文檔管理系統(tǒng)需求分析-展示頁(yè)
2024-12-27 23:01本頁(yè)面
【正文】 塊，下面分別簡(jiǎn)單介紹一下各個(gè)模塊所實(shí)現(xiàn)的功能。 1) 計(jì)算機(jī)的普及軟件技術(shù)（ CAD 等）的運(yùn)用，產(chǎn)生大量的電子文檔 2) 電子文檔 散放存儲(chǔ)在 各個(gè)用戶的個(gè)人電腦中（查找困難） 3) 電子文檔的修改方便性，使得文檔版本的隨意增加（更改混亂，版本混亂） 4) 各文檔容易形成數(shù)據(jù) “ 孤島 ” （數(shù)據(jù)相關(guān)性差） 5) 傳統(tǒng)管理模式不適合電子文檔的管理（安全性存在問(wèn)題） 1) 軟件 將“個(gè)人資產(chǎn)”轉(zhuǎn)化為“單位資產(chǎn)”： 將原先分布于各個(gè)員工電腦上的電子文檔，通過(guò)軟件集中安全地保管起來(lái)，使這些文檔資產(chǎn)真正成為單位的資產(chǎn) 2) 通過(guò)集中管理大幅改善文檔資產(chǎn)的安全性 : 通過(guò)加密傳輸、集中管理、集中防毒等手段使文檔資產(chǎn)的安全級(jí)別大幅度提高，可以滿足高級(jí)別安全要求 3) 建立了完善的權(quán)限機(jī)制確保文檔的內(nèi)部安全： 只有分配了權(quán)限的人員才允許檢索、瀏覽、下載、編輯、打印相關(guān)的文檔內(nèi)容， 軟件采用了領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和加密技術(shù)，可以更高效地管理文檔的整個(gè)生命周期 活動(dòng) 包括：創(chuàng)建、修改、版本控制、審批、存儲(chǔ)、查 詢、重用以及歸檔 4) 軟件完全保留了原有的文檔操作習(xí)慣 : 支持在線預(yù)覽、在線編輯、痕跡保留、電子密鑰驗(yàn)證，而無(wú)須煩瑣的上傳下載操作。該系統(tǒng)在提供海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能的基礎(chǔ)上 ， 提供完善而科學(xué)的安全機(jī)制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性 ， 可以不斷地增加管理的類別，設(shè)定每類資料管理的字段項(xiàng)目，如資料名稱、項(xiàng)目、主題詞、檔案形成日期、修改情況等屬性，以便 全面 快捷地重復(fù)使用重要的資料信息 ， 按照組織機(jī)構(gòu)的授權(quán)體系提供特權(quán)項(xiàng)目的授予功 能 ， 提供原件電子文 檔 的瀏覽功能 ， 提供原件電子文 檔 的下載重復(fù)利用功能 。 所以，開發(fā)這樣一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)有著很好的應(yīng)用前景和使用意義。使用這樣一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)能節(jié)省大量的資源和人力，同時(shí)大幅 度提高自己的工作效率，而準(zhǔn)確性和安全性也比 紙質(zhì)文檔 要高很多 。 為了提高運(yùn)營(yíng)效率，簡(jiǎn)化工作流程，越來(lái)越多的企業(yè)開始從紙質(zhì)文檔工作流程轉(zhuǎn)移至電子文檔的工作流程。文檔管理系統(tǒng) 需求分析 1. 文檔管理系統(tǒng) 概述 和意義 隨著企業(yè)發(fā)展，電子文檔數(shù)量的不斷增加。電子文檔的管理將被越來(lái)越多的應(yīng)用在企業(yè)管理上， 文檔管理電子化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代計(jì)算機(jī)信息處理的必然要求 。 目前，公司 或企業(yè) 內(nèi)部流通的文檔越來(lái)越多以電子文檔的形式出現(xiàn)，為了保證電子文檔的安全、 共享 和 快速流通 ， 因此 使用 WEB 形式對(duì)電子文檔 發(fā)布、審閱、修改、備份、查閱。 該文檔管理系統(tǒng)將這些電子文檔盡可能科學(xué)的組織起來(lái)， 以供企業(yè)共享，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解、查詢各部門的運(yùn)作情況；有助于各部門規(guī)范管理自己的文件；有助于部門之間隨時(shí)互通有無(wú)；更將積累成為企業(yè)的一筆巨大信息財(cái)富，成為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的源泉。 電子文檔管理系統(tǒng)能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)內(nèi)的各類文檔分類管理，顯示出該文檔的文件名、類型及路徑等信息，方便各類用戶查找和使用， 此電子文檔管理系統(tǒng)在資料管理上各司其責(zé)而在其 利用上可實(shí)現(xiàn)資源共享， 可任意調(diào)整 架 構(gòu)，以適應(yīng)不同單位、不同部門、不同類別、不同組織機(jī)構(gòu)甚至于同一機(jī)構(gòu)的不同時(shí)期的需求，因而其優(yōu)點(diǎn)在于 完全保護(hù)用戶的硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)資源的投資，最重要的一點(diǎn)是保護(hù)用戶已有信息資產(chǎn)的投資 。因此，開發(fā)這樣的管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的必然需求。提供完善的電子文檔操作日志，歷史版本回顧，可控制文檔的打印、另存、復(fù)制、截屏等操作，支持動(dòng)態(tài)拖放、批量導(dǎo)入 5) 靈活的自定義審批流程： 提供完全圖形化的自定義流程，支持串行、并行等多種審批形式，支持辦理者、讀者、編輯者等多種審批權(quán)限 6) 支持多種信息提示方式： 通過(guò)短信息、電子郵件、自動(dòng)彈出窗口等形式，將文檔的修改變動(dòng)或?qū)徟鸂顟B(tài)實(shí)時(shí)反饋給用戶 7) 集中安全的文檔備份： 通過(guò)數(shù) 據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份、磁盤陣列、磁帶機(jī)等方式，集中海量存儲(chǔ)確保文檔永不丟失，還原非常簡(jiǎn)單 運(yùn)行環(huán)境 軟件運(yùn)行環(huán)境 操作系統(tǒng)： Microsoft Windows Server 2021 支持環(huán)境： IIS 服務(wù)器 數(shù) 據(jù) 庫(kù)： Microsoft SQL Server 2021 硬件環(huán)境 客戶端：內(nèi)存 2G， IE 瀏覽器 以上 服務(wù)器端：硬盤容量要求較大，處理器要求較高 需求分析 本 系統(tǒng)的開發(fā)是基于 B/S 模式的，具有良好的人機(jī)交互界面，整個(gè)系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行高效的管理 ，系統(tǒng)的每一部分都實(shí)現(xiàn)了其相關(guān)的功能，在整個(gè)系統(tǒng)中各角色分工 明確。 登陸 /注冊(cè)模塊 1） 注冊(cè)新用戶，只能是 企業(yè) 普通員工。 3） 有安全退出提示。 2） 文件起草時(shí)設(shè)置文件大部 分屬性，包括文件名，起草日期，起草人，機(jī)密等級(jí)，文件類型，附件等等的初始值。 4） 若被上級(jí)返回的文檔，可以修改。 2） 每一級(jí)別用戶登陸成功頁(yè)面上都有查詢功能按鈕。 文檔審批模塊 1） 文檔審批者所 特有權(quán)限，分為一級(jí)和二級(jí)。 3）一級(jí)審批后要么提交，要么返回
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