【正文】 時，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。如果再將有關(guān)此事的資料也準備好并放在手邊備查，就完美無缺了。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什么、方式、如何？這 5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。即使沒有這么嚴重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。 18．做好事前準備，講電話不怯場 —— 一般人認為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。此外，還會讓對方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對談話產(chǎn)生負面的影響。 話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀錄、查資料。 所以會客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時有誰來，都能 6 立刻讓他進去。 將茶杯和點心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良氣味會彌漫在整個會客室。 16．記得打掃會客室 —— 當你從會客室將客人送走后，在做什么呢？是不是覺得暫時還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事？ 此時，要是有不速之客到來怎么辦？ 因為會客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳里長時間地等待。 或許有人認為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。 事后我們才知道，當時這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺，并且感到有些孤立無援。 可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。此時，也應(yīng)目送對方的車子開走，直到看不到為止。 在將客人送到停車場時，也應(yīng)將對方的行李送到車上。 在大門口送別，自己應(yīng)拿著客人的行李，在即將分別時再交給對方。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。 當你的上司站在電梯 里面的位置時，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實際上這才是正確的座次。 相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。 13．電梯也有上下座之分 —— 正如會客室與會議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。尤其是在 年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。當有多個茶杯時，為了使茶水的濃度均等，應(yīng)提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯里。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。到會客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。 12．倒茶只倒七分滿 — — 古人云“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。因為與訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。 然而，正如總經(jīng)理所說的，這是極大的錯誤。 可是，過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓。 4 11．送茶有一套 —— 甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進了會客室，并隨后送 去了茶水。 此外，當訪客中的主管隨其他人一起進入會客室，或他已先到并在此等候時，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。 根據(jù)會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。 為了避免失禮，不只限于會客室，包括其它所有的房間，在進去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。因此，在進入會客室前別忘了要先敲門。應(yīng)將他們帶到會客室，交給主管去安排。 遇到這種情況，只要確認 誰是上司或負責人就行了。如果憑外貌來判斷對方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會。此外，不時回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會感到不愉快。但我們常看到會有人自顧自地走在前方，而忽略了后方的客人，認為客人會自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便徑自地往前走去。將訪客帶到會客室，才是應(yīng)有的禮儀。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。如果是難以聽清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾柷宄?，以便將正確的公司名稱、姓名記住。為了避免使對方產(chǎn)生不快，當聽到訪客的公司名稱、姓名之后，應(yīng)記錄下來，以免遺忘。 沒有人會對別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語感覺不快，因此應(yīng)積極地向別人問好。 這并不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時間和場合，加上額外的話。 會不會說這句“讓您久等了”，別人對你的評價就會不同？答案是肯定的。 5．對訪客附上一句 —— “讓你久等了” —— 當有約好的訪客時，大部分的人會說“歡迎光臨 ”！可是，接下來會附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。 鞠躬時應(yīng)盡可能慢慢地進行。 此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。在鞠躬的開始與結(jié)束時，都需看對方的眼睛。 4．鞠躬時眼睛要注視對方 —— 鞠躬大致可以分為二類， 即微微的點頭致意和常見的敬禮。所以當見到不認識的訪客時，要先行問好。寒暄時的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。 記得當遇有客人來訪之際，無論自己有多么忙，都應(yīng)站起身來打招呼?；蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想法，可是，在訪客心里卻不如此認為。 可是，這位來客見到她的上司便對如君坐著向他打招呼一事，表現(xiàn)出不滿的情緒。 2．客人來訪，應(yīng)起身迎接 —— 如君整理資料正在忙得不可開交，此時有位客人走進來。當你接聽電話的那一瞬間，你就代表了公司。或許你會覺得自己所從事的工作缺乏意義。 1 待 人 接 物 1．應(yīng)有的態(tài)度 —— 如何在公司贏得好印象？除了在公司內(nèi)打電話、接電話之類的技巧外，還包括將訪客帶到會客室、遞出名片與接收名片的方法，以及替別人作介紹 …… 等，各種在商業(yè)社會生存所不可缺少的禮儀。 如果你剛進入公司，影印資料、整理文件，以及端茶倒水之類的事，會顯得特別的多。但事實上，你所從事的工作絕不是瑣碎之事。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度，對方會認為這是你所任職公司的失禮，有時還可能導(dǎo)致談判 破裂，最終失去顧客。如君騰不出空，只好繼續(xù)做事，同時坐著向客人打招呼。 當然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多么繁重，對于訪客，都應(yīng)當站起身來行禮，這是最基本的禮節(jié)。如果被客人看到你坐在媾做事，只是把頭例行公事般地點一下，那么對方便很自 然的有一種被忽略的感受。 3．要跟訪客問好 —— 遇到訪客，無論在何種情形下，都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡茫@才是正確的待客之道。而對于所有的公司來講，訪客都是居于上位者，因此必須由己方先致問候。 如果當時正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進進出出的業(yè)者，就不在此列。無論采用哪 2 一種鞠躬方式，都必須遵守基本原則。無論行多少次敬禮，如果眼睛看著別的地方，這種行為也無異于是忽視對方。我們經(jīng)常見到點頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員，那絕不是正確的禮儀。把頭低下時，以能在中途作 1～ 3次呼吸的速度進行就可以了。 假設(shè)你的身份是來訪的客人，如果對方對你說聲“讓您久等了”你會在心里暗想，“原來這家公司很看重我！”。當你的上司看到你如此向訪客問好后，必定會對你刮目相看。 如果是經(jīng)常出入自己公司的來者，說上一句“天氣這么炎熱，您辛苦了！”之類慰勞對方的話，效果也會很不錯。 6．記住訪客的基本資料 —— 雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺被問過一次，但是過沒多久，又被重復(fù)問“請問您是哪一位？”任何人都會有不被重視的感覺。 若將對方的公司名稱或人名弄錯，是非常不禮貌的。 當有多位來訪客時，應(yīng)以不讓訪客看到的 方式作記錄，然后交給公司內(nèi)的人。 7．引導(dǎo)訪客到會客室 —— 對于訪客，不能用手一指會客室，說一句“請到那里等候”就算完事了。 3 有人會認為將客人帶到會客室，是件簡單的事。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。 正確的方法是：帶路時，應(yīng)配合訪客的步調(diào)，走在距離對方大約 1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。 8．不可以貌取人 —— 所謂“人不可貌相”，不能因為對方的身材魁梧，就斷定他的職務(wù)高，也可能存在相反的狀況。 當有一位或者兩位客人來訪時，根據(jù)對方的態(tài)度，大致能判斷出誰的地位較高：可是當有許多人來訪時，就很難分出誰是上司，誰是下屬。當對方突然來訪，沒有時間加以確認時，不要按照自己的看法隨意作出判斷。 9．進會客室前先敲門 —— 以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會客室，心想里面空無一人，于是將房門打開，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。如果有人，里面負責接洽的職員會作出反應(yīng)，從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。 10．哪里是上座，哪里是下座 —— 將訪客帶到會客室后，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。當拜訪其他的公司時，千萬別大模大樣地坐在上座之上，以免造成對方不好的印象。要是有對方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會顯得越俎代庖。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶?？偨?jīng)理生氣的原因是 —— “為什么不先送茶給客人？” 然而從李君的立場來看，他認為先給遠比訪客年長、并且地位也遠比他高的總經(jīng)理上茶，是當然之舉。當有訪客時，即使總經(jīng)理正在接待他，也要將訪客當作上位者，請牢記這點。 請記?。簯?yīng)先給訪客敬茶，然后才輪到本公司的職員。為訪客準備的茶水，大都是在茶水間倒好再端到會客室里去的。 如果將茶水加得滿滿的，在端到會客室途中，托盤可能會濺濕。 此外，在泡茶以前，應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。 如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會感到不滿意。因此細心周到，盡可能將茶泡得好喝，就顯得格外重要了。 在電梯內(nèi)，操作按鍵的位置是最次的下座，因為站在這個位置上的人，必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。在有四人以上乘電梯時，大致也以此為準。 14．應(yīng)確認客人離開后再離去 —— 5 根據(jù)與對方的不同關(guān)系，送別客人的方式也會有所差異。需要送到公司大門口的客人，已經(jīng)算得上是具有相當分量的 VIP 了，因此采用這種送別方式絕不能馬虎。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因為你不知道客人是否會回過頭來， 因此應(yīng)目送客人遠去，直到看不見對方的身影為止。首先，必須先為對方打開車門，當客人坐好后再將車門關(guān)上。 15．等客人離去再離開 —— 有一天勝文送客時，在電梯間的前面說了聲“您慢走”，當電梯間的門正徐徐關(guān)上時，他便迅速走回辦公室。他急忙跑到走廊里，卻看見勝文正匆匆離開。 因此在電梯口送別時應(yīng)停留在那里，直到電梯間的門合攏并開始下降為止。假如有別的客人看到了如此送別的場景，或許他會對你所任職的公司另作評價。 為了避免這種情況發(fā)生，記得當客人離去之后，應(yīng)立即打掃會客室。如果就這么讓下一位客人進去，容易造成不良的印象。 17．左手持聽筒，方便記錄 —— 當我們講電話手持聽筒時要用哪一只手？可能 有人認為用哪只手拿還不是都一樣。反之，每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請稍等片刻”，并換另一只手拿聽筒，就容易耽誤