【正文】 結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。 ? 分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通計劃才會全面、有效。 ? 所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。 ? 項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。 三、項(xiàng)目溝通計劃的編制 項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通計劃編制的過程 項(xiàng)目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 在編制項(xiàng)目溝通需求時， 最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析 。項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息 及時、正確地 提取、收集、傳播、存儲 以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目信息暢通。同時，可提高團(tuán)隊(duì)協(xié)同作戰(zhàn)的能力，并限制對項(xiàng)目產(chǎn)生的任何干擾。 ? 干系人管理 ——干系人管理是指對其溝通進(jìn)行管理，以滿足干系人需求并與干系人一起解決問題。 ? 信息分發(fā) ——使項(xiàng)目干系人及時得到所需要的信息。第八章 會展項(xiàng)目溝通管理 第八章 會展項(xiàng)目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項(xiàng)目溝通管理過程 第三節(jié) 項(xiàng)目會議管理 第四節(jié) 項(xiàng)目沖突的協(xié)調(diào)處理 第五節(jié) 項(xiàng)目溝通的方法 第八章 會展項(xiàng)目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語 溝通計劃（ Communication Planning） 信息發(fā)布（ Information Distribution） 績效報告（ Performance Reporting） 管理收尾（ Administrative Closure） 溝通障礙（ Barriers） 第一節(jié) 溝通的基本概念 一、溝通的概念 有關(guān) 溝通的主要概念 有如下幾個方面： 1． 溝通就是相互理解（項(xiàng)目經(jīng)理75%90%的時間） 2． 溝通就是提出和回應(yīng)問題與要求 3． 溝通交換的是信息和思想 4． 溝通是一種有意識的行為 二、項(xiàng)目溝通管理的概念 項(xiàng)目溝通管理是指對于項(xiàng)目過程中各種不同方式和不同內(nèi)容溝通活動的管理。 其主要內(nèi)容包括 — 確定項(xiàng)目信息需求及其計劃安排 — 使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠得到信息 — 收集和發(fā)布項(xiàng)目實(shí)施績效的信息 第一節(jié) 溝通的基本概念 三 、 溝通的過程 發(fā)送過程 接收過程 傳遞過程 信息 傳遞 干擾 項(xiàng)目溝通過程示意圖 想法 編碼 接收 解碼 理解 反饋 第一節(jié) 溝通的基本概念 四 、 溝通的基本原則 1． 準(zhǔn)確性原則 2．完整性原則 3．及時性原則 4．非正式組織溝通的運(yùn)用原則 第一節(jié) 溝通的基本概念 四、影響組織溝通效果的基本要素 1．信息發(fā)送者 2．接收者或受眾 3．溝通環(huán)境 4．信息資源 5．溝通方式與渠道 6．反饋與回應(yīng) 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項(xiàng)目溝通管理過程 ? 一、溝通管理過程包括： ? 項(xiàng)目溝通計劃編制 ——確定項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求；何人、何時、需要何種信息，以及信息的獲得和提供方法。 ? 績效報告 ——收集并傳布執(zhí)行信息，包括狀態(tài)報告、進(jìn)度報告和預(yù)測等。對干系人進(jìn)行積極管理，可以促使項(xiàng)目沿預(yù)期軌道行進(jìn)，而不會因未解決的利害關(guān)系問題脫軌。 組 織 過 程 資 產(chǎn) （ 更 新 ）解 決 的 問 題溝 通 管 理 計 劃 （ 更 新 ）項(xiàng) 目 管 理 計 劃 ( 更 新 ) 團(tuán) 隊(duì) 績 效 報 告預(yù) 測批 準(zhǔn) 的 變 更請 求 的 變 更溝 通 管 理 計 劃經(jīng) 驗(yàn) 教 訓(xùn) 、 歷 史 信 息知 識 庫溝 通 規(guī) 劃事 業(yè) 環(huán) 境 因 素組 織 過 程 資 產(chǎn)信 息 發(fā) 布干 系 人管 理項(xiàng) 目 收 尾項(xiàng) 目 管 理 計 劃制 定 項(xiàng) 目管 理 計 劃整 體變 更 控 制范 圍 定 義指 導(dǎo) 與 管 理項(xiàng) 目 執(zhí) 行溝 通 技 術(shù)項(xiàng) 目 范 圍 說 明 書批 準(zhǔn) 的 變 更批 準(zhǔn) 的 糾 正 措 施工 作 績 效 信 息績 效 報 告推 薦 的 糾 正 措 施請 求 的 變 更 ? 二、溝通管理的目的： 溝通是意義的傳遞與理解。 ? 溝通管理的方法： ? 定時 向項(xiàng)目成員通報項(xiàng)目進(jìn)展， ? 隨時 提供項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定項(xiàng)目信息在什么時候、以什么方式進(jìn)行交流， ? 維護(hù)項(xiàng)目內(nèi)部良好的溝通、 ? 保證 項(xiàng)目文檔完備并符合要求 。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如 : ? 組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司。 ? 比如有的客戶希望每周提交進(jìn)度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到。 項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通計劃編制的過程 ? 項(xiàng)目溝通計劃編制的前期準(zhǔn)備工作 (需求確認(rèn) .約束條件 ,假設(shè)前提 ) ? 項(xiàng)目溝通計劃的編制工作 (溝通目標(biāo) .任務(wù)確認(rèn) .任務(wù)安排 .資源需求） ? 項(xiàng)目溝通計劃編制的結(jié)果輸出 (溝通管理計劃 ) 項(xiàng)目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 描述信息收集和文件歸檔結(jié)構(gòu)。例如： ? 項(xiàng)目隊(duì)成員出席會議帶回來的有價值的信息如何歸檔，保存在那里？ ? 供應(yīng)商的新產(chǎn)品樣本如何歸檔，保存在那里？ ? 項(xiàng)目中使用了新產(chǎn)品影響到其他領(lǐng)域（如工程、會計），信息如何傳遞？ 必須制定和遵循一個制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要工作信息歸檔 ? 描述什么信息送給誰、什么時候和如何發(fā)送的機(jī)構(gòu)。信息發(fā)送一方面需要滿足溝通管理計劃的要求，另一方面也需要對未列入溝通管理計劃的臨時信息需求做出應(yīng)對。 ? 確定誰收到什么信息 ? 信息發(fā)送的最佳方式 ? 僅書面發(fā)送信息是否足夠？ ? 項(xiàng)目信息的發(fā)送是否同時需要會議和書面溝通 ? 非正式發(fā)送信息 ? 非技術(shù)人員更愿意用非正式的方式和雙向的會議聽取重要的項(xiàng)目信息，他們不愿意從成堆的文件中獲取信息 ? 許多領(lǐng)導(dǎo)和同事不想了解項(xiàng)目的具體情況，而想了解干項(xiàng)目的人并建立信任關(guān)系 ? 項(xiàng)目發(fā)起人更愿意每周一次非正式的邊喝茶邊討論來了解項(xiàng)目信息 有效的發(fā)送信息依賴于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目隊(duì)成員良好的溝通技能 媒介適用于 硬拷貝 電話 語音郵件 電子郵件 會議 網(wǎng)站 評估支持 3 2 3 3 1 3 取得一致意見 3 2 3 3 1 3 調(diào)解沖突 3 2 3 3 1 3 消除誤解 3 1 3 3 2 3