【正文】 時抄送同級和下級機關(guān)。第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。不要動輒請示，把矛盾上交。撰寫請示應(yīng)注意：第一，要控制使用，當(dāng)用才用。五、請示的寫法請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。如《XX市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告》。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。2．情況報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。四、報告的寫法報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告（如《關(guān)于上報年度會計報表的報告》）等。情況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短?！保ǘ┡u性通報：這類通報的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。著重表彰先進事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。直述式通報在介紹先進事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細些。（一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。有的還寫明任期和待遇。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。如：《關(guān)于撤消XX廠“文明單位”稱號的決定》。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進依法行政的決定》等。3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。其他文種有：述職報告、調(diào)研報告、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。報告中不得帶請示事項，也不得越級報告。如果寫幾個主送機關(guān)，可能是誰都不批復(fù)，或者是幾個單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。所謂特殊情況指：重大緊急事項，不越級請示要誤時誤事；被直接上級機關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機關(guān)意見分歧一時難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項。二、行文規(guī)則公文行文方向有四個：上行（請示、報告）、下行（通知、通報）、平行（函）、泛行（通告、布告）。1mm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。《辦法》規(guī)定，公文用紙采用A4型紙，幅面尺寸為：210mm297mm。附注應(yīng)加括號，位置居左空2格，在成文時間下一行。可以解釋名詞術(shù)語，可以說明發(fā)至級別。附注。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”，在必須標注時，應(yīng)在該詞后加“△”符號。各主題詞之間空1格，不加標點。順序是先標類別詞，再標類屬詞。具體標注中應(yīng)注意掌握選詞原則。是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲和文件檢索。這一部分內(nèi)容雖然不多，卻是我們?nèi)菀缀鲆暤牡胤健?wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決?！傲恪睂憺椤癘”。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“”、“（1）”、“ ”。沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機關(guān)。上行文的主送機關(guān)一般是一個。主送機關(guān)。除法律法規(guī)外，一般不加書名號，不加標點符號。從標題一直到印章，都屬于主文部分，是公文最重要的部分。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。二是上報公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。注意：發(fā)文字號的年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機密以上的公文要印文件份數(shù)序號；一般上行文需要標注簽發(fā)人姓名。這里，我們結(jié)合下圖逐項予以說明：（一）文頭部分。一、公文的格式根據(jù)規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。掌握公文的格式和運行要求，是做好公文處理工作的一個基本條件。黨的機關(guān)公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、公報、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種。那么，行政機關(guān)的公文具體包括哪些種類呢？根據(jù)國務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共有十三類，十四種?？梢哉f，離開了這個工具，我們的行政管理和行政執(zhí)法活動將寸步難行。從這個定義中，我們可以看出機關(guān)公文的重要作用。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。第一講 機關(guān)公文的格式和行文規(guī)則公文在我國歷史上由來已久，新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。結(jié)合我局實際，今天我們主要學(xué)習(xí)三個方面的內(nèi)容：第一講，機關(guān)公文的格式和行文規(guī)則；第二講，常用公文和文種的寫法；第三講，怎樣寫好機關(guān)公文。第一篇：常用公文的寫作知識機關(guān)公文及常用文種寫作知識你好！現(xiàn)在我和你一起共同學(xué)習(xí)機關(guān)公文以及常用文種的寫作知識。在開始之前，首先說明兩點：一是這次所講的公文主要指行政機關(guān)公文，黨的機關(guān)公文的不同點穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯(lián)系工作思考為主，大量的內(nèi)容將發(fā)到局域網(wǎng)，供大家參考。因個人水平有限，有不正確和不到位的地方，請大家批評指正。目前人們習(xí)慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。就我局來講，要傳達貫徹國家礦產(chǎn)資源管理的方針政策、法律法規(guī)，對礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)活動實施監(jiān)督管理；要組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督地質(zhì)災(zāi)害防治工作；要向上級請示問題、匯報情況，要答復(fù)礦業(yè)權(quán)人的請求事項等等，都離不開公文這一重要工具。我相信，大家一定有比較深切的體會。大家可以參照學(xué)習(xí)。在長期的工作實踐中，為了能用最少的語言，表達最多的內(nèi)容和信息，機關(guān)公文逐漸形成了固定的格式和運行傳遞的制度，并在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定?，F(xiàn)在，我們分別進行簡要的介紹。一份完整的公文，我們通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。這里，大家要注意請示的格式：一是上報公文的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出的空白供上級機關(guān)批示文件使用。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。（二）主文部分。請大家注意的內(nèi)容有：標題。同時，制作標題時，既要反映文章的主題，文題相符；又要規(guī)范格式，不能把詞組、名稱人為地分行。普發(fā)性下行文主送機關(guān)較多，一般使用泛稱。請示、批復(fù)、意見、函的主送機關(guān)只能是一個。正文。成文時間。同時要用漢字而不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。印章。（三）文尾部分。主題詞。按規(guī)定，公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》標注主題詞，實際情況是縣級以下機關(guān)的公文，對標注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機關(guān)要求標注。一份文件主題詞不能超過5個。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文種的詞。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，就要先標類別詞“水利”，再標類屬詞“水土保持”，最后標文種“通知”。如《關(guān)于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免 張龍之等△ 通知。主要用于說明其他項目不便說明的事項。請示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話。（四）公文排版規(guī)格。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。1mm 版心尺寸為：156mm225mm(不含頁碼)排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行,每行排28個字。這里，我們應(yīng)注意以下幾點：一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。請示應(yīng)一文一事，同時，不得抄送下級機關(guān)。第二講 常用公文和文種的寫法基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀要?，F(xiàn)結(jié)合我局實際，主要講以下幾種：一、決定的寫法1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。變更或撤消性決定。二、通知的寫法通知是使用得比較多的一種公文。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項。大部分都遵循的要求是：依據(jù)—目的—文種承啟語—事項—要求。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：1．標題。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》?？梢圆扇煞N辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀要的通知》的通知?的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報》發(fā)行工作會議紀要的通知，就簡明多了。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。3．要求執(zhí)行和周知性通知。4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。5．任免通知。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。三、通報的寫法：通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。先進事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。其懲戒作用十分突出。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進工作，篇幅就要長些。（三）情況通報：分為敘述情況；分析情況，闡明意義；提出意見和要求。如《關(guān)于2004年度探礦權(quán)年檢有關(guān)情況的通報》。1．工作報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。格式上，每一部分可標出序數(shù)分項寫，或列出小標題來寫。綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報。如《XX局XX年工作總結(jié)》專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。如《關(guān)于X省清理整頓公司工作的報告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗材料。這是對工作中的重大情況、特殊情況