第12章項(xiàng)目溝通及文件記錄-展示頁
2025-03-16 01:43本頁面
【正文】 采取兩種設(shè)計(jì)評審會議： 1. 當(dāng)承約商已經(jīng)完成了最初的概念說明、圖形或流程圖時進(jìn)行的最初設(shè)計(jì)評審會議。 ? 需要定期召開，以便早日發(fā)現(xiàn)問題和潛在的問題，防止危及項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的意外情況發(fā)生。 （一）項(xiàng)目會議的類型 三種最常見的項(xiàng)目會議： ? 情況評審會議 ? 解決問題會議 ? 技術(shù)設(shè)計(jì)評審會議 情況評審會議 ? 項(xiàng)目情況評審會議通常由項(xiàng)目經(jīng)理主持或召開，會議成員一半包括全部或部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，以及客戶和 /或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的高級管理人員。 ? 有效聆聽常見的障礙： ? 假裝聆聽 ? 注意力分散 ? 偏見和固執(zhí) ? 不耐煩 ? 急于得出結(jié)論 下面列出了一些提高聆聽技巧的建議： ? 集中精力聽 ? 積極主動地聆聽，向講話人提供語言或非語言的反饋信息。 有效聆聽 ? 交流溝通的核心不是語言，而是理解，不僅需要被理解，還需要理解。 ? 書面溝通大多用來進(jìn)行同志、確認(rèn)和要求等活動。 ? 當(dāng)無法召開會議或信息需要及時傳送時，備忘錄和信件是與彝族人員進(jìn)行有效交流溝通的方式。 ? 口頭溝通的時機(jī)是很重要的。 ? 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員要主動與其他團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行及時的聯(lián)系，以獲得和提供信息，而不是坐等幾周以后才召開項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會議。 ? 在口頭溝通時，人們必須謹(jǐn)慎，不要使用可能被理解成帶有性別歧視、種族歧視、偏見或攻擊性的評書、言辭或短語?？隙ǖ纳眢w語言包括直接的眼神接觸、微笑、首飾、前傾和表示肯定或同意的點(diǎn)頭。 ? 口頭溝通為討論、澄清問題、理解和即可反饋信息提供了俄場所。 （一）口頭溝通 ? 人員的口頭溝通可以是面對面的，也可以通過電話進(jìn)行，還可以通過有聲郵件或電視會議等方式實(shí)現(xiàn)。 ? 可以是面對面的也可以通過一些媒介。人員溝通 一、人員溝通 二、有效聆聽 三、會議 四、講演 五、報(bào)告 六、項(xiàng)目文件及變更控制 人員溝通 ? 有效和經(jīng)常的人員溝通對于推動項(xiàng)目進(jìn)展、識別潛在問題、征求改進(jìn)項(xiàng)目極小的建議、滿足客戶需求和防止發(fā)生意外都是非常重要的。 ? 人員溝通可通過語言或非語言的行為來進(jìn)行。 ? 可以是口頭的也可以是書面的。 ? 通過口頭溝通可以更準(zhǔn)確、更便捷的獲得信息。 ? 身體語言既能為講話人使用，也能被聽者作為向講話人提供反饋的一種方式而應(yīng)用。否定的身體語言可能是皺眉、兩臂較差、沒精打彩、坐立不安、走神或東張西望、胡寫亂畫或打哈欠。 ? 在項(xiàng)目早期，高度的面對面溝通對于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、發(fā)展良好的工作關(guān)系和建立共同期望是特別重要的。 ? 口頭溝通應(yīng)該坦白、明確。 （二）書面溝通 ? 人員的書面溝通在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中通常使用內(nèi)部備忘錄，對客戶和其他外部成員，則使用外部信件進(jìn)行溝通。 ? 在確認(rèn)決策和行動時，以一份備忘錄或一封信件作為面對面會談或電話交流的后續(xù)行動。 ? 備忘錄和信件必須清楚、簡潔，不能包括長篇大論或冗長的、與主題無關(guān)的附帶內(nèi)容。有效溝通的一半是聆聽，不會聆聽則會使溝通失敗。 ? 提問 ? 不要打斷 會議 ? 會議是促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)成員的期望、重要性以及對項(xiàng)目目標(biāo)投入的工具。
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