【正文】 策略及選用 選擇部門審核策略是每次審核一個(gè)特定部門內(nèi)的所有活動的審核方法。該方法按審核起點(diǎn)不同而 分為自上而下審核策略和自下而上審核策略兩 種。在審核設(shè)計(jì) 開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制、內(nèi)部審核等時(shí)可采用該策略。操作流程審核策略適用于操作流程性強(qiáng)、確定的審核對象。該策 略按審核方向不同分為順向 審核策略和逆向?qū)徍瞬呗詢煞N。在審核時(shí)，及時(shí)將審核發(fā)現(xiàn)，特別是不合格項(xiàng)與受審核方溝通、反饋，并得到受審核方的理解與確認(rèn)，可提高審核的有效性和效率。雙方應(yīng)力求解決就有關(guān)事實(shí)存在的意見分歧，未能達(dá)成一致的意見應(yīng)予以記錄。應(yīng)與受審核 方的適當(dāng)代表就不合格項(xiàng)進(jìn)行評審，以獲得對事實(shí)依據(jù)的確認(rèn)。若在 所商 定的范圍內(nèi)，合格項(xiàng)的各個(gè)審核發(fā)現(xiàn)還應(yīng)分別形成文件。審核組應(yīng)在適當(dāng)?shù)膶徍穗A段對審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行評審，特別是 在與受審核方舉行末次會議之前應(yīng)進(jìn)行評審。 對所收集的審核證據(jù)， 審核組應(yīng)根據(jù)審核準(zhǔn)則進(jìn)行評價(jià)，以形成審核發(fā)現(xiàn)。 ●審核證據(jù)與審核發(fā)現(xiàn) 對所收集到的客觀證據(jù)應(yīng)進(jìn)行整理、分析、篩選，在此基礎(chǔ)上得出審核證據(jù)與審核發(fā)現(xiàn) 。 記錄的格式可采用 “筆記式 ”或 “記錄表式 ”，宜統(tǒng)一規(guī)定 “現(xiàn)場審核記錄表 ”。 (1)記錄的作用 ①作為編制不合格項(xiàng)報(bào)告和審核報(bào)告的依據(jù)； ②作為備忘、核實(shí)的依據(jù)； ③作為查閱、追溯的參考。 ●現(xiàn)場審核記錄 在提問、驗(yàn)證、觀察中，審核員應(yīng)作好記錄，記下審核中聽到、看到的有用的真實(shí)信息，這些記錄是審核員提出報(bào)告的真憑實(shí)據(jù)。 (3)對收集的客觀證據(jù)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題 ①客觀證據(jù)并不是越多越好，而是適用的客觀證據(jù) (即審核證據(jù) )越多越好，過多、過濫的客觀證據(jù)反而會湮沒真正需要的關(guān)鍵信息； 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 376 ②客觀證據(jù)必須是有效的，如所提供的文件和記錄應(yīng)經(jīng)過法定批準(zhǔn)或簽字，應(yīng)是實(shí) 際使用執(zhí) 行的，應(yīng)是質(zhì)量管理體系運(yùn)行期間有效的，應(yīng)是反映當(dāng)前實(shí)際情況的，客觀證據(jù)應(yīng)盡量靠近 審核日期； ③應(yīng)注意核查客觀證據(jù)之間的相關(guān)性及一致性，從兩個(gè)以上相關(guān)的客觀證據(jù)之間發(fā) 現(xiàn)問題或線索； ④應(yīng)注意核查證據(jù)的真實(shí)性，受審核方提供的證據(jù)有可能夾雜著不真實(shí)的信息，因 此，要注意核查，如詢問有關(guān)人員、觀察實(shí)際結(jié)果等； ⑤應(yīng)收集能確定審核目標(biāo)是否可以達(dá)到 的客觀證據(jù)。 與職能之間接口有關(guān)的信息應(yīng)注重收集。 ●客觀證據(jù)的收集 (1)收集客觀證據(jù)的方式可能有 ①與受審核方人員的面談； ②查閱文件和記錄； ③現(xiàn)場觀察和核對 (對活動和周圍的工作與條件的觀察 )。 (4)堅(jiān) 持 “三要三不要 ”原則 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 375 即：要講客觀證據(jù)，不要憑感情、憑感覺、憑印象用事；要追溯到實(shí)際做得怎樣，不要停留 在文件、嘴巴 (回答 )上面；要按審核計(jì)劃如期進(jìn)行，不要 “不查出問題非好漢 ”。 所謂的實(shí)際，應(yīng)包括有沒有、做沒做、做得怎樣依次遞進(jìn)的三個(gè)方面。審核員應(yīng)在審核準(zhǔn)則與審核證據(jù)比較核對后才能得出合格與否的結(jié)論。 (2)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際核對的原則 審核不能脫離審核準(zhǔn)則?？