如何成為主管得力助手-展示頁
2025-02-26 13:25本頁面
【正文】 ！ 細心的上司 你工作更要謹(jǐn)慎 性急的上司 你要維持高效率 愛交際的上司 你要具備公關(guān)知識，禮貌的對待他的朋友 脾氣壞的上司 你要有絕大的耐心及包容心 沒有時間觀念、松散的上司 你要有組織力、協(xié)助他爭取時間 疑心病的上司 你要更坦然、更盡忠職守取得信賴 14 與主管共事需知 我接受命令時是否留意到： ?主管呼叫時，是立刻有精神得回應(yīng)？ ?是否用 5W1H的方法記下命令內(nèi)容？ ?是否耐心聽主管把話說完？ ?是否向主管重復(fù)確認命令的重點？ ?不清楚的地方是否問明白？ ?是否就自己的能力、完成期限、命令的難易度 …等，檢討自己執(zhí)行的可能性？ 15 主管交辦事項 MEMO 表 交辦事項 具體內(nèi)容確認 What 做什么 When 何時完成 Where 使用場所 Who 相關(guān)人員 Why 理由與目的 How 方法與手段 How many 多大與多少 How much 預(yù)算 16 P D S See 檢討 Plan 計劃 Do 實施 5W 1H 下個計劃 17 回 報 ? 注意時效 ? 向發(fā)出命令的人回報，不可越級 ? 先說結(jié)論，再說過程 ? 報告簡潔 18 ? 結(jié)論 [非常抱歉，還沒有做好 ] ? 理由 [由于剛才接到客戶抱怨電話，處理上費了些時間 …..] ? 經(jīng)過 [現(xiàn)在大概完成了三分之三 …… ] ? 對策 [我盡快辦好。再三十分鐘完成，來得及嗎 ？ ] 19 傳遞訊息的注意事項 ? 正確，忠實，完整 ? 不可添加已意 ? 不可歪曲事實 ? 不可遺漏重點 ? 不可模棱兩可 ? 不可妄加判斷 ? Confirm!Confirm!Confirm! 20 與主管共事（ 2） ?協(xié)助主管事先發(fā)現(xiàn)問題 ?迅速響應(yīng)主管要求 ?主動提供主管需要的訊息資料 ?剔除不必要的工作及接觸 電話 訪客 信件等 省下主管時間 ?提出具建設(shè)性建議 21 替主管安排約會 ? 注意時間 ? 分辨輕重緩急 去輕就重 ? 酌留彈性 ? 時間邊更盡早通知 ? 適時將相關(guān)文件交給主管 ? 確認重要約會 ? 提醒主管準(zhǔn)時赴約 22 老板最不喜歡的六個理由 ? 那不是我的工作 ? 我忘記了 ? 我不知道 ? 你沒告訴我 ? 我猜想 ? 我的工作太多了 23 ? 設(shè)定工作優(yōu)先級 ? 了解主管個性 需求 ? 對所有主管一視同仁 ? 不抱怨 不批評主管 ? 溝通徹底一次做對 ? 保持工作水準(zhǔn) ? 同類工作一起做 ? 避免拖延 過手一次處理 ? 請求他人協(xié)助 24 主管心目中的理想秘書 五心 ?做事要細心 ?工作要專心 ?學(xué)習(xí)要用心 ?經(jīng)常保持開心 ?后援工作要做得令人放心 為主管分擔(dān)工作，使主管在競爭激烈的商場上，得以更有充足 的時間及精神全力以赴，立于不敗之地 (自己的飯碗也保得住 )。 ? 主管不在公司時，我能把辦公室工作安排得順暢嗎？ 26 為了把工作做得更好，我該加強哪些能力與知識？ 27 人生過程階段 幼兒學(xué)習(xí) 1 6歲 基礎(chǔ)學(xué)習(xí) 6 25歲 經(jīng)驗累積 25 35歲 發(fā)揮專長 35 45歲 高原期 45 55歲 就業(yè)第二春，退休計劃 55 65歲 28 與秘書相關(guān)的節(jié)目 ? 國際秘書周 四月的最后一周 （ The last full week of April) ? 國際秘書日 秘書周的周三 （ Wednesday of secretaries week) ? 老板日 10月 16日 29 秘書的時間管理 30 7 years = 27,375 days (1/3 sleep ) 18,250 days 31 你的時間值多少錢？ 本表以小時計算你的時間的價值，以每年 244個 8小時工作天計算（假設(shè)每周工作五天，減去假日與假期） 若你年薪為 每小時的價值（四舍五入） 每分鐘的價值 165。 165。25， 000 165。 165。 165。35， 000 165。 165。 165。50， 000 165。 165。 165。75， 000 165。 32 時間管理的理念 ? 時間的特性 ? 時間是人生中獨特且必要的資源 ? 時間的供給無彈性 ? 時間無法租、買、借 ? 時間無法儲蓄累積 ? 時間無替代品 ? 時間過了就不能重來 ? 時間本身是無法管理的 33 時間管理的原則 效率與效能 ? Efficient 效率：把時間做對 ? Effective效能：做對的事情 80/20 原理 重要的少數(shù)，瑣碎的多數(shù)，重點管理 ? 關(guān)鍵工作 ? 關(guān)鍵人物 ? 關(guān)鍵活動 34 時間管理的方法 訂出計劃，設(shè)立優(yōu)先順序 ? 工作計劃表 ? 了解優(yōu)先順序 第一優(yōu)先 重要且緊迫之事 第二優(yōu)先 重要且不緊迫之事情 第三優(yōu)先 緊迫但不重要 第四優(yōu)先 不重要不緊迫的例行工作 ? 科技的運用 電腦軟體 Microsoft project ,Outlook , 35 時間管理的方法 ? 萬用手冊 ? 行事例與日程表 ? 便條與備忘錄 ? 通訊簿 ? 名片簿 ? 提醒自己的方法 ? 小紙條 ? 鬧鐘 ? outlook 36 我有這些好習(xí)慣嗎？ 自我管
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