列。 公路工程施工原始記錄及監(jiān)理抽檢記錄按公路專業(yè)性質(zhì)分類組卷。 一：案卷封面（圖例見附圖 1）及組成： 1．檔案館號(hào)：暫不填寫。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 13 3．案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn) 確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 4．立卷單位：指案卷形成的單位或工作部門。 6．保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限，主要分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，長(zhǎng)期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下（包括十五年），保管期限詳見 390 號(hào)文，長(zhǎng)期與永久類保管資料應(yīng)分開組卷，不得混裝。 二：卷內(nèi)目錄（圖例見附圖 2） 由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日 期、頁(yè)號(hào)、備注組成，排在文件材料首頁(yè)之前，不編頁(yè)號(hào)。 2．文件編號(hào)：即發(fā)文的字號(hào)（一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不得省略）、圖號(hào)或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)，聯(lián)合發(fā)文的填寫幾個(gè)發(fā)文單位的文號(hào)或主發(fā)單位的文號(hào)。一般使用全稱或通用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，不能使用“本部”、“本局”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 14 4．文件材料題名：應(yīng)填寫文件材 料標(biāo)題的全稱。文件材料題名內(nèi)容填寫時(shí)要頂格。填寫時(shí)省略年月日用阿拉伯?dāng)?shù)字和“ .”表示。 6．頁(yè)號(hào)：填寫每份文件的起止頁(yè)號(hào)（包括文件閱辦單）。頁(yè)號(hào)用打碼機(jī)編號(hào)，統(tǒng)一使用黑色油墨，一卷一個(gè)連續(xù)號(hào)由 001 開始。 7．備注：填寫歸檔文件需要補(bǔ)充或說(shuō)明的情況。其內(nèi)容應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)，各類文件的頁(yè)數(shù)，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。 2．審核人：由組卷單位負(fù)責(zé)人審查手寫簽名。 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 15 4．審核時(shí)間：填寫審核案卷完成的日期。 四：卷脊 由保管期限、檔號(hào)、案卷題名組成。 五：案卷的裝訂 裝訂前應(yīng)對(duì)破損文件材料進(jìn)行修復(fù)，并拆除檔案材料上的金屬品，橫向表格材料應(yīng)把表頭向左邊方向。 附 圖（ 13） 陜西長(zhǎng)通公路工程咨詢有限公司 16 檔 號(hào)： （三號(hào)、仿宋、加粗） 檔案館號(hào)： 高速公路 段 第合同段 樁號(hào)路基工程土石方