陀^證據(jù)不足或未經(jīng)驗(yàn)證也不能作為判斷不合格項(xiàng)的證據(jù) 。 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 374 ●現(xiàn)場審核的原則 (1)堅(jiān)持以 “客觀證據(jù) ”為依據(jù)的原則 這是最為基本、主要的原則。一個(gè)稱職的審核員會在輕松自如并使受審核方口服心 服的情況下，完成審核任務(wù) 現(xiàn)場審核在整個(gè)審核工作中占有非常重要的位置。 現(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據(jù)的過程。 現(xiàn)場審核 首次會議結(jié)束后，即進(jìn)入現(xiàn)場審核階段。審核員應(yīng)注意確保陪同不施加過分的影響或進(jìn)行干預(yù)。 (7)陪同人員的作用 ①為審核組提供支持； ②可代表受審核方見證審核活動； ③其他職責(zé)。 (5)與會人員簽到，審核組長發(fā)現(xiàn)受審核部門重要人物未到場時(shí)應(yīng)詢問原因。 (3)規(guī)模較小、時(shí)間較短或常規(guī)性內(nèi)審，可不開首次會議，有關(guān)問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內(nèi)容及環(huán)節(jié)可視具體情況增刪。 ●首次會議的注意事項(xiàng) (1)首次會議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，通常時(shí)間不應(yīng)超過半小時(shí)。 (8)會議結(jié)束。 (7)落實(shí)后勤安排。 (6)闡明、澄清有關(guān)問題。 (5)強(qiáng)調(diào)審核的原則。 (4)傳達(dá)審核計(jì)劃。 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 372 (3)申明審核目的和范圍。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。參加會議人員簽到，審核組長宣布會議開始。 (5)參加首次會議的人員應(yīng)包括 :審核組全體成員，高層管理者 (必要時(shí) )，受審核部門代表及主要工作人員等。 (3)獲得受審核方的理解并得到支持。 ●首次會議的要求 (1)建立審核活動的 風(fēng)格。 (4)提出并落實(shí)審核有關(guān)要求。 (2)簡要介紹審核采用的方法和程序。到 會人員要有簽到記錄。 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 371 內(nèi)審首次會議 首次會議是實(shí)施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持，向受審核方介紹具體內(nèi)容及方法，并協(xié)調(diào)、澄清有關(guān)問題。 ●首次會議的作用 (1)傳達(dá)并落實(shí)審核計(jì)劃。 (3)建立審核組與受審核方的正式聯(lián)系。 (5)澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題。 (2)準(zhǔn)時(shí)、簡短、明了，會議以不超過半小時(shí)為宜。 (4)由審核組長主持會議。 ●首次會議的內(nèi)容 (1)會議開始。 (2)人員介紹。受審核部門重要人物未到場時(shí)，應(yīng)詢問原因。明確審核目的、審核準(zhǔn)則和審核將涉及的部門、班組或崗位。審核計(jì)劃應(yīng)征得受審核部門的最后確認(rèn)，一般情況下，審核計(jì)劃不宜作大的調(diào)整。強(qiáng)調(diào)公正客觀立場，說明審核是一個(gè)抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結(jié)論公正；說明相互配合是審核順利進(jìn)行和獲得 公正結(jié)論的重要條件，提出不合格項(xiàng)報(bào)告的形式等。對有疑問的問題進(jìn)行澄清，交流雙方關(guān)心的具體問題，確定末次會議的時(shí)間、地點(diǎn)及出席人員等。必要時(shí)，應(yīng)對辦公、交通、就餐作出安排。以審核組長的致謝詞結(jié)束會議。 (2)會議應(yīng)始終圍繞主題，簡明扼要。 (4)首次會議應(yīng)致力于建立一個(gè)良好的審核 “風(fēng)格 ”和 “氛圍 ”。 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 373 (6)審核目的、范圍和計(jì)劃一般不在首次會議上作更改，較小的計(jì)劃變更是允許的。如確保現(xiàn)場審核員知道有關(guān)安全和保安方面的要求。 (8)強(qiáng)調(diào)在審核所安排日程 (時(shí)間 )段中，被審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在場?，F(xiàn)場審核應(yīng)按計(jì)劃安排進(jìn)行，具體的審核內(nèi)容 應(yīng)按準(zhǔn)備好的檢查表進(jìn) 行。在這個(gè)過程中，審核員的個(gè)人素 質(zhì)和 審核策略、技巧可以得到充分的發(fā)揮。審核工作的大部分時(shí)間是花在現(xiàn)場審核上 的，最后的審核結(jié)論都是依據(jù)現(xiàn)場審核的結(jié)果作出的，因此對現(xiàn)場審核的控制以及現(xiàn)場審核 中的一些審核策略、技巧的應(yīng)用就成為實(shí)現(xiàn)審核一次成功的關(guān)鍵。沒有客觀證據(jù)而獲取的任何信息都不能作為不合格項(xiàng)判斷的依 據(jù) 。客觀證據(jù)必須以事實(shí)為基礎(chǔ)， 且可陳述、可驗(yàn)證，不應(yīng)含有任何個(gè)人的猜想、推理的成分；客觀證據(jù)必須是有效的，如所 提供的文件和記錄應(yīng)經(jīng)過法定批準(zhǔn)或簽字，應(yīng)是實(shí)際使用、執(zhí)行的結(jié)果，應(yīng)反映當(dāng)前質(zhì)量管 理體系運(yùn)行的真實(shí)狀態(tài)和結(jié)果。因?yàn)閷徍耸且粋€(gè)抽樣過程，并限制在某段時(shí)間 、某個(gè)范圍內(nèi)進(jìn)行， 所以更需要緊扣審核主題，嚴(yán)格對照標(biāo)準(zhǔn)，確定審核項(xiàng)目、要點(diǎn)和抽樣方案，尋找客觀證據(jù) 。凡標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際未核 對過的項(xiàng)目，都不能判斷為合格或不合格。 (3)堅(jiān)持獨(dú)立、公正的原則 審核判斷時(shí)應(yīng)堅(jiān)決排除其他干擾因素，包括來自受審核方的、審核員感情上的等等影響判斷 獨(dú)立、公正的因素，自始至終維護(hù)、保持審核判斷的獨(dú)立性和公正性，不能因情面或畏懼而 私自消化不合格項(xiàng)。當(dāng)按抽樣 方案審核后無不合格項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)采取 “無罪推定 ”的原則，轉(zhuǎn)到下一個(gè)審核項(xiàng)目上去。 ④ 對實(shí)際活動及結(jié)果的驗(yàn)證； ⑤數(shù)據(jù)圖表和施工業(yè)績等指標(biāo)的匯總、分析； ⑥來自其他方面的報(bào)告，如顧客反饋、外部報(bào)告和社會的評價(jià)； ⑦相關(guān)抽樣方案的水平和確保對抽樣和測量過程實(shí)施質(zhì)量控制的程序。 (2)收集到的客觀證據(jù)形式有 ①存在的客觀事實(shí)； ②被訪問人員關(guān)于本職范圍內(nèi)工作的陳述； ③現(xiàn)有的文件、記錄等。只有經(jīng)驗(yàn)證的客觀證據(jù)才可作 為審核證據(jù)。在審核員的筆記中，還可以記錄一些與審核問題有關(guān) 的內(nèi)容 ,如培訓(xùn)課堂的氣氛、受訓(xùn)員工的態(tài)度等，記錄這些內(nèi)容對體系總體評價(jià)有一定的好處。 (2)記錄的要求 ①記錄應(yīng)清楚、全面、易懂，便于查閱、追溯； 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZLNS006 頁 碼 377 ②記錄應(yīng)準(zhǔn)確、具體，如文件名稱、操作機(jī)具、陳述人職位和工作崗位等； ③記錄應(yīng)及時(shí)、當(dāng)場記，盡量避免事后回憶、追記。如采用 “筆記式 ”，那么筆記上的記錄事后最好謄到記錄表上，便于規(guī)范、保存。在審核時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一審核記錄表形式，并規(guī)定填寫和保存要求。 審核發(fā)現(xiàn)可為合格項(xiàng)或不合格項(xiàng)。 當(dāng)沒有發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí)，對合格項(xiàng)的歸納至少應(yīng)指明所審核的場所、職能或要求。對未滿足規(guī)定要求的不合格項(xiàng)應(yīng)以 清晰和簡明的方式加以識別和記錄，并得到受審核方的理解和審核證據(jù)的支持。受審核方的確認(rèn)表明不合格 項(xiàng)中的事實(shí) 是準(zhǔn)確的，并且對不合格項(xiàng)得到理解。 審核尤其是現(xiàn)場審核的主要目的就是形成審核發(fā)現(xiàn)。 文 件 名 內(nèi)部審核實(shí)施 電子文件編碼 ZL